PostNL facturen sneller verwerken als e-factuur

[#1]

Ontvangt u nog uw facturen van PostNL als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?

Sinds enige tijd is het mogelijk om van PostNL een e-factuur te ontvangen.

Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het besparen van kosten en tijd door de snellere verwerking . Hiermee kunt u uw administratie dus nog verder automatiseren.

Bovendien komen e-facturen vrijwel direct na het versturen door uw leverancier in Visma.net terecht. Dit voorkomt onnodige stress vlak voor een btw of rapportage deadline.

Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.

U kunt om een e-factuur vragen via uw vaste aanspreekpunt bij PostNL.

Heeft u geen vast aanspreekpunt dan kunt u terecht bij de klantenservice van PostNL via 088-8686868 of per email via business@postnl.nl

Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld. 

U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice

Heeft u nog vragen? Stel deze dan via uw vaste aanspreekpunt.

Update

Ons is inmiddels duidelijk geworden dat voor de self-billing facturenstroom PostNL op dit moment helaas nog geen e-factuur kan sturen en dat voorlopig ook niet van plan is. Ontvangt u self-billing facturen? Dan is het wel goed om aan te geven bij PostNL dat u ook voor deze facturenstroom graag een e-factuur zou willen ontvangen. Wellicht wordt deze keuze van dan heroverwogen door PostNL.

Handige links

Wat zijn e-facturen?

5 voordelen van e-facturen

eLearning AutoInvoice

[Hans Wesselius]

Een vraag hierbij:

Wij verwerken op dit moment de PostNL facturen inderdaad nog vanuit de PDF-per-email. Daarbij worden deze in PostvakIn  Inkoopfacturen steevast beschouwd als Factuur. 

Echter, meestal ontvangen wij geld van PostNL voor het Pakketpunt. Dat betekent: handmatig aanpassen VOOR verwerking naar de Inkoopfacturen in 'Debetfactuur'. 

Wordt dat probleem ondervangen in het e-factuur model? 

[TomPronk]

@Hans Wesselius jazeker.

Bij een scanservice wordt een PDF geinterpreteerd, bij dit proces wordt de PDF als het ware 'gescand' door software en omgezet in een, voor boekhoudsystemen, leesbaar bestand. Om kwaliteit te waarborgen wordt dit bestand ook gevalideerd. Echter is en kan dit proces nooit 100% waterdicht zijn. 

Wat wordt aangegeven over een verkeerd type factuur (debetcorrectie ipv factuur) is een zogenoemde 'interpretatiefout'. Als dit wordt doorgegeven aan het vaste aanspreekpunt dan kan er via de scanservice vaak wel voor gezorgd worden dat de scanrobot dit een volgende keer beter herkend.

Maar het grote verschil met een e-factuur is dat hier geen interpretatie aan te pas komt, een e-factuur wordt gegenereerd door het boekhoudsysteem van de verzender (PostNL). Dus tenzij PostNL de factuur verkeerd zou boeken in hun boekhoudsoftware, komt de factuur juist binnen in Postvak IN.  En dus zonder tussenkomst van scansoftware of email.

Uiteraard is via de afbeelding gewoon de PDF zelf ook in te zien.

Geeft dit antwoord op je vraag?

[Hans Wesselius]

Dus de e-factuur komt als Debetcorrectie bij ons binnen  in Visma.net, @Anonymous? 

(Mits wij inderdaad geld tegoed hebben uiteraard...) 

Dan zou dit inderdaad een verbetering betekenen voor ons. 

[TomPronk]

@Hans Wesselius dat klopt.

En dat is dus ook het geval voor iedere andere leverancier die een e-factuur kan sturen.