Kā izveidot un saskaņot komandējuma grupu?

[#1]

Lietotājs var veidot komandējuma grupu, t.i., vairākus vienādus komandējumu pieteikumus vienlaicīgi.

Komandējumu grupu var veidot lietotājs, kam ir piešķirtas kādas no Horizon apstiprināju lomām - vadītājs vai komandējumu pieteikšanai. Ja lietotājam šādas tiesības ir, tad komandējumu sarakstā tiek attēlota jauna iespēja:

Nospiežot pogu, tiek atvērta komandējumu grupas ievadforma, kurai ir 4.sadaļas. 1. Sadaļā “Personas” lietotājs norāda periodu un personas, kuras dosies komandējumā:

Sadaļā “Informācija” lietotājs aizpilda: dimensijas, teksta laukus, pievieno failus un atzīmē vai nepieciešama apdrošināšana:

Sadaļā “Plānotie izdevumi” jānorāda komandējuma valsts, dienas nauda un plānotie izdevumi

Sadaļā “Kopsavilkums” var apskatīt ievadīto informāciju, kā arī nosūtīt pieteikumus saskaņošanai.

Sistēma izveidos tik daudz komandējumu pieteikumu, cik personu būs norādīts pirmajā sadaļā. Komandējumu pieteikumu izveidošana var aizņemt mazliet vairāk laika, ja tie tiek veidoti lielam skaitam darbinieku.

Svarīgi! Komandējumu grupas pieteikumiem nav iespējas tos saglabāt kā sagataves; pieteikumi ir uzreiz jānosūta saskaņošanai.

Kā saskaņot komandējumu grupu?

Kad pieteikumi nosūtīti saskaņošanai, tos var saskaņot visus kopā vai katru atsevišķi, vai izmantojot masveida saskaņošanas darbības.

1. Grupā iekļautos pieteikumus var izvērst un savērst.
2. Grupā iekļautajiem pieteikumiem var veikt saskaņošanas darbības visiem reizē.
3. Katru komandējumu grupā iekļauto pieteikumu var saskaņot atsevišķi.
4. Lai saskaņotu atsevišķus grupā iekļautos pieteikumus var izmantot masveida saskaņošanas funkcionalitāti.

Pēc tam, kad pieteikumi ir apstiprināti, katram komandējumu grupā iekļautajam darbiniekam tiek izveidota atskaite iesniegšanai.

!!! Atskaiti sagatavo un iesniedz pati komandētā persona.

Nepieciešamības gadījumā komandējuma atskaiti var sagatavot un iesniegt arī persona, kas ir sagatavojusi grupas pieteikumu.

[MartinsL]

Labdien!

Vai ir plānots/būs iespējams, tomēr komandējumu grupas pieteikumus saglabāt kā sagataves, pie lielāka komandējamo skaita, būtu nepieciešams, kādu brīdi sagatavoto pieteikumu "paturēt" sagatavē, ja nu ir vajadzība sarakstu papildināt u.c. ...

[Aiva Bondare]

Labdien @MartinsL !

Grupu komandējumu pieteikumu saglabāt statusā "Sagatave" nebūs iespējams. Grupu komandējuma ievadforma ir kā rīks, kas palīdz uzģenerēt daudzos komandējumu pieteikumus visiem darbiniekiem, kas kopīgi dodas komandējumā. Pēc tam kopīga visu to pieteikumu labošana vairs nav iespējama. 

[liegab]

Labdien,

Kā notiek saskaņošanas process grupu komandējumiem --> vai Horizon bauda un piemeklē saskaņošanas scenāriju pēc darbinieka, kurš dodas komandējumā?

Piemēram, ja komandējumā dodas atšķirīgu struktūrvienību darbinieki, kuriem ir atšķirīgi saskaņošanas scenāriji, vai Horizon katru no grupas komandējuma pieteikumiem palaidīs pa citu saskaņošanas scenāriju?

[Aiva Bondare]

Labdien, @liegab !

Grupu komandējuma pieteikuma rezultāts ir katram darbiniekam, kas dodas komandējumā, atsevišķs individuāls komandējuma pieteikums. Līdz ar to katrs no šiem individuālajiem pieteikumiem arī "iziet savu" saskaņošanas plūsmu. 

Kopējs šiem pieteikumiem ir grupas numurs. 

[Dzintars V]

Labdien.

Kā piesakot grupas komandējumu norādīt, tas ir pieprasīt avansu par transporta biļetēm, ko piemēram viens no dalībniekiem iegādāsies priekš visiem? Pieliekot pie plānotiem izdevumiem un pierasot to avansā, tas automātiski izveidojās arī visiem citiem komandējuma pieprasījuma dalībniekiem.

[Diāna Bomiņa]

Labdien, @Dzintars V!

Grupu komandējumā drīkst iekļaut tikai tādas personas, kuriem komandējuma nosacījumi ir vienādi.  Ja vienam ir summas avansā un pārējiem šīs summas nebūs, tad šai personai, kurai nepieciešams avanss - jāveido individuāls pieteikums .

[liglap]

Labdien, @Diāna Bomiņa !
Ko darīt, ja vadītājām personu sarakstā neparādās visi darbinieki? Pie citām flīzēm var izveidot pieteikumus un atrast citus darbiniekus .

[Diāna Bomiņa]

Labdien, @liglap !

Ņemot vērā, ka nav minēts kurās konkrēti "flīzēs" un kurās konkrēti izvēlnēs izdodas atrast citus darbiniekus, kā arī, vai šī persona ir kādā struktūrvienībā vadītājs, tad, vispārīgi minot iespējamos iemeslus:

Pamatdati->Uzņēmums->Apstiprinātāji->Jāatrod, vai šajā sarakstā ir atrodama šī persona, kurai tips ir "Komandējumu pieteikšanai" un jāapskatās, kāda administratīvā struktūrvienība ir piesaistīta. Ja ir piesaistīta kāda konkrētā, tad grupu komandējumos ļaus izvēlēties tikai starp personām, kas ir piederīgas norādītai struktūrvienībai. Ja ir nepieciešams šai personai veidot grupu komandējumu par jebkuru no uzņēmuma/iestādes darbiniekiem, tad būtu jānorāda V struktūrvienība.

[#10]

Sākot ar 01.01.2023. (sākot no HoP versijas Zander) modulis HoP Mana alga ir pieejams visiem Horizon "Pamats" abonēšanas klientiem, bez papildus abonēšanas izmaksām.

Modulī ietilpst divas aplikācijas - Mana alga un IIN:

Moduļa lietotnē Mana alga pieejama:

• Informācija par darbiniekam šajā mēnesī aprēķināto algu, prēmijām, ieturējumiem un samaksātajiem nodokļiem:

• Izdrukājama algas lapiņa

  Izdruku katra iestāde/uzņēmums var pielāgot savām vajadzībām);

• Informācija par reģistrētajiem apgādājamiem;
• Vēsturiskie dati par atalgojumu pieejami arī grafiskā attēlojumā:

Moduļa lietotnē IIN ir iespējams apskatīt, izdrukāt Paziņojumu par fiziskai personai izmaksātajām summām par izvēlēto gadu.

Lai sāktu lietot risinājumu

1. Vispirms tas jāpiesaka Horizon Abonēšanas centrā: https://www.visma.lv/horizon-abonesanas-centrs/apjoma-palielinasana/

2. Kad risinājums būs pieejams lietotājiem, saņemsiet ziņu no sava Horizon apkalpotāja:

• ja jau izmantojat HoP - apstiprinājumu, ka modulis ir pieejams;
• ja HoP vēl neizmantojat - informāciju par HoP instalāciju (klientiem mākoņrisinājumā to veic Visma; pārējos gadījumos - klients pats vai Visma pēc klienta pasūtījuma).
  
  

3. Kamēr gaidāt apstiprinājumu, zemāk pieejama instrukcija nepieciešamajai konfigurācijai Horizon.

Horizon uzstādījumi algas lapiņas attēlošanai HoP

Sistēma - Uzstādījumi - Uzskaites parametri → lpp. <Horizon WEB>:

Jāiespējo Algu lapiņas un jāpievieno atskaite (izdruka) mēneša algas lapiņām un IIN atskaitei:

❗Ja šobrīd sūtiet algas lapiņas e-pastā, un pielāgotā algas lapiņas izdruka atrodas pēc ceļa:

Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējā algu lapiņa, to ir iespējams pārvietot uz Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējās algu lapiņas, lai izdruku būtu iespējams attēlot HoP.

To var paveikt, izvēloties izdrukas formu, ko izmantot HoPam un eksportējot to no sistēmas, norādot Save as type: Delphi forma

Eksportētā formā atkal jāimportē atpakaļ sistēmā, ieejot atskaišu formu grupā: Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu un pārskatu formas - Personāls/Algas - Algas - Kopējās algu lapiņas:

Ielasot formu, jānorāda File of type: Delphi forma, jāievada formas nosaukums un apraksts.

 Pēc tam izdruku būs iespējams izvēlēties uzstādījumos.

WEB lietotāju izveide un pieslēgšanās HoP

Lai darbinieki varētu piekļūt HoP, tiem jāveido WEB lietotāji. Detalizētāk par WEB lietotāju izveidi un deaktivizāciju var izlasīt ŠEIT.

Ja iestādē / uzņēmumā ir izvēlēts Visma HoP pašapkalpošanās sistēmai pieslēgties ar lietotājvārdu un paroli, tad visvienkāršākais veids, kā  darbiniekus informēt par WEB lietotāja izveidi, ir izsūtīt WEB lietotāja paroles aktivizēšanas saiti. Sīkāk par to, kā veikt konfigurāciju paroles saites izsūtīšanai, var izlasīt ŠEIT.

Ja vēlaties izmantot OpenID autentifikāciju (Google vai Microsoft), lai pieslēgtos pie HoP, tad papildus informāciju par šo pieslēgšanās veidu var izlasīt ŠEIT.

Modulis Mana alga visiem HoP lietotājiem piešķirsies automātiski pie pirmās pieslēgšanās sistēmai: