Docura integrācija preču kustības dokumentu apmaiņai

[#1]

Horizon un Docura integrācija automatizē elektronisko dokumentu apmaiņu preču kustības procesos starp piegādātājiem un pasūtītājiem, alternatīva manuālu failu pārvietošanu.

Risinājums izmanto tiešu REST API savienojumu ar Docura — bez lokālām starpniekfailu mapēm un atsevišķiem servisiem. Ienākošie dokumenti tiek importēti automātiski, izejošie eksportēti ar vienu darbību, un to apstrādes statusi tiek atjaunināti Horizon automātiski.

Saturs

1. Kas tas ir un ko dara
2. Pirms sāc — priekšnosacījumi
3. Imports no Docura
4. Eksports uz Docura
5. Automātiska statusu atjaunināšana

1. Kas tas ir un ko dara

Horizon un Docura integrācija alternatīva iepriekšējam risinājumam, kas balstījās uz lokālu mapju skenēšanu un FTG servisa uzturēšanu. Mākoņklientiem šāda infrastruktūra ir sarežģīti uzturama. Jaunā integrācija izmanto tiešu REST API savienojumu.

Risinājums aptver trīs darbības jomas:

• Ienākošo dokumentu imports no Docura (loģistikas pieprasījumi un saņemšanas pavadzīmes)
• Izejošo dokumentu eksports uz Docura (loģistikas pasūtījumi un pārdošanas pavadzīmes)
• Automātiska eksportēto dokumentu apstrādes statusu atjaunināšana

Kopējā plūsma

Zemāk attēlota pilna datu apmaiņas plūsma starp Horizon un Docura:

2. Pirms sāc — priekšnosacījumi

2.1. Reģistrācija Docura

Uzņēmumam jāvēršas pie Docura, reģistrējoties portālā docura.net un izvēloties atbilstošu tarifu plānu.

Saziņa ar Docura ([email protected]) nepieciešama:

• lai saņemtu pieslēguma parametrus — API adresi un API atslēgu
• lai pieslēgtu sadarbības partnerus, kuri vēl neatrodas Docura tīklā

2.2. Lietotāja tiesības Horizon

Tiesību punkts	Nepieciešamās tiesības
Sistēma → Datu apmaiņa → EDI API pieslēgumi	Tiesības veidot, labot un apskatīt pieslēgumu informāciju

2.3. Datu sakārtošana pirms importa

✓  Pārbaudi šo pirms pirmā importa

□  Klientu kartītēs aizpildīts reģistrācijas numurs vai ILN (GLN) □  Nomenklatūru kartītēs reģistrēti EAN svītrkodi □  Noliktavas kartītēs norādīta piegādes adrese ar ILN □  Sistēmā pievienots un pārbaudīts EDI API Docura pieslēgums

2.4. Pieslēguma konfigurēšana Horizon

1. Dodieties uz Sistēma → Datu apmaiņa → EDI API pieslēgumi.
2. Izvēlieties veidot jaunu EDI API Docura pieslēgumu.
3. Ievadiet API adrese un API atslēga (obligātie lauki). Lauks Lietotājvārds nav obligāts.
4. Nospiediet Pārbaudīt — sistēma verificēs savienojumu un parādīs kļūdu, ja dati ir nepareizi.

3. Imports no Docura

Horizon pats periodiski pieprasa jaunus dokumentus no Docura — lietotājam nav jāpārvieto faili un nav jāuztur lokāla infrastruktūra.

Atrašanās vieta: Sistēma → Datu apmaiņa → Dokumentu imports

3.1. Manuāls imports

Darbība: Sistēma → Datu apmaiņa → Dokumentu imports → Jauns dokuments

Veidojot importa ierakstu, norādiet:

• Pieslēgums — iepriekš konfigurēts EDI API Docura pieslēgums
• Dokumenta pamatveids un Dokumenta tips — nosaka, kāds mērķa dokuments tiks izveidots

Situācija	Rezultāts
Tiek veidots jauns importa ieraksts	Importē tikai tos Docura dokumentus, kas vēl nav atzīmēti kā saņemti
Mērķa dokuments jau ir izpildīts	Atkārtotu izveidi veikt nav iespējams

3.2. Automātiskais imports (Automatizētais darbs)

Atrašanās vieta: Sistēma → Uzstādījumi → Automatizētie darbi → EDI dokumentu imports starpslānī

Lauks	Obligāts	Vērtības
Pieslēgums	Jā	Iepriekš izveidots EDI API Docura pieslēgums
Dokumenta veids	Jā	Loģistikas pieprasījums vai Saņemšanas pavadzīme
Mērķa dokuments	Jā	Konkrēts dokumenta tips, kas tiks izveidots

3.3. Kas notiek pēc importa

• Horizon automātiski izveido mērķa dokumentu — loģistikas pieprasījumu vai saņemšanas pavadzīmi
• Oriģinālais XML fails tiek saglabāts pie importa ieraksta un pie mērķa dokumenta
• Docura portālā dokuments tiek atzīmēts kā saņemts (READ=Y) — atkārtotā importā vairs neparādīsies

3.4. Brīdinājumi un paziņojumi

Dokumentu imports saraksts ir piesaistīts Horizon brīdinājumu sistēmai. Var iestatīt automātiskus e-pasta paziņojumus:

• par jaunam importētiem dokumentiem
• par importa kļūdām

Ko ņemt vērā importa lietošanā

• Ja mērķa dokuments jau ir izpildīts — atkārtota izveide no importa ieraksta nav pieejama. • Ja nepieciešams importēt atkārtoti — atver dokumentu Docura portālā (EDI saite uz portālu) un izvēlies Saņemt vēlreiz. • Pirms atkārtotas izveides pārbaudi, ka kļūdas cēlonis (klients, noliktava, nomenklatūra) ir novērsts Horizon datos.

4. Eksports uz Docura

Loģistikas pasūtījumus un pārdošanas pavadzīmes var nosūtīt uz Docura tieši no Horizon sarakstiem ar vienu darbību, bez XML failu sagatavošanas un kopēšanas.

Atrašanās vieta:

• Dokumenti → Loģistika → Pasūtījumi → Darbības → Saraksta eksports → EDI API pieslēgums
• Dokumenti → Noliktava → Pavadzīmju saraksts → Darbības → Saraksta eksports → EDI API pieslēgums

Darbība parādās izvēlnē tikai tad, ja sistēmā ir konfigurēts vismaz viens EDI API pieslēgums.

4.1. Eksporta soļi

Solis	Apraksts
1. Dokumentu izvēle	Ja sarakstā nekas nav iezīmēts — eksportē dokumentu, uz kura stāv kursors. Ja iezīmētas vairākas rindas — eksportē visus, kam eksports vēl nav veikts.
2. Pieslēguma izvēle	Viens pieslēgums — sistēma to izmanto automātiski. Vairāki pieslēgumi — atveras dialogs ar izvēli. Sistēma atceras pēdējo izvēli.
3. Autentifikācijas pārbaude	Pirms sūtīšanas sistēma pārbauda API derīgumu. Ja pieslēgums nederīgs — neviens dokuments netiek nosūtīts.
4. XML sagatavošana	Katram dokumentam sistēma sagatavo XML failu Edisoft formātā ar galvenes info, rindu sarakstu, pievienotajiem failiem.
5. Nosūtīšana	XML tiek nosūtīts uz Docura API. Operators atgriež apstiprinājuma ID vai kļūdas tekstu. Progresa logā redzama reāllaika apstrāde.
6. Dokumenta atjaunināšana	Horizon saglabā: pieslēgumu, operatora ID, eksporta laiku, statusu Nosūtīts. Notikumā fiksējas EDI API eksports.

4.2. Sarakstā pieejamie lauki pēc eksporta

Lauks	Apraksts
EDI API pieslēgums	Ar kuru pieslēgumu dokuments eksportēts
EDI eksporta statuss	Nosūtīts (eksporta brīdī), vēlāk — Apstrādāts vai Kļūda
EDI kļūdas kods	Operatora piešķirtais ziņojuma identifikators
EDI kļūdas paziņojums	Kļūdas vai brīdinājuma teksts no operatora
EDI saite uz portālu	Tieša saite uz dokumentu Docura vidē

Ko ņemt vērā eksporta lietošanā

• Iezīmējot rindas, jau eksportētie dokumenti tiek izlaisti automātiski — aizsargā no dublikātiem. • Nesūti to pašu dokumentu divreiz īsā laika posmā — Docura apstrādā asinhroni un var nepamanīt dublikātu. • EDI eksporta statuss un lauki tiek aizpildīti automātiski — manuāla labošana nav paredzēta.

5. Automātiskā statusu atjaunināšana

Pēc eksporta Horizon automātiski vaicā Docura un atjauno dokumentu statusus — lietotājam nav manuāli jāpārbauda katrs dokuments portālā.

Atrašanās vieta: Sistēma → Uzstādījumi → Automatizētie darbi → EDI API eksporta dokumentu statusu saņemšana

5.1. Konfigurācija

Lauks	Obligāts	Vērtības
Pieslēgums	Jā	Iepriekš izveidots EDI API pieslēgums
Dokumenta veids	Nē	Visi veidi, Pārdošanas pavadzīme vai Pasūtījums

5.2. Ieteicamais intervāls

Intervāla ieteikumi

Sistēma katru reizi pieprasa Docura par pēdējo 24 stundu izmaiņām. • Minimāli: reizi 10 minūtēs (biežāk nav vērts — lieka slodze) • Optimāli: reizi stundā • Maksimāli: ne retāk kā reizi diennaktī ⚠  Ja darbs nestrādā vairāk par 24 stundām — informācija par šajā periodā notikušajām Docura izmaiņām uz Horizon neielasīsies.

5.3. Kā darbs atjaunina statusu

Docura atgrieztais	Horizon statuss	Skaidrojums
Nav kļūdas	Apstrādāts	Dokuments veiksmīgi nogādāts saņēmējam. Ja ir brīdinājums, paziņojums saglabājas EDI kļūdas paziņojuma laukā.
Ir kļūdas pazīme	Kļūda	Dokuments līdz saņēmējam nenonāca.

Darbs atjauno dokumentu tikai tad, ja kaut kas patiešām ir mainījies — nevajadzīgi notikumi netiek pievienoti. Katru reālu izmaiņu fiksē notikums EDI API statusa maiņa ar precīzu lauku sarakstu.