Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen Gaten in mijn factuurnummers E-mail versturen naar afwijkend adres Verkoopprijzen: opzoeken van bestaande prijzen 

Verkoopprijzen kunnen op verschillende niveau's worden vastgelegd, zoals prijzen per debiteuren, per prijstype en promotieprijzen. Deze procedure beschrijft hoe je eenvoudig aanwezige prijzen in het systeem kunt opzoeken.   In dit voorbeeld zoeken we naar de prijzen voor het artikel ONLT - Online trainingen voor specifieke debiteuren, prijstypen en de basisprijs. Daarnaast bekijken we of er promotieprijzen bestaan voor een ander artikel OFLT - Offline trainingen. Verkoopprijzen bekijken voor een specifieke debiteur Open het venster Verkoopprijzen Selecteer in het veld Prijstype de optie Debiteur. Selecteer in het veld Prijscode de gewenste debiteur, in dit voorbeeld Accuraat BV. In de lijst verschijnen alle artikelen die een specifieke prijs hebben voor deze debiteur.  Verkoopprijzen bekijken voor een Prijstype debiteur In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld Prijstype de optie Prijstype debiteur Selecteer in het veld prijscode het gewenste prijstype, in dit voorbeeld A-relaties. In de lijst verschijnen alle artikelen die prijs hebben binnen het prijstype A-relaties. Basisprijs bekijken van een artikel In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld prijstype de optie Basis In de lijst verschijnen nu alle artikelen met een basisprijs Selecteer in het veld Artikel het gewenste artikel, in dit voorbeeld ONLT Als resultaat wordt alleen het artikel ONLT getoond met de basisprijs. Promotieprijzen bekijken van een artikel In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld prijstype de optie Alle prijzen (en zorg ervoor dat het veld Artikel leeg is) Klik op de kolom Promotie en selecteer de optie WAAR en kies OK In de lijst verschijnen alle promotieprijzen van alle artikelen.  Standaardprijs bekijken van een artikel Behalve alle verkoopprijzen die je in het venster Verkoopprijzen kunt terugvinden, kan een artikel nog een standaardprijs bevatten. Deze prijs is niet zichtbaar in het venster Verkoopprijzen.  Open het venster Niet-voorraadartikelen of Voorraadartikelen Open de stamgegevens van het gewenste artikel Selecteer het tabblad Prijs-/kosteninformatie en bekijk de standaardprijs Regels voor de bepaling van de prijs Zoals eerder besproken, kun je meerdere prijzen definiëren voor een artikel, elk met een ander doel. Wanneer een artikel wordt geselecteerd in een factuurregel, zoekt het systeem naar de juiste prijs. Deze zoekopdracht wordt gedaan op basis van prioriteit en stopt wanneer een prijs voor het artikel wordt gevonden. Deze zoekprocedure verloopt als volgt: Debiteur met een promotieprijs Debiteur Prijstype debiteur met een promotieprijs Prijstype debiteur Basisprijs met een promotieprijs Basisprijs Standaardprijs (artikel)

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Logistics. Voorraad Voorraadherwaardering uitvoeren Verkoop Verwerken van een retournering met een creditorder (RC)  Inkoop Verwerken van een inkoopfactuur met een retour 

Deze procedure beschrijft de verwerking van een inkoopfactuur voor geleverde producten, waarin tevens een retour is verwerkt voor producten die teruggestuurd zijn. Casus: Bij de aankoop van voedingswaren worden de producten geleverd op herbruikbare pallets, die als emballage fungeren. Deze pallets kunnen door de leverancier worden teruggenomen. In dit voorbeeld worden de pallets als voorraadartikel verwerkt en gekoppeld aan de voorraadrekening 1526 - retouren emballage. Ze worden teruggestuurd naar de leverancier via een inkoopretour, waarna de leverancier de verrekening opneemt in de volgende inkoopfactuur.  In dit scenario worden 200 stuks voedingswaren ingekocht voor €1,50 per stuk, geleverd op 2 pallets met een emballage van 25,-. De leverancier neemt 3 pallets van een eerdere levering retour.  Aanmaken inkooporder en ontvangst Open het venster Inkooporders Maak een inkooporder aan voor 2 pallets voedingswaren. Vermeld de pallets als afzonderlijk voorraadartikel in de order.  Maak en verwerk de inkoopontvangst. Journaalpost inkoopontvangst: 3000 voorraad                                 300,- 1520 Te ontvangen inkoopfacturen              300,- 1526 Retouren (emballage)                     50,- 1520 Te ontvangen inkoopfacturen              50,- Aanmaken retour Open het venster Inkoopontvangst Voeg een nieuwe inkoopontvangst toe Selecteer Retour in het veld Soort Voeg de 3 pallets toe die retour gaan naar de leverancier Indien gewenst, selecteer een specifieke redencode voor de retourzending. In dit voorbeeld wordt hiervoor de grootboekrekening 1525-Nog te verrekenen retour gebruikt.  Kies Vrijgeven Journaalpost retour: 1525 Nog te verrekenen retour     75,- 1526 Retouren (emballage)                  75,- Kies Acties/Inkoopfactuur aanmaken; dit resultaat in een debetcorrectie Kies Vrijgeven om de debetcorrectie te verwerken Journaalpost debetcorrectie: 1500 Crediteuren                 75,- 1525 Nog te verrekenen retouren       75,- Verwerken inkoopfactuur voor levering en retour Open het venster Inkoopfacturen Maak een nieuwe inkoopfactuur aan Gebruik de knop Inkoopontvangst toevoegen om de eerder ontvangen artikelen te selecteren Ga naar de tab Betalingen; hier zie je de debetcorrectie Vul in de kolom Betaald bedrag het totaalbedrag in van de retour gestuurde pallets (in dit voorbeeld 75,-)  Kies Vrijgeven Journaalpost inkoopfactuur: 1520 Te ontvangen facturen        350,- 1500 Crediteuren                         350,-

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Aanmaken en onderhouden van Rekeninggroepen Projectfacturering uitvoeren Declaraties verwerken Urenstaat aanmaken en invullen

Leveranciers bieden soms de optie om een factuur in meerdere termijnen te betalen. Visma.net ondersteunt dit door een betalingsvoorwaarde met meerdere afbetalingstermijnen te configureren. Configuratie van de Betalingsvoorwaarde Open het venster Betalingsvoorwaarden. Voeg een nieuwe voorwaarde toe: Geef deze een unieke code en omschrijving. Selecteer de optie Meerdere in het veld Soort afbetalingstermijn. Stel de gewenste parameters in, zoals Splits op procent in tabel met de bijbehorende termijnen. Klik op Opslaan. Inkoopfactuur met betaaltermijnen Open het venster Inkoopfacturen. Maak een nieuwe inkoopfactuur aan en selecteer daarbij de zojuist aangemaakte betalingsvoorwaarde. Kies Vrijgeven om de inkoopfactuur te verwerken. Na het toepassen van de betaaltermijnen gebeurt het volgende: De originele inkoopfactuur krijgt de status Gesloten. Voor elke termijn wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt, inclusief de corresponderende vervaldatum. De btw wordt op de originele factuur verwerkt. Instelling voor dubbele referentienummers Sinds kort is het mogelijk om deze werkwijze te hanteren bij gebruik van de optie Melding bij dubbele referentienummers in het venster Voorkeuren crediteuren. In deze configuratie krijgt het referentienummer van de originele factuur een opvolgend nummer. Bijvoorbeeld, als het referentienummer 123456 is, ontvangen de termijnfacturen de nummers 123456-1, 123456-2, etc.  

In deze procedure wordt de mogelijkheid beschreven voor een vierogen controle op bankrekeningen van crediteuren. Dit betekent dat voortaan altijd een tweede persoon de IBAN van een crediteur moet goedkeuren voordat betalingen kunnen worden uitgevoerd. Hoe activeer je het 4-ogen principe? Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies de knop Aanpassen Markeer de optie Vierogenprincipe bankgegevens Kies de knop Inschakelen Hoe werkt het 4-ogen principe? Bij het vastleggen van een bankrekening (zowel voor bestaande als nieuwe crediteuren), wordt de bankrekening pas vrijgegeven voor betalingen wanneer een tweede persoon goedkeuring heeft gegeven. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van de Audit trail, waarbij wordt gecontroleerd welke gebruiker de bankrekening heeft geregistreerd. De goedkeuring kan alleen worden gedaan door een andere gebruiker.  In het venster Betalingen verwerken wordt een melding weergegeven op alle facturen van crediteuren waarvan de bankrekening nog niet is goedgekeurd. Deze facturen zijn hierdoor uitgesloten van betaling. Hoe keur je bankrekeningen goed? Open het venster Bankrekeningen goedkeuren (crediteuren) Hier worden alle crediteuren weergegeven met een nieuwe of gewijzigde bankrekening TIP: Klik op het crediteurnummer om de stamgegevens van de crediteur te bekijken. Daarna kun je via de knop Opties/Audithistorie de wijzigingshistorie inzien. Markeer de crediteuren die goedgekeurd moeten worden Kies de knop Goedkeuren om de geselecteerde crediteuren goed te keuren (of kies Alle goedkeuren om de volledige lijst goed te keuren) Let op: In dit venster worden alle bankrekeningen weergegeven die goedgekeurd moeten worden. Als je niet gemachtigd bent om een bankrekening goed te keuren omdat jij verantwoordelijk was voor de wijziging, verschijnt er een waarschuwing en kun je de regel niet markeren.   Tip: aanvullende kolommen Er zijn twee extra kolommen beschikbaar die nuttig zijn voor het beoordelen van de IBAN: Laatst gewijzigd door: deze kolom vermeldt de medewerker die verantwoordelijk was voor de laatste wijziging van het IBAN. Voor goedkeuring van de wijziging is de tussenkomst van een andere medewerker vereist. Bestanden: Hier kun je de bijlagen van de crediteur bekijken. Het is nuttig om bijvoorbeeld de laatste inkoopnota als bijlage toe te voegen, waarop het gewijzigde IBAN zichtbaar is. Dit maakt het eenvoudiger voor de goedkeurder om te controleren of het ingevoerde IBAN correct is. Deze kolommen kunnen eenvoudig worden toevoegen in het venster via de knop Configurate kolommen. Tip: IBAN-naam controle Vergroot de zekerheid bij het gebruik van het juiste IBAN door de 4-ogen controle uit te breiden met een IBAN-naam controle volgens deze procedure.  

Deze procedure beschrijft de stappen om een retournering met creditering voor de geretourneerde artikelen te verwerken. Dit bestaat uit twee onderdelen: Aanmaken en verwerken van de creditorder Afletteren van de creditnota en de originele verkoopfactuur. In deze procedure wordt er vanuit gegaan dat de originele verkooporder reeds verwerkt en gefactureerd is. 1. Aanmaken en verwerken van de creditorder Aanmaken verkooporder (type RC) Open het venster verkooporders Voeg een nieuwe verkooporder toe en selecteer de ordersoort RC Selecteer de betreffende debiteur Voeg de originele factuur toe via de knop Factuur toevoegen Voer het retouraantal in bij de kolom Aantal. Sla de verkooporder op.  Verwerking van Retourontvangst: Selecteer de actie Ontvangst aanmaken vanuit de verkooporder Een verzending met de bewerking Ontvangst wordt aangemaakt Kies het magazijn waar de retour is ontvangen Voer het retouraantal in bij Verzonden aantal Sla de verzending op en bevestig deze via Acties/Verzending bevestigen. Aanmaken en verwerken creditnota: Kies vanuit de verzending (ontvangst) Acties/Factuur voorbereiden. Er wordt een verkoopfactuur van het type Creditnota aangemaakt. Geef de creditnota vrij via Acties/Vrijgeven. 2. Afletteren creditnota en factuur Open het venster Verkoopfacturen Open de aangemaakte creditnota Kies Acties/Betaling aanmaken. Een debiteurbetaling van het type Creditnota wordt aangemaakt. Voeg een regel toe in het tabblad Te koppelen facturen In het veld soort, selecteer Verkoopfactuur Voer het factuurnummer in van de originele factuur bij het veld Referentienr Kies Vrijgeven om de betaling te verwerken.  

Visma Net biedt de mogelijkheid om betalingen te genereren in het algemene SEPA-formaat. Deze kan gebruikt worden voor het aanmaken van betaalbestanden voor buitenlandse banken waarmee geen officiële bankkoppeling in Autopay bestaat. Aanmaken van een bankkoppeling voor buitenlandse banken Volg de onderstaande stappen om een bankkoppeling aan te maken voor een buitenlandse bank: In Autopay Open Autopay. Ga naar het onderdeel Administratie. Selecteer Nieuwe bankkoppeling. Kies het gewenste Land (bijvoorbeeld Verenigd Koninkrijk). Selecteer de methode Handmatig bankbestand. Klik op Volgende. Vul de benodigde rekeninginformatie in. Klik op Volgende. Geef indien nodig het aantal goedkeurders op. Klik driemaal op Volgende. Kies Afsluiten. In Visma Net Financials  Maak een nieuwe bank-/kasrekening aan. Vul het IBAN van de zojuist aangemaakte bankkoppeling in. Controleer of de melding Autopay actief verschijnt.

Inleiding tot Smart Replenishment In deze procedure worden de stappen beschreven voor het instellen van Smart Replenishment in Visma Net. Een innovatieve oplossing die is ontworpen om de bevoorrading te optimaliseren en te vereenvoudigen. Smart Replenishment maakt gebruik van geavanceerde algoritmen en analysemethoden die helpen bij het nauwkeurig bepalen van de optimale bestelgrootte en  het juiste moment van bestelling. We bieden deze functionaliteit voorlopig kosteloos aan alle klanten die met Visma Net Logistics werken, zodat we ervaring kunnen opdoen en ontvangen graag jullie feedback. Wij adviseren om deze functionaliteit voor een beperkt aantal artikelen in te schakelen en het besteladvies zorgvuldig te controleren. Een verkoophistorie van minstens 1 jaar wordt aanbevolen voor een betrouwbaar advies    De procedure hieronder beschrijft de stappen voor het activeren en configureren van voorraadartikelen om Smart Replenishment te gebruiken.   Let op: Smart replenishment wordt (nog) niet ondersteund voor artikelen van het type Stuklijst. Functionaliteit inschakelen Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies Aanpassen Markeer de optie Smart replenishment Kies Inschakelen Voorraadartikelen instellen Voor de voorraadartikelen moeten een aantal instellingen worden geconfigureerd om Smart Replenishment mogelijk te maken. Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het gewenste artikel en open de stamgegevens Standaardleverancier instellen Klik op het tabblad Crediteurkaart Voeg een nieuwe regel toe (als er nog geen crediteuren zijn gekoppeld) Markeer de kolom Standaard voor de standaardleverancier van dit artikel Leg voor deze leverancier de doorlooptijd vast Klik op Opslaan. Bevoorrading instellen: Klik op het tabblad Bevoorrading Voeg een nieuwe regel toe als deze nog niet bestaat.  Stel de volgende velden in: Bevoorradingstype: Inkoop Seizoensgebondenheid: Geen seizoen. Bron: Inkoop Methode: Smart replenishment. Servicelevel: 84 (kan naar wens worden aangepast) Klik op Opslaan. Levertijd leverancier instellen Open het venster Crediteuren Selecteer de betreffende crediteur en open de stamgegevens Klik op het tabblad Inkoopinstellingen Voer in het veld Levertijd (dgn) de standaard levertijd voor deze leverancier in. De totale levertijd is de optelling van Levertijd leverancier + Doorlooptijd artikel. Controleer status Smart Replenishment Het berekenen van de vraagvoorspelling en besteladviezen is een proces dat op de achtergrond wordt uitgevoerd. Om te controleren of dit achtergrondproces is voltooid kunnen onderstaande stappen worden gevolgd. Open het venster Overzicht Smart Replenishment Selecteer het gewenste magazijn Controleer of de status van alle artikelen op Compleet staat Gebruik eventueel de knop Verversen om de informatie bij te werken Bevoorrading met Smart Replenishment Open het venster Bevoorrading voorbereiden. Selecteer het juiste magazijn. Markeer de optie Alleen Smart Replenishment. Klik op Voorbereiden. Alle artikelen met een verbeterde suggestie voor het aantal te bestellen en het bestelniveau worden aangeduid met een uitroepteken. Klik op Gegevens om meer informatie te krijgen over Smart Replenishment. Gebruik het 'Info'-pictogram om meer te weten te komen over de verschillende termen. Klik na het selecteren van de betreffende artikelen op Verwerken om de bestellingen door te sturen naar het inkoopproces. Volg daarna de geldende procedure voor het aanmaken en verwerken van de inkooporders.   Video In de video hieronder worden de stappen nog eens overzichtelijk gepresenteerd:

Deze procedure beschrijft de stappen voor projectfacturering en bevat een aanvulling over hoe meerdere projecten in één keer kunnen worden gefactureerd. Projectfacturering kan op twee manieren worden uitgevoerd: Proforma-factuur Directe verkoopfactuur Per project kan op het tabblad Samengevat worden gekozen welke methode wordt toegepast.  1. Proforma-factuur Als je de facturen voor een project met de klant moet afstemmen, gebruik je een proforma -factuur. Dit conceptdocument kan worden aangepast zonder de subadministratie Debiteuren te beinvloeden. De proforma-factuur kan meerdere keren naar de klant worden gestuurd totdat overeenstemming is bereikt, waarna deze kan worden omgezet in een verkoopfactuur. Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Proforma-facturen opent automatisch. Afhankelijk van de factreringsmethode verschijnen regels onder de tabbladen Facturatie voortgang en/of Uren en Materiaal. HetTe factureren bedrag kan op beide tabbladen worden aangepast. Voor het tabblad Uren en Materiaal kan zijn er twee opties (kolom Status): Restant blokkeren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt de volgende keer opnieuw aangeboden voor faturatie Restant annuleren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt geannuleerd Vervolgens kan de proforma-factuur worden afgedrukt of gemaild: Kies Rapporten/Proforma-factuur afdrukken voor het afdrukken van de conceptfactuur Kies Acties/Proforma-factuur e-mailen om de conceptfactuur per e-mail naar de klant te versturen Na akkoord van de conceptfactuur schakel je de optie Blokkeren uit en klik op Vrijgeven om de definitieve verkoopfactuur aan te maken. De proforma-factuur krijgt dan de status Gesloten.  2. Directe verkoopfactuur Voor projecten waar geen verdere afstemming en aanpassing nodig is, kan direct een verkoopfactuur worden aangemaakt.  Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Verkoopfacturen opent automatisch. De verkoopfactuur kan nog worden aangepast, maar uitstel van een restantbedrag zoals bij een proforma-factuur is niet mogelijk.  Kies Vrijgeven om de factuur definitief te maken Batchverwerking van Projectfacturering Wanneer je meerdere projecten tegelijk wilt factureren, kun je als volgt te werk gaan: Open het venster Projectfacturering uitvoeren Kies in het veld Factuurdatum de gewenste factuurdatum Gebruik indien nodig een filter op Debiteur, Debiteurrype of Projectsajabloon Markeer de projecten waarvoor de facturering moet worden uitgevoerd Kies Verwerken om de gemarkeerde projecten te factureren, of kies Alle verwerken om alle projecten binnen het filter te factureren

Het proces van het maken van projecten kan worden versneld door gebruik te maken van project- en taaksjablonen. Dit maakt het mogelijk om projecten die op elkaar lijken, met vergelijkbare taken, efficiënt aan te maken. Diverse sjablonen kunnen worden gemaakt naar behoefte, met standaardparameters voor verschillende soorten projecten en taken. Deze procedure beschrijft hoe je projectsjablonen en algemene taken configureert, een nieuw project maakt op basis van een sjabloon, en een sjabloon maakt op basis van een bestaand project. Aanmaken sjabloon op basis van bestaand project Voor toekomstige projecten die veel overeenkomsten vertonen met een bestaand project kan een projectsjabloon worden gemaakt: Open het venster Projecten Selecteer het gewenste project en open de stamgegevens Kies Acties/Sjabloon aanmaken Geef een code voor het nieuwe sjabloon en kies Ok Pas de eigenschappen van het sjabloon naar wens aan; voeg nieuwe taken toe of verwijder taken Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk een sjabloon van nul af aan te maken vanuit het venster Projectsjablonen.    Let op: Projectsjablonen zijn bedoeld om standaardwaarden te bepalen voor projecten die gebaseerd zijn op het sjabloon, en niet om projecten te groeperen of classificeren. Sjabloon projecttaken Een projectsjabloon kan projecttaken bevatten die bedoeld zijn als sjablonen voor taken die kunnen worden toegevoegd aan projecten op basis van hetzelfde sjabloon. Deze sjabloontaken kunnen worden toegevoegd via het venster Sjabloon projecttaken. Bij het maken van een nieuwe sjabloontaak kan worden aangegeven of deze automatisch wordt opgenomen in nieuwe projecten die op dit sjabloon zijn gebaseerd. Anders kunnen sjabloontaken optioneel worden toegevoegd via de knop Algemene taken toevoegen. Algemene projecttaken Algemene taken zijn ook sjablonen van taken, maar zijn niet gekoppeld aan een specifiek sjabloon. Deze kunnen aan zowel nieuwe als bestaande projecten worden toegevoegd, ongeacht het gebruikte sjabloon. Algemene taken worden aangemaakt via het venster Algemene Taken en kunnen worden toegevoegd aan een project via de knop Algemene taken toevoegen.  Aanmaken project op basis van sjabloon Volg deze stappen om een project te maken op basis van een sjabloon: Open het venster Projecten Klik + om een nieuw project toe te voegen Vul een waarde in het veld Project (of gebruik automatisch nummering) Selecteer optioneel een debiteur Selecteer het gewenste projectsjabloon. Direct na de selectie worden alle relevante velden gevuld, inclusief taken en budgetregels.  Voeg een omschrijving toe voor dit project Voeg eventueel nog taken toe met de knop Algemene taken toevoegen Kies Opslaan  

E-mails worden standaard verzonden naar het adres dat is opgeslagen in de stamgegevens van de debiteur of crediteur. In het tabblad Instellingen mailing kun je voor specifieke processen extra ontvangers toevoegen. Deze ontvangers kunnen als CC of BCC aan de e-mail worden toegevoegd.   Als je het standaard e-mailadres wilt vervangen door een extra ontvanger, kun je de optie Naar selecteren. Dan ontvangt de gekozen ontvanger als enige de e-mail.    

Om te voldoen aan de voorschriften van de Belastingdienst, is het belangrijk om zorgvuldig met factuurnummers te werken. De regelgeving vereist dat factuurnummers opeenvolgend en uniek te zijn om transparantie en traceerbaarheid te garanderen.  Ontbrekende factuurnummers Het kan voorkomen dat er gaten ontstaan in de opeenvolgende nummering van facturen, bijvoorbeeld door het verwijderen van (concept)facturen. Het is belangrijk op te merken dat een 'verwijderde' factuur niet daadwerkelijk uit de administratie wordt gewist, maar gemarkeerd wordt als 'verwijderd'. Om de integriteit van de factuurnummering te waarborgen en eventuele gaten te verklaren, zijn twee hulpmiddelen beschikbaar:    Controle referentienummers (overzicht): Dit venster biedt een overzicht van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Het identificeert ontbrekende nummers in de reeks en toont in een samengevatte regel hoeveel nummers ontbreken om de reeks compleet te maken. Door Gegevens weergeven te markeren, wordt een specificatie getoond van elke transactie, of deze nog niet is verwerkt of als 'verwijderd' is gemarkeerd. Ter illustratie: in de afbeelding hieronder is te zien dat er acht ontbrekende nummers zijn tussen de nummers 2021F0009 en 2021F0018 uit de module Debiteuren. Controle referentienummer (gedetailleerd): Dit venster toont een gedetailleerde analyse van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Door de optie Alleen verwijderde weergeven te selecteren, worden alleen de verwijderde transacties getoond. Ter illustratie: de afbeelding hieronder laat zien welke facturen uit de module Debiteuren zijn verwijderd.  

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om Btw te verwerken bij het boeken van journaaltransacties. Hoewel het aanbevolen is Btw alleen te verwerken via de standaardprocessen voor Debiteuren, Crediteuren, Bank/Kas of middels een Btw-correctie, biedt deze procedure richtlijnen voor situaties waarin Btw direct bij een journaalpost betrokken moet worden. 1. Activeren van de functionaliteit Om Btw te kunnen verwerken in journaaltransacties, moet eerst de desbetreffende functionaliteit geactiveerd zijn. Volg onderstaande stappen als deze nog niet is ingeschakeld: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Markeer de optie Btw-invoer vanuit Grootboek Klik op Inschakelen 2. Journaaltransacties boeken met Btw Voor het verwerken van een transactie met Btw, zoals het overboeken van een tussenrekening naar de omzet, waarbij Btw meegenomen dient te worden, ga je als volgt te werk: Open het venster Journaaltransacties Voeg een nieuwe journaaltransactie toe Markeer de optie Btw-transacties aanmaken Specificeer voor de omzet- of kostenrekening de btw-categorie (bv hoog of laag) Voer voor de Btw-rekening zowel de btw-categorie als de te gebruiken btw-code in  

Het proces van desinvestering wordt toegepast voor het afvoeren van een activum. Dit kan om verschillende redenen noodzakelijk zijn, waaronder: Einde van de levensduur van het activum Verkoop van het activum Diefstal van het activum Onbruikbaarheid van het activum Let op: Het is ook mogelijk een activum tegen te boeken, wat inhoudt dat de eerdere transacties worden teruggedraaid (tegengeboekt). Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast wanneer een activum foutief was geactiveerd.  Procedure voor het desinvesteren 1. Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste desinvesteringsmethode beschikbaar is Open het venster Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste methode beschikbaar is en de juistheid van de gekoppelde grootboekrekening. 2. Uitvoeren desinvestering Open het venster Vaste activa Selecteer het activum dat afgevoerd gaat worden Kies Acties/Desinvesteren Selecteer de gewenste datum voor de desinvestering. De periode wordt overeenkomstig de datum geselecteerd, indien gewenst kan de periode nog worden gewijzigd.  (Optioneel) Voer de waarde in waarvoor het activum is verkocht. Selecteer de gewenste desinvesteringsmethode Indien nodig, markeer de optie Afschrijven voor desinvestering om afschrijvingen tot de geselecteerde periode te genereren. Vermeld de reden van desinvestering Bevestig met Ok Journaalposten  Rekening Debet Credit Rek. winst/verlies Het verlies (boekwaarde - opbrengsten, indien de boekwaarde groter is dan het opbrengsten) of 0,00 De winst (opbrengsten - boekwaarde, als de boekwaarde kleiner is dan de opbrengsten) of 0,00 Rek. vaste activa 0.00 Aanschafkosten Rek. cumulatieve afschrijvingen Bedrag cumulatieve afschrijvingen 0.00 Rek. opbrengsten* Bedrag opbrengsten 0.00   * Registratie verkooptransactie Na het uitvoeren van de desinvestering moet het geregistreerde waardebedrag, dat tijdens de desinvestering is ingevoerd, formeel als verkooptransactie worden geboekt.  Initieer hiervoor de standaardprocedure voor het maken van een verkooptransactie en gebruik dezelfde grootboekrekening die is gekozen tijdens de desinvestering (rekening Opbrengsten). 

Indien op de activa-tussenrekening transacties staan die niet gekoppeld zijn aan een specifiek activum, kun je afletteren door de volgende stappen te volgen: Open het venster Aankopen activeren Markeer de betreffende transactie Markeer de optie Afgeletterd in de regel Kies Verwerken  

In deze procedure leer je hoe je een nieuw activum kunt aanmaken door een inkooptransactie om te zetten naar een activum. Inkoopfactuur registreren Begin met het registreren van een inkoopfactuur. Dit kan op de gebruikelijke manier. Als je denkt dat deze inkoop geactiveerd moet worden, dan is het raadzaam de factuur te boeken op de tussenrekening activa. In dit voorbeeld is dat rekening 2300. Aankopen activeren (nieuw activum) Daarna kun je de aankoop activeren en omzetten naar een nieuw activum. Hier zijn de stappen: Open het venster Aankopen activeren Kies de grootboekrekening waarop de inkoop is geregistreerd (in dit voorbeeld 2300) Alle transacties op deze rekening die nog niet zijn afgeletterd, worden getoond Markeer de transactie die je als activum wilt aanmaken Kies het juiste type in het veld Activumtype Selecteer de afdeling Onderin verschijnt er een voorstel voor een nieuw activum Als het nodig is, kun je het bedrag aanpassen dat geactiveerd moet worden in het veld Transactiebedrag Klik op Verwerken Aankopen activeren (bestaand activum) Als je een inkoop wilt toevoegen als extra investering in een bestaand activum, kun je dezelfde procedure volgen. Het verschil is dat je dan de optie Nieuw activum deactiveert en in het veld Activa het bestaande activum selecteert waaraan je de aankoop als extra investering wilt toekennen. Je kunt deze toevoeging ook anders aanpakken: je kunt de aankoop toevoegen door middel van een aflettering in de stamgegevens van het activum. Voor detail over deze methode, zie de procedure Aflettering in Vaste activa. Meerdere activa aanmaken vanuit een inkoopfactuur Wanneer in een inkoopfactuur aan aantal groter dan 1 is ingevoerd op de factuurregel, is het mogelijk om bij het activeren van de aankoop meerdere activa tegelijkertijd aan te maken.  Bij het selecteren van de desbetreffende transactie in het venster Aankopen  activeren zal het systeem voorstellen om meerdere activa aan te maken en het bedrag proportioneel te verdelen. Indien gewenst, kan het transactiebedrag nog worden aangepast voor een andere verdeling.    

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden:  Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling. 1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:   Open het venster Voorkeuren bank/kas Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.  Correctieprocedure: Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Zoek naar de foutieve betaling en open deze. Klik op de knop Annuleren De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking. 2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies:  Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd. Ga naar de tab Betalingshistorie Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag)  Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven 3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening:  Open het venster Grootboekkaart Kies de relevante periode en de specifieke rekening Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening Kies Verwerken    4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen: Open het venster Transacties (in het onderdeel bank/kas) Zoek en open de foutieve transactie Kies de knop Acties/Tegenboeken Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.  

Een nieuw boekjaar kan op elk gewenst moment worden aangemaakt. In het lopende boekjaar kan gewoon gewerkt worden. Wanneer transacties gedaan worden die het resultaat beïnvloeden zal dit direct op de grootboekrekening Ingehouden winst zichtbaar zijn in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Deze procedure beschrijft in vier stappen het toevoegen van een nieuw boekjaar. Voorbereiding Nieuw boekjaar toevoegen Nummerreeks aanpassen Controle aansluiting 1. Voorbereiding Vóór het toevoegen van een nieuw boekjaar is het aanbevolen te controleren welke grootboekrekeningen zijn aangemerkt als systeemrekeningen voor de eindejaarsverwerking: Open het venster Voorkeuren grootboek. Verifieer de rekening in het veld Rek. resultaat boekjaar. Verifieer de rekening in het veld Rek. ingehouden winst. De rekening Resultaat boekjaar registreert het netto-resultaat dat is opgebouwd sinds het begin van het boekjaar, oftewel het verschil tussen de geboekte bedragen op alle rekeningen van het typeOpbrengsten en de geboekte bedragen op alle rekeningen van het type Kosten. Deze rekening wordt automatisch geactualiseerd voor elke transactie uitgevoerd op een opbrengsten- of kostenrekening. Bij aanvang van een nieuw boekjaar wordt het saldo van deze rekening teruggezet naar €0,00. Let op: Het is niet mogelijk om handmatig transacties op de rekening Resultaat boekjaar te verwerken. Zodra het saldo van rekening Resultaat boekjaar wijzigt, zal ook het beginsaldo van de rekening Ingehouden winst voor het daaropvolgende boekjaar wijzigen. De rekening Ingehouden winst representeert het gecumuleerde resultaat over alle boekjaren, startend met het eerste boekjaar in Visma.net ERP. Directe transacties, zoals het uitkeren van dividenden aan aandeelhouders, zijn toegestaan op deze rekening. Deze wordt gewoonlijk gerapporteerd in de sectie Eigen Vermogen van de balans. 2. Nieuw boekjaar toevoegen Open het venster Perioden  Kies toevoegen  (+) Het nieuwe boekjaar zal automatisch worden voorgesteld  Kies Perioden aanmaken om alle perioden voor het boekjaar aan te maken (Optioneel)  Maak de periodes inactief door de optie Actief te demarkeren; hiermee wordt voorkomen dat de perioden direct al beschikbaar zijn voor transacties. Kies Opslaan 3. Nummerreeks aanpassen Wordt gewerkt met aparte nummerreeksen per boekjaar; bijvoorbeeld voor de in- en verkoopfacturen?  Dan is het belangrijk om de reeks voor het nieuwe boekjaar vast te leggen: Open het venster Nummerreeksen  Selecteer de betreffende Nummering: APBILL voor inkoopfacturen  ARINVOICE voor verkoopfacturen Voeg een nummerreeks toe met als ingangsdatum 01-01-2023  (ter illustratie voor het boekjaar 2023) 4. Controle aansluiting Om de aansluiting tussen beide rekeningen (Ingehouden winst en Resultaat boekjaar) te controleren, kunt u de volgende instructies volgen: Open het venster Rekening per periode. Selecteer het oude boekjaar. Cumuleer het eindsaldo van beide rekeningen voor de laatste periode. Selecteer nu het nieuwe boekjaar. Selecteer de rekening Ingehouden winst. Het beginsaldo voor de eerste periode moet gelijk zijn aan het eerder gecumuleerde bedrag. Indien er een verschil in de aansluiting is, ga dan als volgt te werk: Open het venster Rekeninghistorie valideren. Kies de laatste periode van het oude boekjaar  Markeer het werkelijke grootboek Klik op Valideren Als het verschil nog steeds bestaat, voer dan de volgende stappen uit: Kies de eerste periode van het oude boekjaar. Markeer het werkelijke grootboek. Klik op Valideren.