Nieuw boekjaar aanmaken

[#1]

Een nieuw boekjaar kan op elk gewenst moment worden aangemaakt. In het lopende boekjaar kan gewoon gewerkt worden. Wanneer transacties gedaan worden die het resultaat beïnvloeden zal dit direct op de grootboekrekening Ingehouden winst zichtbaar zijn in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Deze procedure beschrijft in vier stappen het toevoegen van een nieuw boekjaar.

1. Voorbereiding
2. Nieuw boekjaar toevoegen
3. Nummerreeks aanpassen
4. Controle aansluiting

1. Voorbereiding

Vóór het toevoegen van een nieuw boekjaar is het aanbevolen te controleren welke grootboekrekeningen zijn aangemerkt als systeemrekeningen voor de eindejaarsverwerking:

• Open het venster Voorkeuren grootboek.
• Verifieer de rekening in het veld Rek. resultaat boekjaar.
• Verifieer de rekening in het veld Rek. ingehouden winst.

De rekening Resultaat boekjaar registreert het netto-resultaat dat is opgebouwd sinds het begin van het boekjaar, oftewel het verschil tussen de geboekte bedragen op alle rekeningen van het typeOpbrengsten en de geboekte bedragen op alle rekeningen van het type Kosten. Deze rekening wordt automatisch geactualiseerd voor elke transactie uitgevoerd op een opbrengsten- of kostenrekening. Bij aanvang van een nieuw boekjaar wordt het saldo van deze rekening teruggezet naar €0,00.

Let op: Het is niet mogelijk om handmatig transacties op de rekening Resultaat boekjaar te verwerken.

Zodra het saldo van rekening Resultaat boekjaar wijzigt, zal ook het beginsaldo van de rekening Ingehouden winst voor het daaropvolgende boekjaar wijzigen. De rekening Ingehouden winst representeert het gecumuleerde resultaat over alle boekjaren, startend met het eerste boekjaar in Visma.net ERP. Directe transacties, zoals het uitkeren van dividenden aan aandeelhouders, zijn toegestaan op deze rekening. Deze wordt gewoonlijk gerapporteerd in de sectie Eigen Vermogen van de balans.

2. Nieuw boekjaar toevoegen

• Open het venster Perioden 
• Kies toevoegen  (+)
• Het nieuwe boekjaar zal automatisch worden voorgesteld 
• Kies Perioden aanmaken om alle perioden voor het boekjaar aan te maken
• (Optioneel)  Maak de periodes inactief door de optie Actief te demarkeren; hiermee wordt voorkomen dat de perioden direct al beschikbaar zijn voor transacties.
• Kies Opslaan

3. Nummerreeks aanpassen

Wordt gewerkt met aparte nummerreeksen per boekjaar; bijvoorbeeld voor de in- en verkoopfacturen?  Dan is het belangrijk om de reeks voor het nieuwe boekjaar vast te leggen:

• Open het venster Nummerreeksen 
• Selecteer de betreffende Nummering:
• APBILL voor inkoopfacturen 
• ARINVOICE voor verkoopfacturen
• Voeg een nummerreeks toe met als ingangsdatum 01-01-2023  (ter illustratie voor het boekjaar 2023)

4. Controle aansluiting

Om de aansluiting tussen beide rekeningen (Ingehouden winst en Resultaat boekjaar) te controleren, kunt u de volgende instructies volgen:

• Open het venster Rekening per periode.
• Selecteer het oude boekjaar.
• Cumuleer het eindsaldo van beide rekeningen voor de laatste periode.
• Selecteer nu het nieuwe boekjaar.
• Selecteer de rekening Ingehouden winst.
• Het beginsaldo voor de eerste periode moet gelijk zijn aan het eerder gecumuleerde bedrag.

Indien er een verschil in de aansluiting is, ga dan als volgt te werk:

• Open het venster Rekeninghistorie valideren.
• Kies de laatste periode van het oude boekjaar 
• Markeer het werkelijke grootboek
• Klik op Valideren

Als het verschil nog steeds bestaat, voer dan de volgende stappen uit:

• Kies de eerste periode van het oude boekjaar.
• Markeer het werkelijke grootboek.
• Klik op Valideren.