Werken met voorschotten in Advisor

1 Kudo · 01-07-2021

In deze supportnote ziet u een voorbeeld van hoe u kunt omgaan met het werken met voorschotten in Advisor. De supportnote is verdeeld in deze onderwerpen:

1. Afspraak met de klant

U spreekt spreekt met de klant af de boekhouding van de klant te doen en daarvoor minimaal 2400,- euro per jaar in rekening te brengen. Daarbij gaat u er vanuit dat er 2 uur per maand voor de boekhouding nodig is. De uren die u extra nodig heeft voor de boekhouding van de klant, worden bij de klant in rekening gebracht voor 100,- euro per uur. De klant ontvangt iedere maand een factuur van 200,- euro. De eventuele extra uren worden per kwartaal gefactureerd.

2. Vastleggen van gegevens

Via Instellingen > Diensten wordt de dienst “Boekhouding” toegevoegd.
Via Instellingen > Prijslijsten wordt een prijslijst toegevoegd waarin wordt vastgelegd dat voor alle activiteiten een prijs van 100,- euro geldt.
In de klantgegevens wordt de prijslijst “100,- per uur” geselecteerd:
Op het tabblad Diensten bij de klant wordt de dienst “Boekhouding” toegevoegd.
Op het tabblad Prijsstelling bij de klant wordt deze prijsstelling van het type “Vaste prijs” toegevoegd:

Nadat in de prijsstelling is gekozen voor Declaratieschema bijwerken, ziet het schema er zo uit:

3. Inzetten van rapportage

In de maanden januari en februari heeft de klant een factuur van 200,- euro ontvangen.
Voordat u de declaratie van maart aanmaakt, bekijkt u het rapport Vaste prijs over de periode tot en met maart om inzicht te krijgen in het eerste kwartaal:

Het was gepland dat er in het eerste kwartaal 600,- euro zou worden gedeclareerd. Januari en februari zijn al gedeclareerd, dus er is nog 200,- euro te declareren.
U schatte in het eerste kwartaal 6 uur nodig te hebben voor de boekhouding van de klant, maar er is 7 uur geregistreerd. Omdat een uurtarief van 100,- euro is vastgelegd, is in de kolom Afwijking -100 zichtbaar. Oftewel er is in het eerste kwartaal 100,- euro te weinig gedeclareerd.
De kosten (-490) worden bepaald door het uurtarief van de medewerker (70) te vermenigvuldigen met het daadwerkelijk aantal uur dat de medewerker bezig geweest is (7).
De contributiemarge wordt bepaald door deze kosten van de geplande declaraties af te trekken.

4. Verrekenen van voorschotten

Van januari tot en met februari blijkt er 5 uur te zijn geregistreerd. U kunt deze registraties niet meer bewerken en maakt een nieuwe urenregistratie aan waarbij Declarabele uren naast vaste prijs wordt gemarkeerd en 0,00 wordt ingevoerd bij Uren, omdat de extra uren al zijn geregistreerd. Het gaat hier alleen om het declareren van extra uren. Daarom wordt bij Declarabele uren het aantal extra bestede uren opgegeven. De prijs van deze declarabele uren is 100,- euro, dit is bij stap 2b in de prijslijst vastgelegd.

U maakt hierna de declaratie van maart aan en ziet dat er zoals verwacht 300,- in plaats van 200,- euro wordt gedeclareerd:

Nadat deze declaratie voltooid is, wordt opnieuw het rapport Vaste prijs opgevraagd en daarbij wordt Declarabele uren naast vaste prijs gemarkeerd:

Het rapport toont nu dat het gedeclareerde bedrag aansluit op het aantal geregistreerde uren. In de kolom Afwijking staat dan ook nu 0:

Robert62 · ‎07-12-2022

Bastiaan dank voor je support note.

Ik ben het nu aan het instellen voor 2023.

Bij de regie- en ook afrekening facturen staan de uren en het gemiddeld uurtarief altijd vermeldt.

Hoe kan ik bij deze voorschot facturen het aantal en de gemiddelde prijs verbergen.

Momenteel heb ik staan Vaste prijs 500 / aantal uren 1 / prijs per uur 510

Daar zou ik van kunnen maken Vaste prijs 500 / aantal uren / 5 / prijs per uur 100; maar dat wil ik liever niet.

Michaela koper · ‎08-12-2022

Goedemorgen Robert,

Ik zal persoonlijk contact met je opnemen om je vraag te beantwoorden.