Toepassen van een G-rekening bij inkoopfacturen

[#1]

G-rekening

Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening die in Nederland voornamelijk wordt gebruikt in de bouw en uitzendsector om risico's op aansprakelijkheid voor niet afgedragen loonheffingen en btw bij onderaanneming en uitlening van personeel te verminderen.

Bij het gebruik van een G-rekening maakt een bedrijf (de opdrachtgever) een deel van de factuur van hun opdrachtnemer over naar deze geblokkeerde rekening (de G-rekening). De opdrachtnemer kan deze gelden alleen gebruiken voor het betalen van loonheffingen en btw aan de Belastingdienst.

In deze procedure wordt het proces beschreven voor het instellen en gebruiken van de G-rekening functionaliteit in Visma.net. Door deze functie te gebruiken, kun je de financiële processen rond het verwerken van inkoopfacturen met de G-rekening automatiseren.

1. Inschakelen G-rekening functionaliteit

• Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen
• Klik op Aanpassen.
• Markeer de optie G-rekening in het onderdeel Financials geavanceerd.
• Klik op Inschakelen.

2. Voorkeuren crediteuren

• Open het venster Voorkeuren crediteuren.
• Configureer de beschikbare opties zoals gewenst:
  • G-rekening automatisch vrijgeven: Schakel deze in om de G-rekening factuur direct vrij te geven na het aanmaken.
  • Facturen G-rekening automatisch aanmaken en vrijgeven: Activeer deze optie om de G-rekening factuur automatisch aan te maken wanneer de originele factuur wordt vrijgegeven.
  • Referentie crediteur naar factuur G-rekening kopiëren: Schakel deze in om de referentie van de crediteur te kopiëren naar de G-rekening factuur. Let op: ook als de functie Melding bij dubbele factuurnummers is ingeschakeld, is het toegestaan dat beide facturen dezelfde referentie hebben.
  • Een project per document vereist: Indien de module Projecten is geactiveerd, schakel deze optie in om het gebruik van dezelfde projectcode op alle factuurregels verplicht te stellen.

3. Toevoegen van G-rekening in Betaalmethoden

• Open het venster Betaalmethoden.
• Open de betaalmethode voor het automatisch betalen.
• Kies het tabblad Instellingen voor crediteuren.
• Voeg een regel toe en selecteer G-rekening in het veld Soort bankgegeven.
• Kies Opslaan

4 Instellingen per crediteur

• Open het venster Crediteuren.
• Open de stamgegevens van een crediteur
• Configureer de beschikbare opties zoals gewenst:
  • G-rekening (IBAN); IBAN van de geblokkeerde rekening (tab Betalingsinstellingen)
  • Bank-/kasrekening (G-rekening); De bank-/kasrekening voor de betaling van de G-rekening
  • Toepassen G-rekening; G-rekening activeren voor deze crediteur
  • G-rekening (%); Het standaardpercentage voor het gedeelte van de inkoopfactuur dat naar de G-rekening betaald moet worden.
  • Rekening G-rekening; De tussenrekening voor de tijdelijke transactie van het gedeelte van de G-rekening (tab Rekeningen), zolang de G-rekening factuur nog niet is aangemaakt
  • Subrekening G-rekening; De subrekening voor deze tijdelijke transactie

5. Toepassen G-rekening op een inkoopfactuur

• Open het venster Inkoopfacturen.
• Maak een nieuwe inkoopfactuur en selecteer de crediteur
• De optie G-rekening toepassen zal standaard gemarkeerd zijn als dit was ingesteld in de crediteur. Je kunt de optie uitschakelen indien nodig. 
• In de factuurregels zijn twee extra kolommen zichtbaar en kunnen naar wens worden aangepast:
  • G-rekening (%)
  • Bedrag G-rekening

• Via de knop Acties/G-rekening bijwerken kan een nieuw bedrag of percentage worden toegepast op de gehele factuur. Deze wijziging zal dan automatisch proportioneel worden verdeeld over de factuurregels. 
• Na het vrijgeven van de inkoopfactuur wordt het bedrag voor de G-rekening geboekt op de tussenrekening (zoals vastgelegd bij de crediteur). Dit kan direct vanuit de inkoopfactuur via Acties/G-rekening vrijgeven of in batch voor meerdere inkoopfacturen via het venster G-rekening vrijgeven.
• Beide facturen kunnen via het reguliere betaalproces worden betaald. De IBAN voor de G-rekening wordt automatisch voorgesteld voor inkoopfacturen van het type Factuur G-rekening. 

 Let op: btw wordt alleen toegepast op de originele factuur en niet op de factuur G-rekening. 

[Daphne Keuter]

@sanderdercksen wij hanteren de g-rekeningen al geruime tijd in Visma.net Helaas moeten wij de betaling naar de G-rekening handmatig aanvinken 'Goedgekeurd voor betaling'. In Elvy is na goedkeuring van de factuur alleen een terugkoppeling naar de betaling op de 'gewone' IBAN. Is dit het in te stellen dat dan ook de betaling naar de G-rekening automatisch goedgekeurd wordt? Groet Daphne

[sanderdercksen]

@Daphne Keuter Vanuit Visma.net is dat helaas niet mogelijk. Wellicht kun je dit verzoek indienen bij Elvy, om bij de terugkoppeling dit vinkje ook te zetten op de G-rekening factuur? 

[Daphne Keuter]

@Sander  dat is helaas niet mogelijk in Elvy omdat dit systeem het andere Visma.net boekstuknummer met de G-rekening niet ziet/kent. We gaan binnenkort over op Spendcloud, wellicht kan het met dit systeem wel.

[Eric Hulshof - Databas BV]

@Daphne Keuter Ook met Spend Cloud blijf je dit probleem houden. Wij hebben dit voor een klant van ons opgelost met een klein stukje maatwerk. Mogelijk dat jouw Visma partner je daar ook mee kan helpen. 

[Daphne Keuter]

@Eric Hulshof - Databas BV Bedankt Eric! We zijn nu live met Spendcloud en lopen inderdaad tegen het probleem met de g-rekening aan. Ik bespreek het met onze projectleider Tamma Pronk en onze Visma partner Consolit.