Visma Net biedt sinds kort de mogelijkheid om te integreren met Office365 voor het verzenden van e-mails via oAuth2. In deze procedure beschrijven we de stappen die nodig zijn om een integratie met Office365 via oAuth2 te implementeren. We raden aan om deze stappen door de beheerder van de Office365-omgeving te laten uitvoeren. Applicatie registreren In het Microsoft Azure Portaal, registreer een applicatie voor het mailen vanuit Visma Net. sanderdercksen_2-1748864415030.png In het Microsoft Azure Portaal, voltooi de stappen om een clientgeheim voor de applicatie te genereren. sanderdercksen_1-1748864357814.png In het Microsoft Azure Portal, voltooi de stappen voor het verlenen van gedelegeerde machtigingen aan de applicatie: Selecteer API machtigingen > Een machtiging toevoegen > Microsoft Graph Kies Gedelegeerde machtigingen Selecteer de volgende machtigingen: offline_access SMTP.Send Klik Machtigingen toevoegen Selecteer API machtigingen > Een machtiging toevoegen > Office365 Exchange Online Kies Applicatie machtigingen Selecteer de volgende machtigingen: SMTP.SendAsApp Klik Machtigingen toevoegen sanderdercksen_0-1749039980590.png Registratie service principles in Exchange Volg de stappen om de applicatie service principles te registreren in Exchange Commando: New-ServicePrincipal -AppId <APPLICATION_ID> -ObjectId <OBJECT_ID> [-Organization <ORGANIZATION_ID>] <APPLICATION_ID> = ClientID <ORGANIZATION_ID> = TenantID <OBJECT_ID> = zorg ervoor dat het juiste OBJECT_ID wordt gebruikt. Deze is zichtbaar in de hoofdpagina Alle toepassingen van het onderdeel Bedrijfstoepassingen. sanderdercksen_5-1748866839270.pngControleer SMTP instellingen in MS 365 Admin Center Ga naar www.office.com Login als de beheerder Open het onderdeel Beheer In Beheer kies vanuit het menu Gebruikers > Actieve gebruikers Klik op de gebruiker waarmee de applicatie is geregistreerd Klik de tab E-mail Kies E-mail apps beheren Controleer dat de optie Geverifieerde SMTP is ingeschakeld Bewaar de wijzigingen sanderdercksen_0-1748867431235.png Mailconfiguratie in Visma Net Open het venster E-mail accounts (systeem) Kies + om een nieuw mailaccount toe te voegen Geef het account een naam Vul het e-mailadres in die gemachtigd is om mails te versturen Vul een antwoordadres in, die als afzender zichtbaar is in de mail.  Demarkeer de optie Gebruik de standaardserver voor uitgaande e-mail Vul de volgende velden in: E-mailserver uitgaand: smtp.office365.com Mijn uitgaande server vereist authenticatie: Ja Inloggen met: Ja Soort: Microsoft oAuth2 ClientID: <kopieer de waarde (zie 1) van de aangemaakte applicatie> ClientGeheim: <kopieer de waarde  vanuit Certificaten en geheimen> TenantID: <kopieer de waarde (zie 2) van de aangemaakte applicatie>  Uitgaande serverpoort: 587 Versleutelde verbinding: TLS Kies Opslaan Klik Test om de mailverbinding te valideren sanderdercksen_4-1748865706301.png      

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Transitoria.   Transitorische boekingen aanmaken en verwerken Factuur achteraf transitorisch maken

Een factuur zonder transitoriacode kan niet meer worden bewerkt nadat deze is vrijgegeven. Deze procedure beschrijft hoe je een dergelijke factuur achteraf alsnog transitorisch kunt verwerken. Journaaltransactie kosten/opbrengsten corrigeren De reden voor deze stap is het feit dat de journaaltransactie op de kosten/opbrengsten grootboekrekening al is gemaakt nadat de factuur was vrijgegeven. Deze moet eerst worden gecorrigeerd naar de rekening voor de transitoria. Open het venster Grootboekkaart Selecteer de grootboekrekening waarop de factuur is verwerkt Markeer de transactie die transitorisch gemaakt moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste transitoria-rekening in het veld Nieuwe rekening Klik op Verwerken   sanderdercksen_0-1746543671238.png Transitoriaschema aanmaken en vrijgeven Open het venster Transitoriaschema Kies + om een nieuw schema aan te maken Selecteer het soort factuur Kies de relatie (debiteur/crediteur) Voer het referentienummer in van de factuur die transitorisch moet worden gemaakt Selecteer de juiste factuurregel Pas de omschrijving van de transactie aan indien nodig Klik op + in Onderdelen Selecteer de gewenste transitoriacode Kies de Rekening en Subrekening voor de opbrengst/kosten Klik op de knop Transacties aanmaken De benodigde transacties verschijnen nu In het onderste venster Klik op Vrijgeven om het transitorisaschema definitief te maken De transitorische transacties kunnen op de reguliere manier verwerkt worden vanuit het venster Transitoria verwerken sanderdercksen_2-1746543886828.png    

Verkoopprijzen kunnen op verschillende niveau's worden vastgelegd, zoals prijzen per debiteuren, per prijstype en promotieprijzen. Deze procedure beschrijft hoe je eenvoudig aanwezige prijzen in het systeem kunt opzoeken.   In dit voorbeeld zoeken we naar de prijzen voor het artikel ONLT - Online trainingen voor specifieke debiteuren, prijstypen en de basisprijs. Daarnaast bekijken we of er promotieprijzen bestaan voor een ander artikel OFLT - Offline trainingen. Verkoopprijzen bekijken voor een specifieke debiteur Open het venster Verkoopprijzen Selecteer in het veld Prijstype de optie Debiteur. Selecteer in het veld Prijscode de gewenste debiteur, in dit voorbeeld Accuraat BV. In de lijst verschijnen alle artikelen die een specifieke prijs hebben voor deze debiteur.  sanderdercksen_0-1744708965343.png Verkoopprijzen bekijken voor een Prijstype debiteur In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld Prijstype de optie Prijstype debiteur Selecteer in het veld prijscode het gewenste prijstype, in dit voorbeeld A-relaties. In de lijst verschijnen alle artikelen die prijs hebben binnen het prijstype A-relaties. sanderdercksen_3-1744709754477.png Basisprijs bekijken van een artikel In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld prijstype de optie Basis In de lijst verschijnen nu alle artikelen met een basisprijs Selecteer in het veld Artikel het gewenste artikel, in dit voorbeeld ONLT Als resultaat wordt alleen het artikel ONLT getoond met de basisprijs. sanderdercksen_2-1744709604381.png Promotieprijzen bekijken van een artikel In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld prijstype de optie Alle prijzen (en zorg ervoor dat het veld Artikel leeg is) Klik op de kolom Promotie en selecteer de optie WAAR en kies OK In de lijst verschijnen alle promotieprijzen van alle artikelen.  sanderdercksen_4-1744710554230.png Standaardprijs bekijken van een artikel Behalve alle verkoopprijzen die je in het venster Verkoopprijzen kunt terugvinden, kan een artikel nog een standaardprijs bevatten. Deze prijs is niet zichtbaar in het venster Verkoopprijzen.  Open het venster Niet-voorraadartikelen of Voorraadartikelen Open de stamgegevens van het gewenste artikel Selecteer het tabblad Prijs-/kosteninformatie en bekijk de standaardprijs sanderdercksen_0-1744717306903.png Regels voor de bepaling van de prijs Zoals eerder besproken, kun je meerdere prijzen definiëren voor een artikel, elk met een ander doel. Wanneer een artikel wordt geselecteerd in een factuurregel, zoekt het systeem naar de juiste prijs. Deze zoekopdracht wordt gedaan op basis van prioriteit en stopt wanneer een prijs voor het artikel wordt gevonden. Deze zoekprocedure verloopt als volgt: Debiteur met een promotieprijs Debiteur Prijstype debiteur met een promotieprijs Prijstype debiteur Basisprijs met een promotieprijs Basisprijs Standaardprijs (artikel)

Deze procedure beschrijft de verwerking van een inkoopfactuur voor geleverde producten, waarin tevens een retour is verwerkt voor producten die teruggestuurd zijn. Casus: Bij de aankoop van voedingswaren worden de producten geleverd op herbruikbare pallets, die als emballage fungeren. Deze pallets kunnen door de leverancier worden teruggenomen. In dit voorbeeld worden de pallets als voorraadartikel verwerkt en gekoppeld aan de voorraadrekening 1526 - retouren emballage. Ze worden teruggestuurd naar de leverancier via een inkoopretour, waarna de leverancier de verrekening opneemt in de volgende inkoopfactuur.  In dit scenario worden 200 stuks voedingswaren ingekocht voor €1,50 per stuk, geleverd op 2 pallets met een emballage van 25,-. De leverancier neemt 3 pallets van een eerdere levering retour.  Aanmaken inkooporder en ontvangst Open het venster Inkooporders Maak een inkooporder aan voor 2 pallets voedingswaren. Vermeld de pallets als afzonderlijk voorraadartikel in de order.  Maak en verwerk de inkoopontvangst. Journaalpost inkoopontvangst: 3000 voorraad                                 300,- 1520 Te ontvangen inkoopfacturen              300,- 1526 Retouren (emballage)                     50,- 1520 Te ontvangen inkoopfacturen              50,- sanderdercksen_0-1744029324141.png Aanmaken retour Open het venster Inkoopontvangst Voeg een nieuwe inkoopontvangst toe Selecteer Retour in het veld Soort Voeg de 3 pallets toe die retour gaan naar de leverancier Indien gewenst, selecteer een specifieke redencode voor de retourzending. In dit voorbeeld wordt hiervoor de grootboekrekening 1525-Nog te verrekenen retour gebruikt.  Kies Vrijgeven Journaalpost retour: 1525 Nog te verrekenen retour     75,- 1526 Retouren (emballage)                  75,- Kies Acties/Inkoopfactuur aanmaken; dit resultaat in een debetcorrectie Kies Vrijgeven om de debetcorrectie te verwerken Journaalpost debetcorrectie: 1500 Crediteuren                 75,- 1525 Nog te verrekenen retouren       75,- sanderdercksen_1-1744029409021.png Verwerken inkoopfactuur voor levering en retour Open het venster Inkoopfacturen Maak een nieuwe inkoopfactuur aan Gebruik de knop Inkoopontvangst toevoegen om de eerder ontvangen artikelen te selecteren Ga naar de tab Betalingen; hier zie je de debetcorrectie Vul in de kolom Betaald bedrag het totaalbedrag in van de retour gestuurde pallets (in dit voorbeeld 75,-)  Kies Vrijgeven Journaalpost inkoopfactuur: 1520 Te ontvangen facturen        350,- 1500 Crediteuren                         350,- sanderdercksen_2-1744029477918.png

Deze procedure beschrijft de stappen om een retournering met creditering voor de geretourneerde artikelen te verwerken. Dit bestaat uit twee onderdelen: Aanmaken en verwerken van de creditorder Afletteren van de creditnota en de originele verkoopfactuur. In deze procedure wordt er vanuit gegaan dat de originele verkooporder reeds verwerkt en gefactureerd is. 1. Aanmaken en verwerken van de creditorder Aanmaken verkooporder (type RC) Open het venster verkooporders Voeg een nieuwe verkooporder toe en selecteer de ordersoort RC Selecteer de betreffende debiteur Voeg de originele factuur toe via de knop Factuur toevoegen Voer het retouraantal in bij de kolom Aantal. Sla de verkooporder op. sanderdercksen_0-1741010767219.png  Verwerking van Retourontvangst: Selecteer de actie Ontvangst aanmaken vanuit de verkooporder Een verzending met de bewerking Ontvangst wordt aangemaakt Kies het magazijn waar de retour is ontvangen Voer het retouraantal in bij Verzonden aantal Sla de verzending op en bevestig deze via Acties/Verzending bevestigen. sanderdercksen_1-1741010861288.png Aanmaken en verwerken creditnota: Kies vanuit de verzending (ontvangst) Acties/Factuur voorbereiden. Er wordt een verkoopfactuur van het type Creditnota aangemaakt. Geef de creditnota vrij via Acties/Vrijgeven. 2. Afletteren creditnota en factuur Open het venster Verkoopfacturen Open de aangemaakte creditnota Kies Acties/Betaling aanmaken. Een debiteurbetaling van het type Creditnota wordt aangemaakt. Voeg een regel toe in het tabblad Te koppelen facturen In het veld soort, selecteer Verkoopfactuur Voer het factuurnummer in van de originele factuur bij het veld Referentienr Kies Vrijgeven om de betaling te verwerken. sanderdercksen_2-1741011034442.png  

Visma Net biedt de mogelijkheid om betalingen te genereren in het algemene SEPA-formaat. Deze kan gebruikt worden voor het aanmaken van betaalbestanden voor buitenlandse banken waarmee geen officiële bankkoppeling in Autopay bestaat. Aanmaken van een bankkoppeling voor buitenlandse banken Volg de onderstaande stappen om een bankkoppeling aan te maken voor een buitenlandse bank: In Autopay Open Autopay. Ga naar het onderdeel Administratie. Selecteer Nieuwe bankkoppeling. Kies het gewenste Land (bijvoorbeeld Verenigd Koninkrijk). Selecteer de methode Handmatig bankbestand. sanderdercksen_1-1740567325995.png Klik op Volgende. Vul de benodigde rekeninginformatie in. Klik op Volgende. Geef indien nodig het aantal goedkeurders op. Klik driemaal op Volgende. Kies Afsluiten. sanderdercksen_2-1740567386203.png In Visma Net Financials  Maak een nieuwe bank-/kasrekening aan. Vul het IBAN van de zojuist aangemaakte bankkoppeling in. Controleer of de melding Autopay actief verschijnt. image (8).png

Inleiding tot Smart Replenishment In deze procedure worden de stappen beschreven voor het instellen van Smart Replenishment in Visma Net. Een innovatieve oplossing die is ontworpen om de bevoorrading te optimaliseren en te vereenvoudigen. Smart Replenishment maakt gebruik van geavanceerde algoritmen en analysemethoden die helpen bij het nauwkeurig bepalen van de optimale bestelgrootte en  het juiste moment van bestelling. We bieden deze functionaliteit voorlopig kosteloos aan alle klanten die met Visma Net Logistics werken, zodat we ervaring kunnen opdoen en ontvangen graag jullie feedback. Wij adviseren om deze functionaliteit voor een beperkt aantal artikelen in te schakelen en het besteladvies zorgvuldig te controleren. Een verkoophistorie van minstens 1 jaar wordt aanbevolen voor een betrouwbaar advies    De procedure hieronder beschrijft de stappen voor het activeren en configureren van voorraadartikelen om Smart Replenishment te gebruiken.   Let op: Smart replenishment wordt (nog) niet ondersteund voor artikelen van het type Stuklijst. Functionaliteit inschakelen Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies Aanpassen Markeer de optie Smart replenishment Kies Inschakelen Voorraadartikelen instellen Voor de voorraadartikelen moeten een aantal instellingen worden geconfigureerd om Smart Replenishment mogelijk te maken. Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het gewenste artikel en open de stamgegevens Standaardleverancier instellen Klik op het tabblad Crediteurkaart Voeg een nieuwe regel toe (als er nog geen crediteuren zijn gekoppeld) Markeer de kolom Standaard voor de standaardleverancier van dit artikel Leg voor deze leverancier de doorlooptijd vast Klik op Opslaan. Bevoorrading instellen: Klik op het tabblad Bevoorrading Voeg een nieuwe regel toe als deze nog niet bestaat.  Stel de volgende velden in: Bevoorradingstype: Inkoop Seizoensgebondenheid: Geen seizoen. Bron: Inkoop Methode: Smart replenishment. Servicelevel: 84 (kan naar wens worden aangepast) Klik op Opslaan. sanderdercksen_1-1729517346205.png Levertijd leverancier instellen Open het venster Crediteuren Selecteer de betreffende crediteur en open de stamgegevens Klik op het tabblad Inkoopinstellingen Voer in het veld Levertijd (dgn) de standaard levertijd voor deze leverancier in. De totale levertijd is de optelling van Levertijd leverancier + Doorlooptijd artikel. Controleer status Smart Replenishment Het berekenen van de vraagvoorspelling en besteladviezen is een proces dat op de achtergrond wordt uitgevoerd. Om te controleren of dit achtergrondproces is voltooid kunnen onderstaande stappen worden gevolgd. Open het venster Overzicht Smart Replenishment Selecteer het gewenste magazijn Controleer of de status van alle artikelen op Compleet staat Gebruik eventueel de knop Verversen om de informatie bij te werken sanderdercksen_0-1729072709024.png Bevoorrading met Smart Replenishment Open het venster Bevoorrading voorbereiden. Selecteer het juiste magazijn. Markeer de optie Alleen Smart Replenishment. Klik op Voorbereiden. Alle artikelen met een verbeterde suggestie voor het aantal te bestellen en het bestelniveau worden aangeduid met een uitroepteken. Klik op Gegevens om meer informatie te krijgen over Smart Replenishment. Gebruik het 'Info'-pictogram om meer te weten te komen over de verschillende termen. Klik na het selecteren van de betreffende artikelen op Verwerken om de bestellingen door te sturen naar het inkoopproces. Volg daarna de geldende procedure voor het aanmaken en verwerken van de inkooporders.   sanderdercksen_0-1729517200654.png Video In de video hieronder worden de stappen nog eens overzichtelijk gepresenteerd:

Deze procedure beschrijft de stappen voor projectfacturering en bevat een aanvulling over hoe meerdere projecten in één keer kunnen worden gefactureerd. Projectfacturering kan op twee manieren worden uitgevoerd: Proforma-factuur Directe verkoopfactuur Per project kan op het tabblad Samengevat worden gekozen welke methode wordt toegepast.  sanderdercksen_1-1736339921471.png 1. Proforma-factuur Als je de facturen voor een project met de klant moet afstemmen, gebruik je een proforma -factuur. Dit conceptdocument kan worden aangepast zonder de subadministratie Debiteuren te beinvloeden. De proforma-factuur kan meerdere keren naar de klant worden gestuurd totdat overeenstemming is bereikt, waarna deze kan worden omgezet in een verkoopfactuur. Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren sanderdercksen_2-1736339972371.png Het venster Proforma-facturen opent automatisch. Afhankelijk van de factreringsmethode verschijnen regels onder de tabbladen Facturatie voortgang en/of Uren en Materiaal. HetTe factureren bedrag kan op beide tabbladen worden aangepast. Voor het tabblad Uren en Materiaal kan zijn er twee opties (kolom Status): Restant blokkeren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt de volgende keer opnieuw aangeboden voor faturatie Restant annuleren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt geannuleerd Vervolgens kan de proforma-factuur worden afgedrukt of gemaild: Kies Rapporten/Proforma-factuur afdrukken voor het afdrukken van de conceptfactuur Kies Acties/Proforma-factuur e-mailen om de conceptfactuur per e-mail naar de klant te versturen Na akkoord van de conceptfactuur schakel je de optie Blokkeren uit en klik op Vrijgeven om de definitieve verkoopfactuur aan te maken. De proforma-factuur krijgt dan de status Gesloten.  2. Directe verkoopfactuur Voor projecten waar geen verdere afstemming en aanpassing nodig is, kan direct een verkoopfactuur worden aangemaakt.  Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Verkoopfacturen opent automatisch. De verkoopfactuur kan nog worden aangepast, maar uitstel van een restantbedrag zoals bij een proforma-factuur is niet mogelijk.  Kies Vrijgeven om de factuur definitief te maken Batchverwerking van Projectfacturering Wanneer je meerdere projecten tegelijk wilt factureren, kun je als volgt te werk gaan: Open het venster Projectfacturering uitvoeren Kies in het veld Factuurdatum de gewenste factuurdatum Gebruik indien nodig een filter op Debiteur, Debiteurrype of Projectsajabloon Markeer de projecten waarvoor de facturering moet worden uitgevoerd Kies Verwerken om de gemarkeerde projecten te factureren, of kies Alle verwerken om alle projecten binnen het filter te factureren

Het proces van het maken van projecten kan worden versneld door gebruik te maken van project- en taaksjablonen. Dit maakt het mogelijk om projecten die op elkaar lijken, met vergelijkbare taken, efficiënt aan te maken. Diverse sjablonen kunnen worden gemaakt naar behoefte, met standaardparameters voor verschillende soorten projecten en taken. Deze procedure beschrijft hoe je projectsjablonen en algemene taken configureert, een nieuw project maakt op basis van een sjabloon, en een sjabloon maakt op basis van een bestaand project. Aanmaken sjabloon op basis van bestaand project Voor toekomstige projecten die veel overeenkomsten vertonen met een bestaand project kan een projectsjabloon worden gemaakt: Open het venster Projecten Selecteer het gewenste project en open de stamgegevens Kies Acties/Sjabloon aanmaken Geef een code voor het nieuwe sjabloon en kies Ok Pas de eigenschappen van het sjabloon naar wens aan; voeg nieuwe taken toe of verwijder taken Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk een sjabloon van nul af aan te maken vanuit het venster Projectsjablonen.    Let op: Projectsjablonen zijn bedoeld om standaardwaarden te bepalen voor projecten die gebaseerd zijn op het sjabloon, en niet om projecten te groeperen of classificeren. Sjabloon projecttaken Een projectsjabloon kan projecttaken bevatten die bedoeld zijn als sjablonen voor taken die kunnen worden toegevoegd aan projecten op basis van hetzelfde sjabloon. Deze sjabloontaken kunnen worden toegevoegd via het venster Sjabloon projecttaken. Bij het maken van een nieuwe sjabloontaak kan worden aangegeven of deze automatisch wordt opgenomen in nieuwe projecten die op dit sjabloon zijn gebaseerd. Anders kunnen sjabloontaken optioneel worden toegevoegd via de knop Algemene taken toevoegen. Algemene projecttaken Algemene taken zijn ook sjablonen van taken, maar zijn niet gekoppeld aan een specifiek sjabloon. Deze kunnen aan zowel nieuwe als bestaande projecten worden toegevoegd, ongeacht het gebruikte sjabloon. Algemene taken worden aangemaakt via het venster Algemene Taken en kunnen worden toegevoegd aan een project via de knop Algemene taken toevoegen.  Aanmaken project op basis van sjabloon Volg deze stappen om een project te maken op basis van een sjabloon: Open het venster Projecten Klik + om een nieuw project toe te voegen Vul een waarde in het veld Project (of gebruik automatisch nummering) Selecteer optioneel een debiteur Selecteer het gewenste projectsjabloon. Direct na de selectie worden alle relevante velden gevuld, inclusief taken en budgetregels.  Voeg een omschrijving toe voor dit project Voeg eventueel nog taken toe met de knop Algemene taken toevoegen Kies Opslaan sanderdercksen_0-1735034562698.png  

E-mails worden standaard verzonden naar het adres dat is opgeslagen in de stamgegevens van de debiteur of crediteur. In het tabblad Instellingen mailing kun je voor specifieke processen extra ontvangers toevoegen. Deze ontvangers kunnen als CC of BCC aan de e-mail worden toegevoegd.   Als je het standaard e-mailadres wilt vervangen door een extra ontvanger, kun je de optie Naar selecteren. Dan ontvangt de gekozen ontvanger als enige de e-mail.   sanderdercksen_0-1729604931681.png  

Om te voldoen aan de voorschriften van de Belastingdienst, is het belangrijk om zorgvuldig met factuurnummers te werken. De regelgeving vereist dat factuurnummers opeenvolgend en uniek te zijn om transparantie en traceerbaarheid te garanderen.  Ontbrekende factuurnummers Het kan voorkomen dat er gaten ontstaan in de opeenvolgende nummering van facturen, bijvoorbeeld door het verwijderen van (concept)facturen. Het is belangrijk op te merken dat een 'verwijderde' factuur niet daadwerkelijk uit de administratie wordt gewist, maar gemarkeerd wordt als 'verwijderd'. Om de integriteit van de factuurnummering te waarborgen en eventuele gaten te verklaren, zijn twee hulpmiddelen beschikbaar:    Controle referentienummers (overzicht): Dit venster biedt een overzicht van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Het identificeert ontbrekende nummers in de reeks en toont in een samengevatte regel hoeveel nummers ontbreken om de reeks compleet te maken. Door Gegevens weergeven te markeren, wordt een specificatie getoond van elke transactie, of deze nog niet is verwerkt of als 'verwijderd' is gemarkeerd. Ter illustratie: in de afbeelding hieronder is te zien dat er acht ontbrekende nummers zijn tussen de nummers 2021F0009 en 2021F0018 uit de module Debiteuren. sanderdercksen_2-1725018144085.png Controle referentienummer (gedetailleerd): Dit venster toont een gedetailleerde analyse van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Door de optie Alleen verwijderde weergeven te selecteren, worden alleen de verwijderde transacties getoond. Ter illustratie: de afbeelding hieronder laat zien welke facturen uit de module Debiteuren zijn verwijderd. sanderdercksen_1-1725018062962.png  

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om Btw te verwerken bij het boeken van journaaltransacties. Hoewel het aanbevolen is Btw alleen te verwerken via de standaardprocessen voor Debiteuren, Crediteuren, Bank/Kas of middels een Btw-correctie, biedt deze procedure richtlijnen voor situaties waarin Btw direct bij een journaalpost betrokken moet worden. 1. Activeren van de functionaliteit Om Btw te kunnen verwerken in journaaltransacties, moet eerst de desbetreffende functionaliteit geactiveerd zijn. Volg onderstaande stappen als deze nog niet is ingeschakeld: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Markeer de optie Btw-invoer vanuit Grootboek Klik op Inschakelen 2. Journaaltransacties boeken met Btw Voor het verwerken van een transactie met Btw, zoals het overboeken van een tussenrekening naar de omzet, waarbij Btw meegenomen dient te worden, ga je als volgt te werk: Open het venster Journaaltransacties Voeg een nieuwe journaaltransactie toe Markeer de optie Btw-transacties aanmaken Specificeer voor de omzet- of kostenrekening de btw-categorie (bv hoog of laag) Voer voor de Btw-rekening zowel de btw-categorie als de te gebruiken btw-code in sanderdercksen_0-1723034561157.png  

In deze procedure leer je hoe je een nieuw activum kunt aanmaken door een inkooptransactie om te zetten naar een activum. Inkoopfactuur registreren Begin met het registreren van een inkoopfactuur. Dit kan op de gebruikelijke manier. Als je denkt dat deze inkoop geactiveerd moet worden, dan is het raadzaam de factuur te boeken op de tussenrekening activa. In dit voorbeeld is dat rekening 2300. sanderdercksen_0-1709631812315.png Aankopen activeren (nieuw activum) Daarna kun je de aankoop activeren en omzetten naar een nieuw activum. Hier zijn de stappen: Open het venster Aankopen activeren Kies de grootboekrekening waarop de inkoop is geregistreerd (in dit voorbeeld 2300) Alle transacties op deze rekening die nog niet zijn afgeletterd, worden getoond Markeer de transactie die je als activum wilt aanmaken Kies het juiste type in het veld Activumtype Selecteer de afdeling Onderin verschijnt er een voorstel voor een nieuw activum Als het nodig is, kun je het bedrag aanpassen dat geactiveerd moet worden in het veld Transactiebedrag Klik op Verwerken sanderdercksen_1-1709632148562.png Aankopen activeren (bestaand activum) Als je een inkoop wilt toevoegen als extra investering in een bestaand activum, kun je dezelfde procedure volgen. Het verschil is dat je dan de optie Nieuw activum deactiveert en in het veld Activa het bestaande activum selecteert waaraan je de aankoop als extra investering wilt toekennen. Je kunt deze toevoeging ook anders aanpakken: je kunt de aankoop toevoegen door middel van een aflettering in de stamgegevens van het activum. Voor detail over deze methode, zie de procedure Aflettering in Vaste activa. sanderdercksen_2-1709632445938.png Meerdere activa aanmaken vanuit een inkoopfactuur Wanneer in een inkoopfactuur aan aantal groter dan 1 is ingevoerd op de factuurregel, is het mogelijk om bij het activeren van de aankoop meerdere activa tegelijkertijd aan te maken.  Bij het selecteren van de desbetreffende transactie in het venster Aankopen  activeren zal het systeem voorstellen om meerdere activa aan te maken en het bedrag proportioneel te verdelen. Indien gewenst, kan het transactiebedrag nog worden aangepast voor een andere verdeling.   sanderdercksen_0-1718962818637.png  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Btw.   Verwerken Btw-aangifte Verwerken Opgaaf ICP Btw voor privé-gebruik verwerken Btw-factuur verwerken (factuur met alleen btw)

Wanneer er reeds transacties op een bepaalde grootboekrekening zijn uitgevoerd, is het niet mogelijk het veld Soort aan te passen in het venster Rekeningschema. Onderstaande procedure beschrijft de stappen om alsnog de rekeningsoort te kunnen aanpassen. Rekeninggegevens bewerken Open het venster Rekeninggegevens bewerken. Voeg een nieuwe regel toe door op de + te klikken. Selecteer de grootboekrekening waarvan de soort gewijzigd moet worden. Kies de nieuwe rubriek, en daarna de bijbehorende nieuwe soort. Zorg ervoor dat de nieuwe rubriek overeenkomt met de nieuwe soort van de grootboekrekening. Klik op de Verwerken knop om de wijziging te bevestigen. Let op: Deze procedure dient te worden uitgevoerd op een moment waarop er geen andere gebruikers transacties invoeren om conflicten te voorkomen.   sanderdercksen_0-1711017999044.png  

Als je werkt met samengestelde artikelen die een houdbaarheidsdatum hebben, is het mogelijk om deze datum automatisch te bepalen op basis van de productiedatum. Volg deze stappen om automatisch de houdbaarheidsdatum te berekenen bij het assembleren van deze artikelen.   Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het samengestelde artikel waarbij een Partij-/serietype is gekoppeld met de optie Houdbaarheidsdatum traceren geselecteerd.  Ga naar het tabblad Bevoorradingsgegevens Als er nog geen regel beschikbaar is, maak dan een nieuwe regel aan en zorg ervoor dat de volgende parameters zijn vastgelegd: Kies een Bevoorradingstype van het type "Inkoop". Selecteer bij Seizoenspatroon het type "Geen". Kies bij Bron voor "Productie". Kies bij Methode voor "Min/max". Leg in het veld Max. Houdbaarheid (dgn.) het aantal dagen vast waarop het geproduceerde artikel houdbaar is vanaf de productiedatum. sanderdercksen_0-1710497147289.png   Bij het aanmaken van een Assemblage zal nu automatisch een houdbaarheidsdatum worden ingesteld voor de geproduceerde artikelen. sanderdercksen_1-1710497240595.png  

Als je aan het einde van de maand de periode wilt afsluiten voor je financiële rapportage, kunnen er nog inkoopfacturen zijn die wachten op goedkeuring. Je zou dan de periode van deze facturen willen overzetten naar de eerstvolgende periode. Het handmatig aanpassen van de periode voor lopende inkoopfacturen is echter niet mogelijk. Hiervoor is de volgende oplossing van toepassing via onderstaande stappen: Open het venster Voorbereiden voor afsluiting. Dit venster helpt je bij het aanpassen van de periode voor inkoopfacturen. In dit venster maak je eerst een filter. Dit doe je bijvoorbeeld op basis van de goedkeuringsstatus, zoals in dit voorbeeld de status Wachtend. Bepaal naar welke periode je deze inkoopfacturen wilt verplaatsen. Nadat de gewenste periode is geselecteerd, klik je op de knop Alle verplaatsen. De periode voor alle geselecteerde inkoopfacturen wordt nu automatisch aangepast. sanderdercksen_0-1710334587189.png

Het verdelen van kosten en opbrengsten over meerdere perioden kan worden gerealiseerd door het gebruik van Transitoriacodes. In veel gevallen dient een inkoopfactuur als de oorsprong, maar uiteraard kan dit ook vanuit de verkoopfactuur worden toegepast. Hier beschrijven we de stappen voor het aanmaken van een transitoriacode, het toepassen ervan, het verwerken van de transitora, en het rapporteren over transitoria. Aanmaken van transitoriacodes Een transitoriacode is een standaardinstelling voor het verdelen van transacties over meerdere perioden. In dit voorbeeld maken we gebruik van een transitoriacode van het type Flexibel, waarmee een begin- en einddatum kan worden gebruikt voor de toerekening. Er zijn uiteraard meer mogelijkheden om de verdeling te configureren, maar in dit artikel beperken we ons tot de flexibele toewijzing. Open het venster Transitoriacodes Voeg een nieuwe transitoriacode toe met de naam “FLEX” (+) Gebruik de toerekeningsmethode Flexibel over perioden, prorata van dagen sanderdercksen_0-1707230373641.png Gebruik een tussenrekening in het veld Rekening transitoria om het saldo van de nog te verdelen kosten bij te houden. Het toepassen van een transitoriacode Open het venster Inkoopfacturen Voeg een inkoopfactuur toe (+) Voer in de kolom Transitoriacode de code “FLEX” in Vul vervolgens de kolommen begin- en einddatum in om de datum te bepalen vanaf wanneer de kosten worden verdeeld tot welke datum.  sanderdercksen_1-1707230572846.png Verwerk de inkoopfactuur door te kiezen voor Vrijgeven  Kies Transitoriaschema om het aangemaakte schema te tonen sanderdercksen_2-1707230572850.png Sluit het venster Transitoriaschema TIP: Het is mogelijk om voor het vrijgeven van de inkoopfactuur het transitoriaschema in te zien. Kies in dat geval nog voor de actie Transacties aanmaken in het transitoriaschema.  Hiermee kun je controleren of de verdeling over de verschillende perioden naar verwachting is. De gebruikte subrekening voor de transitoria-transacties worden hier ook getoond. Het verwerken van transitorische boekingen Open het venster Transitoria verwerken De Toerekeningsdatum wordt gebruikt om een selectie te maken van de nog te verwerken transitoria. Gebruik hiervoor de laatste datum van de periode waarover de transitoria verwerkt moeten worden. De datum wordt tevens de transactiedatum van de journaaltransacties. Eventueel kan aanvullend een filter worden gezet op een specifieke Transitoriacode sanderdercksen_3-1707230924185.png Markeer de regels die verwerkt moeten worden en kies Verwerken (of kies Alle verwerken om alle schema's te verwerken) In het transitoriaschema is de verwerking zichtbaar dankzij de verwerkingsdatum en het batchnummer van de verwerking.  sanderdercksen_4-1707230924192.pngLet op: De verwerking vindt plaats per periode en zal daarom voor toekomstige perioden herhaald moeten worden.  Overzicht toe te wijzen kosten per rekening Open het venster Toe te wijzen kosten per rekening Selecteer het periodebereik Markeer het veld Kosten opnemen die in dezelfde periode worden toegerekend als transitorische kosten om reeds verdeelde kosten ook te tonen Kies Rapport genereren sanderdercksen_6-1707231220460.pngIn het betreffende rapport worden nu voor de afzonderlijke rekeningen per periode de kosten weergegeven die transitorisch verwerkt worden.

Gebruikers kunnen op twee niveaus worden toegevoegd: Klantniveau en Omgevingsniveau. Klantniveau vertegenwoordigt het hoogste niveau, waarbij omgevingen altijd onderdeel zijn van het klantniveau. Gebruikers die op klantniveau worden aangemaakt, zijn beschikbaar in alle omgevingen die onder het klantniveau vallen. Als je echter een gebruiker specifiek wilt toevoegen voor een bepaalde omgeving, voeg deze dan toe op het omgevingsniveau. sanderdercksen_1-1706705264478.png Gebruikers toevoegen: Ga naar het onderdeel Beheer. Selecteer het niveau waarin de gebruikers moeten worden toegevoegd. Kies de tab Gebruikers. Klik op Acties/Gebruikers toevoegen. Voer de e-mailadressen in van de gebruikers die toegang moeten krijgen tot deze omgeving. Klik op Toevoegen. Rollen en/of toegang kunnen achteraf worden toegekend door op de naam te klikken. sanderdercksen_2-1706705485062.png Gebruiker upgraden naar beheerder: Klik op de naam van de gebruiker. Scroll naar het onderdeel Klant-, groep- en omgevingstoegang. Klik op het potloodpictogram. Markeer de optie Beheer. Kies Opslaan. sanderdercksen_3-1706705547056.png Een gebruiker verwijderen Klik op de naam van de gebruiker. Scroll naar het onderdeel Klant-, groep- en omgevingstoegang. Klik op het potloodpictogram. Demarkeer de optie Toon overgenomen toegang Klik op het kruisje naast alle omgevingen waar deze gebruiker toegang heeft Kies Opslaan. sanderdercksen_0-1706708727683.png