Ikgadējā ARF pāreja no kalendāro dienu uzskaites uz apmaksājamo dienu uzskaiti

[#1]

Ja iestādē vai uzņēmumā Atvaļinājumu rezerves fondu uzskaite tiek lietota jau kādu laiku, var iestāties situācija, ka mainās nosacījumi, pēc kādiem atvaļinājuma uzkrājums tiek veidots. Viens no iemesliem var būt nepieciešamība mainīt Ikgadējā atvaļinājuma dienu uzskaiti no kalendārajām uz apmaksājamām dienām.

Lai veiktu Ikgadējā atvaļinājuma rezerves fonda pāreju uz apmaksājamo dienu uzskaiti, jāveic 5 pamatsoļi:

1. Jaunas konfigurācijas izveidošana Ikgadējā atvaļinājuma rezerves fondam;
2. Jāizskata darbinieku ARF dati un jānoskaidro Ikgadējā atvaļinājuma uzkrājuma atlikumi apmaksājamās dienās par senāko darba periodu uz konkrētu datumu;
3. Ešošā fonda informācijas dzēšana;
4. Jauno datu ievade – manuāli katram darbiniekam atsevišķi vai visiem kopā ar Excel veidnes palīdzību;
5. Labot piesaistīto ARF Atvaļinājumu rezerves dokumenta tipā.

Jauna Ikgadējā atvaļinājumu rezerves fonda definēšana

Pamatdati →  Personāla uzskaite →  Personu lietām →  Atvaļinājuma rezerves fondiem →     Atvaļinājuma rezerves fondi

Kods, nosaukums: norāda atvaļinājuma rezerves fonda kodu un nosaukumu

Veids: Ikgadējais atvaļinājums

Darba periods: Ir iespēja izvēlēties darba periodu - Darba gads vai Kalendārais gads. Darba periods nosaka, par kādu uzskaites periodu notiks atvaļinājuma dienu uzskaite, tērēšana un kontroles.

Dienu tips/Dienu skaits: Ja ir izvēlēts fondus uzskaitīt pēc apmaksājamām dienām, tad ir jāievada tikai apmaksājamo dienu skaits - cik par izvēlēto darba periodu darbiniekam pienākas dienas. 

Uzkrājuma pārcelšana: lietotājam ir iespēja izvēlēties, kā neizmantoto atvaļinājumu pārcelt uz nākamajiem periodiem. Ja uzkrājumu drīkst pārcelt “ierobežoti” uz noteiktu skaitu periodiem un tā darbības laikā uzkrātās dienas netiek izmantotas, tās vairs nevar izmantot, tās tiek “iesaldētas” un izmaksātas pie atbrīvošanas kā atvaļinājuma kompensācija. 

Kompensēt pie atbrīvošanas: ja neizmantoto atvaļinājumu (un arī iesaldēto) ir nepieciešams kompensēt pie atbrīvošanas, tad ir jābūt atzīmētam šim parametram.

Pamatdati →  Personāla uzskaite →  Personu lietām →  Atvaļinājuma rezerves fondiem →     ARF samaksas veidu konfigurācija

Lappusē "Izlietojums" norāda tos pašus samaksas veidus, kas norādīti iepriekšējam ARF:

Datu apkopošana

Ja Ikgadējais atvaļinājums ar kalendāro dienu uzskaiti tiek izmantots pa atsevišķām dienām nevis kalendārajām nedēļām, tad var rasties situācija, ka izmantoto kalendāro dienu skaits darba periodā vēl nav sasniedzis 28 dienas, bet apmaksājamo dienu skaits jau pārsniedz 20 dienas. Tāpat var būt gadījumi, ja atvaļinājuma laikā ir bijuši svētki un viena perioda ietvaros ir piešķirtas vairāk kā 20 darba dienas.

Šī iemesla dēļ nebūs pareizi uz datumu uzkrātās kalendārās dienas matemātiski pārrēķināt uz apmaksājamām dienām. Ir jāpārskata katra darbinieka dati – ievadītās prombūtnes, ARF dati - lai izrēķinātu pareizo neizmantoto apmaksājamo dienu skaitu. Jauno datu ievadei būs nepieciešams noskaidrot senākā darba perioda neizlietoto vai pretēji – izlietoto - dienu skaitu uz konkrētu datumu.

Piemērs 1:

Pēc piemēra skatoties, uz 31.03.2023 no uzskaites brīža darbinieks par darba periodu 01.02.2022.-31.01.2023 ir izlietojis visas 20 apmaksājamās dienas un 1 apmaksājamo dienu izmantojis no darba perioda 01.02.2023 – 31.01.2024.

Piemērs 2:

Uz 31.03.2023 no uzskaites brīža darbinieks par darba periodu 02.03.2020.-01.03.2021 un 02.03.2021.-01.03.2022 ir izlietojis visas 20 apmaksājamās dienas. Par periodu 02.03.2022.-01.03.2023 ir izlietotas 11 apmaksājamās dienas.

Iegūtos datus nepieciešams piefiksēt sarakstā.

Jāņem vērām, ka daļai darbineku situācija datos var būt krasi atšķirīga no piemēros aprakstītā un tā būtu jāskata individuāli, lai saprastu labāko datu ievades veidu.

Ešošā fonda informācijas dzēšana

Lai atvieglotu grāmatvedības Atvaļinājuma rezerves dokumenta sagatavošanu, ieteikums šajā gadījumā ir dzēst piesaistīto fonda informāciju un ievadīt uzkrātos atvaļinājuma atlikumus ar jauno fondu.

Pirms dzēšanas ir jāpārliecinās, vai fondā ir ievadīta informācija tikai par Ikgadējo atvaļinājumu vai arī par citiem, piemēram, Papildatvaļinājumu par bērniem. Ja tā, tad atlikumi vai izlietojums jānoskaidro par visiem atvaļinājumu rezerves fondiem.

Dzēšanu var veikt no:

• Personas kartītes (Pamatdati →  Personāla uzskaite →  Personas kartīte →    Personas lieta →  Atvaļinājumu rezerves fondi darbiniekiem)

• Dokumentu saraksta (Dokumenti →  Personāla uzskaite →  Atvaļinājumu rezerves fondi darbiniekiem)

 

Ikgadējā atvaļinājuma sākuma atlikumu ievade ARF

ARF informācijas pievienošanu var veikt no:

• Personas kartītes (Pamatdati →  Personāla uzskaite →  Personas kartīte →    Personas lieta →  Atvaļinājumu rezerves fondi darbiniekiem)
• Dokumentu saraksta (Dokumenti →  Personāla uzskaite →  Atvaļinājumu rezerves fondi darbiniekiem)

Jāievada senākā darba perioda neizlietoto vai pretēji – izlietoto - dienu skaitu. Par jaunākiem periodiem sistēma automātiski pievienos rindiņas pēc dienu aprēķina.

Piemērs 1: Par 01.02.2023 – 31.01.2024. izlietota 1 apmaksājamā diena

Lai izlietojumā netiktu ņemtas vērā vēsturiskās ievadītās prombūtnes, jālabo lauka “Prombūtņu piesaiste no:” datums uz datumu, no kura piesaistīt prombūtnes dokumentus ARF (piemērā: 01.04.2023).

Lai aprēķinātu uzkrājumu uz 31.03.2023, jāveic Darbības – Sarēķināt uz datumu:

Lai apskatīt atvaļinājuma uzkrājumu uz 31.03.2023, jāveic Darbības – Atvaļinājuma uzkrājumi uz datumu  vai Atvaļinājuma uzkrājumi pa darba periodiem:

Tā kā par darba periodu 01.02.2023-31.01.2024 jau ir izlietota viena diena un tas tika ņemts vērā pie sākuma atlikuma ievades, tad pieejamais uzkrājums uz 31.03.2023 ir 2.33 ((1.666*2)-1=2.33).

Piemērs 2: Par periodu 02.03.2022.-01.03.2023 ir izlietotas 11 apmaksājamās dienas.

Lai izlietojumā netiktu ņemtas vērā vēsturiskās ievadītās prombūtnes, jālabo lauka “Prombūtņu piesaiste no:” datums uz datumu, no kura piesaistīt prombūtnes dokumentus ARF (piemērā: 01.04.2023).

Lai aprēķinātu uzkrājumu uz 31.03.2023, jāveic Darbības – Sarēķināt uz datumu.

Lai apskatīt atvaļinājuma uzkrājumu uz 31.03.2023, jāveic Darbības – Atvaļinājuma uzkrājumi uz datumu vai Atvaļinājuma uzkrājumi pa darba periodiem.

Ja nevēlas par katru darbinieku ievadīt datus atsevišķi, ir iespējams tos importēt par visiem darbiniekiem kopā ar Excel veidnes palīdzību, ko iegūst: Dokumenti → Personāla uzskaite → Atvaļinājumu rezerves fondi darbiniekiem→ Darbības → Ārējo datu ielāde → Excel datu struktūras veidne.

Svarīgi! Lai datu imports notiktu veiksmīgi, darbinieku tiesisko attiecību numuriem ir jābūt unikāliem.

Datu ievade būtu sekojoša:

Datu imports veicams: Dokumenti → Personāla uzskaite → Atvaļinājumu rezerves fondi darbiniekiem→ Darbības → Ārējo datu ielāde → Aizpilde no Excel faila – norāda sagatavoto Excel failu.

Svarīgi! Vispirms veikt datu importa testu, lai pārliecinātos, ka dati Excel veidnē ir sakārtoti pareizi. Ja dati būs kļūdaini, importa rezultātā tiks izveidots tukšs Atvaļinājumu rezerves dokuments.

Ja datos tiks konstatētas kļūdas, par tām tiks parādīts apstrādes logā. Ja tests būs veiksmīgs, arī par to būs ziņojums:

Pēc veikmīga testa, izņemt atzīmi "Datu importa tests" un uzsākt procesu.

Atvaļinājuma rezerves dok. tipa labošana

Lai turpmāk veidojot atvaļinājuma rezerves dokumentu, tajā tiktu ielasītas dienas no jaunā darbiniekiem piesaistītā Ikgadējā atvaļinājuma rezerves fonda (pēc apmaksājamām dienām), jāveic esošā Atvaļinājumu rezerves dokumenta tipa labošana, ko veic: Sistēma → Uzstādījumi → Dokumentu tipi.

Labojot filtru, izvēlēties dokumenta pamatveidu “Atvaļinājuma rezerve” un veikt atlasi.

Labošanas režīmā atvērt dokumenta tipu un veikt sekojošas darbības:

1. lpp. “Lauku atribūti” uzklikšķina uz rindiņas “Atvaļinājuma rezerves fonds”; 
2. laukā “Noklusētā vērtība” izvēlas jaunizveidot Ikgadējā atvaļinājuma rezerves fondu;
3. spiež pogu <Pievienot>;
4. saglabāt veiktos labojumus.