Zināšanu bāze Numo

Numo Darba laika plānošanas modulī ir iespējamas divas plānošanas pieejas:   Manuālā plānošana – lietotājs veido grafiku, pilnībā kontrolējot katru ierakstu; Automātiskā plānošana – sistēma izveido optimālu grafiku, pamatojoties uz ievadītajiem mēneša uzstādījumiem. Abas pieejas ir vienlīdz derīgas un var tikt izmantotas paralēli. Manuālā plānošana Plusi   Lietotājs pieņem katru lēmumu – plānotājs pats izvēlas, kurš darbinieks strādās kurā maiņā, ņemot vērā kontekstu, ko grūti ierakstīt uzstādījumos; Ātrāka risinājuma ieviešana – var sākt strādāt ar minimālu konfigurācijas apjomu; Lietotājs redz visu loģiku – katrs grafika ieraksts ir apzināts izvēles rezultāts, ne sistēmas aprēķins. Mīnusi   Laikietilpīgi – lielās iestādēs manuāla plānošana var aizņemt ļoti daudz laika; Grūti optimizēt – nav viegli saskatīt visefektīvāko resursu izmantojumu; Subjektīvi – dažādi plānotāji izveido atšķirīgus grafikus; Kļūdas - augstāks kļūdu risks. Kad izvēlēties?   Maza komanda; Plānošanas loģika balstās uz personīgām zināšanām par darbiniekiem; Bieži mainās apstākļi, kas prasa operatīvas izmaiņas; Ir vēlme produktīvi sākt plānot nekavējoties pēc moduļa ieviešanas. Automātiskā plānošana Plusi   Laika ietaupījums – grafiks izveidojas dažu minūšu laikā, uzstādījumus var kopēt pāri mēnešiem; Matemātiski optimāls – sistēma atrod labāko risinājumu, ņemot vērā visus uzstādījumus; Mērogojams – vienādi efektīvi ar 10 vai 500 darbiniekiem; Objektīvs – lēmumus var pamatot ar skaitļiem. Mīnusi   Sākotnējo datu sagatavošana – jāstrukturē dati un jāizveido uzstādījumi katrai struktūrvienībai; Mazāka elastība – izņēmumi prasa uzstādījumu pielāgošanu; Mācību līkne – nepieciešams laiks, lai saprastu sistēmas loģiku. Kad izvēlēties?   Vidēja vai liela organizācija; Ir skaidri definējami ierobežojumi (kvalifikācijas prasības, maiņu noteikumi, darba laika limits); Grafika struktūra atkārtojas un ir prognozējama; Vēlaties samazināt plānošanai patērēto laiku un optimizēt izmaksas; Ir pieejami resursi (laiks, cilvēki), lai apgūtu uzstādījumu veidošanu.

Dokuments "Darba laika uzskaite no fakta dokumentiem (Numo)" tiek izveidots un aizpildīts ar datiem no Numo Darba laika plānošanā izveidotiem un uz Horizon nosūtītiem fakta dokumentiem. Manuāli Horizon sistēmā lietotājs šo dokumentu izveidot nevar.   Dokumenti - Algas - Aprēķina dokumenti  - Darba laika uzskaites dokumenti       Lauku aizpilde dokumentā "Darba laika uzskaite no fakta dokumentiem (Numo)"   Numurs: numerators; Dok. datums: no Numo nosūtītā fakta dokumenta mēneša pēdējais datums; Aprēķina mēn.: no Numo nosūtītā fakta dokumenta mēnesis; Sākuma dat.: no Numo nosūtītā fakta dokumenta mēneša pirmais datums; Beigu dat.: no Numo nosūtītā fakta dokumenta mēneša pēdējais datums. Svarīgi! Pat ja fakta dokuments tiek sūtīts par nepilnu mēnesi, izveidotajā NDLU dokumentā vienmēr tiks norādīts pilna mēneša pirmais un pēdējais datums; Piezīmes: brīvi ievadāms teksta lauks; Statuss:  Iespējamie statusi: Sagatave un Apstiprināts. Lai veiktu algas aprēķinu, dokumenta statusam ir jābūt Apstiprināts; Adm. strv.: no Numo nosūtītā fakta dokumenta administratīvā struktūrvienība. Lappuse "Padarītā uzskaite"   Alga: samaksas veids, kas tika norādīts dokumenta tipā; Nakts stundas: samaksas veids, kas tika norādīts dokumenta tipā (ja norādīts); Svētku stundas: samaksas veids, kas tika norādīts dokumenta tipā (ja norādīts); Pirmssvētku st.: samaksas veids, kas tika norādīts dokumenta tipā (ja norādīts); Svētku st. komp: samaksas veids, kas tika norādīts dokumenta tipā (ja norādīts).   Pēc fakta dokumenta nosūtīšanas no Numo Darba laika plānošanas Horizon darba laika uzskaites dokumenta rindās tiek ielasītas atbilstošās personas un to nostrādātās stundas dokumenta mēnesī. Loga labajā pusē ir redzama detalizētā tabele par katru no dokumenta darbiniekiem.     Atkārtoti nosūtot faktu no Numo Darba laika plānošanas, RVS Horizon tiek ņemti vērā jau izveidotie tāda paša dokumentu tipa dokumenti un veiktas korekcijas atbilstoši pēdējam nosūtītajam faktam. Katrai rindai tiek attēlots pēdējo izmaiņu datums laukā “Labots”, un dokumenta statuss automātiski tiek mainīts uz “Sagatave”.   Pārējā informācija ir sadalīta pa lappusēm, kur lappuses Kontējumi darbiniekiem un Kontējumu precizējumi analoģiskas Darba laika uzskaites dokumenta ievadlogam.   Darba laika uzskaites dokumentu sarakstā laukos "Rindu skaits", "Jaunas rindas", "Rindas aprēķinā" tiek norādīts attiecīgo rindu daudzums katrā dokumentā. Vērtības tiek dinamiski atjauninātas pēc dokumenta rindu dzēšanas, aprēķināšanas un pievienošanas.   Dokumenta labošana   Horizon ir iespējams labot dokumentus, kurus ir izveidojusi Numo DLP integrācija. Labošanai ir atļauti visi lauki, izņemot stundas/ dienas, sākuma un beigu datums, noklusētais, nakts un svētku samaksas veidi.   Dzēst ir iespējams tikai tos personas amata datus, kuriem nav veikts aprēķins. Lai dzēšanas darbība būtu pieejama, jāiespējo tiesību punkts: Dokumenti - Personāla uzskaite - Aprēķina dokumenti - Darba laika uzskaite no fakta (Numo) - Dzēst rindas.   Manuāli pievienošanai pieejami samaksas veidi pirmssvētku stundu un svētku dienu kompensācijas apmaksai. Ja dokumentā manuāli tika pievienotas šīs kompensācijas stundas, un atkārtoti par šo periodu tiek sūtīts jauns fakts, pievienotās kompensācijas stundas netiek nolabotas.      

Horizon WEB lietotāja izveide   Lai Numo varētu saņemt un sūtīt datus uz Horizon, nepieciešams izveidot WEB lietotāju.   Sistēma - Administrēt - WEB lietotāji   Aizpildītas WEB lietotāja kartiņas paraugs:           Svarīgi! Veidojot Numo WEB lietotāju, būtiski ievērot:   Konta veids: Sistēmkonts (nav piesaistāms konkrētai personai; nav paredzēts darbam ar lietotāja interfeisu):      Sadaļā "Atļautās saskarnes" obligāti jābūt atzīmētam, ka piešķirta Numo saskarne:       Sistēma - Administrēt - WEB drošības uzstādījumi    Jāpārliecinās, ka WEB drošības uzstādījumos sadaļā "Autentifikācijas metodes" ir iespējota autentifikācija pēc "lietotāja vārda":     Drošības apsvērumu dēļ, ir svarīgi Numo WEB lietotājam piešķirt tikai optimāli nepieciešamo tiesību kopu (lomu). Loma tiek piešķirta Horizon lietotājam, kas piesaistīts Numo WEB lietotājam. Raksta pielikumā ir pieejama loma, ko variet importēt savā Horizon:   Sistēma - Administrēt - Lomas       Sīkāk par lietotāju un lomu izveidi var lasīt šajā rakstā: Kā izveidot jaunu Horizon lietotāju un piešķirt lomas?   Horizon esošo datu sakārtošana   Lai uzsāktu darbu ar Numo Darba laika plānošanas moduli, ir jāpārliecinās, ka Horizon dati ir atbilstoši sakārtoti.   Personu kartītes   Pamatdati - Personāla uzskaite - Personu kartītes   Lai izveidotu Numo lietotāju (sīkāk par lietotāju izveidi: Lietotāju pārvaldības instrukcija) , personas kartītē obligāti jābūt aizpildītam laukam "Darba e-pasts":     Visu darbinieku personas kodiem jābūt unikāliem - ja divām personām tiks norādīts vienāds personas kods (gan esošam, gan atbrīvotam darbiniekam), tad Numo tiks atrādīta tikai viena no šīm personām.   Numo netiks atrādīti arī darbinieki, kuriem Horizon personas kartītē ir nekorekti aizpildīti lauki "Darba telefons" un "Darba mobilais"  (numurs sākas ar 0, numurā iekļauti burti).         Tiesiskās attiecības   Pamatdati - Personāla uzskaite - Tiesiskās attiecības   Tiesisko attiecību lpp. Aprēķins obligāti jāaizpilda lauks Normas stundu kalendārs virsstundām:     Kalendārs   Pamatdati - Personāla uzskaite - Personu dati aprēķiniem - Kalendārs Pamatdati - Uzņēmums - Kalendārs   Jābūt ievadītam plānošanai nepieciešamajam gadam kalendārā, kas piesaistīts darbiniekam tiesiskajās attiecībās:     Horizon papildus konfigurācija   Lai Horizon būtu iespējams darbiniekam piesaistīt Numo darba laika plānošanā izveidoto grafiku, kā arī lai tiktu izveidots darba laika uzskaites dokuments no Numo fakta dokumenta,  jābūt veiktai datu sagatavošanai  Horizon.   Grafika saņemšanai nepieciešamie dati     Personas amatu dati   Pamatdati - Personāla uzskaite - Personu amatu dati   Lappusē Amata dati jābūt atzīmētai izvēles rūtiņai Lietot plānoto grafiku:     Pēc Personu amatu datu kartītes saglabāšanas Horizon tiks automātiski izveidots un piesaistīts Grafiks no plāna. Izveidotajam Grafikam no plāna automātiski tiek piešķirts nosaukums: “Tabeles numurs_Vārds_Uzvārds_X”, kur “X” norāda šī grafika numuru pēc kārtas konkrētajam darbiniekam. Stundas šajā grafikā darbiniekam tiks aizpildītas uzreiz pēc grafika datu nosūtīšanas no Numo DLP uz Horizon.   Fakta saņemšanai nepieciešamā konfigurācija    Jauna dokumenta tipa izveide   Dokumenta tipa izveide ir nepieciešama, lai būtu iespējams veikt sasaisti Numo plānošanas veidiem ar Horizon darba laika uzskaites dokumentu/iem, kuros ielasīt darbiniekus un to nostrādātas fakta stundas no Numo Darba laika plānošanas.   Sistēma - Uzstādījumi - Dokumentu tipi - Darba laika uzskaite no fakta dokumentiem (Numo)     Svarīgi! Ir jāveido tik daudz dokumentu tipu ar dažādiem nosaukumiem, cik daudz samaksas veidu kombinācijām no Numo DLP jāienāk Horizon.   Dokumenta tipā lappusē Lauku atribūti jāapraksta lauki:   Dokumenta numura laukam obligāti jāpiesaista numerators (tiek izveidots Sistēma - Uzstādījumi --Numeratori) ar norādītu lauka aizpildi: Uzsākot ievadi; Laukā Alga obligāti jābūt norādītam noklusētajam samaksas veidam; Ja ir nepieciešama nakts stundu apmaksa, tad laukā Nakts stundas jānorāda atbilstošais samaksas veids.; Ja ir nepieciešama svētku dienu apmaksa, tad laukā Svētku apmaksa jānorāda atbilstošais  samaksas veids.   Nosūtīt no Numo fakta stundas ir iespējams tikai tiem dokumenta tipiem, kuros norādīti atbilstošie samaksas veidi. Ja tiek sūtītas nakts stundas un/vai svētku stundas, bet dokumenta tipā Horizon atbilstošie samaksas veidi nav norādīti - dati netiks ielasīti.   Informācija par visu konfigurācijas procesu (iekļaujot Numo sadaļu) pieejama: Fakta datu nosūtīšana no Numo uz Horizon - soli pa solim    

Šis raksts satur pamata soļus, ko nepieciešams veikt fakta datu integrācijas nodrošināšanai starp Numo un Horizon.  Fakta nosūtīšana no Numo uz Horizon   Darbības Horizon   Darba laika fakta datu integrācija starp Horizon un Numo izmanto jaunu dokumenta veidu - Darba laika uzskaite no fakta dokumentiem (Numo). Lai veiktu datu nosūtīšanu, Horizon jāizveido viens vai vairāki šādi darba laika uzskaites dokumenti (Ceļš: Sistēma -> Uzstādījumi -> Dokumentu tipi).  Dokumenta tipā lappusē Lauku atribūti jāapraksta lauks Dokumenta numurs, kam obligāti jāpiesaista numerators (Ceļš: Sistēma -> Uzstādījumi -> Numeratori) ar norādītu lauka aizpildi: Uzsākot ievadi. Laukā Alga obligāti jābūt norādītam noklusētajam samaksas veidam. Ja ir nepieciešama nakts stundu vai svētku dienu apmaksa, tad laukos Nakts stundas un Svētku apmaksa jānorāda atbilstošais samaksas veids.  Ja ir vajadzība, tad dokumenta tipā ir iespējams uzreiz norādīt dokumenta statusu kā Apstiprināts. Dokumentu tipā ir iespējams norādīt samaksas veidus laukiem Pirmssvētku stundu kompensācija un Svētku dienu kompensācija, tomēr jāņem vērā, ka stundas šiem samaksas veidiem no Numo Darba laika plānošanas sūtītas netiks, tās nepieciešamības gadījumā jāpievieno manuāli. Sīkāka informācija par dokumenta tipu Darba laika uzskaite no fakta dokumentiem (Numo) izveidi pieejama šajā rakstā Nepieciešamā Horizon konfigurācija Darba laika plānošanas moduļa izmantošanai.   Numo - Organizācijas iestatījumi Lietotājam, kas veiks Numo Darba laika plānošanas Plānojumu veidu sasaisti ar Horizon Darba laika uzskaite no fakta (Numo) dokumentiem, nepieciešama pieeja Numo Organizācijas iestatījumiem. To var piešķirt galvenais lietotājs, kam ir privilēģija Lietotāju pārvaldnieks. Piekļuvei Konfigurācijas servisam nepieciešama privilēģija Uzstādījumu pārvaldnieks. Numo Organizācijas iestatījumos jāizveido sasaistes starp Numo Darba laika plānošanas Plānojuma veidiem un Horizon Darba laika uzskaites no fakta (Numo) dokumentiem. Plānojuma veids un Darba laika uzskaites no fakta (Numo) dokuments tiek sasaistīts viens pret viens, tas ir, ir iespējams, ka Horizon nepieciešams izveidot vairākus Darba laika no fakta (Numo) dokumentus, ja par dažādiem plānojuma veidiem jāpiemēro dažādi apmaksas nosacījumi.  Plānojuma veidiem iespējams norādīt dažādas pazīmes, kā, piemēram, Lietot kā noklusēto un Aktīvs/Neaktīvs.   Svarīgi! Plānojumu veidu sasaiste ar Darba laika uzskaite no fakta (Numo) dokumentiem attiecas uz visu organizāciju.         Vairāk informācijas par Organizācijas iestatījumiem pieejama Numo Zināšanu bāzē. Uzzināt vairāk>>   Numo - Darba laika plānošana - Uzstādījumi - Darbinieku uzstādījumi Ja kāds no Plānojuma veidiem tiek norādīts kā noklusētais, tas tiek norādīts darbiniekam laukā Plānojuma veids sadaļā Darbinieku uzstādījumi, taču to iespējams arī nomainīt uz citu aktīvu Plānojuma veidu, kas Konfigurācijas servisā ir sasaistīts ar Darba laika uzskaites dokumentu. Noklusētais plānojums veids tiek attēlots ar zaļu ikonu.   Numo - Darba laika plānošana - Plāns/Fakts Atverot detalizācijā jau ievadītu darba laika intervālu vai tukšu dienas rūtiņu, laukā Plānojuma veids tiks atspoguļots darbinieka noklusētais Plānojuma veids, taču arī šeit to ir iespējams mainīt, ja noteiktajam darba laika intervālam ir piemērojami citi apmaksas nosacījumi.       Numo - Darba laika plānošana - Dokumenti Lai veiktu fakta datu nosūtīšanu uz Horizon, jābūt izveidotai darbplūsmai fakta datu saskaņošanai. Uzzināt vairāk>> Lai nosūtītu uz Horizon fakta datus, dokumenta statusam Numo jābūt Apstiprināts. Ar darbību pogu “Sūtīt uz Horizon” jāveic datu nosūtīšana uz Horizon. Pēc nosūtīšanas lietotājs saņem informāciju, vai dati tika nosūtīti veiksmīgi vai datu nosūtīšanā ir bijušas kļūdas. Uzzināt vairāk>>     Uz Horizon nosūtītie fakta dati ir apskatāmi Dokumenti -> Algas -> Aprēķina dokumenti  -> Darba laika uzskaites dokumenti. Šie dokumenti ir labojami, izņemot laukus stundas/dienas, sākuma un beigu datums, noklusētais, nakts un svētku samaksas veidi. Uzzināt vairāk>> 

Pielikumā pieejama Darba laika plānošanas organizācijas iestatījumu lietotāju instrukcija PDF formātā.

Esam apkopojuši biežāk uzdotos jautājumus par Numo darba laika plānošanas moduli: Plānošanas process J: Vai automātiski izveidotajā darba laika grafikā var veikt manuālas izmaiņas konkrētiem darbiniekiem? A: Jā, var veikt izmaiņas gan atsevišķiem darbiniekiem konkrētās dienās, gan arī masveidā iezīmētajiem ierakstiem - vienam vai vairākiem darbiniekiem.   J: Kā plānotājs var redzēt, kur automātiskajam plānotājam nav izdevies saplānot grafiku saskaņā ar uzstādījumiem, ja plānošanas rezultāts nav 100%? A: No 2026. gada janvāra ir ieviesta funkcionalitāte, kas dod iespēju operatīvi saprast, kurās dienās nav nosegtas vai ir pārsniegtas vajadzības.   J: Vai varēs redzēt izmaiņas starp sākotnējo plānu un faktu? Piemēram, tika plānotas 150 stundas, bet nostrādāja 140 stundas u.tml. A: Šobrīd risinājums nepiedāvā šādu pārskatu. Tomēr aicinām balsot un iesūtīt savas idejas: Produkta attīstības ceļa karte   J: Vai ir iespēja vairākas reizes mēnesī mainīt grafiku? A: Jā, grafiku ir iespējams labot un precizēt tik, cik nepieciešams.   J: Vai ir iespēja plānot pa nedēļām, nevis uzreiz visam mēnesim? A: Ar automātisko plānošanu plānošana tiek veikta mēnesim, ja nepieciešams izmaiņas noteiktās dienās, to ieteicams darīt manuāli. Grafika un fakta dokumentus iespējams veidot par konkrētu periodu, piemēram, nedēļa. Sasaiste ar RVS Horizon J: Kāds ir paredzamais datums iespējai darba laika plānu eksportēt uz Horizon? A: Algu datu nodošana uz Horizon no Numo ir pieejama no 2025. gada marta.   J: Vai izveidosies arī darba laika grafiks, kas ir piesaistīts darbinieka personas amata datiem tad, kad no Numo datus varēs nosūtīt uz Horizon? A: Jā, darba laika grafiku nosūtīšana uz Horizon ir pieejama no 2024. gada augusta.   J: Ja eksportē uz Horizon, tad tā ir detalizētā uzskaite vai parastā? A: Jā, uz Horizon tiek nosūtīti dati, kas izveido detalizētās darba laika uzskaites dokumentu.   J: Vai būs iespējams, izmantojot filtru, iegūt informāciju par nostrādātajām stundām nedēļā pa attiecīgām struktūrvienībām/nodaļām? A: Šobrīd atsevišķa atskaišu funkcionalitāte nav izstrādāta, taču plāna/fakta skatā iespējams redzēt ieplānoto stundu skaitu struktūrvienībā uz mēnesi, kā arī ieplānotās stundas darbinieku līmenī. Plāna/fakta skatu iespējams filtrēt pēc amata, kompetences, darba laika un darba vietas. Darbinieku apziņošana, faktiskais plāns J: Kā darbiniekiem paziņot par saplānoto darba laika grafiku? A: No 2025. gada decembra darbiniekiem ir pieejams pašapkalpošanās skats "Mani darba laiki" ar informāciju par viņu publicētajiem darba grafikiem. Darbinieks var redzēt savus darba laikus, prombūtnes un plānotājam iesniegtās vēlmes, kā arī filtrēt un pārskatīt datus. Plānotājs savukārt var izvēlēties, kuru plāna versiju publicēt, padarot to redzamu darbiniekiem. Tuvākajā laikā būs pieejama arī apziņošana e-pastā darbiniekiem par jauna plāna publicēšanu.   J: Kā notiek darba laika grafika un faktiskās darba laika uzskaites saskaņošana? A: Numo platformas Darbplūsmu modulī iespējams izveidot darbplūsmas, pēc kurām notiks grafika un fakta dokumentu saskaņošana.   J: Vai varēs atlasīt vienu darbinieku un veidot izdruku? A: Ir iespējams atlasīt atsevišķus darbiniekus un informāciju eksportēt uz MS Excel.   J: Kā veikt plāna kontroli pret faktisko darba laika apmeklējumu? A: Pēc grafika saskaņošanas iespējams plāna/fakta skatā sākt veikt faktisko darba laiku, labojot ieplānoto darba laiku sākuma/beigu laikus.   J: Vai faktu var vadīt tikai atbildīgais vai arī pats darbinieks un atbildīgais pārbaudīt? A: Šobrīd paredzēts, ka Numo sistēmā strādā plānotājs, kas veic visas nepieciešamās darbības. Tomēr ideja, ka sistēmā korekcijas var ierosināt arī darbinieks, ir iekļaujama izstrādes plānos, par kuriem iespējams balsot: Produkta attīstības ceļa karte    J: Kas notiek ar normālā darba laika darbiniekiem, kā viņiem tiek veidots fakta dokuments? A: Numo DLP ir paredzēts darba laika plānošanai summētā darba laika veicējiem. Tuvākajā laikā plānojam sākt darbu pie Numo DLU. Šobrīd ir klienti, kuri DLP izmanto arī normālā laikā darbiniekiem.   J: Vai darbinieki paši var veikt izmaiņas darba laika plānā, piemēram, samainīties maiņām abpusēji vienojoties? A: Šobrīd nav paredzēts, ka darbinieki var savstarpēji samainīties ar maiņām, to var veikt plānotājs plāna skatā. Taču šāda ideja ir fiksēta produkta attīstībā, aicinām par to balsot: Produkta attīstības ceļa karte

Pielikumā pieejama Darba laika plānošanas lietotāju instrukcija PDF formātā.