In Visma Net is het mogelijk om te werken met verschillende valuta's. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden bijgehouden (op dagbasis), maar er is ook een optie om deze automatisch in te laten lezen*. Afhankelijk van de gekozen Importfrequentie kunnen de koersen dagelijks, wekselijks of maandelijks worden geregistreerd.    Let op: koersen worden uitsluitend opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarvoor nog geen koersinformatie in het venster Valutakoersen bekend was. Het kan dus voorkomen dat je in het venster Valutakoersen geen koersen ziet voor dagen waarop er geen transacties zijn geregistreerd, zelfs als je de optie Dagelijks hebt geselecteerd als importfrequentie.   * Koersen worden opgehaald via de Bank of Finland (dagelijks rond 16:00) Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks)  

In Visma Net kun je valutaherwaarderingen uitvoeren voor openstaande crediteuren-/ debiteurendocumenten en bank-/kasrekeningen die in een vreemde valuta worden geregistreerd .  In deze procedure worden de stappen beschreven voor het herwaarderen van deze drie onderdelen, inclusief een praktisch voorbeeld. Bank-/kasrekening herwaarderen Debiteuren/crediteuren herwaarderen Herwaarderen vanuit één venster Bank-/kasrekening herwaarderen Controleer de configuratie Controleer of er een koerssoort voor herwaardering (bijv. SPOT) is gekoppeld aan de specifieke grootboekrekening in het venster Rekeningschema Indien dit veld niet is ingevuld, wordt de koerssoort gebruikt die is vastgelegd in het  venster Voorkeuren valuta  Controleer dat de juiste grootboekrekeningen voor herwaarderingswinst en -verlies zijn vastgelegd voor de betreffende valuta in het venster Valuta's Herwaardering uitvoeren Open het venster Grootboekrekeningen herwaarderen Vul de volgende gegevens in: Periode: Vul de periode in waarvoor de herwaardering uitgevoerd gaat worden (bijv. 01-2026). Ingangsdatum valuta: De datum van de wisselkoers die voor herwaardering gebruikt zal worden. Valuta: De valuta van de te herwaarderen grootboekrekening. Omschrijving: Een korte omschrijving. In het overzicht verschijnen de grootboekrekeningen in de geselecteerde valuta. Vink de rekeningen aan waarvoor de herwaardering uitgevoerd moet worden. Klik op de knop Herwaarderen. Het systeem berekent nu het verschil tussen het oorspronkelijke saldo en het geherwaardeerde saldo op basis van de opgehaalde wisselkoers. Er wordt automatisch een journaaltransactie gegenereerd. In tegenstelling tot een debiteuren en crediteuren herwaardering wordt deze journaaltransactie niet automatisch tegengeboekt.  Voorbeeld herwaardering In dit voorbeeld een bedrijf met een basisvaluta in euro (EUR) en een Amerikaanse bankrekening in Dollar (USD).   Waarde USD Wisselkoers Waarde EUR Saldo voor herwaardering $ 1.250,00 0,9200 € 1.1150,00 Saldo na herwaardering $ 1.250,00 0.9300 € 1.162,50 Resultaat (winst*)     € 12,50 * In Visma Net noemen we dit een niet-gerealiseerd winst, omdat het geld nog op de bank staat. De grootboekrekening waarop deze niet-gerealiseerde winst wordt geboekt is vastgelegd in het venster Valuta's. Debiteuren en crediteuren herwaarderen Het doel van het herwaarderen van de openstaande posten is om aan het einde van een rapportageperiode de werkelijke waarde van openstaande facturen in vreemde valuta te tonen in de basisvaluta (EUR). Dit proces is in de basis hetzelfde voor zowel debiteuren als crediteuren. Automatisch tegenboeken In tegenstelling tot bank-/kasrekeningen, worden bij het herwaarderen van openstaande posten de journaaltransacties automatisch tegengeboekt. De reden hiervoor is dat het resultaat nog niet gerealiseerd is. De definitieve winst of het verlies wordt pas bepaald op het moment dat de factuur daadwerkelijk wordt betaald.  Per einde periode: Het systeem boekt de winst of het verlies om de balans op de rapportagedatum correct te presenteren. Begin nieuwe periode: Het systeem draait deze boeking direct terug. Herwaardering debiteuren/crediteuren uitvoeren Open het gewenste venster:  Voor Debiteuren: Rekeningen debiteur herwaarderen  Voor Crediteuren: Rekeningen crediteur herwaarderen Vul de volgende gegevens in: Periode: Vul de periode in waarvoor de herwaardering uitgevoerd gaat worden (bijv. 01-2026). Ingangsdatum valuta: De datum van de wisselkoers die voor herwaardering gebruikt zal worden. Valuta: De valuta van de te herwaarderen facturen. Omschrijving: Een korte omschrijving. In het overzicht verschijnen de debiteuren in de geselecteerde valuta. Vink de debiteuren aan waarvoor de herwaardering uitgevoerd moet worden. Klik op de knop Herwaarderen. Wanneer de herwaardering wordt uitgevoerd op de laatste dag van de maand (bijv. 31 januari 2026), berekent het systeem het verschil tussen de historische waarde (koers op factuurdatum) en de actuele waarde (koers op 31 januari). Er wordt automatisch een journaaltransactie gegenereerd. Voorbeeld herwaardering In dit voorbeeld een bedrijf met een basisvaluta in euro (EUR) en een Amerikaanse bankrekening in Dollar (USD).   Wisselkoers USD Waarde in EUR Boekwaarde (bij invoer) 0.9200 € 920,00 Nieuwe waarde (31-01-2026) 0.9500 € 950,00 Verschil (herwaardering) *   € 30,00 * In Visma Net noemen we dit een niet-gerealiseerd resultaat omdat de facturen nog openstaan en de definitieve winst of het verlies pas wordt vastgesteld op het moment dat de betaling daadwerkelijk plaatsvindt. De grootboekrekening waarop dit niet-gerealiseerde resultaat wordt geboekt is vastgelegd in het venster Valuta's. Herwaarderen vanuit één venster Hoewel je de herwaardering per proces kunt uitvoeren, is het ook mogelijk om dit centraal te doen via het venster Valutaherwaardering. Dit is vaak de snelste methode tijdens de maandafsluiting. In dit centrale venster kun je voor alle processen tegelijk (Grootboek, Crediteuren en Debiteuren) en voor alle valuta's in één run de herwaardering uitvoeren. Herwaarderen uitvoeren Open het venster Valutaherwaardering Selecteer de gewenste periode en datum voor herwaardering (standaard is de voorlaatste periode en de laatste dag van deze periode geselecteerd) Selecteer in het veld Valuta alle valuta's die je wilt herwaarderen Voeg een omschrijving toe voor de herwaardering Markeer de processen waarvoor de herwaardering moet worden uitgevoerd: Grootboekrekeningen (bank/kas) Crediteurenrekeningen Debiteurenrekeningen  Controleer in de corresponderende tabbladen voor welke transacties een herwaardering wordt uitgevoerd. Indien gewenst, kun je hier nog bepaalde transacties uitsluiten Controleer de totaalbedragen per proces Klik de knop Herwaarderen om de herwaardering voor de geselecteerde valuta's, processen en transacties uit te voeren In dit centrale venster worden automatisch de actuele valutakoersen opgehaald op de door jou geselecteerde datum, wanneer je gebruik maakt van de instelling Valutakoersen automatisch importeren in het venster Voorkeuren valuta.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Valuta.   Valutakoersen automatisch importeren Rapporteren in afwijkende valuta Valutaherwaardering uitvoeren

Een nieuw boekjaar kan op elk gewenst moment worden aangemaakt. In het lopende boekjaar kan gewoon gewerkt worden. Wanneer transacties gedaan worden die het resultaat beïnvloeden zal dit direct op de grootboekrekening Ingehouden winst zichtbaar zijn in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Deze procedure beschrijft in vier stappen het toevoegen van een nieuw boekjaar. Voorbereiding Nieuw boekjaar toevoegen Nummerreeks aanpassen Controle aansluiting 1. Voorbereiding Vóór het toevoegen van een nieuw boekjaar is het aanbevolen te controleren welke grootboekrekeningen zijn aangemerkt als systeemrekeningen voor de eindejaarsverwerking: Open het venster Voorkeuren grootboek. Verifieer de rekening in het veld Rek. resultaat boekjaar. Verifieer de rekening in het veld Rek. ingehouden winst. De rekening Resultaat boekjaar registreert het netto-resultaat dat is opgebouwd sinds het begin van het boekjaar, oftewel het verschil tussen de geboekte bedragen op alle rekeningen van het typeOpbrengsten en de geboekte bedragen op alle rekeningen van het type Kosten. Deze rekening wordt automatisch geactualiseerd voor elke transactie uitgevoerd op een opbrengsten- of kostenrekening. Bij aanvang van een nieuw boekjaar wordt het saldo van deze rekening teruggezet naar €0,00. Let op: Het is niet mogelijk om handmatig transacties op de rekening Resultaat boekjaar te verwerken.   Zodra het saldo van rekening Resultaat boekjaar wijzigt, zal ook het beginsaldo van de rekening Ingehouden winst voor het daaropvolgende boekjaar wijzigen. De rekening Ingehouden winst representeert het gecumuleerde resultaat over alle boekjaren, startend met het eerste boekjaar in Visma Net. Directe transacties, zoals het uitkeren van dividenden aan aandeelhouders, zijn toegestaan op deze rekening. Deze wordt gewoonlijk gerapporteerd in de sectie Eigen Vermogen van de balans. 2. Nieuw boekjaar toevoegen Open het venster Perioden  Kies toevoegen  (+) Het nieuwe boekjaar zal automatisch worden voorgesteld  Kies Perioden aanmaken om alle perioden voor het boekjaar aan te maken (Optioneel)  Maak de periodes inactief door de optie Actief te demarkeren; hiermee wordt voorkomen dat de perioden direct al beschikbaar zijn voor transacties. Kies Opslaan 3. Nummerreeks aanpassen Wordt gewerkt met aparte nummerreeksen per boekjaar; bijvoorbeeld voor de in- en verkoopfacturen?  Dan is het belangrijk om de reeks voor het nieuwe boekjaar vast te leggen: Open het venster Nummerreeksen  Selecteer de betreffende Nummering: APBILL - Inkoopfacturen  ARINVOICE - Verkoopfacturen APPAYMENT - Crediteurbetalingen ARPAYMENT - Debiteurbetalingen BATCH - Journaaltransacties Voeg een nummerreeks toe met de gewenste ingangsdatum 4. Controle aansluiting Om de aansluiting tussen beide rekeningen (Ingehouden winst en Resultaat boekjaar) te controleren, kunt u de volgende instructies volgen: Open het venster Rekening per periode. Selecteer het oude boekjaar. Cumuleer het eindsaldo van beide rekeningen voor de laatste periode. Selecteer nu het nieuwe boekjaar. Selecteer de rekening Ingehouden winst. Het beginsaldo voor de eerste periode moet gelijk zijn aan het eerder gecumuleerde bedrag. Indien er een verschil in de aansluiting is, ga dan als volgt te werk: Open het venster Rekeninghistorie valideren. Kies de laatste periode van het oude boekjaar  Markeer het werkelijke grootboek Klik op Valideren Als het verschil nog steeds bestaat, voer dan de volgende stappen uit: Kies de eerste periode van het oude boekjaar. Markeer het werkelijke grootboek. Klik op Valideren.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Aanmaken en onderhouden van Rekeninggroepen Projectfacturering uitvoeren Declaraties verwerken Urenstaat aanmaken en invullen Overboeken balanspositie bij afsluiten project

Deze procedure beschrijft hoe een resterende balanspositie op een project wordt afgeboekt bij projectafsluiting. Dit borgt dat projecten met een nul-saldo worden gearchiveerd en dat resterende resultaten (bijvoorbeeld subsidieverschillen) correct in de winst-en-verliesrekening worden verantwoord. Voorbeeldcase Bij gesubsidieerde projecten worden subsidies vaak op de balans geparkeerd. Gedurende de looptijd worden kosten via een toewijzingsregel afgezet tegen deze balanspositie. Bij afronding kan er een saldo resteren (overschot of tekort aan subsidie).   In deze procedure lichten we twee methodes toe om dit saldo naar nul te brengen: Handmatig afboeken: Via een handmatige journaalpost (geschikt voor incidentele gevallen of afwijkende boekingen). Via een toewijzingsregel: Een geautomatiseerde methode (geschikt voor standaardisatie). Voorbereiding: Controle balanspositie Om te beginnen, stellen we de omvang van het saldo vast van het project. Open het venster Projecten en selecteer het betreffende project. Ga naar het tabblad Saldo  Bepaal of het saldo positief of negatief is: Debetsaldo: Er staat nog een bedrag open dat moet worden afgeboekt (bijv. gemaakte kosten die niet gedekt zijn). Creditsaldo: Er is een restant aan vooruitontvangen middelen (bijv. subsidie die niet volledig is opgebruikt). Methode 1 - handmatig afboeken Gebruik deze methode als u volledige controle wilt over de specifieke grootboekrekening van de tegenboeking. Aanmaken van een journaaltransactie Open het venster Journaaltransacties Maak een nieuwe transactie aan met een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld "Finale saldering project [projectcode]" Boekingsregel 1: Creditsaldo: boek het restant debet op de projectrekening Debetsaldo: boek het restant credit op de projectrekening Boekingsregel 2: Gebruik voor de tegenboeking een grootboekrekening (dit kan zowel een projectrekening als niet-projectrekening zijn) Kies Vrijgeven om de journaaltransactie definitief te verwerken Controle project Open het venster Projecten Controleer bij het project of de balanspositie nul is Methode 2 - toewijzingsregel Gebruik deze methode voor een gestandaardiseerde "finale methode". LET OP: voor deze werkwijze is het noodzakelijk dat in de oorspronkelijke toewijzingsregel de optie Beschikbaar als bron voor andere toewijzing is gemarkeerd.   Toewijzingsregel inrichten Open het venster Toewijzingsregels en maakeen nieuwe regel aan Geef een code en omschrijving Voeg een stap toe en configureer de tabbladen als volgt: Tab Berekeningsregels: Toewijzingsmethode: Transacties toewijzen Toewijzingstransacties aanmaken: Ja Rekeninggroep: <selecteer de gewenste rekeninggroep> Formule bedrag: =[PMTran.Amount] Formule omschrijving: ='Finale methode: ' + [PMProject.Description]  Tab Toewijzingsinstellingen: Transacties journaliseren: Ja Debettransactie - Rekening: Vervangen: <selecteer de gewenste rekening> Credittransactie- Rekening: Debet   Toewijzingsregel koppelen Open het venster Projecten Open het gewenste project Klik het tabblad taken Zorg dat voor elke taak de toewijzingsregel voor de finale methode is gekoppeld  Toewijzing uitvoeren Open het venster Toewijzingen per project uitvoeren Selecteer het betreffende project Klik de knop Toewijzen Afhankelijk van de instelling Toewijzingen automatisch vrijgeven in het venster Voorkeuren projectbeheer is de toewijzing wel/niet vrijgegeven. Om de projecttransactie vrij te geven kan het venster Transacties vrijgeven worden geopend.   

In Visma.net Financials zijn diverse sneltoetsen tot uw beschikking voor veelgebruikte functies.

Een overzicht van alle algemene procedures.   Uitleg van de verschillende rollen in Visma Net (Admin) Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Mailen via Office365 (oAuth2) Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net Werken met draaitabellen in Visma Net Aanpassen landenformaat (datum, tijd, getal) Sneltoetsen in Visma Net

Voorraadartikelen zijn goederen die je inkoopt of produceert om vervolgens te verkopen. Deze artikelen worden aangemaakt in het venster Voorraadartikelen. Dit venster is alleen beschikbaar indien de module Logistics is geactiveerd en Voorraadbeheer is ingeschakeld in het venster Functionaliteit In-/uitschakelen.  Soorten voorraadartikelen Verschillende soorten voorraadartikelen worden ondersteund: Voltooid artikel: Dit type wordt gebruikt voor eindproducten die direct worden verkocht. Onderdeel: Dit type is bedoel voor onderdelen die worden gebruikt bij de assemblage van eindproducten Subassemblage: dit type wordt gebruikt voor tussentijdse samenstellingen die later worden omgezet in een eindproduct door middel van assemblage. Toepassing van voorraadartikelen Voorraadartikelen kunnen worden toegepast in de volgende transactievensters: Inkooporders Inkoopontvangsten Verkooporders Verzendingen Alle soorten voorraadtransacties (ontvangsten, uitgiftes, correcties, overdrachten, assemblages) Voorraadartikel aanmaken: laptop Ter illustratie maken we een voorraadartikel aan voor de verkoop van een laptop: Open het venster Voorraadartikelen Kies + om een nieuw artikel toe te voegen Gebruik de volgende gegevens: Artikel: LAPTOP01 Omschrijving: Hoogwaardige laptop voor zakelijke gebruikers Op het tabblad Algemene informatie:  Artikeltype: 11- Hardware (afhankelijk van de configuratie) Soort: Voltooide artikelen Waarderingsmethode: Vaste verrekenprijs Btw-categorie: 1 - Btw hoog Basiseenheid: STUK Verkoopeenheid: STUK Inkoopeenheid: STUK Controleer de grootboekrekeningen op het tabblad Rekeningen: Rekening voorraad en Subrek. voorraad Rekening verkoop en Subrek. verkoop Rekening kostprijs verkopen en Subrek. kostprijs verkopen; let op, als in het gekoppelde boekingstype is ingesteld dat de subrekening wordt overgenomen van de subrekening verkoop is deze inactief.  Rekening VVP (verschillen); voor eventuele verschillen tussen de vaste verrekenprijs en de daadwerkelijke inkoopprijs Rekening VVP (herwaardering); wordt gebruikt wanneer de VVP wordt aangepast Rekening Inkoop (reservering); tijdelijke boeking tussen de inkoopontvangsten en de inkoopfactuur.  Op het tabblad Prijs-/kosteninformatie: Standaardprijs: dit betreft de verkoopprijs per maateenheid Basisprijs: dit dient ter informatie wanneer er gewerkt wordt met uitgebreide verkoopprijzen (via het venster Verkoopprijzen) Klik op Opslaan en sluiten   

We leggen u graag uit hoe u uw bankkoppeling kunt wijzigen. Daarnaast leggen we specifiek voor klanten van de Rabobank uit hoe het overstappen van de RIB Pro-koppeling naar de nieuwe Premium-koppeling werkt.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel  Herkenning verkoopfactuurnummers optimaliseren Herkenning inkoopfactuurnummers optimaliseren SEPA voor een buitenlandse bank Overboeking tussen twee banken met afwijkende valuta Betalingen verwerken - Betalingsstatus uitgelegd  Afschriftregel met valutaverschil verwerken

Banktransactie met valutaverschillen eenvoudig afboeken

Deze procedure legt uit hoe je een betaling in een buitenlandse valuta kunt verwerken. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode en valuta, wordt bepaald welk type betaling uitgevoerd moet worden vanuit het venster Betalingen verwerken. Configureren van de Bank-/kasrekening Open het venster Bank-/kasrekeningen Selecteer de gewenste rekening en open de stamgegevens Controleer of de volgende gegevens correct zijn vastgelegd: IBAN BIC Configureren van een crediteur voor buitenlandse betalingen Open het venster Crediteuren Selecteer de gewenste crediteur en open de stamgegevens Ga naar het tabblad Betalingsinstellingen In het veld Betaalmethode selecteer je de methode voor buitenlandse betalingen; in dit voorbeeld is dat betaalmethode 3 Voer minimaal de volgende gegevens in onder Betalingsinstructies IBAN BIC Klik op Opslaan Aandachtspunten voor de Inkoopfactuur  Open het venster Inkoopfacturen Open de betreffende inkoopfactuur Controleer de volgende gegevens: Betaalmethode: Zorg dat de methode voor buitenlandse betalingen geselecteerd is Kostendrager: Dit bepaalt hoe de kosten voor de transactie worden verdeeld. Bij geen specifieke keuze wordt standaard "Gedeeld" toegepast.   Valuta: Controleer dat dit de juiste valuta is waarin de betaling zal plaatsvinden.  

De kostprijs van een activum kan achteraf worden aangepast door een transactie af te letteren op een activum. Dit kan een toevoeging (kostprijs verhogend) of een inhouding (kostprijs verlagend) zijn.  Afschrijvingen zullen vanaf dat moment rekening houden met de gewijzigde kostprijs.  Toevoeging (kostprijs verhogen) Verhoog de kostprijs van een activum door een transactie (debet) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn bij een inkoopfactuur als extra investering op een bestaand activum.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een Inkoopfactuur of een reguliere Journaaltransactie.  Open het venster Vaste activa Open het activum waarop de extra investering afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Toevoeging in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de transactie is geboekt Selecteer de datum en periode voor de verwerking van de toevoeging Markeer de betreffende transactie  Geef het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag (dit kan een deel van het totale bedrag zijn). In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken* Inhouding (kostprijs verlagen) Verlaag de kostprijs van een activum door een transactie (credit) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld bij een creditfactuur of in geval van een herinvestering.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een debetcorrectie of een reguliere journaaltransactie (bijvoorbeeld een herinvesteringsreserve).  Open het venster Vaste activa Open het activum waarmee de transactie afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Inhouding in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de af te letteren mutatie was geboekt Selecteer de datum en periode voor verwerking van de inhouding Markeer de betreffende transactie  Voer het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag. In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken*   Tip!  Wanneer je een inhouding wilt afletteren die niet gerelateerd is aan een activum, kun je dit ook doen vanuit het tabblad aflettering in het venster Vaste activa. Volg de hierboven genoemde stappen om de inhouding op te zoeken.  Markeer de betreffende transactie  Markeer de optie Afgeletterd in de regel Klik op de knop Verwerken * LET OP: indien de optie Inkooptransacties automatisch vrijgeven NIET is gemarkeerd in het venster Voorkeuren vaste activa, moeten de activatransacties eerst worden vrijgegeven via het venster Transacties vaste activa vrijgeven.

Indien op de activa-tussenrekening transacties staan die niet gekoppeld zijn aan een specifiek activum, kun je afletteren door de volgende stappen te volgen: Open het venster Aankopen activeren Markeer de betreffende transactie Markeer de optie Afgeletterd in de regel Kies Verwerken  

Voorafgaand aan de ingebruikname van Visma Net CRM dienen enkele essentiële onderdelen te worden ingericht. Het in gebruik nemen van CRM is daarbij niet slechts een technische stap, maar vraagt ook om duidelijke keuzes binnen jouw organisatie.   Denk hierbij aan het vaststellen van processen, het bepalen van werkwijzen en het maken van afspraken over hoe CRM wordt ingezet en gebruikt. Hoewel er nieuwe functionaliteit beschikbaar is, is het belangrijk om vooraf goed na te denken over wat je met CRM wilt bereiken, voordat je deze functionaliteit actief inschakelt.   Voor ondersteuning bij zowel de inrichting als de vertaling naar jouw organisatie en processen, kan contact worden opgenomen met jouw implementatiepartner. In onze Academy is een e-learningmodule over Visma Net CRM beschikbaar waarin je stap voor stap kennismaakt met het werken binnen Visma Net CRM.   Inschakelen CRM-functionaliteit Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen  Klik op Aanpassen Selecteer de gewenste opties: Relatiebeheer Case beheer Duplicatievalidatie Verkoopoffertes Klik op Inschakelen Aanmaken typen in CRM Je kunt leads, contactpersonen, relaties, marketingcampagnes, opportunites en cases indelen in typen op basis van specifieke kenmerken. Een correcte indeling helpt je om marketing- en salesprocessen snel en efficiënt te beheren, van het genereren van leads tot het omzetten van leads naar opportunities, het aanmaken van relaties en het opstellen van rapportages.   Binnen Visma Net CRM worden de volgende typen gebruikt, die in deze procedure verder worden toegelicht: Relatietypen Opportunity-typen Contactpersoon- en leadtypen Medewerkerstypen Campagnetypen Casetypen Relatietypen Een Relatietype wordt gebruikt bij het aanmaken van relaties en bevat standaardinstellingen voor een relatie. Relatietypen ondersteunen onder andere: het toewijzen van eigenaren aan relaties; het instellen van een standaard e-mailaccount; verzendinstellingen voor documenten. Daarnaast bepaalt het relatietype welke aanvullende kenmerken bij een relatie kunnen worden vastgelegd. Aanmaken Relatietypen Maak minimaal 1 relatietype aan: Open het venster Relatietypen Kies + om een nieuw type aan te maken Vul alle relevante velden   Opportunity-typen Opportunity-typen worden gebruikt voor rapportage-doeleinden en bepalen de standaardinstellingen bij het aanmaken van een nieuwe opportunity. Bij het aanmaken van een opportunity, selecteer je eerst het type, waarna de bijbehorende instellingen automatisch worden overgenomen. Daarnaast bepaalt het opportunity-type welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd. Opportunity fasen In Visma Net doorloopt een opportunity verschillende fasen. Elke fase kent een bepaalde waarschijnlijkheid dat de deal succesvol wordt afgesloten. Hierdoor kunnen verkoopteams op elk moment een inschatting maken van de verwachte omzet. Op het tabblad Stages van het opportunity-type kan per fase de waarschijnlijkheid worden vastgelegd. De lijst met fasen is voor alle opportunity-typen gelijk, maar per type kan worden bepaald welke fasen actief zijn. In elk opportunity-type moet minimaal 1 fase actief zijn. De sorteervolgorde bepaalt de volgorde waarin de fasen zichtbaar zijn binnen een opportunity.   Standaard zijn de volgende fasen beschikbaar (aanpasbaar naar wens): Prospect: De prospect is bekend, maar interesse is nog onduidelijk. Nurture: Er wordt informatie verzameld over de interesse van de prospect. Qualification: Het intersse van de prospect wordt vastgesteld. Development: eisen zoals budget en levertijd worden verduidelijkt. Solution: Onderhandeling over de oplossing en benodigde producten of diensten. Proof: De oplossing is ontwikkeld en beoordeeld; een offerte is verstuurd. Negotiation: Onderhandelingen over prijzen, kortingen en voorwaarden. Won: Het voorstel is geaccepteerd en klaar voor contract bestelling. Aanmaken opportunity-typen Maak minimaal 1 opportunity-type aan: Open het venster Opportunity-typen Kies + om een nieuw type aan te maken Vul alle relevante velden Klik op het tabblad Stages Markeer de gewenste fasen voor dit type opportunity Pas indien desgewenst de omschrijvingen aan Contactpersoon- en leadtypen Een Contactpersoon- en leadtype worden gebruikt bij het aanmaken van contactpersonen en leads en bevatten de standaardinstellingen hiervoor. Daarnaast bepalen deze typen welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd. Aanmaken Contactpersoon- en leadtypen Maak minimaal 1 contactpersoon- en leadtype aan Open het venster Contactpersoon- en leadtypen Kies + om een nieuw type aan te maken Vul alle relevante velden in Medewerkerstypen Een medewerkerstype bevat standaardinstellingen voor medewerkers en bepaalt welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd. Aanmaken Medewerkerstype Maak minimaal 1 medewerkertype aan: Open het venster Medewerkerstypen Kies + om een nieuw type aan te maken Vul alle relevante velden Campagnetypen Een Campagnetype wordt gebruikt bij het aanmaken van marketingcampagnes en bepaalt welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd. Aanmaken Campagnetype Maak minimaal 1 campagnetype aan Open het venster Campagnetypen Koppel de gewenste kenmerken Casetypen Een casetype bevat de standaardinstellingen voor nieuwe cases, waaronder de methode van facturatie. Daarnaast bepaalt het casetype welke aanvullende kenmerken bij kunnen worden vastgelegd. Type facturatie Per casetype kan een van volgende facturatiemethoden worden geselecteerd: Per case: Kies deze methode wanneer een case pas wordt gefactureerd na afsluiting. De factuur is gebaseerd op alle aan de case gekoppelde activiteiten. Indien gebruik wordt gemaakt van debiteurcontracten kan de optie Contract vereist worden ingeschakeld. Daarnaast kan een niet-voorraadartikel worden gekoppeld voor gewerkte uren en overuren. Per Activiteit: Kies deze methode wanneer losse activiteiten binnen een case afzonderlijk worden gefactureerd. Dit is met name geschikt voor langdurige cases die niet binnen één factureringsperiode worden afgerond. Ook hier moeten artikelen voor uren en overuren worden gekoppeld. Aanmaken niet-voorraadartikel (uren) Voor facturatie van cases is minimaal één niet-voorraadartikel van het type Arbeid vereist: Open het venster Niet-voorraadartikelen Maak een nieuw artikel aan Vul de relevante velden in Selecteer bij Soort de waarde Arbeid Vul een standaardprijs in op het tabblad Prijs-/kosteninformatie. Aanmaken Casetype Maak minimaal 1 casetype aan Open het venster Casetypen Vul de gewenste velden in Voorkeuren relatiebeheer Open het venster Voorkeuren relatiebeheer  Stel op het tabblad Algemene informatie de standaardtypen in voor: Leads Contactpersonen Relaties Opportunities  Cases Pas overige instellingen naar wens aan Medewerkers en gebruikers Medewerkers worden gebruikt om eigenaarschap vast te leggen binnen relatiebeheer. Voor iedere gebruiker moet een medewerker worden aangemaakt. Open het venster Medewerkers Maak voor elke gebruiker een medewerker aan Zorg ervoor dat het veld E-mailadres is ingevuld. Kies Opslaan Koppelen gebruiker Open het venster Gebruikers Selecteer in het veld Gekoppelde medewerker de juiste medewerker aan de gebruiker  

Bij het verwerken van de afschriftregels kan het voorkomen dat het niet direct bekend is voor welke relatie de uitgave/ontvangst bestemd is. In deze situatie is het niet direct mogelijk om de afschriftregel te verwerken. Een methode die uitkomst kan bieden is het gebruik van het herindelen van de betalingen. Dit proces bestaat uit een aantal stappen: Aanmaken van een Bank-kasrekening Aanmaken van een Invoersoort Toepassen van de invoersoort bij het verwerken van afschriftregels Transactie toekennen aan de debiteur/crediteur 1. Aanmaken bank-/kasrekening Ga naar het venster Bank-/kasrekeningen Voeg via + een nieuwe rekening toe met de omschrijving Herclassificeren. Let op: Je kunt uiteraard kiezen om een herindelingsrekening per vestiging aan te maken. Maak in dat geval voor elke vestiging een aparte tussenrekening aan. Zet de Instellingen voor AutoPay-integratie zowel bij afschriften als inkomende betalingen op Uitsluiten van AutoPay Gebruik bij Rekening een tussenrekening (maak eventueel een nieuwe grootboekrekening aan) Kies de juiste Subrekening Voeg in het tabblad Betaalmethoden de betaalmethode 1 toe Markeer Gebruik in Crediteuren en Gebruik in Debiteuren Kies voor Opslaan en sluiten 2. Aanmaken invoersoort herindeling Open het venster Invoersoorten Klik op het + om een nieuwe invoersoort aan te maken met de code “CLSO” Kies Ontvangst Gebruik de omschrijving “Herclassificeren” Zet een vinkje bij Betalingen herindelen Selecteer bij het veld Rek. voorlopig boeken de bij stap 1 gekoppelde tussenrekening Klik op het + om de bank-/kasrekeningen te koppelen waarvoor deze herindeling beschikbaar moet zijn. Let op: Zorg dat hier geen betalingen onderweg of vereffeningsrekeningen tussen staan Kies voor Opslaan Maak nu op vergelijkbare wijze een invoersoort aan voor de herindeling van uitgaven met code “CLSU”.  3. Afschriftregel verwerken naar herindelen In dit voorbeeld wordt een afschriftregel verwerkt van een onbekende ontvangst van een crediteur die een terugbetaling heeft gedaan. Ga naar het venster Afschriftregels verwerken Selecteer de Bank-/kasrekening voor de verwerking van de afschriften Selecteer de afschriftregel met de ontvangst Kies Aanmaken op het tabblad Betaling aanmaken Selecteer de module Bank/kas Selecteer de invoersoort CLSO Wijzig indien gewenst het veld Omschr. trans. Kies Verwerken Deze onbekende ontvangst is nu terug te zien op de grootboekrekening 1102 Herclassificeren 4. Transactie toekennen aan debiteur/crediteur In het venster Betalingen opnieuw indelen verschijnen alle transacties die vanuit de afschriftregels naar deze tussenrekening zijn verwerkt. Vanuit dit venster kan vervolgens gekozen worden naar welk deelproces de betaling verwerkt moet worden.  Ga naar het venster Betalingen opnieuw indelen Selecteer de Invoersoort CLSO Alle openstaande transacties op deze rekening worden nu weergegeven. Klik in de betreffende regel in het veld Debiteur/crediteur en selecteer de juiste crediteur Markeer de betreffende regel en kies voor Verwerken Let op: De betaling is nu verwerkt naar een crediteurenbetaling. Als ook bekend is op welke factuur deze terugbetaling betrekking heeft kan direct gekozen worden voor de knop Resulterend document weergeven. Hiermee wordt het venster Crediteurbetalingen geopend waar de betreffende factuur kan worden gekoppeld.

Het proces van desinvestering wordt toegepast voor het afvoeren van een activum. Dit kan om verschillende redenen noodzakelijk zijn, waaronder: Einde van de levensduur van het activum Verkoop van het activum Diefstal van het activum Onbruikbaarheid van het activum Let op: Het is ook mogelijk een activum tegen te boeken, wat inhoudt dat de eerdere transacties worden teruggedraaid (tegengeboekt). Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast wanneer een activum foutief was geactiveerd.  Procedure voor het desinvesteren 1. Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste desinvesteringsmethode beschikbaar is Open het venster Desinvesteringsmethoden Controleer of de gewenste methode beschikbaar is en de juistheid van de gekoppelde grootboekrekening. 2. Uitvoeren desinvestering Open het venster Vaste activa Open het activum dat afgevoerd gaat worden Kies Acties/Desinvesteren * Selecteer de gewenste datum voor de desinvestering. De periode wordt overeenkomstig de datum geselecteerd, indien gewenst kan de periode nog worden gewijzigd.  (Optioneel) Voer de waarde in waarvoor het activum is verkocht. Selecteer de gewenste desinvesteringsmethode Indien nodig, markeer de optie Afschrijven voor desinvestering om afschrijvingen tot de geselecteerde periode te genereren. Vermeld de reden van desinvestering Bevestig met Ok * Het is ook mogelijk om meerdere activa tegelijk af te voeren. Gebruik daarvoor het venster Activa desinvesteren. Journaalposten  Rekening Debet Credit Rek. winst/verlies Het verlies (boekwaarde - opbrengsten, indien de boekwaarde groter is dan het opbrengsten) of 0,00 De winst (opbrengsten - boekwaarde, als de boekwaarde kleiner is dan de opbrengsten) of 0,00 Rek. vaste activa 0.00 Aanschafkosten Rek. cumulatieve afschrijvingen Bedrag cumulatieve afschrijvingen 0.00 Rek. opbrengsten* Bedrag opbrengsten 0.00   * Registratie verkooptransactie Na het uitvoeren van de desinvestering moet het geregistreerde waardebedrag, dat tijdens de desinvestering is ingevoerd, formeel als verkooptransactie worden geboekt.  Gebruik hiervoor de standaardprocedure voor het maken van een verkooptransactie en gebruik dezelfde grootboekrekening die is gekozen tijdens de desinvestering (rek. opbrengsten). 

Tijdens het gebruik van het venster Betalingen verwerken (AP50301S) kan het voorkomen dat sommige batches niet automatisch de status Voltooid krijgen, ondanks dat ze in AutoPay of bij de bank al wel als Voltooid worden gemarkeerd.   Hierdoor behouden betalingen in Visma Net Financials de status Afgedrukt en blijven ze op de openstaande postenlijst staan. Dit betekent niet dat de betalingen niet daadwerkelijk zijn uitgevoerd, enkel dat de status hiervan nog niet volledig is verwerkt in Financials.   In deze procedure bespreken we een aantal veel voorkomende betaalstatussen en de stappen die je kunt zetten om deze betalingen alsnog te voltooien.      Statusupdates zijn onvolledig Deze status kan verschillende oorzaken hebben, zoals een gesloten periode of een time-out bij het verwerken van bestanden. Het systeem voert regelmatig een statusupdate uit, waardoor deze status vaak automatisch wordt opgelost. Blijft deze status langere tijd staan dan kun je dit oplossen door de volgende stappen uit te voeren: Open de betaalbatch door in de kolom gegevens te klikken op Betalingen weergeven (>).  Beweeg vervolgens je muis over het gele uitroepteken, om de foutmelding zichtbaar te maken.  Los de problemen uit de foutmelding op. Klik op de knop Niet voltooide betalingen bijwerken om de status van de betaalbatch te updaten.  Wanneer na uitvoeren van bovenstaande stappen de status van de betaalbatch niet op Voltooid komt te staan, kan een supportticket worden ingediend.  Naar bank verzonden Zeer sporadisch kan het voorkomen dat een batch de status Naar bank verzonden blijft houden terwijl deze in AutoPay al Voltooid is. De status is dan niet volledig doorgevallen vanuit AutoPay. In deze situatie kan contact opgenomen worden met support om de status nogmaals door te laten sturen.  In behandeling Batches zonder documenten of bedrag, die langdurig op de status In behandeling blijven staan, hebben last van een visuele bug. In dergelijke gevallen is de batch niet naar AutoPay verzonden en is er een leeg document aangemaakt. De initieel bevestigde betalingen blijven in het Betalingen verwerken venster staan en kunnen nogmaals normaal worden verwerkt. Voor het verwijderen van deze betaalbatches kan een supportticket worden ingediend.   Afgewezen door bank & Geannuleerd in AutoPay Van batches die de status Afgewezen door bank of Geannuleerd in AutoPay hebben, zijn de onderliggende betalingen weer terug te vinden in het Betalingen verwerken venster voor verdere verwerking. Bij vragen over afwijzing van een batch door de bank, is het aan te raden eerst contact op te nemen met de respectievelijke bank en daarna eventueel een supportticket in te dienen. Tickets over Betalingen verwerken / AutoPay: Mocht het nodig zijn om een ticket aan te maken over betaalbatches, zorg er dan voor dat je altijd de volgende informatie van de betreffende betaalbatch(es) vermeldt: IBAN van de gebruikte BOW (Bank-/kasrekening) Opdrachtnummer van de batch (Betalingen verwerken) / Visma Ref. (AutoPay) Datum van de batch

Het weergeven van datum-, tijd- en bedragvelden kan op verschillende manieren, afhankelijk van de landinstellingen die voortkomen uit je taalkeuze. Wil je deze formaten personaliseren, dan kan dat eenvoudig via de Gebruikersinstellingen. Hieronder vind je een uitgewerkt voorbeeld dat uitlegt hoe je de datumnotatie kunt aanpassen van de standaardinstelling (5-9-2025) naar een aangepast formaat (05-09-2025). Op vergelijkbare wijze kun je ook andere formaten wijzigen, zoals het decimaalteken.  Aanpassen landenformaat Open het venster Gebruikersinstellingen (door het in de zoekbalk in te typen) Kies de tab Aangepast landenformaat Selecteer het formaat "nl-NL" Wijzig de korte datumnotatie van "d-M-yyyy" in "dd-MM-yyyy" Kies Opslaan