Transitorische boekingen aanmaken en verwerken

[#1]

Het verdelen van kosten en opbrengsten over meerdere perioden kan worden gerealiseerd door het gebruik van Transitoriacodes. In veel gevallen dient een inkoopfactuur als de oorsprong, maar uiteraard kan dit ook vanuit de verkoopfactuur worden toegepast. Hier beschrijven we de stappen voor het aanmaken van een transitoriacode, het toepassen ervan, het verwerken van de transitora, en het rapporteren over transitoria.

Aanmaken van transitoriacodes

Een transitoriacode is een standaardinstelling voor het verdelen van transacties over meerdere perioden. In dit voorbeeld maken we gebruik van een transitoriacode van het type Flexibel, waarmee een begin- en einddatum kan worden gebruikt voor de toerekening. Er zijn uiteraard meer mogelijkheden om de verdeling te configureren, maar in dit artikel beperken we ons tot de flexibele toewijzing.

• Open het venster Transitoriacodes
• Voeg een nieuwe transitoriacode toe met de naam “FLEX” (+)
• Gebruik de toerekeningsmethode Flexibel over perioden, prorata van dagen
  

Gebruik een tussenrekening in het veld Rekening transitoria om het saldo van de nog te verdelen kosten bij te houden.

Het toepassen van een transitoriacode

• Open het venster Inkoopfacturen
• Voeg een inkoopfactuur toe (+)
• Voer in de kolom Transitoriacode de code “FLEX” in
• Vul vervolgens de kolommen begin- en einddatum in om de datum te bepalen vanaf wanneer de kosten worden verdeeld tot welke datum. 

• Verwerk de inkoopfactuur door te kiezen voor Vrijgeven 
• Kies Transitoriaschema om het aangemaakte schema te tonen

• Sluit het venster Transitoriaschema

TIP: Het is mogelijk om voor het vrijgeven van de inkoopfactuur het transitoriaschema in te zien. Kies in dat geval nog voor de actie Transacties aanmaken in het transitoriaschema.  Hiermee kun je controleren of de verdeling over de verschillende perioden naar verwachting is. De gebruikte subrekening voor de transitoria-transacties worden hier ook getoond.

Het verwerken van transitorische boekingen

• Open het venster Transitoria verwerken
• De Toerekeningsdatum wordt gebruikt om een selectie te maken van de nog te verwerken transitoria. Gebruik hiervoor de laatste datum van de periode waarover de transitoria verwerkt moeten worden. De datum wordt tevens de transactiedatum van de journaaltransacties. Eventueel kan aanvullend een filter worden gezet op een specifieke Transitoriacode

• Markeer de regels die verwerkt moeten worden en kies Verwerken (of kies Alle verwerken om alle schema's te verwerken)
• In het transitoriaschema is de verwerking zichtbaar dankzij de verwerkingsdatum en het batchnummer van de verwerking. 

Let op: De verwerking vindt plaats per periode en zal daarom voor toekomstige perioden herhaald moeten worden. 

Overzicht toe te wijzen kosten per rekening

• Open het venster Toe te wijzen kosten per rekening
• Selecteer het periodebereik
• Markeer het veld Kosten opnemen die in dezelfde periode worden toegerekend als transitorische kosten om reeds verdeelde kosten ook te tonen
• Kies Rapport genereren

In het betreffende rapport worden nu voor de afzonderlijke rekeningen per periode de kosten weergegeven die transitorisch verwerkt worden.