Deze procedure beschrijft het inrichten van de Verkooporderassistent en het verwerken van verkooporders die door AI automatisch worden aangemaakt op basis van binnenkomende e-mails.
Voorbereiding
-
Zorg dat er een standaard ordertype, een standaard debiteur en een standaard niet-voorraadartikel beschikbaar zijn om als terugvalwaarden te gebruiken.
- Informeer klanten over het e-mailadres van de assistent en de geaccepteerde bijlageformaten (
.pdf,.docx,.xlsx,.png,.jpeg) en zorg dat stamgegevens (zoals mailadressen, Btw-/KvK-nummers en alternatieve artikelcodes) up-to-date zijn.
Werkwijze
Functionaliteit inschakelen
-
Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen.
-
Klik op Wijzigen.
-
Vink de optie Orderassistent aan.
-
Klik op Activeren.
Instellingen configureren
-
Open het venster Voorkeuren verkoop.
-
Open het tabblad Instellingen orderassistent.
-
Selecteer de Vestiging waarvoor de assistent ingeschakeld moet worden
-
Selecteer een Standaard ordersoort (het is raadzaam een specifieke ordersoort aan te maken om orders van de assistent makkelijk te herkennen).
-
Selecteer een Standaarddebiteur (wordt gebruikt wanneer de assistent de debiteur niet herkent; zorg dat voor deze debiteur de opties Vervangen valuta toegestaan en Vervangen tarief toegestaan zijn ingeschakeld).
-
Selecteer een Standaardartikel (gebruik een niet-voorraadartikel waarvoor Verzending vereist niet gemarkeerd is).
-
Klik op Orderassistent activeren zodra alle velden zijn ingevuld en bevestig de melding met Ja.
-
Noteer het e-mailadres (dit is het adres waarnaar bestellingen gestuurd kunnen worden).
Controle van ontvangen bestellingen
-
Open het venster Postvak IN - Verkooporders (gebruiker dient de rol Sales Viewer(nextGen) te hebben).
-
Controleer de statuskolom van de verwerkte e-mails:
-
Geslaagd (groen): De verkooporder is volledig correct aangemaakt zonder terug te vallen op de standaardwaarden voor debiteur en/of artikelen.
-
Gedeeltelijk geslaagd (oranje): De verkooporder is aangemaakt, maar er is gebruikgemaakt van een standaarddebiteur en/of standaardartikel.
-
Mislukt (rood): De assistent kon geen verkooporder aanmaken.
-
Verwerken (blauw): Het document wordt op dit moment verwerkt.
-
Handmatig (paars): De e-mail is handmatig afgehandeld. Deze status wordt gebruikt om gefaalde berichten deze status te geven om daarmee aan te geven dat de order handmatig was aangemaakt.
-
Afhandelen van verkooporders
- Open de aangemaakte verkooporder vanuit het postvak IN. Alle verkooporders die door de assistent zijn aangemaakt, krijgen automatisch de status In wacht.
-
Controleer de verkooporder grondig aan de hand van de bijgevoegde e-mail (te vinden onder de paperclip op de order).
-
Controleer of er een waarschuwingsmelding aanwezig is op de orderkop of op specifieke orderregels:
-
Bij de melding "Standaarddebiteur assistent; selecteer de juiste debiteur": koppel handmatig de juiste debiteur aan de verkooporder.
-
Bij de melding "Standaardartikel assistent; selecteer het juiste artikel": controleer alle regels en vervang het artikel door het juiste artikel.
-
-
Pas na volledige controle en correctie de status van de verkooporder aan van Geblokkeerd naar de status Open.
-
Verwerk de verkooporder volgens het reguliere verkoopproces.
Stamgegeven optimaliseren
Voor een zo goed mogelijke herkenning is het belangrijk de stamgegevens te voorzien van alle noodzakelijk informatie.
-
Debiteuren: zorg dat de KvK- en Btw-nummers van debiteuren goed in het systeem staan.
-
Artikelen: leg alle mogelijke Kruisverwijzingen (alternatieve artikelnummers) vast in de stamgegevens van het artikel.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Software BV
HJE Wenckebachweg 200
1096 AS Amsterdam
Tel: 020-355 29 99
Copyright 2021 Visma Community. All right reserved.
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika