Kā veikt personas datu anonimizāciju?

[#1]

Saistībā ar personas datu aizsardzības regulu persona var lūgt dzēst datus, ko uzņēmums glabā par personu vai uzņēmums var pats iniciēt dzēšanu, ja vairs nav iemesla datus glabāt.

Sistēmā ir pieejama funkcionalitāte, kas paredzēta darbinieka personas datu anonimizācijai un dzēšanai. Funkcionalitātes nolūks ir  apstrādāt (dzēst vai aizstāt) vērtības datu laukos un atsevišķos ierakstos, kas satur informāciju, pēc kuras var identificēt fizisku personu. Datu anonimizēšana pieejama personas kartītei, klienta kartītei, avansa norēķinu personai, atbildīgai personai, atbildīgajam, ēdināmajam un bērnam kopā ar saistītajiem datiem.

Personas datu anonimizāciju iniciē lietotājs pēc rūpīgas datu analīzes un lēmuma par anonimizācijas nepieciešamības pieņemšanas. 
Svarīgi! Datu anonimizēšana darbība ir neatgriezeniska!

Datu anonimizēšanas uzstādījumi

Sistēma piedāvā apskatīt un daļēji izmainīt datu laukus/ierakstus, kuri ir jāapstrādā anonimizēšanas procesā.

Katram personu sarakstam, kuru datus var anonimizēt, sistēma piedāvā iespēju apskatīt un daļēji izmainīt datu laukus/ierakstus, kuri ir jāapstrādā anonimizēšanas procesā. Personu datu anonimizācijas uzstādījumus var mainīt no izvēlnes:  

Sistēma → Uzstādījumi → Datu anonimizācija

Ja konfigurācijas logā datu tabulai ir pieejams lejupkrītošs izvērsums pa laukiem, tad anonimizēšanas procesā šīs tabulas ieraksti tiks laboti.

Ja tabulai nav pieejams lejupkrītošs izvērsums pa laukiem, ieraksti tiks dzēsti.

Piemēram, darbinieka dati “Darba stāža informācija” un “Identifikācijas dokuments” tiks dzēsti, bet tabulas dati “Ģimenes locekļi” tiks laboti.   

Datu anonimizēšanas procesā tiks apstrādāti tikai konfigurācijā norādītie lauki un tabulu ieraksti.

Papildus šiem datiem tiks apstrādāti atbilstošo Pamatdatu notikumu reģistrācijas žurnāli:

• ja ieraksts tiks labots, tā notikumi paliks, bet tiks izdzēsta vērtība notikuma apraksta laukā  "Teksts";
• ja ieraksts tiks dzēst, tā notikumi arī tiks dzēsti.

Svarīgi! Darbība ir pieejama ar tiesības punktu “Sistēma → Uzstādījumi → Personas datu anonimizācija”, bet iespēja mainīt uzstādījumus -  ar tiesības punktu “Sistēma → Uzstādījumi → Datu anonimizācijas uzstādījumi”.

Personas datu kopsavilkums

Lai pirms datu anonimizēšanas būtu iespēja pārliecināties par datiem, kuros iesaistīta attiecīgā persona, pamatdatu sarakstiem, kuros reģistrē personas datus, pievienota jauna darbība “Personas datu kopsavilkums”. Šī Darbība nodrošina iespēju apskatīt, kādos dokumentos var izmantot Personas kartīti un kādos dokumentos faktiski ir izmantots konkrēts ieraksts. 

Darbība pieejama šādos sarakstos:

• Personu kartītes (Pamatdati → Personāla uzskaite)
• Klientu saraksts (Pamatdati → Klienti)
• Norēķinu personas (Pamatdati → Avansa norēķini)

• Atbildīgie (Pamatdati → Uzņēmums)
• Atbildīgie un lietotāji (Pamatdati - Uzņēmums; Pamatdati → Pamatlīdzekļi; Pamatdati → Inventārs)

Darbībai nav nepieciešams atsevišķs tiesību punkts. Kopsavilkuma logā var redzēt pilnībā visus pamatdatu un dokumentu sarakstu nosaukumus, kuri saistoši šim personas pamatveidam. Pēc noklusējuma sistēma izcel to sarakstu nosaukumus, kuru sarakstos šī kopsavilkuma personai ir ieraksti: tiek rādīts ierakstu skaits un jaunākā grāmatojāmā dokumenta datums.

Ievietojot kursoru uz konkrēta nosaukuma, loga labajā pusē tiek atvērts atbilstošs saraksts, kura ieraksti ir filtrēti pēc Personas, kurai veido kopsavilkumu (ja Personai šajā sarakstā nav neviena dokumenta, saraksts būs tukšs). Pirms saraksta atvēršanas sistēma analizē lietotāja piekļūves tiesības izvēlētajam sarakstam un datu attēlošana sarakstā vai pieejamās datu apstrādes  darbības var mainīties atkarībā no lietotāja piešķirtšajām tiesībām.

Datu anonimizēšana

Darbība “Anonimizēt datus”  ir pieejama šādos sarakstos :

• Personu kartītes (Pamatdati → Personāla uzskaite)
• Klientu saraksts (Pamatdati - Klienti)
• Norēķinu personas (Pamatdati → Avansa norēķini)

• Atbildīgie (Pamatdati → Uzņēmums)
• Atbildīgie un lietotāji (Pamatdati - Uzņēmums; Pamatdati - Pamatlīdzekļi; Pamatdati - Inventārs)
• Bērni (Pamatdati - Vecāku maksas)
• Ēdināmais (Pamatdati - Ražošana  )

Visiem sarakstiem Darbības vednis izskatās līdzīgi.

Personas datu anonimizācija ir neatgriezeniska darbība un atcelt  tās izpildes rezultātus nevar. Tāpēc darbības vednis sniedz detalizētu informāciju par izpildes gaitu un sāk izpildi tikai pēc lietotāja papildus apstiprinājuma.

Tabulu ierakstiem, kuriem paredzēta ierakstu labošana (anonimizēšana), datu apstrāde notiks pēc šādiem principiem:

•  datu laukos ar sistēmas nosaukumu "Vārds", "Uzvārds" vai "Vārds, uzvārds" vērtība tiks aizstāta ar vērtību "xxxxxx";
• datu laukos ar sistēmas nosaukumu "Personas kods" informācija tiks aizstāta ar vērtību "32000000000";
• pārējos datu laukos, kuru sistēmas nosaukumus var attiecināt uz fiziskas personas datiem, informācija tiks dzēsta (lauks paliks tukšs);
• pēc veiksmīgas datu apstrādes,  tabulas ierakstam tiks piešķirta pazīme "Anonimizēts" un šis ieraksts vairs nebūs pieejams labošanai;

Papildus tiks apstrādāti atbilstošo Pamatdatu notikumu reģistrācijas žurnāli.

Svarīgi! Ieraksti, kuriem piešķirta pazīme “Anonimizēts” vairs nebūs pieejami labošanai!

Sistēma neliks ierobežojumus uz šo ierakstu pielietojumu dokumentos, filtros vai eksporta darbībās -  anonimizēto ierakstu apstrāde ir lietotāju atbildība.

Anonimizācijas rezultāts visām personas kartītēm arī ir vienāds:

• Pēc sistēmā pieejamiem datiem, tai skaitā Dokumentu notikumiem, nevar atpazīt konkrētu fizisku personu;
• Pamatdatu ierakstiem, kuros tika apstrādāti personas dati, ir uzlikta pazīme  “Anonimizēts”;
• Pamatdatu ierakstu statuss mainās uz “Neaktīvs” (attiecas uz kartītēm, kurām ir lauks Statuss);
• Pamatdatu ieraksts nav pieejams uz labošanu.

Pamatdatu ieraksta anonimizācija neierobežo šīm ierakstam saistošo dokumentu apstrādi.