Visma Net käyttövinkit

Raporteilta halutaan usein suodattaa tietoja, esimerkiksi Ostoreskontran avoimia raportoitaessa ei haluta tulostaa mukaan ennakkomaksuja. Tällöin kannattaa hyödyntää raporteilta löytyviä Lisälajittelu ja suodattimet valikkoa.    Jos haluaa tulostaa esim. Ostoreskontran avoimet simuloiden raportin ilman ennakkomaksuja, tulee tehdä suodattimiin alla olevan kuvan mukainen rajaus.      Tehty suodatus kannattaa tallentaa malliksi, jotta rajausta ei aina tarvitse tehdä erikseen. Mallin saa tallennettua Tallenna malli-painikkeella. Mallille annetaan nimi ja mallin voi halutessaan asettaa oletukseksi ja sen voi jakaa myös toisille käyttäjille.      Ominaisuus on hyödynnettävissä myös myynnin raporteissa. Jos halutaan tulostaa esim. Tilauslista, jossa on vain tietyn myyjän tilaukset tietyltä ajalta, voi tiedon rajata alla olevan kuvan mukaisesti.   

Tässä ohjetta miten saa muodostettua ostotilauksen.   Ensimmäisenä laitetaan Rivit kohdassa täppä Merkitse OT:lle ja sen jälkeen Toiminnot kohdasta Muodosta ostotilaus.       Kun ostotilaus on muodostettu tulee näkymä Muodosta ostotilaukset. Valitaan Ostotilaukselle Toimittaja. Tämän jälkeen Suorita ja näin Ostotilaus on muodostettu                

Miten tilaan Tärkeät tiedotteet sähköpostiini?    Tiedotamme tärkeissä tiedotteissa mahdollisista häiriöistä, jotka voivat vaikuttaa palveluumme. Visma.net ERP Tärkeät tiedotteet löydät tämän linkin takaa  Saat tilattua tärkeät tiedotteet suoraan sähköpostiisi valitsemalla Tilaa.  Mikäli haluat tilata myös muiden tuotteiden tiedotteita, valitse listalta toinen tuote ja paina Tilaa.      Jos haluat perua tilauksen. Tällöin Tilaa- valinnan tilalla on Peruuta tilaus- valinta.   Mikäli haluat saada kaikkien tuotteiden Tärkeät tiedotteet sähköpostiisi, siirry Visma Software Oy ajankohtaista -välilehdelle ja valitse Tilaa. 

Pääkirja- ja päiväkirjaraporteille on lisätty raporttiasetuksiin Seurantakohde-kenttä, jolla saadaan tulostettua tietyn seurantakohteen tapahtumat.                                    Mikäli yrityksellänne on käytössä useampi seurantakohdetaso, ja haluaisitte raportin esim. kaikista tason 2 tapahtumista, jotka on kirjattu arvolle 20, tulee käyttää Lisälajittelu ja suodattimet -välilehdellä olevaa lisäsuodatusehtoa. Arvo-kenttään korvataan tason 1 merkit alaviivalla, niin monta kuin tasolle on määritelty merkkejä.   

Yleistä   Visma.net ERP ohjelmassa on mahdollista muodostaa omia muokattuja talousraportteja (Tuloslaskelma ja Tase). Tämä voi olla tarpeellista mikäli ohjelmasta ei löydy vakiona mieluisaa Tuloslaskelma ja Tase raporttia. Vakioraportit koostuvat ennalta määritetyistä sarakkeistosta ja rivistöstä ja niitä voi yhdistellä oman maun mukaan. Omia sarakkeistoja ja rivistöjä voi myös tehdä, mutta se vaatii hieman enempi osaamista ja aikaa. Tässä ohjeessa käymme läpi kuinka voi muodostaa Tase - Lyhyt raportin. 2. Raporttimääritykset   Kirjanpito / Asetukset / Raporttimääritykset   Raporttimääritykset ikkunassa löytyy kaikki ennalta määritetyt raportit ja tässä näkee mistä sarakkeistoista ja rivistöistä raportit koostuu.   Klikkaamalla raportin Koodia pääse Raporttimääritykset näkymään. Samaan näkymään pääse myös itse raportilta “Muokkaa raporttia” painikkeella. 3. Kopioi raportti   Kirjanpito / Asetukset / Raporttimääritykset   Tässä esimerkissä kopioidaan Tase -Tileittäin raportti ja muodostetaan uusi Tase - Lyhyt raportin, käyttäen Tase - Virallisen rivistöä. Ensin valitaan “Kopioi raportti”. Uudelle raportille  annetaan Koodi, Kuvaus,  Sijainti ja Kuvaus (valikkoon). Rivistö kenttään valitaan Tase - Virallisen rivistö: “TASE2016TE”. Sijainti haetaan puurakenteesta ja tuplaklikataan Omat talousraportit kohtaa. Lopuksi raportti Tallennetaan ja kun päivittää selaimen tai käy ulkona ohjelmasta raportti ilmentyy Tuloslaskelma ja tase valikkoon.

Yleistä Ohjelmassa on oletuksena numerosarjoja eri moduuleille, tapahtuma- ja lasku tyypeille. Niitä voi halutessaan myös lisätä itse. Tässä ohjeistus kuinka oman hyvityslasku numerosarjan voi perustaa Myyntireskontraan. Oletus numerosarjoja voi myös muokata ja lisätä uuden numeroinnin esim. uudelle tilikaudelle.   Numerosarjat Määritykset - Asetukset - Numerosarjat Mennään suoraan Numerosarjat ikkunaan. Tai Myyntireskontran asetusten kautta klikkaamalla kynä ikonia. Lisätään uusi tietue (tai muokataan olemassa olevaa). Syötetään uudelle numerosarjalle tiedot ja tallennetaan. Rivejä voi lisätä enempi kuten tässä, jolloin laskut 1.1.2020 alkaen käyttävät 200000 numerosarjaa. Valitaan uusi muodostettu numerosarja Hyvityslaskuille.

Saapuneet laskut ikkunaan voi jäädä laskuja virhe-tilaan, vaikka ne on muodostettu ostoreskontraan. Rivit saa piilotettua Saapuneiden tilasta; 'Virhe' valitsemalla rivin ja käyttämällä painiketta "Piilota virhe-tilaiset".    

Myyntitilaukselle muodostuu oletuksena myyjäksi se käyttäjä, joka kirjaa myyntitilauksen järjestelmään. Mikäli asiakkaalle on määritelty oletusmyyjä, käytetään tätä tietoa. Jotta sisäänkirjautunut käyttäjä pystytään linkittämään myyjään, käyttäjä täytyy linkittää työntekijään ja työntekijä myyjätunnukseen.                       

  Rivitietojen tuomiseen voit ladata mallin lisäämällä rivin ostolaskulle ja klikata Vie Exceliin nappia. Tuonti on oikeanpuoleinen painike. Sama ohje toimii myös myyntilaskulla.      

Visma.net ERP versiossa 8.26 lisättiin tuki monikielisyydelle. Tässä käyttövinkissä kerrotaan kuinka tilikarttaan saa tuotua englannin- ja ruotsinkielisen kuvauksen.    Tilien eri kielisistä nimistä tulee muodostaa excel-tiedosto, jossa jokaiselle kielelle on oma sarake. Sarakkeet kannattaa nimetä valmiiksi samalla tavalla kuin ne ovat järjestelmässä, Tilin kuvaus FI, Tilin kuvaus EN, Tilin kuvaus SV. Kannattaa myös tarkistaa, että tiedostossa on vain sellaisia tilejä, jotka löytyvät tilikartasta. Mikäli tilin kuvaus FI kentän jättää tyhjäksi, päivittää järjestelmä tyhjän tiedon tilin FI kuvaukseen.    Tiedoston sisäänluku tapahtuu Tilikartta-ikkunasta Lataa tietueet tiedostosta painikkeella.    Avautuvassa ikkunassa valitaan Choose file, haetaan excel tiedosto jossa nimet ovat, painetaan Siirrä. Yleiset asetukset-ikkunassa valitaan kuvan mukaiset arvot ja painetaan OK.        Seuraavaksi kohdistetaan excel-tiedoston (sarakkeen nimi) ja järjestelmän kentät (ominaisuuden nimi) ja painetaan OK. Mikäli kentät on nimetty samoilla nimillä kuin järjestelmän kentät, tunnistaa ohjelma ne automaattisesti. Kohdistuksen jälkeen painetaan OK ja tilikartta-ikkunan muutokset tallennetaan.        Tämän jälkeen tilien erikieliset kuvaukset näkyvät Käännökset valikossa      Huom! Pelkkä tilien kääntäminen ei riitä siihen, että kirjanpidon raportit esim. tuloslaskelma ja tase saataisiin erikielisinä. Raportit sisältävät paljon tekstikenttiä joille pitää syöttää käännökset järjestelmään rivistöissä.    

Määrittämällä toimittajalle alla olevan kuvan mukaisen säännön saadaan määriteltyä toimittajalle ensisijainen oletushyväksyjä. Arvo-kenttään määritellään arvo, jota ei tule verkkolaskusanomassa, esim. zxzxzx.     Toimittajakohtainen sääntö määritellään Toimittajat-näkymässä     Huom! Toimittajalla voi olla useampia sääntöjä, jotka liitetään esim. laskun viitetietoihin.     

Versiossa 8.47, joka julkaistaan ​​tiistaina 04.05.2021 on Saapuneet laskut ikkunassa (AP50604S) uusi toimnto. Käyttäjä voi ladata laskuliitteet uudelleen, jos asiakirjojen tallennuspalvelussa on esiintyt virheitä. Tätä työkalua voidaan käyttää vastaaviin tapahtumiin, joita meillä oli maaliskuussa: https://status.visma.com/incidents/g1tqlbt1xzkg   Laskut joissa ongelma esiintyi, löytyvät tavalliseen tapaan Uusi tai Estetty-tilasta ja saat varoituksen, että liitteiden tuonnissa oli ongelma.   Voit käsitellä laskun ja lisätä sitten liitetiedostoja manuaalisesti, mutta voit myös valita Saapuneiden tilan: "Virheitä liitteiden tuonnissa". Siihen tulee listaus kaikista laskuista, joissa liitteiden tuonnissa on ollut ongelmia.   Valitse rivi ja paina "Korjaa liitteet" tai "Korjaa kaikki liitteet" käsitelläksesi kaikki rivit. Järjestelmä hakee tämän myötä liitteet uudelleen laskuille.

Käyttäjä pystyy määrittelemään käyttäjäkohtaisissa asetuksissa, kuinka paljon rivejä tulee näkyviin rivinäkymiin. Asetus määritellään avaamalla Omat ERP-tiedot -näkymä                    Tietueiden määrä taulukkosivulla -kenttään määritellään 25,50,100,150 tai 200   

Visma.net ERP versioon 8.25 on lisätty tilaustyypeille kaksi uutta optiota, joiden avulla saadaan myyntitilaukselle kirjoitetut huomautukset kopioitumaan toimitukselle ja/tai laskulle.                                  Optio laitetaan päälle Tilaustyypit näkymässä. Kun asetuksen laittaa päälle, myyntitilaukselle kirjoitettu huomautus kopioituu toimitukselle. Tämä auttaa välittämään tietoa varastolle liittyen esim. tavarantoimitukseen.          Toimituksen huomautuksen saa avattua myös Käsittele toimituksia-ikkunasta, painamalla rivin alussa olevaa huomautus-kenttää.