Veelgestelde vragen

In deze video laten wij zien hoe je in Visma Advisor een samenwerking met je klant kunt bewerken of beëindigen.   

In deze video laten wij zien hoe je in Visma Advisor een Visma eAccounting samenwerking activeert.    

In deze supportnote lees je hoe je zelf het probleem kunt verhelpen wanneer de klant geen e-mail krijgt na het versturen van een samenwerkingsverzoek vanuit Visma Advisor.   Laat jouw klant eerst nagaan of de e-mail bij de spam binnen is gekomen. Zo niet, dan dient jouw klant in te loggen bij www.vismaonline.com met het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord*.   Op de pagina Mijn diensten selecteert je klant het uitroepteken en klikt op Accepteer bij Uitnodiging voor het starten van een samenwerking.        De samenwerking is nu actief.   Ziet jouw klant de tegel van de zojuist ingeschakelde dienst niet? Kies dan in het uitrolvenster Gebruikers en diensten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij de gewenste dienst en bewaar.   *Wanneer de gebruiker zijn wachtwoord niet weet, kies dan na de invoer van het e-mail adres voor Wachtwoord vergeten ?. In het volgende scherm kiest de gebruiker voor Wachtwoord herstellen. De gebruiker krijgt dan een link toegestuurd voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord. 

In deze supportnote lees je hoe je zelf een beëindigde licentie van een klantadministratie kunt activeren en zo de samenwerking kunt herstellen.   Ga in Visma Advisor via Klanten naar de klantenkaart van de te activeren administratie en selecteer het tabblad Samenwerkingen.  Klik op Lees meer bij de service Visma eAccounting; selecteer het gewenste abonnement en klik op Activeren.   Vul de gevraagde gegevens in met behulp van het uitrolvenster en klik op Volgende om het samenwerkingsverzoek te verzenden  Laat de hoofdcontactpersoon (de klant) inloggen met zijn geregistreerde e-mailadres en wachtwoord bij www.vismaonline.com  Laat de hoofdcontactpersoon vervolgens bovenaan bij de rode melding de samenwerking accepteren door te klikken op Accepteer:   De samenwerking is hersteld en het icoon Visma eAccounting is weer zichtbaar in Advisor.   NB: voor het abonnement eAccounting Factureren geldt dit alleen wanneer zowel de samenwerking als de licentie is beëindigd en de klant niet na het beëindigen van de samenwerking zelfstandig heeft doorgewerkt met Visma eAccounting.

Vraag Ik heb in het verleden een administratie in Visma eAccounting aangemaakt gebaseerd op de standaardinrichting, maar aan de rekeningen zijn helaas geen referentiecodes gekoppeld. Waar kan ik deze vinden en hoe kan ik deze referentiecodes alsnog eenvoudig koppelen? Antwoord In de bijlage van dit bericht vind je het standaardrekeningschema uit Visma eAccounting met de daarbij behorende referentiecodes. Maak een export van je rekeningschema, open dit in bijvoorbeeld Excel en voeg de gegevens in de kolom ReferenceCode samen met de gegevens in de kolom ReferenceCode van het voorbeeldbestand.     Sla je bijgewerkte rekeningschema vervolgens op in Excel  in het formaat CSV (Comma delimited) en importeer dit in Visma eAccounting om zo de referentiecodes toe te voegen.      

We helpen jou en je collega’s graag om optimaal gebruik te maken van onze software. Daarom hebben wij twee hand-outs gemaakt, zodat jij meteen een goede start kan maken.   Practicemanagement Ontdek hoe je Visma Advisor inricht om jouw interne kantoorbeheer te optimaliseren, door middel van supportvideo’s en verwijzingen naar Help-artikelen.  (Alleen voor de eAccounting Accountancy Compleet bundel)   Servicemanagement Kom alles te weten over het starten en beheren van eAccounting-samenwerkingen in Visma Advisor. Ook wordt uitgelegd hoe je het beste een eAccounting-administratie kan inrichten.     Via onderstaande link kan je beide hand-outs benaderen: https://nl.visma.com/eaccounting/voor-de-accountant/starten/    

Services starten  In Visma Advisor is het mogelijk om gekoppelde services in de samenwerking te starten. Hierdoor kunt u vrij snel en eenvoudig, zonder in te loggen, Visma eAccounting of Visma Financial Overview starten voor de klant waarvoor u aan het werk bent. In deze supportnote laten we u zien hoe u dit ook voor Visma Online Samenstel-assistent kunt instellen. Directe koppeling naar bedrijf kopiëren In Visma Online Samenstel-assistent vindt u voor elk bedrijf een directe koppeling bij Beheer - Bedrijven. Klik op een bedrijf, zodat in het rechtergedeelte van het venster de bedrijfsgegevens worden weergegeven. Onder deze gegevens vindt u de Directe login en een knopje om de daarachterliggende website-url te kopiëren. Klik op deze knop om de link naar dit webadres tijdelijk op uw klembord op te slaan. Service toevoegen in Visma Advisor In Visma Advisor selecteert u de betreffende klant bij Klanten. In de kop van de geopende klantenkaart ziet u het blokje Services starten. Hoogstwaarschijnlijk ziet u daar al de pictogrammen om voor deze klant Visma eAccounting en/of Visma Financial Overview snel op te kunnen starten.  Klik op de link Services starten om een nieuwe service handmatig toe te voegen. Voer in het vervolgvenster Link toevoegen een tekst voor de link in en plak het webadres vanuit uw klembord (Ctrl+V). Klik hierna op Opslaan. Het blokje Service starten heeft er nu een nieuwe service bij waarmee u voor deze klant vanuit de klantenkaart, zonder inloggen, het bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent snel en eenvoudig kunt starten op een nieuw tabblad in uw internetbrowser. Twee extra tips Tip 1: In het venster met het overzicht van de klanten hebt u ook de mogelijkheid om alle gekoppelde services te starten. Ook deze nieuwe koppeling is hier zichtbaar. Tip 2: Hebt u nog meer services die een directe koppeling met deze klantgegevens aanbieden? Denk aan Visionplanner, Nextens, Nmbrs of een andere toepassing? Voeg ze dan op dezelfde wijze hier toe. Hebben ze geen directe koppeling met de klantgegevens? Overweeg dan er een Externe koppeling voor aan te leggen.

Vraag Ik log standaard in bij www.vismaonline.com maar zie daar geen tegel om Visma Online Samenstel-assistent te kunnen starten. Waar kan ik deze vinden? Antwoord Als u inlogt bij www.vismaonline.com, dan ziet u daar alle diensten op het Visma Online-platform.      Andere toepassingen die niet onder de paraplu van Visma Online vallen, kunt u vinden door in te loggen bij www.home.visma.com.      Op deze verzamelpagina vindt u de tegel waarmee u Visma Online Samenstel-assistent kunt starten. U treft hier meer nuttige tegels aan. Denk bijvoorbeeld aan de Visma Community waar u veelgestelde vragen kunt vinden of zelf vragen kunt publiceren. Of de tegel voor Visma Online Academy waar u in uw eigen tijd uw kennis over Visma-producten kunt bijspijkeren. Daarnaast is er ook een tegel om door te klikken naar het Visma Online-platform.   Tip: Zet www.home.visma.com in uw favorieten of bookmarks! 

Boekjaren of periodes in Visma eAccounting blokkeren In deze supportnote ziet u het verschil tussen het blokkeren van een boekjaar en het blokkeren van een periode in eAccounting.   Boekjaren blokkeren U blokkeert een boekjaar als volgt: Ga naar Instellingen - Boekjaren en openingsbalans. Selecteer het boekjaar dat u wilt blokkeren. Klik op Bewerk. Markeer Blokkeer boekjaar. Klik op Bewaar.         Als u een boekjaar blokkeert, kunnen in dat boekjaar geen boekstukken meer worden geboekt, tenzij u het boekjaar weer deblokkeert. Periodes blokkeren U blokkeert een periode als volgt: Ga naar Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Kies bij Boekhouding geblok. t/m de periode die u wilt blokkeren. Klik op Bewaar.       Er is een verschil tussen het blokkeren van een boekjaar met Instellingen - Boekjaren en openingsbalans en het blokkeren van periodes met Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Als u periodes blokkeert, dan mag u nog steeds boekstukken boeken op de laatste dag van het boekjaar. Op die manier kunt u altijd correcties boeken, zelfs als u Boekhouding geblok. t/m December hebt gekozen.   Diensten/controlemomenten automatisch als voltooid markeren in Visma Advisor Als u een samenwerking in Visma eAccounting hebt, dan kunnen de controlemomenten in Advisor automatisch worden bijgewerkt, zodra een medewerker van het accountantskantoor een dienst in eAccounting heeft uitgevoerd.    1. Ga naar Instellingen - Diensten om de controlemomenten te kiezen die automatisch moeten worden bijgewerkt. Dit kan niet als in de dienst de Periode op Week is ingesteld. 2. Kies de handeling waarmee het controlemoment als voltooid moet worden gemarkeerd 3. Klik op Opslaan.   Let op: Als u in Visma eAccounting een geblokkeerde periode deblokkeert, dan moet u in Visma Advisor de controlemomenten die aan die geblokkeerde periodes zijn gekoppeld, handmatig bijwerken.

Vraag Hoe en waar kan ik de auditfiles bewaren en inzien ten behoeve van de bewaarplicht? Antwoord Wilt u de auditfiles als naslagwerk centraal bewaren, dan kan dat eenvoudig in Visma Financial Overview bij het onderdeel Documenten.      Als u de volledige journaalgegevens wilt kunnen inzien, dan kunt u per boekjaar de historische journaalposten importeren in een bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent. Erg handig als u of uw klant geen toegang meer heeft tot een afgesloten financieel systeem.  

Wanneer u een (nieuwe) medewerker toegang wilt geven tot de eAccounting-cliëntadministraties, dan moet u de medewerker eerst in Visma Advisor aanmaken. Als u dit al hebt gedaan, dan kunt u door naar stap 2.   1. Een nieuwe medewerker aanmaken in Visma Advisor   Open Visma Advisor. Ga in het menu naar Instellingen - Medewerkers en klik rechtsboven op Nieuw. De pagina Gebruikers en diensten in Visma Online wordt geopend. Klik rechtsboven op Maak gebruiker aan. Voer vervolgens de gegevens van de medewerker in en klik op Maak aan. Nu kunt u aan de rechterkant de gewenste dienst(en) activeren:   Met de dienst Visma Advisor (€ 10 p/m) heeft de medewerker toegang tot de volledige functionaliteit van Visma Advisor en kunt u in Visma Advisor de medewerker toegang geven tot de eAccounting-cliëntadministraties.   Wilt u de medewerker ook toegang geven tot de eAccounting-administratie van uw kantoor, dan schakelt u de dienst Visma eAccounting Pro in. De overige diensten die u hier ziet hebben alleen betrekking op uw kantooradministratie. Als de medewerker ook tot die diensten toegang moet hebben, dan schakelt u die op dezelfde manier in.        5. Activeer de gewenste dienst(en) en klik op Bewaar.     2. Medewerkers toegang geven tot eAccounting-cliëntadministraties   Om medewerkers toegang te geven tot de eAccounting-cliëntadministraties moet de medewerker als deelnemer worden toegevoegd aan de dienst waarbij de samenwerking in eAccounting is aangemaakt. In Visma Advisor kunt u dit op twee manieren doen, namelijk: Individueel per klant Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Individueel per klant   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Klik op de betreffende klant en ga naar het tabblad Diensten. Kies de dienst waarbij de eAccounting-administratie is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe bij Deelnemers:      4. Klik op Opslaan.     Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Maak eventueel met behulp van de filters een selectie van de klanten waartoe de medewerker toegang moet krijgen. Klik rechtsboven op het pictogram voor Groepsgewijs bijwerken en kies Dienst bewerken: Er wordt een overzicht van de geselecteerde klanten weergegeven. Klik op Volgende. Kies de dienst waarbij de eAccounting-samenwerking is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe:        6. Klik op Volgende en daarna op Bevestigen.

In deze procedure leest u de mogelijkheden van de AccountView-module Advisor-koppeling. Bij iedere mogelijkheid leest u wat de aandachtspunten zijn om succesvol met de module te werken. Met de module Advisor-koppeling kunt u: Debiteuren uploaden naar Advisor Debiteuren uit Advisor bijwerken Declaraties uit Advisor importeren De procedure eindigt met een uitleg over het werken met vestigingen en kantoren in Advisor. Informatie vooraf We gaan ervan uit dat u minimaal werkt met AccountView versie 9.8 met het laatst beschikbare Service Pack. Werkt u met een lagere versie, dan adviseren we u eerst te updaten. Via https://nl.visma.com/update vraagt u een update aan. Werkt u al met minimaal versie 9.8, controleer dan via https://nl.visma.com/accountview-support/service-packs/ of u het laatste Service Pack hebt geïnstalleerd. De eerste keer dat u vanuit AccountView contact legt met Advisor verschijnt een venster waarin wordt gevraagd naar uw gebruikersnaam en wachtwoord: U voert hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in dat u gebruikt om in te loggen bij Visma Online. Hierna kunt u het gewenste bedrijf kiezen en nadat u Verder gekozen hebt, verschijnt dit venster: Hier kiest u Yes, Allow om verder te gaan. Uw inloggegevens en het gekozen bedrijf worden als gebruikersvoorkeur vastgelegd, zodat u deze niet iedere keer opnieuw hoeft in te voeren. Wilt u andere inloggegevens gebruiken of een ander bedrijf selecteren, dan is daarvoor de optie Toegang vernieuwen beschikbaar: 1 Debiteuren uploaden naar Advisor In het venster Debiteuren kunt u Document > Debiteuren uploaden naar Advisor kiezen om debiteuren uit AccountView als klanten toe te voegen aan Advisor. In het dialoogvenster kunt u een aantal selecties maken: Selectie: Als u Geselecteerde kiest, dan voegt u alleen de debiteur waarop de cursorbalk in AccountView staat toe als klant aan Advisor. Door Alle te kiezen voegt u alle debiteuren in de huidige weergave toe als klanten. Maak bijvoorbeeld in AccountView een weergave van de debiteuren die aan Advisor als klant met de rechtsvorm Eenmanszaak moeten worden toegevoegd. Door Alle te kiezen worden alleen deze klanten toegevoegd. U kunt deze optie inzetten voor de verschillende rechtsvormen die u wilt koppelen aan de klanten. Rechtsvorm: Kies hier de rechtsvorm die moet worden gekoppeld aan de klant(en) die u aan Advisor toevoegt. Houd er rekening mee dat voor de meeste rechtsvormen een KvK-nummer bekend moet zijn in de stamgegevens van de debiteur om deze als klant aan Advisor te kunnen toevoegen.  BTW-periode: Kies hier de BTW-periode die van toepassing is op de klant(en) die u aan Advisor toevoegt. BTW-periode is geen verplicht veld in Advisor. Dus ook als u Niet van toepassing opgeeft in de dialoog, kan de klant worden toegevoegd aan Advisor. Accountmanager: Kies hier de accountmanager die moet worden gekoppeld aan de klant(en) die u in Advisor toevoegt.   Nadat u Uploaden hebt gekozen, ziet u hoeveel debiteuren correct zijn geïmporteerd in Advisor. Als het importeren niet succesvol was, kies dan Afdrukvoorb om na te gaan wat de reden hiervan was: 2 Debiteuren uit Advisor bijwerken In het venster Debiteuren is ook de optie Document > Debiteuren uit Advisor bijwerken beschikbaar. Hiermee kunt u in AccountView debiteuren bijwerken met wijzigingen die u bij klanten in Advisor hebt doorgevoerd. Als een klant in Advisor niet bestaat als debiteur in AccountView, dan wordt de debiteur toegevoegd: In het dialoogvenster kunt u een aantal selecties maken:   Alleen bestaande debiteuren bijwerken: Door dit veld te markeren zorgt u ervoor dat u alleen debiteuren in AccountView bijwerkt die als klant in Advisor bestaan. Klanten die alleen in Advisor bestaan, worden niet als debiteuren aan AccountView toegevoegd. Ook niet-actieve debiteuren bijwerken: Door deze optie te markeren zorgt u ervoor dat in AccountView ook debiteuren worden bijgewerkt die in Advisor niet als actieve klant zijn gemarkeerd:     Alleen voor vestiging: Als u in Advisor met verschillende vestigingen werkt, dan kunt u hier kiezen voor welke vestiging u debiteuren uit Advisor wilt bijwerken. Uitleg over vestigingen leest u in Werken met vestigingen en kantoren in Advisor. 3 Declaraties uit Advisor importeren In AccountView kunt u Document > Declaraties uit Visma Advisor importeren in het venster Verkoopfacturen kiezen om goedgekeurde declaraties als verkoopfacturen te importeren: Als u in Advisor met verschillende kantoren werkt, dan kunt u hier kiezen voor welk kantoor u declaraties uit Advisor wilt importeren. Uitleg over kantoren leest u in Werken met vestigingen en kantoren in Advisor.   Het vanuit Advisor importeren van declaraties kent deze aandachtspunten:    Als een declaratie wordt geïmporteerd van een klant die niet als debiteur in AccountView bestaat, dan wordt deze debiteur aangemaakt. Dit kan alleen als het veld Grb.rek debiteuren in de administratie-instellingen van AccountView is ingevoerd: Als u de omzet van diensten en activiteiten op aparte grootboekrekeningen wilt journaliseren, dan kunt u daarvoor verschillende artikelen gebruiken. In Advisor legt u de artikelnummers vast in de diensten: Het Artikelnr dat u vastlegt bij de basisgegevens van de dienst wordt gebruikt bij het declareren van een vaste prijs. Het Artikelnr dat u vastlegt bij de activiteiten voor urenregistratie, wordt gebruikt bij het declareren van de prijs per uur of verrichting. Zodra u het Artikelnr als artikelcode aan AccountView hebt toegevoegd, wordt dit gebruikt bij het journaliseren van de verkoopfactuur. Als u het Artikelnr invoert, dan moet hiervoor altijd een artikel met dezelfde code in AccountView worden aangemaakt. Laat u in de diensten het Artikelnr leeg, dan wordt in de verkoopfactuur het artikel gebruikt dat u in de administratie-instellingen hebt opgegeven bij Artikelcode diversen:   Laat u de Artikelcode diversen leeg en hebt u aan AccountView geen artikelen toegevoegd die u hebt ingevoerd in de dienst in Advisor, dan kan er geen verkoopfactuur worden gemaakt voor de declaratie uit Advisor. Bekijk het afdrukvoorbeeld bij de actie. Dit geeft bijvoorbeeld aan wat de reden is als een declaratie niet is geïmporteerd: Werken met vestigingen en kantoren in Advisor U kunt de onderverdeling Vestiging gebruiken wanneer het kantoor vestigingen op meerdere locaties heeft en over elke vestiging individueel wil rapporteren. Als er vestigingen zijn die bij een ander kantoor horen dan het hoofdkantoor, dan kunt u extra kantoren aanmaken. In de webhelp van Advisor leest u hoe u dit inricht. Hierna volgt een voorbeeld:   Het bedrijf bestaat uit 4 vestigingen waarvan er 2 horen bij kantoor BS Events (hoofdkantoor), en 2 bij kantoor BS Promotions:       De medewerker is werkzaam bij vestiging Promotions 2:      Deze medewerker is als accountmanager gekoppeld aan klant 1:     Bij Debiteuren uit Advisor bijwerken kunt u aangeven voor welke vestiging(en) u dat wilt doen. Als u Promotions 2 kiest, dan worden alleen debiteuren bijgewerkt die via de accountmanager gekoppeld zijn aan deze vestiging. Debiteur Klant 1 zal dus worden bijgewerkt.   Bij Declaraties uit Visma Advisor importeren kunt u aangeven voor welke kantoren u dat wilt doen. Als u Alleen hoofdkantoor kiest, dan worden alleen goedgekeurde declaratievoorstellen geïmporteerd van klanten die via de accountmanager zijn gekoppeld aan de vestigingen Events 1 en Events 2.    Daarnaast kunt u met deze inrichting vestiging als verdichting gebruiken bij het rapporteren. Ook kunt u rapporteren over alleen deze vestiging door hierop te selecteren:   

In Advisor kunt u controlemomenten vastleggen om de status van uw diensten te bekijken en te controleren of uw diensten zijn voltooid. Daarbij hebt u de mogelijkheid controlemomenten te kopiëren en over te brengen naar toekomstige perioden. In deze procedure ziet u aan de hand van een voorbeeld hoe deze optie werkt, zodat u deze optimaal voor uw kantoor kunt inzetten.      Instellingen vastleggen Dienst controleren Dienst aan klant koppelen Vervaldatums opgeven Diensten/Controlemomenten Status nagaan Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken 1a Dienst controleren Het is 29 augustus 2021. Met klant Graaf B.V. komt u overeen dat u vanaf het derde kwartaal van 2021 ieder kwartaal de belastingaangifte voor de klant gaat verzorgen. Via Instellingen > Diensten legt u deze dienst daarvoor vast: Bij deze dienst hebt u 4 controlemomenten toegevoegd en is de optie Vervaldatums en inactieve perioden opnieuw gebruiken gemarkeerd. Dit betekent dat er bij deze dienst iedere periode 4 fasen zijn te onderscheiden en dat de vervaldatums en inactieve perioden  van de afgelopen 12 maanden worden gekopieerd en overgebracht naar de volgende 12 maanden. Daarna worden de instellingen van de huidige maand gekopieerd naar de overeenkomstige maand in het volgende jaar. U kunt het kopiëren altijd ongedaan maken door de optie Vervaldatums en inactieve perioden opnieuw gebruiken te demarkeren. 1b Dienst aan klant koppelen In Klanten opent u Graaf B.V. en op de tab Diensten voegt u via Nieuw de dienst Belastingaangifte toe: 1c Vervaldatums opgeven In de vorige schermafbeelding ziet u onder de knop Nieuw een tandwieltje om instellingen te doen voor de dienst. U geeft hier per controlemoment aan wat de vervaldatums en inactieve perioden zijn. De kwartalen starten in januari, april, juli en oktober waarbij: Op de 10e van de maand de gegevens voor de aangifte door de klant zijn aangeleverd. Op de 15e van de maand de aangifte compleet moet zijn. Op de 20ste van de maand de aangifte gecontroleerd moet zijn. Op de 25ste van de maand de aangifte moet zijn verzonden. De instellingen voor het aanleveren van de gegevens zien er zo uit:   Nadat u dit ingericht hebt voor alle vier de controlemomenten, kiest u Controlemomenten > Belastingaangifte en gaat u bij Periode naar januari 2021. Daar markeert u alle controlemomenten (via de optie waar het pijltje naar wijst) omdat de aangifte voor deze periode door de vorige accountant van de klant gedaan is.     Nadat u Opslaan hebt gekozen, worden de controlemomenten groen. Vervaldatums staan in het rood als de controlemomenten nog niet zijn voltooid en de vervaldatum eerder is dan vandaag (29 augustus 2021). Ook in periode April 2021 markeert u de controlemomenten als voltooid:     Perioden die u niet actief gemaakt hebt, zien er zo uit:      Het derde kwartaal begint in juli. Als u deze periode selecteert, ziet u dat de controlemomenten oranje gekleurd zijn. Dit betekent dat u deze controlemomenten nog niet hebt voltooid en dat de vervaldatums nog niet zijn gepasseerd.   2a Status nagaan De status van de diensten is te zien bij de klant op de tab Overzicht. Door op een status te klikken, krijgt u inzicht in de vastgelegde controlemomenten:   De datum bij de status van de dienst is gelijk aan de vervaldatum van het eerste controlemoment dat nog niet voltooid is. 2b Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken Als u bij de klant kijkt naar de dienst in 2022, dan ziet u nog geen status bij de perioden:   Wilt u niet wachten tot de vervaldatums en inactieve periode van de afgelopen 12 maanden zijn gekopieerd en overgebracht naar de komende 12 maanden, dan kunt u het volgende doen: Kies Instellingen > Diensten en open de dienst Belastingaangifte. Demarkeer Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken. Kies Opslaan en open de dienst opnieuw. Markeer Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken. Kies weer Opslaan.   Nu tonen januari 2022 tot en met augustus 2022 een status omdat de controlemomenten en inactieve perioden zijn gekopieerd en overgebracht vanuit 2021:   Het overnemen van vervaldatums en inactieve perioden kan afhankelijk van het aantal klanten waarbij u de dienst gebruikt enige tijd in beslag nemen. Hou rekening ermee dat het enige tijd kan duren voordat zichtbaar is dat de vervaldatums en inactieve perioden zijn overgebracht.

In Advisor aangemaakte declaraties kunt u overbrengen naar eAccounting om daar te factureren. In deze procedure leest u welke instellingen u daarvoor moet vastleggen en ziet u een voorbeeld.    Instellingen vastleggen Instellingen vestiging Diensten Onkosten Klanten Voorbeeld Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie Declaraties aanmaken en overbrengen Conceptfactuur in eAccounting 1a. Instellingen vestiging In Advisor kiest u Instellingen > Instellingen vestiging > Declaraties en geeft u aan dat het boekhoudsysteem van Visma voor factureren Visma eAccounting is. Nadat u dat hebt gedaan, kiest u Opslaan: 1b. Diensten Kies Instellingen > Diensten en leg bij iedere dienst die u wilt gaan factureren artikelnummers vast. Via de artikelnummers wordt de dienst gefactureerd in eAccounting: Alle velden waarin een artikelnummer kan worden opgegeven, moeten worden ingevuld. Als u de omzet op verschillende grootboekrekeningen in eAccounting wilt boeken, dan gebruikt u verschillende artikelnummers. Dit heeft als nadeel dat het u aardig wat tijd kost om dit vooraf in te richten. Om voor elkaar te krijgen dat in eAccounting verschillende omzetrekeningen worden gebruikt, zult u in eAccounting eerst de artikelen moeten aanmaken en deze koppelen aan verschillende verkoopcategorieën. Binnen de verkoopcategorieën geeft u  aan welke omzetrekening wordt gebruikt en welke btw-code eraan hangt.  Daarnaast is het sowieso niet mogelijk op verschillende grootboekrekeningen te boeken als u een vaste prijsafspraak heeft voor een bundel diensten. In dat geval wordt namelijk altijd het artikel gebruikt dat gekoppeld is aan de alfabetisch eerste dienst uit de bundel. Ga dus eerst na of het in uw situatie wel handig of mogelijk is de omzet op verschillende rekeningen te boeken. Als alternatief kunt u misschien prima gebruik maken van verkoopstatistieken in eAccounting, of u doet de omzetanalyse in Advisor met behulp van het rapport Brutomarge. 1c. Onkosten U kunt ook onkosten registreren en aan uw klanten declareren. Kies Instellingen > Onkosten in Advisor. Als u hier nog geen onkosten aantreft, dan kunt u die met de knop Nieuw aanmaken. Als u onkosten wilt declareren, zorg er dan voor dat er een artikelnummer en een prijs per eenheid zijn ingevoerd:   1d. Klanten Zorg ervoor dat in Advisor bij iedere klant aan wie u wilt factureren, een postcode en plaats zijn opgegeven. Daarnaast moet een prijslijst gekoppeld zijn om activiteiten te kunnen factureren. Ga via Klanten naar de klant en open vervolgens het tabblad Klantgegevens om dit te controleren:   Nadat u op het tabblad Diensten de diensten hebt gekoppeld die u wilt gaan factureren, kunt u op het tabblad Prijsstelling hiervoor prijsstellingen vastleggen.  2a Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie We starten hier met een voorbeeld. Met de klant is een vaste prijsafspraak gemaakt waarbij 4 keer per jaar 200 euro wordt gefactureerd:      Eventueel advies wordt gefactureerd voor 80 euro per uur. Op 25 januari rijdt u naar de klant voor advies. Hiervan wordt deze urenregistratie gemaakt:     De enkele reis naar de klant is 30 kilometer en hiervoor maakt u deze onkostenregistratie waarop u aangeeft dat dit aan de klant wordt gedeclareerd:   2b Declaraties aanmaken en overbrengen U maakt dit declaratievoorstel aan:     De declaratieregels zien er als volgt uit:   Nadat hier Goedkeuren is gekozen, is het mogelijk de declaratie naar eAccounting over te brengen: Nadat deze actie voltooid is, komt de declaratie in de declaratiehistorie van Advisor te staan. 2c Conceptfactuur in eAccounting In eAccounting is voor de overgebrachte declaratie een conceptfactuur aangemaakt die u hier verder kunt verwerken.     Als de debiteur in eAccounting is aangemaakt omdat deze daar nog niet bestond, dan krijgt deze automatisch als betalingsvoorwaarde Factuurdatum + 30 dagen. Als de debiteur al bestond in eAccounting, dan wordt de betalingsconditie gerespecteerd die bij de debiteur is vastgelegd. Wilt u voor alle conceptfacturen de datum van overzetten vanuit Advisor gebruiken, dan kiest u in eAccounting voor Instellingen > Bedrijf > Facturering en markeert u Gebruik voor conceptfacturen altijd oorspronkelijke datum. Als u deze optie niet markeert, dan wordt de datum van de factuur verschoven en wordt deze gelijk aan de datum van de dag waarop u de factuur voltooit.

Vraag Hoe kan ik toch journaalposten importeren als er (nog) geen koppeling is? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bijvoorbeeld loonjournaalposten uit Nmbrs of Loket te verwerken via de API-koppeling. Maar wat als u met een andere salarisapplicatie werkt die niet gekoppeld is? Of uw klant werkt met een kassasysteem dat niet aan Visma eAccounting kan worden gekoppeld? Dan zou Visma eAccounting Mutatie Import een goed alternatief kunnen zijn.    Op onze websitepagina https://import.eaccounting.nl kunt u bij eAccounting Mutatie Import inloggen en mutaties in de Visma eAccounting-administratie van uw klanten importeren. U kunt mutaties importeren die de vorm hebben van de volgende boekstukken:  Verkoopmutaties  Loonjournalen  Kasstaten  Memoriaalboekingen Wilt u zien hoe deze gratis module werkt? Bekijk dan onze video op YouTube.

Vraag Hoe kan ik snel meer details opvragen van een specifieke grootboekrekening? Antwoord In het venster Balans / V&W van Visma Online Samenstel-assistent vindt u onder andere het tabblad Journaalposten. Op dit tabblad ziet u alle boekingen van de geselecteerde grootboekrekening. Hoogstwaarschijnlijk zal in dit subvenster een beperkt aantal kolommen van geringe breedte zijn opgenomen. Klikt u op het weegschaalpictogram, dan wordt direct het uitgebreidere venster Journaalposten met de door u ingestelde kolommen weergegeven. De selectie op rekeningnummer blijft hierbij uiteraard wel behouden. Klik op de knop Vorige van uw internetbrowser om terug te keren naar het venster Balans / V&W om verder te gaan met uw controle van deze rekening of om een notitie te maken.

In deze procedure ziet u, aan de hand van een voorbeeld, hoe u het urensaldo voor uw medewerkers in Visma Advisor kunt bijhouden:   Instellingen vastleggen Werkschema en feestdagen Medewerker Uren registreren Reguliere dag Overwerk Vakantie Uren controleren en saldo aanpassen Controleren Saldo aanpassen Nieuwe saldo 1a Werkschema en feestdagen Via Instellingen > Planningen legt u een standaardwerkschema vast: En feestdagen:     Door bij een feestdag 0,00 contracturen op te geven wordt deze dag niet meegenomen bij de berekening van het urensaldo van medewerkers. 1b Medewerker Via Instellingen > Medewerkers wordt medewerker Gijs Jan Boelsma geopend en op de tab Werkschema het standaardwerkschema gekoppeld:     Nadat dit is opgeslagen, wordt via de knop Urensaldo aanpassen 240 uur aan op te nemen verlof aan de medewerker toegekend:   2a Reguliere dag Vanaf 4 januari begint de medewerker met het registreren van uren. Op een reguliere dag is dit de registratie:   2b Overwerk In de eerste week van 2021 zijn de normale contracturen van de medewerker 40. Op 6 januari werkt de medewerker 10 in plaats van 8 uur. Nadat hij dit heeft geregistreerd en de dagen als voltooid heeft gemarkeerd, worden 2 uren aan zijn urensaldo toegevoegd:   2c Vakantie Op 11 januari neemt de medewerker een dag vakantie op. Op de overige dagen van januari werkt hij 8 uur per dag. Voor het registreren van de vakantie gebruikt de medewerker de al in Advisor aanwezige klant/dienst/activiteit: 002AB/Absentie/Vakantie:   3a Controleren Begin februari controleert de salarisadministratie de bestede uren, de afwezigheid en het urensaldo van de medewerkers via Rapporten > Urenoverzicht. Voor de medewerker uit dit voorbeeld ziet het rapport er als volgt uit:   3b Saldo aanpassen De medewerker van de salarisadministratie past het urensaldo van medewerker Gijs Jan Boelsma aan:   3c Nieuwe saldo Het nieuwe urensaldo (240+2-8) is nu zichtbaar op verschillende plaatsen in het programma, bijvoorbeeld in het rapport Urenoverzicht:     Bij de urenregistratie:     En bij Mijn startpagina > Overzicht > Mijn urenregistraties:  

Vraag Hoe kan ik gegevens uit Visma Online Samenstel-assistent exporteren naar Excel? Antwoord In het venster Journaalposten van Visma Online Samenstel-assistent gaat u rechts bovenaan naar de knop met de drie streepjes. Als u daarop klikt, dan worden de vensteropties weergegeven. Kies onder Opdrachten de opdracht Exporteer naar Excel. Alle kolommen met hun (geselecteerde) gegevens in dit venster worden dan geëxporteerd naar een bestand. Dat bestand kunt u in Microsoft Excel openen en daar eventueel verder bewerken.