Veelgestelde vragen

  Wanneer je een upgrade uitvoert van een eAccounting Starter abonnement naar een hoger abonnement, dan kan de klant de volgende melding krijgen na het inloggen op Visma Online:     In dit geval dien je de klant nog toegang te geven tot eAccounting via vismaonline.com. Dit doe je als volgt:   Log in op vismaonline.com. Open rechtsboven het uitrolmenu. Selecteer de klant bij Selecteer bedrijf. Kies vervolgens in het linker menu voor Gebruikers en diensten. Klik op het e-mailadres van de klant. Activeer Visma eAccounting onder Diensten (groen bolletje inschakelen) Klik op Bewaar   Na deze stappen heeft de klant toegang tot eAccounting.

Krijg je de melding “De hoofdcontactpersoon van deze klant is op dit moment een medewerker van uw accountantskantoor” wanneer je een samenwerking wilt beëindigen? Dan kun je dit zelf oplossen door de klant (eindgebruiker) als hoofdcontactpersoon in te stellen.   Ga naar de juiste Instellingen Log in op vismaonline.com. Open rechtsboven het uitrolmenu. Selecteer de klant bij Selecteer bedrijf. Kies vervolgens in het linker menu voor Gebruikers en diensten.   Situatie 1: Er is al een eindgebruiker, maar de consultant is hoofdcontactpersoon Klik op het e-mailadres van de eindgebruiker. Zet de rol bij Rol in Mijn diensten op Beheerder. Vink Ja aan onder Hoofdcontactpersoon. Klik op Bewaar. Ga terug naar Visma Advisor en beëindig de samenwerking.   Situatie 2: Er is geen eindgebruiker en de consultant is hoofdcontactpersoon Klik op Maak gebruiker aan. Vul de gegevens van de eindgebruiker in. Gebruik eventueel een eigen e-mailadres (geen consultant) als je niet wilt dat er een account wordt aangemaakt voor de eindgebruiker en deze daarvan een e-mail ontvangt. Zet de rol bij Rol in Mijn diensten op Beheerder. Vink Ja aan onder Hoofdcontactpersoon. Klik op Maak aan. Schakel aan de rechterkant alle diensten uit Klik op Bewaar. Ga terug naar Visma Advisor en beëindig de samenwerking.   Klik Hier voor de instructies voor het beëindigen van een samenwerking.

Is de samenwerking in het verleden beëindigd en wil je deze opnieuw activeren? Dan moet je klant eerst het samenwerkingsverzoek accepteren voordat de samenwerking kan worden hersteld. Volg hiervoor de onderstaande stappen.   Ga in Visma Advisor naar Klanten. Klik op de te activeren klant en selecteer het tabblad Samenwerkingen.  Kies Visma eAccounting, selecteer het gewenste abonnement en klik op Activeren.   Vul de velden in met behulp van het uitrolvenster en klik op Volgende om het samenwerkingsverzoek te verzenden.  Laat de hoofdcontactpersoon (de klant) inloggen met zijn geregistreerde e-mailadres en wachtwoord bij www.vismaonline.com  Laat de hoofdcontactpersoon bovenaan bij de rode melding de samenwerking accepteren door te klikken op Accepteer:   De samenwerking is hersteld en het icoon Visma eAccounting is weer zichtbaar in Advisor.   NB: voor het abonnement eAccounting Factureren geldt dit alleen wanneer zowel de samenwerking als de licentie is beëindigd en de klant niet na het beëindigen van de samenwerking zelfstandig heeft doorgewerkt met Visma eAccounting.

In deze video laat Michaela zien hoe je in Visma Advisor een eAccounting samenwerking activeert met je klant.   

We helpen jou en je collega’s graag om optimaal gebruik te maken van onze software. Daarom hebben wij twee hand-outs gemaakt, zodat je meteen een goede start kan maken.   Practicemanagement Ontdek hoe je Visma Advisor inricht om jouw interne kantoorbeheer te optimaliseren. (Alleen voor de eAccounting Accountancy Compleet bundel)   Servicemanagement Kom alles te weten over het starten en beheren van eAccounting-samenwerkingen in Visma Advisor. Ook wordt uitgelegd hoe je het beste een eAccounting-administratie kan inrichten.   Via onderstaande link kun je beide hand-outs benaderen: https://eaccounting.nl/voor-de-accountant/hand-outs    

Met de snelle factuurinvoer kun je eenvoudig en snel verkoopfacturen boeken die buiten eAccounting zijn gemaakt, met behulp van een boekingssjabloon. Dit is handig wanneer er verkoopfacturen zijn gescand met de Scanner app of geüpload vanaf de harde schijf.   Maak eerst een nieuw boekingssjabloon aan.  Ga in het menu naar Instellingen - Boekingssjablonen en klik op Nieuw boekingssjabloon     Ga nu naar Inkoop - Geüploade foto’s.  Kies de verkoopfactuur en klik op Koppel foto.   Kies bij Type Document en bij Boekingssjabloon Verkoopfactuur.       De journaalpost wordt automatisch ingevuld en er opent een venster om de factuurgegevens in te vullen.     Klik op Bewaar en Boek. Wil je de snelle factuurinvoer gebruiken zonder een geüploade foto? Dan doe je dat op dezelfde manier via Boekhouding - Boekstukken - Nieuw Boekstuk.

In deze supportnote lees je hoe je zelf het probleem kunt verhelpen wanneer de klant geen e-mail krijgt na het versturen van een samenwerkingsverzoek vanuit Visma Advisor.   Laat jouw klant eerst nagaan of de e-mail bij de spam binnen is gekomen. Zo niet, dan dient jouw klant in te loggen bij www.vismaonline.com met het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord*.   Op de pagina Mijn diensten selecteert je klant het uitroepteken en klikt op Accepteer bij Uitnodiging voor het starten van een samenwerking.        De samenwerking is nu actief.   Ziet jouw klant de tegel van de zojuist ingeschakelde dienst niet? Kies dan in het uitrolvenster Gebruikers en diensten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij de gewenste dienst en bewaar.   *Wanneer de gebruiker zijn wachtwoord niet weet, kies dan na de invoer van het e-mail adres voor Wachtwoord vergeten ?. In het volgende scherm kiest de gebruiker voor Wachtwoord herstellen. De gebruiker krijgt dan een link toegestuurd voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord. 

In deze support note lees je hoe je een bestaande Visma eAccounting administratie  kunt koppelen in Visma Advisor   Situatie 1: Je wilt een samenwerking opstarten vanuit Visma Advisor met de uitvoering die de klant voor Visma eAccounting gebruikt Ga in Visma Advisor naar  Klanten en klik op Nieuw  Voer de klantgegevens in o.b.v. kvk-nummer of naam Gebruik het emailadres waarmee de klant inlogt in Visma eAccounting als Hoofdcontactpersoon  Voeg de Dienst toe waarmee je altijd een samenwerking start Ga naar het tabblad Samenwerkingen en kies Visma eAccounting Kies bovenaan Uitvoering van klant , koppel de Dienst en klik op Activeren Laat de hoofdcontactpersoon (de klant) inloggen met zijn geregistreerde e-mailadres en wachtwoord bij www.vismaonline.com Laat de hoofdcontactpersoon vervolgens bovenaan bij de rode melding de samenwerking accepteren door te klikken op Accepteer:     De samenwerking is actief en het icoon Visma eAccounting is zichtbaar in Advisor.   Situatie 2:  Jouw klant heeft vanuit Visma eAccounting een samenwerkingsverzoek gestuurd dat je hebt geaccepteerd Ga in Visma Advisor naar  Klanten op en klik op Nieuw  Voer de klantgegevens in o.b.v. kvk nummer of naam Gebruik het emailadres waarmee de klant inlogt in Visma eAccounting als Hoofdcontactpersoon Voeg de Dienst toe waarmee je altijd een samenwerking start Verlaat de klantkaart en ga naar Instellingen - Klant tabblad Samenwerkingen  Klik op de te koppelen klant, vul de Dienst in en klik op Opslaan   Het icoon van Visma eAccounting is nu zichtbaar in Advisor op de klantkaart.

Vraag Ik heb in het verleden een administratie in Visma eAccounting aangemaakt gebaseerd op de standaardinrichting, maar aan de rekeningen zijn helaas geen referentiecodes gekoppeld. Waar kan ik deze vinden en hoe kan ik deze referentiecodes alsnog eenvoudig koppelen? Antwoord In de bijlage van dit bericht vind je het standaardrekeningschema uit Visma eAccounting met de daarbij behorende referentiecodes. Maak een export van je rekeningschema, open dit in bijvoorbeeld Excel en voeg de gegevens in de kolom ReferenceCode samen met de gegevens in de kolom ReferenceCode van het voorbeeldbestand.     Sla je bijgewerkte rekeningschema vervolgens op in Excel  in het formaat CSV (Comma delimited) en importeer dit in Visma eAccounting om zo de referentiecodes toe te voegen.      

Boekjaren of periodes in Visma eAccounting blokkeren In deze supportnote ziet u het verschil tussen het blokkeren van een boekjaar en het blokkeren van een periode in eAccounting.   Boekjaren blokkeren U blokkeert een boekjaar als volgt: Ga naar Instellingen - Boekjaren en openingsbalans. Selecteer het boekjaar dat u wilt blokkeren. Klik op Bewerk. Markeer Blokkeer boekjaar. Klik op Bewaar.         Als u een boekjaar blokkeert, kunnen in dat boekjaar geen boekstukken meer worden geboekt, tenzij u het boekjaar weer deblokkeert. Periodes blokkeren U blokkeert een periode als volgt: Ga naar Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Kies bij Boekhouding geblok. t/m de periode die u wilt blokkeren. Klik op Bewaar.       Er is een verschil tussen het blokkeren van een boekjaar met Instellingen - Boekjaren en openingsbalans en het blokkeren van periodes met Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Als u periodes blokkeert, dan mag u nog steeds boekstukken boeken op de laatste dag van het boekjaar. Op die manier kunt u altijd correcties boeken, zelfs als u Boekhouding geblok. t/m December hebt gekozen.   Diensten/controlemomenten automatisch als voltooid markeren in Visma Advisor Als u een samenwerking in Visma eAccounting hebt, dan kunnen de controlemomenten in Advisor automatisch worden bijgewerkt, zodra een medewerker van het accountantskantoor een dienst in eAccounting heeft uitgevoerd.    1. Ga naar Instellingen - Diensten om de controlemomenten te kiezen die automatisch moeten worden bijgewerkt. Dit kan niet als in de dienst de Periode op Week is ingesteld. 2. Kies de handeling waarmee het controlemoment als voltooid moet worden gemarkeerd 3. Klik op Opslaan.   Let op: Als u in Visma eAccounting een geblokkeerde periode deblokkeert, dan moet u in Visma Advisor de controlemomenten die aan die geblokkeerde periodes zijn gekoppeld, handmatig bijwerken.

Vraag Hoe en waar kan ik de auditfiles bewaren en inzien ten behoeve van de bewaarplicht? Antwoord Wilt u de auditfiles als naslagwerk centraal bewaren, dan kan dat eenvoudig in Visma Financial Overview bij het onderdeel Documenten.      Als u de volledige journaalgegevens wilt kunnen inzien, dan kunt u per boekjaar de historische journaalposten importeren in een bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent. Erg handig als u of uw klant geen toegang meer heeft tot een afgesloten financieel systeem.  

Wanneer u een (nieuwe) medewerker toegang wilt geven tot de eAccounting-cliëntadministraties, dan moet u de medewerker eerst in Visma Advisor aanmaken. Als u dit al hebt gedaan, dan kunt u door naar stap 2.   1. Een nieuwe medewerker aanmaken in Visma Advisor   Open Visma Advisor. Ga in het menu naar Instellingen - Medewerkers en klik rechtsboven op Nieuw. De pagina Gebruikers en diensten in Visma Online wordt geopend. Klik rechtsboven op Maak gebruiker aan. Voer vervolgens de gegevens van de medewerker in en klik op Maak aan. Nu kunt u aan de rechterkant de gewenste dienst(en) activeren:   Met de dienst Visma Advisor (€ 10 p/m) heeft de medewerker toegang tot de volledige functionaliteit van Visma Advisor en kunt u in Visma Advisor de medewerker toegang geven tot de eAccounting-cliëntadministraties.   Wilt u de medewerker ook toegang geven tot de eAccounting-administratie van uw kantoor, dan schakelt u de dienst Visma eAccounting Pro in. De overige diensten die u hier ziet hebben alleen betrekking op uw kantooradministratie. Als de medewerker ook tot die diensten toegang moet hebben, dan schakelt u die op dezelfde manier in.        5. Activeer de gewenste dienst(en) en klik op Bewaar.     2. Medewerkers toegang geven tot eAccounting-cliëntadministraties   Om medewerkers toegang te geven tot de eAccounting-cliëntadministraties moet de medewerker als deelnemer worden toegevoegd aan de dienst waarbij de samenwerking in eAccounting is aangemaakt. In Visma Advisor kunt u dit op twee manieren doen, namelijk: Individueel per klant Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Individueel per klant   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Klik op de betreffende klant en ga naar het tabblad Diensten. Kies de dienst waarbij de eAccounting-administratie is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe bij Deelnemers:      4. Klik op Opslaan.     Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Maak eventueel met behulp van de filters een selectie van de klanten waartoe de medewerker toegang moet krijgen. Klik rechtsboven op het pictogram voor Groepsgewijs bijwerken en kies Dienst bewerken: Er wordt een overzicht van de geselecteerde klanten weergegeven. Klik op Volgende. Kies de dienst waarbij de eAccounting-samenwerking is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe:        6. Klik op Volgende en daarna op Bevestigen.

Vraag Hoe kan ik toch journaalposten importeren als er (nog) geen koppeling is? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bijvoorbeeld loonjournaalposten uit Nmbrs of Loket te verwerken via de API-koppeling. Maar wat als u met een andere salarisapplicatie werkt die niet gekoppeld is? Of uw klant werkt met een kassasysteem dat niet aan Visma eAccounting kan worden gekoppeld? Dan zou Visma eAccounting Mutatie Import een goed alternatief kunnen zijn.    Op onze websitepagina https://import.eaccounting.nl kunt u bij eAccounting Mutatie Import inloggen en mutaties in de Visma eAccounting-administratie van uw klanten importeren. U kunt mutaties importeren die de vorm hebben van de volgende boekstukken:  Verkoopmutaties  Loonjournalen  Kasstaten  Memoriaalboekingen Wilt u zien hoe deze gratis module werkt? Bekijk dan onze video op YouTube.

Vraag Waar kan ik informatie vinden over RGS-codes? Antwoord Op de website www.referentiegrootboekschema.nl vindt u alle informatie over RGS-codes. Het RGS-coderingsstelsel in opgebouwd uit een aantal niveaus genummerd van 1 tot en met 5. Binnen Visma eAccounting wordt versie 3.0 van RGS gebruikt; Visma Online Samenstel-assistent maakt gebruik van versie 3.2. Voor beide producten geldt dat we niet verdergaan dan tot en met niveau 4.  Een handige hulp bij het inrichten van de referentiecodes voor Visma eAccounting kan de Excel-sheet van de definitieve versie RGS 3.2 zijn. Via deze link kunt u dit bestand downloaden. Op het tabblad ‘RGS3.2-versus-RGS3.1’ wordt op overzichtelijke wijze zowel RGS3.0, RGS3.1 als RGS3.2 getoond. Als u de kolom ‘Niveau’ alleen op 1 tot en met 4 filtert, dan heeft u een prima overzicht dat u kan helpen bij het inrichten van RGS binnen Visma eAccounting. Vanuit Visma eAccounting worden deze referentiecodes eventueel gebruikt voor diverse API-koppelingen met andere applicaties.

Vraag Waar kan ik referentiecodes vastleggen en wat is het belang van RGS? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bij alle rekeningen van het rekeningschema RGS-codes vast te leggen. U doet dit door bij Instellingen > Rekeningschema aan elke rekening een referentiecode te koppelen: Het systeem van Referentie GrootboekSchema (RGS) zorgt ervoor dat een zelf ingericht rekeningschema kan worden omgezet in een uniforme indeling. Deze uniforme indeling biedt vervolgens mogelijkheden om grootboekinformatie via zogeheten API-koppelingen te gebruiken voor andere toepassingen zoals jaarrekeningen, belastingaangiften, dashboards of benchmarks. RGS wordt bijvoorbeeld gebruikt in de koppeling met Visionplanner, Nextens, Speedbooks en Visma Online Samenstel-assistent, waarbij de vastlegging van de referentiecodes in Visma eAccounting (de bron) uiteraard de belangrijkste schakel is.