Rēķinu imports PEPPOL formātā

[#1]

Sākot ar 18.04.2019., stājās spēkā Ministru kabineta noteikumi Nr. 154 par piemērojamo elektroniskā rēķina standartu un tā pamatelementu izmantošanas specifikāciju un aprites kārtību.

Šie noteikumi paredz, ka pasūtītājam, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam, kā arī publiskajam partnerim jāspēj pieņemt elektroniskā veidā sagatavotu un izsniegtu rēķinu, kas sagatavots atbilstoši Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) BIS Billing 3.0 elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai (Core Invoice Usage Specification (CIUS), publicēta PEPPOL tīmekļvietnē http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/).

Saistībā ar izmaiņām, uzlabots Horizon Metarēķinu modulis, lai būtu iespēja importēt rēķinus no XML formāta, kas atbilst iepriekš minētajai PEPPOL BIS Billing 3.0 elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai.

Svarīgi! Jāņem vērā, ka PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācija nosaka, ka vienā XML failā var būt iekļauta informācija tikai par vienu rēķinu.

Darbība: Imports - PEPPOL formāts

Metarēķinu sarakstā (Dokumenti → Metarēķini) pieejama darbība Imports - PEPPOL formāts, kas nodrošina manuālu XML failu importu un metarēķina izveidi.

Lai ielasītu XML failus, nākamajā solī nepieciešams norādīt sekojošo:

• Metarēķina dokumenta tips
• Failu glabātuve, kurā saglabāt gan saņemto XML failu, gan tajā iekļauto rēķina vizuālo attēlu PDF.
• Importa veids - no direktorijas vai no Horizon HUB

No direktorijas - izvēlas situācijās, kad nepieciešams importēt rēķinu xml failus, kas tiek saņemti, piemēram, e-pastā, no e-adreses, no dokumentu vadības sistēmas u.tml. Tad šos xml failus novieto visus vienā mapē, un ar šo darbību importē Horizon. 

No Horizon HUB - izvēlas situācijās, ja ir izveidots tiešsaistes režīms ar rēķinu operatoru. Piemēram: https://www.visma.lv/horizon/partneru-risinajumi/horizon-integracija-ar-unifiedpost/

Svarīgi! Jāņem vērā, ka XML failus var importēt no mapes, kurā šie XML faili ir novietoti, taču nav iespējams izvēlēties un importēt tikai vienu no vairākiem mapē esošiem XML failiem.

Svarīgi! Iesakām izmantot Failu glabātuvi ar veidu HORIZON failu glabātuve jeb failu glabātuve datu bāzē. Tad iespējams saglabāt failus ar vienādiem nosaukumiem gadījumos, ja vairākos XML failos ir pievienoti PDF faili ar vienādiem nosaukumiem. Kā arī, konfigurējot failu glabātuvi, iesakām izmantot iespēju Dzēst saiti un failu tiem gadījumiem, ja metarēķins no Horizon sistēmas varētu tikt izdzēsts un tad importēts vēlreiz. Savukārt, Failu glabātuvi ar veidu Failu sistēma neiesakām izmantot, jo failus ar vienādiem nosaukumiem šī tipa failu glabātuvē nav iespējams saglabāt.

Importēta metarēķina apstrāde 

Importa darbības rezultātā notiek sekojošais:

1) Veidojas ieraksts sarakstā Metarēķinu imports (Dokumenti - Metarēķini - Metarēķinu imports). Šajā ierakstā ir apskatāmi no xml faila ieimportētie dati, kā arī tam ir pievienots pats xml fails, kā arī PDF fails, ja tas ir bijis iekļauts xml failā. Metarēķina importa ieraksts nav labojams.

2) No importa ieraksta tālāk sistēma veido metarēķinu (Dokumenti - Metarēķini - Metarēķini). Metarēķina pielikumā sistēma pievieno rēķina attēlu PDF.

Ja sistēmai neizdodas uzģenerēt metarēķinu, tad importa ieraksts paliek statusā "Neapstrādāts".  Tas visbiežāk notiek, ja metarēķina dokumenta tipā uzstādīti obligāti aizpildāmi lauki.

Automatizētais darbs  

Lai nodrošinātu automātisku XML failu PEPPOL formātā importu, jaizveido automatizētais darbs “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” (Sistēma → Uzstādījumi → Automatizētie darbi).

Pie izpildāmās objekta klases jāizvēlas “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” un lappusē “Objektu konfigurācija”  jānorāda automatizētajam darbam nepieciešamos parametrus, kas ir tādi paši kā iepriekš aprakstītie parametri manuālā importa vednī.

Metarēķinu importa notikumu žurnāls 

Dokumenti → Metarēķini → Metarēķinu saraksts → Darbības → Importa notikumu žurnāls

Sarakstā redzami notikumi par katru XML faila importu, kā arī šī importa statusu - Veiksmīgs vai Kļūdains. Ja imports ir bijis kļūdains, kolonnā “Kļūda” tiek attēlots iemesls, un tālāk lietotājs var pieņemt lēmumu - labot šo XML failu vai sazināties ar piegādātāju, no kura šis XML fails ir saņemts, lai novērstu kļūdu.