Stappenplan: Overstappen van AccountView naar eAccounting

[#1]

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van AccountView naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.

Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van AccountView en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.  

1. Stamgegevens exporteren
2. Eindbalans afdrukken
3. Startwizard eAccounting
4. Stamgegevens importeren
5. Openingsbalans invoeren
6. Bankkoppelingen activeren

 

1. Stamgegevens exporteren

Als je in AccountView veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.

Voor het exporteren kies je in AccountView Bestand > Administraties en ga je op de administratie staan waaruit je deze stamgegevens wilt exporteren. Hierna kies je Document > Exporteren > eAccounting-migratie. Zorg ervoor dat rekeningen voor debiteuren en crediteuren (beginbalans) gevuld zijn en wijzig verder geen instellingen in de dialoog.

Kies Volgende om een doelmap op te geven waarin je wilt exporteren. Nadat je voor Exporteren gekozen hebt, krijg je de beschikking over deze bestanden:

• Auditfile (XAF)
• Grootboekrekeningen (CSV)
• Debiteuren (CSV)
• Crediteuren (CSV)
• Artikelen (CSV) 

Later bij het importeren in eAccounting gebruik je alleen de bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen. De bestanden Auditfile en Grootboekrekeningen hoef je niet te importeren omdat in eAccounting al een ingericht rekeningschema beschikbaar is en je start met boeken in een nieuw boekjaar.

2. Eindbalans afdrukken

Een eindbalans druk je vanuit AccountView af door in de administratie te kiezen voor Bestand > Grootboek en daarna Rapporten > Balans. Zorg ervoor dat je het rapport afdrukt tot en met de laatste periode waarin je mutaties hebt ingevoerd.

Na Volgende > krijg je de mogelijkheid om het rapport af te drukken of op te slaan als bestand. Deze eindbalans gebruik je later bij het invoeren van een openingsbalans in eAccounting.

3. Startwizard eAccounting

Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen.
Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is.

Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.

4. Stamgegevens importeren

De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1, zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.

5. Openingsbalans invoeren

De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans.

Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan.

1. In de openingsbalans boek je de openstaande postensaldo’s op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van de openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening.
   
   
   
   
2. Wil je de openstaande posten geboekt hebben op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren dan kun je dit doen via snelle factuurinvoer. De tegenrekening is de tussenrekening die je bij de eerste optie ziet. Hieronder een voorbeeld van zo’n boekstuk.
   
   
   
   Geef alle openstaande posten als factuurdatum de eerste dag van het eerste boekjaar (dus bijvoorbeeld 01-01-2025). Je kunt de posten wel verschillende vervaldata geven als deze maar vallen op of na de eerste dag van het eerste boekjaar.
3. Heb je veel openstaande posten? Dan kun je overwegen deze te importeren via https://import.eaccounting.nl/. Meer informatie over deze optie vind je op de community. Bij het importeren markeer je niet de optie ‘btw specificeren’ en voor iedere openstaande post geef je in het importbestand als rekening de tussenrekening op.
   
   
4. 

6. Bankkoppelingen activeren

Als je een bankkoppeling hebt met AccountView, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je de volgende gegevens verzamelt:

1. Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten. 
2. Je serienummer van AccountView: dit vind je via Help > Info in AccountView. 
3. Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).
   
   

   Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren.

   
   

Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.