Kā veikt apliecinājumu dokumentu pārbaudi?

[#1]

Darbinieku apliecinājums par Darbam attālināti nodotajām lietām ir process, ko jāveic pirms elektroniskās inventarizācijas uzsākšanas visā uzņēmumā/iestādē.

Un visas lietas, kam būs darbinieku apliecinājums, tiek automātiski uzskatītas kā jau noinventarizētas. Tāpēc pirms veido elektroniskās inventarizācijas sarakstus (Dokumenti -> PL un inventāra inventarizācija -> Inventarizācijas saraksti), Horizon ir jāpārliecinās:

1. Vai visi sagatavotie apliecinājuma dokumenti (Dokumenti -> PL un inventāra inventarizācija -> Darbam attālināti nodoto lietu apliecinājums) ir apstiprināti.

Ja dokuments ir statusā “Pieteikts” un noteiktais izpildes termiņš jau ir pagājis, dokuments ir jāslēdz, Darbības -> Mainīt statusu uz Slēgts. Tas garantē to, ka pēc tam, kad dati ir jau padoti uz inventarizāciju, darbinieks HoP nevarēs vairs veikt korekcijas.

2. Vai nav kļūdas darbinieku veiktajos apliecinājumos, t.i., vai nav gadījumi, kad vienu un to pašu lietu savā apliecinājuma dokumentā ir norādījuši vairāki darbinieki. Dokumenti -> PL un inventāra inventarizācija -> Darbam attālināti nodoto lietu apliecinājums -> Apliecinājuma rindas. 

Lietotājam, kas pirmais ir iesniedzis apliecinājumu, rindas statuss būs "Izpildīts". Nākamajam lietotājam, kas savā apliecinājuma dokumentā uzrādīs un apliecinās lietu ar tādu pašu inventāra numuru, jau Horizon būs rindas ieraksts ar statusu "Kļūda".

Lai novērstu šādu situāciju ir iespējami varianti:

• pamatlīdzekļa vai inventāra kartītē grāmatvedis manuāli izņem apliecinājuma pazīmi un tas nozīmē, ka lieta netiks atzīmēta, kā noinventarizēta un neskaidības būs jārisina inventarizācijas komisijai, darbinieku HoP veiktais apliecinājums tā rezultāta paliek nemainīgs
• grāmatvedis sazinās ar darbiniekiem, precizējot pie kura tiešām atrodas attālinātā lietošanā konkrētā lieta un nepieciešamības gadījumā izlabo apliecinājuma datus pamatlīdzekļa/inventāra kartītē, darbinieku HoP veiktais apliecinājums tā rezultāta paliek nemainīgs
• informē darbiniekus par kļūdainu apliecinājumu un izveido tikai šiem darbiniekiem atkārtotus apliecinājuma dokumentus.

Visas darbinieku apliecinātās, attālināti lietotās mantas, inventarizācijas komisija jau redzēs ar norādi “Personas apliecinājums”.

Ja darbinieks nebūs veicis apliecinājumu un apliecinājuma dokuments būs Slēgts, tad visas tajā dokumentā esošās mantas būs jāskenē jau inventarizācijas procesā komisijai.

Saistītie raksti

Darbam attālināti nodoto lietu apliecinājumam nepieciešamā konfigurācija 

Kā sagatavot Darbam attālināti nodoto lietu apliecinājuma dokumentus?