Toewijzingsregels grootboek

[#1]

Toewijzingsregels worden gebruikt om het proces te automatiseren voor het periodiek verdelen van bedragen die zijn geboekt op een specifieke combinatie van grootboekrekening en subrekening naar verschillende grootboekrekeningen en subrekeningen. Bijvoorbeeld, wanneer kosten uit inkoopfacturen worden geboekt op één specifieke grootboekrekening en subrekening, kun je een toewijzingsregel inrichten om deze kosten over meerdere rekeningen/subrekeningen te verdelen. 

Toewijzingsregels

Om een verdeling te realiseren, moet een toewijzingsregel worden ingesteld in het venster Toewijzingen. Belangrijke gegevens hierbij zijn:

• De vestiging waarop de toewijzing betrekking heeft (inden er met meerdere vestigingen wordt gewerkt)
• De perioden waarin de toewijzing kan worden toegepast
• De methode voor het verdelen van het bedrag naar bestemmingsrekeningen 
• De grootboeken die voor de toewijzing worden gebruikt
• De bronrekeningen en subrekeningen
• De bestemmingsrekeningen en subrekeningen
• De vestigingen waarover verdeeld moet worden

Toewijzingen uitvoeren

Eenmaal ingericht, kunnen toewijzingen periodiek worden uitgevoerd via deze stappen:

• Open het venster Toewijzingen journaliseren
• Kies een datum en periode waarin de toewijzingen worden gejournaliseerd.
• Selecteer de te journaliseren toewijzingsregels en kies Verwerken of Alle verwerken om elke toewijzingsregels te journaliseren

Twee voorbeelden

1. Toewijzing op basis van een vaste verdeling

Stel de vestiging HFK (hoofdkantoor) betaalt alle advertentiekosten voor het gehele bedrijf. Aan het einde van elke maand moet er een verdeling plaatsvinden voor alle advertentiekosten van de vestiging HFK en deze verdelen tussen de vestigingen HFK, AMF en AMS met een vaste verhouding van 5:1:1.

Algemene instellingen toewijzingsregel

• Open het venster Toewijzingen.
• Klik op + om een nieuwe regel aan te maken
• Vul de omschrijving in "Advertentiekosten."
• Selecteer de vestiging van het hoofdkantoor.
• Selecteer "01-2025" in het veld Van periode
• Laat het veld T/m periode leeg.
• Demarkeer de optie Periodiek.
• Selecteer Grb.rek huidige periode in het veld Toewijzingsmethode.
• Selecteer Op Gewicht in het veld Distributiemethode 
• Selecteer het werkelijke grootboek in zowel Grootboek toewijzingen als Brongrootboek.

Bron- en bestemmingsrekeningen

• Klik op de tab Bronrekeningen en voeg een regel toe. Hier specificeer je de bronrekening waarvan het saldo zal worden verdeeld (in dit geval de 4500 - Advertentiekosten van het hoofdkantoor):

  • Vestiging: hoofdkantoor
  • Rekening: 4500
  • Subrekening: 000-000
  • Limiet (percentage): 100,00 (hiermee geef je aan dat het volledige bedrag tijdens het toewijzingsproces zal worden verdeeld).

• Klik op de tab Bestemmingsrekeningen en voeg een regel toe. Hier definieer je de grootboekrekening(en) en subrekeningen waaraan het bedrag zal worden toegewezen:

  • Vestiging: Hoofdkantoor
  • Rekening: 4500
  • Subrekening: 000-000
  • Gewicht/Percentage: 5

• Voeg een nieuwe regel toe:

  • Vestiging: AMS
  • Rekening: 4500
  • Subrekening: 000-000
  • Gewicht/Percentage: 1

• Voeg een nieuwe regel toe:

  • Vestiging: AMS
  • Rekening: 4500
  • Subrekening: 000-000
  • Gewicht/Percentage: 1

• Klik Opslaan

Je hebt nu een regel gedefinieerd die het bedrag dat is geboekt op rekening 4500 van het hoofdkantoor zal verdelen onder alle drie de vestigingen.

2. Toewijzing op basis van een dynamische verdeling

Stel dat de vestiging HFK alle huurkosten boekt op de rekening 4300 in combinatie met de subrekening 000-000. Aan het einde van elke maand moeten deze huurkosten per afdeling worden verdeeld op basis van het aantal medewerkers. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een statistisch grootboek "FTE", waarin het aantal FTE's wordt bijgehouden op de rekening 4000 - Loonkosten. Let op: dit statistische grootboek moet separaat worden ingericht en is verder niet beschreven in deze procedure. 

Algemene instellingen toewijzingsregel

• Open het venster Toewijzingen.
• Klik op + om een nieuwe regel aan te maken
• Vul de omschrijving in "Huurkosten"
• Als vestiging wordt hier het "HFK" geselecteerd.
• Selecteer "01-2025" in het veld Van periode
• Laat het veld T/m periode leeg.
• Demarkeer de optie Periodiek.
• Selecteer Grb.rek huidige periode in het veld Toewijzingsmethode.
• Selecteer Per bestemmingsrekening huidige periode in het veld Distributiemethode. Hierdoor komt het veld Basisgrootboek beschikbaar 
• Selecteer het werkelijke grootboek in zowel Grootboek toewijzingen als Brongrootboek.
• Selecteer het statistische grootboek FTE in het veld Basisgrootboek

 Bron- en bestemmingsrekeningen

• Klik op de tab Bronrekeningen en voeg een regel toe. Hier specificeer je de bronrekening waarvan het saldo zal worden verdeeld (in dit geval de 4300 - Huurkosten van het hoofdkantoor):

  • Vestiging: HFK
  • Rekening: 4300
  • Subrekening: 000-000
  • Limiet (percentage): 100,00

• Klik op de tab Bestemmingsrekeningen en voeg een regel toe. Hier definieer je de grootboekrekening(en) en subrekeningen waaraan het bedrag zal worden toegewezen:

  • Vestiging: HFK
  • Rekening: 4300
  • Subrekening: FIN-000 (afdeling finance)
  • Basisvestiging: HFK
  • Basisrekening: 4000 - Brutolonen en salarissen
  • Basissubrekening: FIN-000
• Voeg een nieuwe regel toe:
  • Vestiging: HFK
  • Rekening: 4300
  • Subrekening: MKT-000 (afdeling marketing)
  • Basisvestiging: HFK
  • Basisrekening: 4000 - Brutolonen en salarissen
  • Basissubrekening: MKT-000
• Voeg een nieuwe regel toe:
  • Vestiging: HFK
  • Rekening: 4300
  • Subrekening: OPS-000 (afdeling operations)
  • Basisvestiging: HFK
  • Basisrekening: 4000 - Brutolonen en salarissen
  • Basissubrekening: OPS-000
• Voeg een nieuwe regel toe:
  • Vestiging: HFK
  • Rekening: 4300
  • Subrekening: SLS-000 (afdeling sales)
  • Basisvestiging: HFK
  • Basisrekening: 4000 - Brutolonen en salarissen
  • Basissubrekening: SLS-000
• Klik Opslaan

Je hebt nu een regel gedefinieerd die het bedrag dat is geboekt op rekening 4300 van het hoofdkantoor verdeeld onder de afdelingen op basis van het aantal medewerkers vanuit het statistische grootboek FTE.

[#2]

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.

Algemeen

• Procedures Algemeen

Financials

• Procedures Grootboek
• Procedures Debiteuren
• Procedures Crediteuren
• Procedures Bank/Kas
• Procedures Vaste activa
• Procedures Transitoria
• Procedures Btw
• Procedures Valuta
• Procedures AutoInvoice

Project accounting

• Procedures Projecten

Logistics

• Procedures Logistics

OneStop Reporting

• Procedures OneStop Reporting