Kā e-rēķinu nosūtīt saskaņošanai?

[#1]

Piegādātāju e-rēķinus Horizon var importēt automātiski - to veic sistēmas automatizētais darbs vai arī lietotājs izmanto metarēķinu saraksta darbību “Imports - Peppol formāts”.

Nākamais solis - nosūtīt šos rēķinus saskaņošanai atbilstoši saskaņošanas scenāriju nosacījumiem. Arī šo darbību ir iespējams automatizēt (no 625. versijas). 

Šajā rakstā uzzināsiet, kādi uzstādījumi nepieciešami automātiskai scenārija piesaistei e-rēķinam.

Svarīgi! Automātiska e-rēķinu maršutēšana ir derīga situācijās, kur nav nepieciešams saņemtos datus manuāli papildināt ar tādu informāciju, kas ir būtiska pareizā scenārija izvēlei. Taču no procesu puses var paredzēt, ka, piemēram, scenārija 1. etapa saskaņotājs veic šos nepieciešamos datu papildinājumus.

Metarēķina dokumenta tips 

Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Dokumentu tipi -> Metarēķins -> lpp Lauku atribūti

Metarēķina dokumenta tipam ir jānorāda lauku atribūts “Maršrutēt” ar vērtību “Jā”.

Tas nozīmē, ka no jauna izveidotam metarēķinam šī pazīmes rūtiņa ievadformā būs aizpildīta un sistēma pēc saglabāšanas automātiski meklēs piesaistāmo scenāriju.

Automatizētais darbs e-rēķinu importam

Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Automatizētie darbi -> darbs Metarēķinu imports - PEPPOL formāts

Automātiskai maršrutēšanai objekta konfigurācijas lappusē ir jānorāda:

1) pazīme “Maršrutēt” (noklusēti tiek aizpildīta no izvēlētā metarēķina dokumenta tipa)

2) apstiprināšanas uzdevuma autors - izvēle no sistēmas personu saraksta (Pamatdati -> Uzņēmums -> Personu saraksts). Šī persona būs autors pirmā etapa saskaņošanas uzdevumam.

Ieteikums veidot jaunu, ne reālu personu (piemēram - Automatizētais darbs), jo maršrutēšanas veicējs būs sistēma, nevis cilvēks. Arī šīs “personas” kartītē norādītais e-pasts var nebūt konkrēta cilvēka, bet gan kopīgs. Atkarībā no saskaņošanas e-pastu konfigurācijas, uz šo e-pastu var nākt saskaņošanas paziņojumi, piemēram, par noraidītu vai apstiprinātu rēķinu.

E-rēķinu imports ar automatizēto darbu

Ja automatizētā darba “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” konfigurācijā ir norādīta pazīme “Maršrutēt” un norādīta persona laukā “Apstiprināšanas uzdevuma autors”, tad pēc jauna e-rēķina importa uzreiz seko arī izveidotā metarēķina maršutēšana jeb scenārija piesaiste.

Rezultātā automātiski izveidojas uzdevums saskaņotājam.

Metarēķinam ir redzams jauns notikums “Sūtīts” ar tekstu “Automātiski maršrutēts”.

Lai automātiskā maršrutēšana darbotos atbilstoši, jāņem vērā metarēķinu saskaņošanas scenāriju konfigurācija - norādītie dokumentu un etapu filtri, ir/nav noklusētais scenārijs un citi nosacījumi. Tie nepieciešamības gadījumā jāpapildina.

E-rēķinu imports ar metarēķinu saraksta darbību

Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu saraksts -> Darbības -> Imports - Peppol formāts

Darbības logā atzīmējot “Maršrutēt”, sistēma uzreiz pēc e-rēķina ieimportēšanas un metarēķina izveides automātiski piesaistīs scenāriju. Pirmā saskaņošanas uzdevuma autors šajā gadījumā būs persona, kurai ir norādīts Horizon lietotājs, kas šo darbību veica.

Darbības logam tiek saglabāti pēdējie uzstādījumi uz katru lietotāju. Tātad, ja lietotājs atzīmē “Maršrutēt”, tad arī nākamo reizi šis iestatījums būs atzīmēts.

Metarēķinu veidošana no saraksta Metarēķinu imports

Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu imports -> Darbības -> Veidot metarēķinu

Var būt atsevišķas situācijas, kad pēc e-rēķinu importa nav izveidojies metarēķins un ir palicis neapstrādāts ieraksts sarakstā Metarēķinu imports. Piemēram, nav bijis norādīts metarēķina dokumenta tips, nav zināmi dokumenta tipā prasītie obligātie lauki u.tml.  

Šajos gadījumos ir iespējams no saraksta lietot darbību “Veidot metarēķinu”.

Ja neapstrādātais ieraksts nav iezīmēts un veido vienu metarēķinu, tad sistēma atver ievadformu un lauks “Maršrutēt” tiek aizpildīts atbilstoši dokumenta tipa uzstādījumiem. Pirms saglabāšanas lietotājs var šo pazīmi mainīt pēc vajadzības.

Ja vienu vai vairākus neapstrādātos ierakstus iezīmē un veido metarēķinu(-us), tad nostrādā dokumenta tipā norādītie nosacījumi - ja ir paredzēts maršrutēt automātiski, tad pēc metarēķinu izveidošanas seko arī maršutēšana jeb scenārija piesaiste.

Manuāla maršrutēšana jeb scenārija piesaiste

Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu saraksts

Ja ieimportēts e-rēķins ir manuāli jānosūta saskaņošanai, tad izmantojams kāds no 3 variantiem: 

1) metarēķina ievadformā atzīmē “Maršrutēt” un nospiež “Saglabāt”

2) izvēlas metarēķinu saraksta darbību “Maršrutēt” (t.sk. iezīmētiem rēķiniem)

3) izvēlas metarēķinu saraksta darbību “Piesaistīt/nomainīt aprites scenāriju” (t.sk. iezīmētiem rēķiniem)

Maršrutēt nozīmē, ka sistēma automātiski piemeklē scenāriju, un tas vienmēr sākas ar 1.etapu. Piemeklēšanas laikā sistēma analizē scenārijos izmantotos filtrus. Ja scenāriju neizdodas piemeklēt, tad izvēlas noklusēto. Ja neviens metarēķina scenārijs nav noteikts kā noklusētais, tad saskaņošana netiek uzsākta.

Piesaistīt/nomainīt aprites scenāriju dod iespēju izvēlēties un piesaistīt jebkuru no scenārijiem, kā arī uzsākt saskaņošanu no jebkura etapa izvēlētajam scenārijam.