Wanneer een crediteur een terugbetaling verricht, kan dit pas worden verwerkt nadat ereen debetcorrectie beschikbaar is.  Het verwerken van een terugbetaling bestaat daarom uit twee stappen: Het tegenboeken van de originele factuur Het verwerken van de ontvangst in de afschriftregels Stap 1: Tegenboeken van de originele factuur Open het venster Inkoopfacturen Open de originele (tergubetaalde) factuur Kies Acties/Tegenboeken. Hierdoor wordt een inkoopfactuur van het type Debetcorrectie aangemaakt Kies Vrijgeven Stap 2: Verwerken van de ontvangst in de afschriftregel Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de Bank-/kasrekening. Selecteer de afschriftregel, waarin de ontvangst van de crediteur is opgenomen. Kies Betaling aanmaken. Selecteer de module Crediteuren. Selecteer de betreffende crediteur. Selecteer betaalmethode handmatig. Voeg een nieuwe regel toe. Kies als documentsoort Debetcorrectie. Vul het referentienummer in van de zojuist aangemaakte debetcorrectie. Kies Verwerken.    

Een Debetcorrectie is een negatieve inkoopfactuur en kan worden gebruikt als aflettering van een reguliere inkoopfactuur. Een debetcorrectie kan handmatig worden aangemaakt of via de actie Tegenboeken vanuit een geopende Inkoopfactuur.    Het verrekenen van een inkoopfactuur met een debetcorrectie gaat als volgt: Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de te verrekenen debetcorrectie Kies Acties/Crediteurbetaling aanmaken   De debetcorrectie wordt nu als Crediteurenbetalingen geopend in een apart venster Voeg op het tabblad Te koppelen documenten de te verrekenen documenten toe door in  de kolom Referentienr.  de factuur te selecteren. Let op: De debetcorrectie kan worden gebruikt om meerdere facturen te verrekenen. Er blijft een saldo openstaan wanneer het totaal van de facturen kleiner is dan het bedrag van de debetcorrectie. Kies Vrijgeven De inkoopfacturen worden met elkaar verrekend en de status beide documenten zal Gesloten zijn, indien er geen restsaldo is.    

Afhankelijk van de situatie kan een een inkoopfactuur op meerdere manieren worden gecorrigeerd: Tegenboeken; de inkoopfactuur wordt geheel tegengeboekt en kan vervolgens verrekend worden met de oorspronkelijke inkoopfactuur. Deze methode gebruik je wanneer de inkoopfactuur niet meer van toepassing is. Document corrigeren; de inkoopfactuur wordt geheel tegengeboekt en verrekend en er wordt een nieuwe inkoopfactuur als volledige kopie aangemaakt. Deze methode gebruik je wanneer de inkoopfactuur wel van toepassing is, echter er moeten een aantal zaken gecorrigeerd worden zoals de crediteur of de boekingsperiode. Tegenboeken Open het venster Inkoopfacturen Open de factuur die moet worden tegengeboekt Selecteer Acties/Tegenboeken Er wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt van het soort Debetcorrectie Kies Vrijgeven De volgende stappen kunnen gebruikt worden om de debetcorrectie te verrekenen: Selecteer Acties/Crediteurbetaling aanmaken Het venster Crediteurbetalingen wordt geopend Bij Te koppelen documenten kan de te verrekenen inkoopfactuur worden toegevoegd (+) Na vrijgeven krijgen beide documenten de status Gesloten Document corrigeren Let op: Document corrigeren is alleen mogelijk als de factuur de status Open heeft en er nog geen betalingen zijn gekoppeld Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de factuur die moet worden gecorrigeerd Kies voor Acties/Document corrigeren Er wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt met een koppeling naar het oorspronkelijke document Wijzig de gegevens die gecorrigeerd moeten worden, zoals de Crediteur of de Boekingsperiode.  Kies Vrijgeven Op de achtergrond is een debetcorrectie aangemaakt voor de oorspronkelijke factuur. De inkoopfactuur en de debetcorrectie zijn ook meteen met elkaar verrekend.

Een creditnota kan handmatig worden toegevoegd of als tegenboeking van een bestaande factuur. Handmatig aanmaken creditnota Open het venster Verkoopfacturen Voeg een nieuwe factuur toe ( + ) Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Selecteer de debiteur De Externe referentie en de Factuurtekst zijn optionele gegevens Op het tabblad Documentgegevens kunnen factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ). Let op:  bedragen moeten positief worden ingevoerd Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar. Tegenboeken van een bestaande factuur Open het venster Verkoopfacturen Zoek de factuur waarvoor een creditnota aangemaakt moet worden Kies Acties/Tegenboeken De creditnota is aangemaakt Sla de factuur op met Kies Vrijgeven Overzicht statussen creditnota Status Beschrijving In balans Het totaal van de detailregels inclusief btw is gelijk aan het factuurtotaal. Geblokkeerd De optie Blokkeren is gemarkeerd. Vrijgeven is niet mogelijk. Open De creditnota heeft een openstaand saldo.  Eventueel kunnen er al wel  deelbetalingen hebben plaatsgevonden. Gesloten Het openstaande saldo van de creditnota is nul. Vrijgeven van meerdere creditnota's In het venster Debiteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle beschikbare documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) documenten vrij te geven Verzenden van creditnota’s In het venster Facturen verzenden is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te verzenden, afhankelijk van de gekozen actie. Mogelijke acties zijn onder andere: Facturen e-mailen Facturen afdrukken Naar AutoInvoice verzenden Op basis van de gekozen actie en het datumbereik worden alle verkoopfacturen getoond die aan deze criteria voldoen Kies Alle verwerken om alle creditnota's te verwerken of kies Verwerken om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) creditnota's te verwerken

Via het venster Bijlagen downloaden is het mogelijk om alle gekoppelde bijlagen in crediteuren-, debiteuren-, bank-/kas- en journaal-transacties op te halen.  Hiermee worden alle bijlagen in een zip-archief aangeboden ter download.  Stappen downloaden bijlagen Open het venster Bijlagen downloaden Klik op de + Vul een waarde in het veld Archiveringstaak en geef de taak een omschrijving. Selecteer het soort documenten (debiteuren, crediteuren, bank/kas of journaal) Selecteer het periode-bereik. Ons advies is om maximaal 12 perioden per archief te selecteren. Kies Opslaan Kies Archieven aanmaken. Bij veel bijlagen kan het proces enige tijd duren. Je kan Taakstatus opvragen kiezen om de voortgang op te vragen.   Zodra het archief gereed is, wijzigt de status naar Het proces is voltooid. Download de zip-bestanden één voor één door de regel te markeren en te kiezen voor Downloaden. Let op: wanneer het archief veel bijlagen bevat kunnen meerdere zip-bestanden beschikbaar zijn.     

Bij het verwerken van afschriftregels kunnen er nulregels zichtbaar zijn. Aangezien deze waarschijnlijk niet verwerkt kunnen worden is het mogelijk de regels te verbergen. Deze actie kan voor meerdere regels worden uitgevoerd. Kolom zichtbaar maken Open het venster Afschriftregels verwerken Selecteer een Bank-/kasrekening. Open de configuratie kolommen Zorg ervoor dat de kolom Verbergen aan de Geselecteerde kolommen is toegevoegd Kies OK Geselecteerde verbergen Via de kolom Verbergen kunnen een of meerdere afschriftregels worden gemarkeerd. Markeer de nulregels die verborgen moeten worden. Kies de knop Geselecteerde verbergen Kies Ja op de waarschuwing die verschijnt De regels verdwijnen uit het venster Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken. Let op: Controleer altijd of de juiste regels zijn gemarkeerd voor het verwerken. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt.

Deze procedure betreft het inlezen van bankafschriften via een bestand. Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de koppeling via Autopay, waardoor deze procedure overbodig is. Voor bankrekeningen waarvoor geen directe bankkoppeling beschikbaar is, kunnen bankafschriften worden ingelezen in het CAMT053 of MT940 formaat. Vooraf dient het volgende gecontroleerd te worden Navigeer naar het venster Bank-/kasrekeningen  Selecteer de bank-/kasrekening waarop een handmatig bestand moet worden geïmporteerd Controleer of het vinkje Bestanden handmatig uploaden is gemarkeerd Selecteer het juiste bestandsformaat Let op: MT940 bestanden van banken die niet in de lijst staan zijn vaak alsnog te importeren via één van de banken die in de standaardlijst staan Importeren bankafschriften Navigeer naar het venster Import afschriftregels Klik op het + icoon Selecteer de bank-/kasrekening waarop het bestand geïmporteerd dient te worden Klik op de knop Bestand uploaden Selecteer het bestand dat ingelezen moet worden Let op: een MT940 bestand dient van het formaat .txt te zijn. Dit is vast te leggen in de eigenschappen van het bestand. Klik na verwerking op Opslaan De afschriftregels zijn beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken  

Indien u met een directe bankkoppeling werkt, dan worden bankafschriften normaal gesproken automatisch voor u klaar gezet om te verwerken in het scherm Afschriftregels Verwerken. Soms is er echter een probleem waardoor de afschriften niet automatisch worden klaar gezet.   Bankafschriften komen als eerste binnen in de AutoPay service. Bij ontbrekende afschriften is de eerste plek, om te controleren of de afschriften zijn binnen gekomen, dan ook AutoPay.    Hieronder staat beschreven hoe nagegaan kan worden waar het probleem precies zit en hoe dit vaak zelfstandig is op te lossen. Blijft het probleem terugkomen? Schakel dan uw vaste aanspreekpunt in. 1. Autopay openen Open AutoPay vanuit Visma.net Home of via het menu linksboven. 2. Controleer de ontvangen bankafschriften Kies in AutoPay voor het tabblad Overzicht en vervolgens voor Bankdownloads in het linkermenu. Dit geeft het overzicht weer van alle ontvangen bankafschriften. Bovenaan kan er onder andere op basis van het rekeningnummer en de datum gefilterd worden. Hebben één of meerdere afschriften geen downloaddatum gekregen in de kolom Gedownload óf staat er de downloaddatum 01-01-2001, ga dan verder met stap 4 om de afschriften alsnog handmatig te downloaden. Is dit niet het geval, ga dan verder met stap 5. Staan de betreffende afschriften helemaal niet in AutoPay? Neem dan contact op met uw vaste aanspreekpunt.     3.Afschriften opnieuw downloaden Selecteer de gewenste afschriften en klik rechtsonderaan op de groene Downloadopties  knop. Opnieuw afschriften downloaden kan met de onderste optie Voor downloaden beschikbaar stellen. Let op: Is de Voor download beschikbaar stellen knop niet beschikbaar, kies dan eerst voor de optie Als gedownload markeren. Hierna is de knop wel beschikbaar.   4. Controleer of de afschriften binnenkomen in Visma.net ERP De afschriften zullen nu binnen komen in Visma.net ERP in het scherm Postvak In - AutoPay. In de meeste gevallen worden de afschriften op gezette tijden, automatisch verwerkt via de ingestelde automatiseringsagenda's. Hierdoor zijn de afschriftregels automatisch beschikbaar in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Afhankelijk van de instellingen in de betreffende automatiseringsagenda’s worden afschriften één of meerdere keren per dag verwerkt. Staan er afschriften van meerdere dagen in dit overzicht, controleer dan de instellingen in de automatiseringsagenda’s (zie stap 6) of vraag om aanvullende ondersteuning via het vaste aanspreekpunt. 5. Overzicht automatiseringsagenda’s Ga naar het venster Overzicht automatiseringsagenda’s en identificeer alle agenda’s voor het venster CA.50.40.0S. Dit kan ook door te filteren op de kolom Scherm. Let op dat alleen actieve agenda’s worden gebruikt in deze stap. Te herkennen aan het vinkje in de kolom Actief.     Lijken de agenda’s correct te zijn ingesteld? Ga dan verder met stap 7. In deze stap kan de agenda direct gestart worden om de afschriften te verwerken. Stap 7 is ook te gebruiken als er niet gewacht kan worden totdat de automatiseringsagenda de afschriften periodiek heeft verwerkt. 6. Agenda uitvoeren Open de agenda en kies rechtsboven voor de optie Agenda uitvoeren     De afschriften zullen nu verwerkt worden en beschikbaar komen in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Zijn de afschriftregels toch niet beschikbaar in Afschriftregels Verwerken? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon voor aanvullende ondersteuning.