Visma Net käyttövinkit

Liitteenä olevassa ohjeessa käydään läpi Intrastat määritykset sekä Intrastat-raportin muodostaminen.

Ohjeessa kerrotaan kuinka toimittajapalautus tehdään ostolaskulle, joka on jo maksettu. Esimerkissä näytetään toimittajapalautus, joka maksettu kokonaisuudessaan.   Ostoreskontra | Ostolaskut Valitse kyseinen ostolasku Klikkaa Viitenumeroa avataksesi laskun     Muodosta hyvityslasku Toiminnot | Tee hyvityslasku toiminnon avulla.     Hyväksy Hyvityslasku, jolloin se kirjautuu kirjanpitoon.     Ostoreskontra | Maksut Avaa uusi maksu ja valitse sille tyypiksi Toimittajapalautus     Valitse toimittaja ja lisää maksulle rivi. Tositetyypiksi valitaan Hyvityslasku. Laskunro-kentässä haetaan aiemmin tehty hyvityslasku.     Syötä summa, joka on maksettu.     Huom! Jos maksutavalla 1. on Muodosta maksuerä asetus päällä, tulee valita jokin toinen maskutapa, esim. 4. Käteinen.   Hyväksymisen jälkeen Toimittajapalautus on Suljettu-tilassa. Tapahtumahistoria-välilehdellä näkyy Saldo-sarakkeessa nolla silloin kun hyvityslasku ja toimittajapalautus ovat olleet yhtä suuret.    

Tässä lyhyt koonti vuodenvaihteen toimista. Visma.net ERPissä vuoden päätös tapahtuu automaattisesti, kun viimeinen tilikauden tilijakso suljetaan. Tämän takia tilikauden sulkeminen tulee tehdä vasta, kun yritys on valmis sulkemaan kirjapidon tilikauden. Tilikauden viimeisen jakson sulkeminen pitää tehdä muissa moduuleissa ennen kuin käyttäjä voi sulkea kirjanpidon jakson. Kaikkien moduulien yhtäaikainen sulkeminen on myös mahdollista. Tilijaksojen sulkeminen tehdään toiminnossa Kirjanpito – Prosessit – Tilijaksojen sulkeminen.             Tilikauden sulkeminen saattaa sisältää seuraavia vaiheita - seuraavan vuoden tilijaksojen perustaminen ja ainakin yhden aktivoinnin (https://community.visma.com/t5/Visma-net-keskustelut/Uuden-tilikauden-avaaminen/m-p/191932#M96) - yrityksen oman tilikauden päätös –tehtävälistan mukaiset toimet - viimeisen tilijakson sulkeminen kirjanpidossa Tilikauden sulkeminen siirtää tilin Kuluvan tilikauden voitto/tappio saldon Edellisten tilikausien voitto/tappio tilille. Sen jälkeen Kuluvan tilikauden voitto/tappio tilin saldo nollautuu uudelle tilikaudelle. Tase-tilien saldot siirtyvät uudelle tilikaudelle, kun muiden tilien saldot nollautuvat. Kun tilikausi on päätetty, kannattaa harkita option Salli tiliöinti suljetuille kausille käyttöä.    Jos halutaan, että uuden tilikauden numeroinnit alkavat alusta, niin sen voi muuttaa kohdassa Määritykset – Asetukset – Numerosarjat.

Ohjelman näytöissä on pääkäyttäjällä mahdollisuus jakaa sarakeasetuksia kaikille yrityksen käyttäjille. Tämä voi olla hyödyllistä, jos kaikilla käyttäjillä on samat tarpeet ja haluaa säästää heidän aikaa.   Pääkäyttäjällä tulee olla Administrator ja Customizer roolit Käyttäjät ikkunassa.   Tämän jälkeen mennään haluttuun näyttöön ja tehdään tarvittavat muutokset sarakkeihin (esim. lisätään, poistetaan, muutetaan järjestystä).  Oikeassa yläkulmassa valitaan Työkalut - Jaa sarakeasetukset.     Avautuvasta ikkunasta valitaan Results ja seuraavassa ikkunassa mennään oletuksilla tai valitaan mille käyttäjille jako tehdään.     Kun käyttäjät kirjautuvat seuraavan kerran ohjelmaan määritykset ovat käytössä.  

Käsittele tiliotteet ikkunaan on lisätty mahdollisuus piilottaa useampi rivi kerrallaan. Aikaisemmin rivin joutui poistamaan yksitellen mikäli piilotukselle ei ollut mahdollista tehdä automaattista sääntöä.  Piilotusta varten tarvitsee rivinäkymään ottaa uusi sarake "Piilota"-näkyviin.      Piilotettaville riveille laitetaan täppä Piilota sarakkeeseen ja painetaan Piilota valitut-painiketta, jolloin valitut rivit poistuvat näkyvistä. 

Tässä käyttövinkissä käydään läpi miten lähetetään yksittäisiä tilauksia(osto-/myyntitilauksia) tai laskuja heti sen jälkeen kun sähköposti on muodostettu.   Esimerkissä lähetämme myyntitilauksen asiakkaalle. Nämä samat vaiheet pätee myös ostotilauksille ja laskuille.   Sähköpostitili-asetukset on määritetty järjestelmään ja olemme luoneet myyntitilauksen, jonka haluamme lähettää sähköpostitse. Valitse Toiminnot – Lähetä sähköpostilla, jolloin myyntitilauksen sähköposti muodostuu. Sähköposti näkyy kohdassa ’Toimenpiteet’(mutta se ei ole vielä lähtenyt asiakkaalle)   Napauta ’Toimenpiteet’ kohdasta, jolloin avautuu ikkuna, missä näkyy muodostettu sähköposti. Tuplaklikkaa ko. rivin kohdalla.   Ohjelma avaa sähköpostin. Tässä ikkunassa voidaan tarkistaa viestiä ja tarvittaessa valita Toiminnot – Peru lähetys, jolloin ohjelma poistaa sähköpostin. Valitse Toiminnot – Suorita, jolloin ohjelma lähettää sähköpostin asiakkaalle

Liitteenä olevassa ohjeessa käydään läpi Hankintakulukoodien määritykset ja esimerkkejä hankintakulukoodien käytöstä.

Ohjeessa kerrotaan miten hyvityslaskun kohdistus ostolaskuun tapahtuu.   Ostoreskontra | Maksut Valitse Kaikki tietueet -välilehti Klikkaa Tositenumeroa avataksesi hyvityslaskun Avaa uusi rivi Lisää rivi -painiketta klikkaamalla Valitse Tositetyypiksi Lasku. Klikkaamalla Tositenro-kentän suurennuslasista avautuu uusi ikkuna, jossa näkyy toimittajan avoimet laskut.   Valitse ostolasku, johon hyvityslasku halutaan kohdistaa.   Hyväksymisen jälkeen hyvityslasku on Lukittu-tilassa. Tapahtumahistoria-välilehdellä näkyy ostolaskun Saldo-sarakkeessa nolla silloin kun hyvityslasku ja ostolasku ovat olleet yhtä suuret. Jos hyvitystä ei ole käytetty kokonaan näkyy Käyttämätöntä saldoa.  

Tässä käyttövinkissä kerrotaan mitä toimenpiteitä Visma.netissä tulee tehdä, mikäli yritystänne koskee arvonlisävero erityisjärjestelmän laajeneminen. Huomioittehan, että mikäli teillä on integraatio verkkokauppaan, saattaa tämä lakisääteinen muutos vaatia toimenpiteitä myös verkkokaupan puolella. Jatkossa kuluttajamyynnille tarvitaan esim. oma veroalue, jotta myynti saadaan eroteltua muusta myynnistä.    Muutokset Visma.netissä:    1. Perusta uusi verotoimisto toimittaja  Merkitse yleiset tiedot välilehdelle, että toimittaja on verotoimisto  Maksujen asetukset välilehdelle määritellään pankkitili sekä maksun oletusviitenro. Arvonlisäveron erityisjärjestelmää koskevat alvit tilitetään eri viitteellä kuin oma-aloitteiset verot  Verotoimisto-asetukset välilehdelle määritellään alv-jakson pituus mikä on 3 kuukautta. Myynnit ilmoitetaan järjestelmään kvartaaleittain. Lisäksi välilehdellä määritellään kirjanpitotilit alveille. Voitte määritellä eri tilit kuin oma-aloitteisille veroille     2. Perusta Raportoinnin asetukset ikkunaan (TX205100) alv-ilmoituksen rivit.   Voitte perustaa kaikille EU-maille rivit tai ainoastaan niille maille, joihin on myyntiä. Jokaista maata varten perustetaan kaksi riviä, toinen rivi liikevaihtoa varten ja toinen alv-summaa varten. Tämän lisäksi perustetaan kaksi riviä yhteissummia varten. Yhteissumma rivit voi numeroida esim 100 ja 101, jotta ne ovat aina alimmaisina.  Valitse Verotoimisto kenttään perustamasi uusi verotoimittaja Liikevaihto riville Päivitä käyttäen kenttään valitaan "Verotettava summa" ja alv-summa riville "Veron summa" Päivityssääntö kaikilla riveillä Maksettava-saatava Alv-summan yhteensä riville ruksataan Nettovaikutus-sarake    3. Siirry Raportointiryhmät-välilehdelle  Valitse Verotoimisto kenttään perustamasi uusi verotoimittaja Perusta jokaiselle maalle joille haluatte raportoida tapahtumia oma rivinsä    4. Linkitä Raportointiryhmät raporttiriveihin Raportointiryhmät ikkunassa (TX205200)  Valitse verotoimisto kenttään perustamasi toimittaja  Linkitä jokaiseen perustamaasi raportointiryhmään siihen liittyvät raporttirivit  Alla esimerkki Alankomaiden kuluttajamyyntiin     5. Perusta uudet veroalueet (TX206000)  Jokaisen EU maan kuluttajamyyntiä varten tarvitaan oma veroalue  Mikäli teillä on asiakasrekisterissä EU kuluttaja-asiakkaita, tulee heille päivittää uudet veroalueet. Tämä onnistuu helpoiten muuta asiakkaan veroaluetta ikkunassa  Mikäli verkkokaupasta tuodaan tilauksia tai myyntilaskuja, tulee siirtyä käyttämään uusia veroalueita EU kuluttajakaupassa     6. Perusta uudet alv-tunnukset Ilmoittamista varten tarvitaan uusia alv-tuunuksia. Yksi yhteinen, jolla myynti nousee oma-aloitteisten verojen ilmoitukselle kohtaan 309 ja yksi jokaiselle maalle jonka tapahtumia raportoidaan. Maakohtaisessa koodissa määritellään maan käytettävä alv-kanta. Tässä ohjeessa on esimerkkinä käytetty yleistä alv-kantaa. Huomioittehan mikäli myytte esim. elintarvikkeiksi luokiteltavia tuotteita, että käytätte oikeaa alv-kantaa laskennassa. Alv-tunnukset perustetaan Arvonlisäveron hallinta ikkunassa (TX205000).    Yhteinen alv-koodi:  Perusta uusi koodi ja anna sille kuvaus. Valitse Veron tyypiksi "Myynti" ja verotoimistoksi oma-aloitteisten verojen verotoimittaja. Yleensä 50000.  Mikäli olet lisäämässä myöhemmin perustettua uutta veroaluetta, älä perusta uutta koodia, lisää veroalue alueet välilehdelle Veroaikatauluun alkupäiväksi 1.7.2021 ja raportointiryhmäksi Myynti Alv 0%  Valikko välilehdelle määritellään tavaramyynnissä käytettävä veroluokka  Alueet välilehdelle määritellään kaikki EU kuluttajamyyntiä varten perustetut veroalueet Mikäli uusia maita perustetaan myöhemmin, muistakaa käydä lisäämässä perustettu veroalue tämän alv-koodin alueisiin      7. Perusta maakohtaiset alv-tunnukset    Jokaiselle maalle johon kuluttaja tavaramyyntiä on, tulee perustaa oma alv-tunnus. Alla esimerkki Ruotsin ja Alankomaiden alv-tunnuksista.  Veron tyyppi "Alv"  Verotoimisto uusi perustettu toimittaja  Veroaikataulun alkupvm 1.7.2021  Huom! Verokanta maakohtainen alv-prosentti  Raportointiryhmään valitaan maata varten perustettu raportointiryhmä  Valikko välilehdelle valitaan tavaramyynnissä käytetyt veroluokat. Huom! Saattaa poiketa ohjeen esimerkeistä 01 ja 04  Alueet välilehdelle valitaan maata varten perustettu veroalue          8. Alv-ilmoituksen muodostaminen    Alv-ilmoitus muodostetaan kvartaaleittain valmistele alv-ilmoitus ikkunassa. Ilmoitusta ei voi tällä hetkellä lähettää suoraan järjestelmästä, vaan ilmoitus kirjataan manuaalisesti OneStop Shop järjestelmään. Ilmoitus tulee kuitenkin hyväksyä järjestelmässä jolloin siitä muodostuu maksua varten ostolasku. Tutkimme, onko mahdollista tehdä geneeristä kyselyä, jonka avulla saisi ladattua csv-tiedoston ilmoitusta varten.   

Visma.nettiin on julkaistu uusi tietojen selailua helpottava Sidepanel toiminnallisuus. Sidepanelin avulla pystyt selailemaan listanäkymässä tietoja ilman, että poraudut listalta tositteelle. Lisäksi tämä helpottaa suodatettujen listanäkymien tietojen selailua. Jos haluaa esim katsella vain tietyn asiakkaan laskuilla olleita tuoterivejä.    Alla olevassa kuvassa on esimerkkinä lisätty sidepanel myyntilaskulistaan. Sidepaneliin on määritelty näkyväksi ko myyntilaskulla olevat tuotekoodit, rivin kuvaus, määrä ja kirjanpidon tili.    Esimerkin mukainen näkymä luodaan:  1. Luo geneerinen kysely mikä näytetään Sidepanelissa  2. Liitä luotu kysely myyntilaskulistaan. Tärkeää on, että liittämisessä käytetään oikeita kenttiä. Tässä esimerkissä halutaan, että sidepanelissa näytetään ne myyntilaskurivit, joilta löytyy sama laskunumero kuin mille kursori on listalla kohdistettu

Ohjeessa kerrotaan miten asiakkaan ylisuoritus voidaan kuitata pois reskontrasta saldokorjauksella, esim. jos asiakas on maksanut 0,01 liikaa.   Myyntireskontra | Asetukset | Syykoodit Luo tarvittaessa uusi syykoodi(voit myös halutessasi käyttää olemassa oleva syykoodi) Anna koodi ja kuvaus Valitse Käyttö-kenttään: Saldon korjaus Valitse mistä seurantakohde haetaan("R" oletuksella seurantakohde haetaan syykoodista) Valitse haluttu tili Määritä tarvittaessa seurantakohteen Klikkaa Tallenna   Myyntireskontra | Prosessit | Saldokorjaukset Valitse Tyyppi: Saldokorjaus Määritä haluttu päivämäärä korjaukselle Tositepvm-kenttään Valitse Syykoodi Valitse maksu ja klikkaa Suorita HUOM: jos asiakkaan maksu ei nouse mukaan Saldokorjaukset-ikkunaan, määritä Raja-kentän arvo korkeammaksi. Tarkista myös seuraavaa: Avaa Myyntirskontra | Rekisterit | Asiakkaat ja valitse ko. asiakas. Yleiset tiedot-välilehdellä, tarkista että 'Saldokorjausten kirjaus käyttöön' on valittu.   Saldokorjaus-ajo muodostaa uuden tapahtuman Saldokorjaus-tyypillä(ja maksu menee Suljettu-tilaan) ikkunassa Myyntireskontra | Tapahtumat | Myyntilaskut. Saldokorjauksen kirjanpidon tosite tiliöityy seuraavasti: Myyntisaamiset-tili debet Tili syykoodista kredit    

Tässä ohjeessa kerrotaan miten maksu poistetaan / mitätöidään.   Kassa- ja pankkitilien hallinta - Asetukset - Maksutavat. Valitse kyseinen maksutapa ja mene Ostoreskontran asetukset välilehdelle. Muuta Muodosta maksuerä optio Ei pakollinen valintaan ja ota pois asetus Yksilöivä maksun viite pakollinen siksi aikaa kun maksua mitätöidään Sen jälkeen Mitätöi ja Poista -painikkeet vapautuu Maksut ikkunassa. Voit poistaa maksun, joka ei ole kirjautunut kirjanpitoon asti, jos se on kirjautunut niin maksu pitää mitätöidä.   Kun maksu on poistettu tai mitätöity, niin muista käydä muuttamassa optio Muodosta maksuerä takaisin maksutavalle, jotta maksuerän muodostaminen on taas päällä. Tämän jälkeen voit muodostaa uuden maksun ostolaskusta.  

Ongelma: Käytössä on EUR-pankkitili, josta maksetaan valuuttalaskuja, esim. USD, GBP. Pankin käyttämä valuuttakurssi ja maksama summa euroissa ei täsmää Visma.net ERP:ssa olevan maksun valuuttakurssiin ja eurosummaan. Ratkaisu: Syy siihen ettei valuuttamaksujen valuuttakurssit päivity maksuille, johtuu siitä että pankista tulee "positiivisia status raportteja" (pain.002) kun maksu on suoritettu pankissa. Pain.002 status raportissa ei tule valuuttakurssia, joten se aiheuttaa ongelmia, koska maksun tila muuttuu tuolloin Maksetuksi ja siitä lähtee ilmoitus Visma.net ERP:iin, mutta kurssi ei päivity.  Kannattaa sopia pankin kanssa että tilaraportteja maksujen suorittamista ei muodostettaisi pankissa. Mutta vain luopua "positiivista palautteista" (positive feedback), eli kun maksu suoritetaan pankissa, edelleen muut pain.002 palautteet (perusvalikoima) pitää muodostua (vastaanotettu pankissa, hyväksytty, hylätty). Maksun tila päivittyy tämän jälkeen tiliotteelta ja sieltä tulee pankin käyttämä kurssi maksulle. Koska tiedot tulevat, ja maksut päivittyvät, tiliotteelta, suosituksemme on että pankki lähettäisi tiliotteet päivittäin tai viikottain.

Visma.net ERP:ssä on olemassa kaksi eri ikkunaa myyntilaskuille. Molemmat näistä on aikaisemmin nimetty "Myyntilaskut". Tämä on aiheuttanut sekaannuksia varsinkin uusille käyttäjille ja tukitoiminnoissa. Käyttäjän on ollut vaikea hahmottaa mikä on oikea ikkuna käsitellä myyntilaskuja.    Myyntitilauksista muodostetut myyntilaskut joita ei ole vielä hyväksytty kirjanpitoon, ovat löytyneet ainoastaan Myyntitilausten alla olevasta Myyntilaskut ikkunasta. Nimesimme uudelleen tämän ikkunan ja jatkossa se on "Myyntilaskut MT". Myyntireskontran alla oleva Myyntilaskut ikkuna, josta löytyy kaikki kirjanpitoon hyväksytyt myyntilaskut säilyy saman nimisenä.    

Voit käyttää Kassa- ja pankkitilien hallinta - Rekisterit - Uusi odotettu kassatapahtuma, ikkunaa syöttääksesi tietoja kassatapahtumista, joita odotat lähitulevaisuudessa. Näitä tietoja käytetään vain parantamaan kassavirtaennusteita, jotka muuten perustuisivat järjestelmässä käytettävissä oleviin tositteisiin.  

Yleistä Ohjelmassa on mahdollista kirjata pois senttieroja tai jopa kokonaisia laskuja luottotappioiksi Saldonkorjauksella.    *Alv-kirjausta tällä toiminnolla tosin ei vielä tässä vaiheessa voi tehdä, se on tällä hetkellä kehityksessä. Mahdollinen Alv-kirjaus tulee tehdä manuaalisesti Kirjanpidon Tositteet ikkunassa.     Tässä ohjeessa kirjataan koko lasku luottotappioksi, mutta se voi myös olla muutaman euron tai sentin saldon poisto.   Myyntireskontra - Rekisterit - Asiakkaat Asiakkaalle  valitaan asetus Ota saldonkorjaus käyttöön ja määritellään Saldonkorjausraja.   Myyntireskontra - Asetukset - Syykoodit Sykoodit ikkunassa on oletuksena syykodeeja. Luottotappion Käyttö tulee olla Saldon poisto ja tässä voi myös määritellä halutun kirjanpidon tilin.   Myyntireskontra - Prosessit - Saldonkorjaus. Saldonkorjaus ikkunassa valitaan Tyyppi; Saldon poisto, Asiakas ja Tositepvm. Valitaan rivi ja klikataan Suorita.     Myyntilaskulle muodostuu suoritus tyypillä Saldon poisto ja lasku menee Suljettu tilaan.      Tässä Saldon poiston kirjanpidon tosite.  

Joillakin käyttäjillä on tullut uuden maksatuksen aktivoinnin jälkeen Käyttö estetty -ilmoitus, kun ovat avanneet Käsittele maksut -ikkunan. Tämä johtuu siitä, että selaimessa on estetty kolmannen osapuolen evästeet. Ohjelma vaatii tällä hetkellä niiden olevan sallittuna. Tuotekehitys tulee tekemään tähän myöhemmin muutoksen, että selaimessa voi olla estettynä kolmannen osapuolen evästeet.    Jotta uuden maksatuksen käyttö onnistuisi nyt kaikilta, niin kolmannen osapuolen evästeet (Third party cookies) täytyy sallia käyttöön.    Firefox-selaimessa se tapahtuu helpoiten niin, että klikkaa osoitekentän vieressä oleva "kilpi"-kuvaketta ja ottaa pois päältä Enhanced Tracker Protectionin kyseiseltä sivustolta.     Chrome-selaimen asetuksissa avaa Privacy and Security ja salli kaikki evästeet  Tai määritä sallittuihin sivustoihin osoite finance.visma.net ja anna oikeus myös käyttää kolmannen osapuolen evästeitä. Kirjaudu sen jälkeen takaisin Visma.net ERPiin, jotta asetus on aktiivisena.     

Asiakkaalle voi määrittää Luotonvarmennussäännöt Asiakkaat - Yleiset tiedot välilehdellä. Valittavana on Luottoraja, Päivä yli eräpäivän tai näiden yhdistelmä. Asiakkaan tilan voi myös halutessa asettaa Luottokieltoon.     Kun Luotonvarmennussäännön kriteerit täyttyvät ohjelma varoittaa myyntilausta tai laskua tehdessä. Myyntitilaus menee Luottokiellossa tilaan ja lasku Pidossa tilaan, eikä sitä pysty hyväksyä.