Muutos yrityksen maksama-toiminnossa mikäli palkkasiirtoprosessi käytössä

[#1]

Expenseen päivitetään pe 14.2. muutos, joka koskee niitä Expense-asiakkaita, jotka siirtävät matka-ja kulutapahtumat palkanlaskentajärjestelmään ja ovat lisäksi määritelleet käyttöön ”Yrityksen maksama”-toiminnon. (Muutos ei koske ns. kirjanpitosiirtoa käyttäviä asiakkaita, joilla ko. toiminto on käytössä).

Nykyinen toiminnallisuus:

”Yrityksen maksama”-toiminnon määrittelyt tehdään Asetukset-Matkakustannusten korvaukset-Lisälajit-näkymässä. Nykyversiossa määrityksissä tulee käyttää palkkalajia, joka on palkanlaskennan puolella "ei-maksava". Ohjelma käyttää kaikilla yrityksen maksamaksi merkityillä tapahtumilla Lisälajeissa annettua palkkalajimääritystä ja muodostaa tiedostoon yhden tapahtumarivin per kulutapahtuma.

Mikä muuttuu?

Jatkossa yrityksen maksama-tapahtumasta muodostuu palkkasiirtotiedostoon yhden sijaan kaksi tapahtumariviä (näin palkanlaskentaan välittyy tieto, minkä tyyppisestä kulusta on kyse):

1. tapahtumarivillä käytetään kyseisen kululajin normaalia palkkalajia ja
2. tapahtumarivillä käytetään Lisälajeihin määritettyä palkkalajia

Ko. rivien tulee kumota toisensa maksun suhteen, eli maksettavaa ei muodostu. Asetukset-Lisälajit-määritykset tulee muuttaa päivityksen jälkeen ennen kuin uusia laskuja, joilla on yrityksen maksamaksi merkittyjä tapahtumia, lähetetään hyväksyntään.

Uutta muodostustapaa noudatetaan niillä yrityksen maksamaksi merkityillä tapahtumilla, jotka lähetetään hyväksyntään 14.2. päivityksen jälkeen. Tätä aiemmin hyväksyntään lähetetyt tai hyväksytyt laskut, joilla on yrityksen maksamia tapahtumia, on hyvä käsitellä ennen pe 14.2. Ne käsitellään siirtotiedostossa nykyisen mallin mukaisesti yksi rivi per kulutapahtuma (palkkalajina niillä käytetään Lisälajeissa laskua hyväksyntään lähetettäessä ollutta määritystä).

Muodostetut siirtotiedostot on hyvä tarkastaa, ennen kuin ne siirretään palkkaohjelmaan.

Lisätietoa sovellustuki@visma.com.