Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

💡 In deze video laat Michaela je stap voor stap zien hoe je eenvoudig facturen kunt maken en versturen in eAccounting.   ✨ Wat leer je in deze video? Een factuur aanmaken en versturen De layout van je factuur instellen Overige instellingen aanpassen Betaallinks activeren De eAccounting app gebruiken     Links: 🔗 E-invoicing activeren 👉 https://youtu.be/u28kn24adZY 🔗 Betaallinks activeren 👉 https://youtu.be/bsFpNk_xYAM  

Ben je net begonnen met eAccounting en wil je snel aan de slag? In dit artikel vind je twee handige video's die je op weg helpen. Dudu laat stap voor stap zien hoe je eenvoudig de gegevens van je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt importeren. Ook laat ze zien hoe je eenvoudig de openingsbalans en de openstaande posten van het vorige boekjaar invoert.   Stamgegevens importeren   Openingsbalans en openstaande posten invoeren  

Tweestapsverificatie voegt een extra beveiligingslaag toe aan je account, door naast je wachtwoord nog een tweede verificatiestap uit te voeren. Bijvoorbeeld door een code in te voeren die naar je telefoon is gestuurd via de Google Authenticator app of per SMS. Hiermee bescherm je je account beter en zorg je ervoor dat alleen jij toegang hebt, zelfs als iemand anders je wachtwoord weet. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit kunt instellen.   1. Tweestapsverificatie Instellen voor eAccounting   Log in op vismaonline.com met je gebruikersnaam en wachtwoord van eAccounting. Ga in het linkermenu naar Mijn gebruikersprofiel. Zoek onder Inloggen met wachtwoord de optie Tweestapsverificatie inschakelen en klik daarop.     Log vervolgens weer in met je wachtwoord en doorloop de stappen   2. Authenticator app downloaden en instellen    Download via de App Store of Google Play Store de Google Authenticator app op je mobiel. Vervolgens kun je de QR-code scannen door in de app rechtsonder op het plusje te klikken.      Scan met je mobiel de QR-code die je op het beeldscherm ziet, of voer handmatig de groene code in.     Klik op Volgende   3. QR-code bevestigen   Nadat je de QR-code hebt toegevoegd, voer je de 6-cijferige code in die zichtbaar is in de Google authenticator app.       Klik op Volgende   4. SMS voor tweestapsverificatie instellen   Vervolgens krijg je de optie om SMS als tweestapsverificatie in te stellen. Voer je telefoonnummer in zodat je ook kan inloggen met de code die per SMS naar je wordt verstuurd.      Klik op Volgende   Ter bevestiging wordt er een sms naar je verstuurd zodat je dit kunt verifiëren.   5. Back-upcode opslaan   Als laatste krijg je een back-up code te zien. Mocht de telefoon kwijtraken, kapot gaan of gestolen worden, dan kun je met deze noodcode eenmalig inloggen zonder tweestapsverificatie.  Let op: Bewaar deze code goed en deel het met niemand.     Vink Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen aan en klik op Volgende 6. Overige opties voor tweestapsverificatie   Nu de  tweestapsverificatie succesvol is ingeschakeld, kun je hier voortaan mee inloggen. Je kunt ervoor kiezen om het vinkje Onthoud dit apparaat 30 dagen aan te zetten, zodat je de code maar één keer per 30 dagen hoeft in te voeren.      Mocht er toch iets verkeerd gaan met het inloggen of heb je geen toegang tot de Google Authenticator App, dan kun je kiezen voor de optie Probeer het op een andere manier. Hiermee krijg je een overzicht van de beschikbare opties om op andere manieren in te loggen.      

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van Davilex naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van Davilex en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Voor het exporteren vanuit Davilex heb je minimaal versie 9.14 nodig. Heb je een lagere versie, neem dan contact op met Davilex support. Als je in Davilex veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   kies in het menu van Davilex Import en Export voor Exporteren nadat je Export Visma eAccounting hebt aangeklikt. Hierna volg je de instructies en sla je de relevante gegevens op als CSV-bestand voor Visma eAccounting. Voor stamgegevens uit eerdere boekjaren kun je een export maken voor referentiedoeleinden. Klik hier voor een exporthandleiding.   2. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   3. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1 zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   4. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan. In de openingsbalans boek je de openstaande postensaldo’s op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van de openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening. Wil je de openstaande posten geboekt hebben op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren dan kun je dit via snelle factuurinvoer doen. De tegenrekening is de tussenrekening die je bij de eerste optie ziet. Hieronder een voorbeeld van zo’n boekstuk.  Geef alle openstaande posten als factuurdatum de eerste dag van het eerste boekjaar (dus bijvoorbeeld 01-01-2025). Je kunt de posten wel verschillende vervaldatums geven als deze maar vallen op of na de eerste dag van het eerste boekjaar. Heb je veel openstaande posten? Dan kun je overwegen deze te importeren via https://import.eaccounting.nl/. Meer informatie over deze optie vind je op de community. Bij het importeren markeer je niet de optie ‘btw specificeren’ en voor iedere openstaande post geef je in het importbestand als rekening de tussenrekening op.   5. Bankkoppelingen activeren Als je een bankkoppeling hebt met Davilex, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je deze gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je aanmeldcode van Davilex: dit vind je in de Help van Davilex.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van AccountView naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van AccountView en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Eindbalans afdrukken Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Als je in AccountView veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   Voor het exporteren kies je in AccountView Bestand > Administraties en ga je op de administratie staan waaruit je deze stamgegevens wilt exporteren. Hierna kies je Document > Exporteren > eAccounting-migratie. Zorg ervoor dat rekeningen voor debiteuren en crediteuren (beginbalans) gevuld zijn en wijzig verder geen instellingen in de dialoog.       Kies Volgende om een doelmap op te geven waarin je wilt exporteren. Nadat je voor Exporteren gekozen hebt, krijg je de beschikking over deze bestanden: Auditfile (XAF) Grootboekrekeningen (CSV) Debiteuren (CSV) Crediteuren (CSV) Artikelen (CSV)    Later bij het importeren in eAccounting gebruik je alleen de bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen. De bestanden Auditfile en Grootboekrekeningen hoef je niet te importeren omdat in eAccounting al een ingericht rekeningschema beschikbaar is en je start met boeken in een nieuw boekjaar.   2. Eindbalans afdrukken Een eindbalans druk je vanuit AccountView af door in de administratie te kiezen voor Bestand > Grootboek en daarna Rapporten > Balans. Zorg ervoor dat je het rapport afdrukt tot en met de laatste periode waarin je mutaties hebt ingevoerd.     Na Volgende > krijg je de mogelijkheid om het rapport af te drukken of op te slaan als bestand. Deze eindbalans gebruik je later bij het invoeren van een openingsbalans in eAccounting.   3. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   4. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1, zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   5. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan. In de openingsbalans boek je de openstaande postensaldo’s op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van de openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening. Wil je de openstaande posten geboekt hebben op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren dan kun je dit doen via snelle factuurinvoer. De tegenrekening is de tussenrekening die je bij de eerste optie ziet. Hieronder een voorbeeld van zo’n boekstuk. Geef alle openstaande posten als factuurdatum de eerste dag van het eerste boekjaar (dus bijvoorbeeld 01-01-2025). Je kunt de posten wel verschillende vervaldata geven als deze maar vallen op of na de eerste dag van het eerste boekjaar. Heb je veel openstaande posten? Dan kun je overwegen deze te importeren via https://import.eaccounting.nl/. Meer informatie over deze optie vind je op de community. Bij het importeren markeer je niet de optie ‘btw specificeren’ en voor iedere openstaande post geef je in het importbestand als rekening de tussenrekening op. 6. Bankkoppelingen activeren   Als je een bankkoppeling hebt met AccountView, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je de volgende gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je serienummer van AccountView: dit vind je via Help > Info in AccountView.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.