Personāla brīdinājumi

[#1]

Horizon funkcionalitāte "Brīdinājumi" nodrošina ziņojumu izsūtīšanu uz e-pastiem, balstoties uz brīdinājuma konfigurāciju - sarakstu un filtru. Lietojot Horizon personāla moduli, brīdinājumi tiek bieži izmantoti, lai personāla speciālistiem nebūtu regulāri jāpārskata dati dažādās atskaitēs, bet sistēma nosūtītu atgādinājumus uz e-pastu.

Šajā rakstā apskatīsim biežāk lietotos personāla brīdinājumus un to konfigurāciju.

Brīdinājumu konfigurācijas vispārējs apraksts

Brīdinājuma apraksts

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Brīdinājumu aprakstā tiek formulēti un aprakstīti brīdināšanas nosacījumi - tiek norādīts, kuram datu sarakstam tiek uzstādīts Brīdinājuma filtrs (pēc būtības līdzīgs Administratīvajam filtram).  Datu saraksti, kuriem iespējams uzstādīt brīdināšanas filtrus, ir speciāli reģistrēti Horizon un pats lietotājs jaunus pievienot nevar.

Brīdinājuma ģenerēšana

Sistēma - Uzstādījumi - Automatizētie darbi

Visbiežāk brīdinājumu ģenerēšanai tiek izmantota  Horizon funkcionalitāte Automatizētie darbi - brīdinājums tiek pievienots Darbu sarakstam, un process tiks iedarbināts automātiski norādītajā laikā.

Personāla brīdinājumu piemēri

Piemēros aprakstīta biežāk lietotā brīdinājumu konfigurācija, taču Horizon lietotājs var uzstādīt arī citus filtra nosacījumus.

⚠️Vislabāk filtru sākotnēji pārbaudīt tajā sarakstā, no kura tiks sūtīts brīdinājums - izveidot vēlamos filtra nosacījumus un pārliecināties, vai tiek atlasītas vajadzīgās vērtības.

Brīdinājums par pārbaudes laika beigām

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Lpp. Informācija:

Kods: brīvi izvēlēts

Nosaukums: brīvi izvēlēts

Rezultāta veids: Sarakstam (lai visus darbiniekus attēlotu vienā e-pastā)

Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta 14103 (Tiesiskās attiecības):

Veidojot filtru, ļoti svarīgi ir saprast, no kura saraksta un kuras vērtības ir nepieciešams atlasīt. Šajā gadījumā nepieciešams Tiesisko attiecību lauks "Pārbaudes laika beigas". Vēlamies atlasīt visus darbiniekus, kam pārbaudes laiks beigsies pēc 21 dienas. Otrā vērtībā nosakām, ka Tiesisko attiecību "līdz" datumam jābūt tukšam, t.i. - darbinieks ir aktīvs.

Lpp. E-pasts:

Jāieliek atzīme pie "Sūtīt e-pasta paziņojumus"

Temats: E-pasta temats

Adrese: Viena vai vairākas e-pasta adreses, uz kurām brīdinājumu nosūtīt

Teksts: E-pasta teksts

Rindiņas teksts: Teksts, kas tiks attēlots rindiņās (var izvēlēties šablonus no saraksta un tekstu pārbaudīt)

 

Brīdinājums par līguma termiņa beigām

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Lpp. Informācija:

 

Kods: brīvi izvēlēts

Nosaukums: brīvi izvēlēts

Rezultāta veids: Sarakstam (lai visus darbiniekus attēlotu vienā e-pastā)

Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta 14103 (Tiesiskās attiecības):

 

Filtru veidojam pēc Tiesisko attiecību lauka "Termiņa datums". Nepieciešams atlasīt visus darbiniekus, kuriem līguma termiņa datums pienāks pēc 30 dienām. Otrā vērtībā nosakām, ka Tiesisko attiecību "līdz" datumam jābūt tukšam, t.i. - darbinieks ir aktīvs.

Lpp. E-pasts:

Princips tāds pats, kā parādīts pirmajā piemērā.

Ieteicamie lauki rindiņas tekstam:

Brīdinājums par dzimšanas dienu

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Lpp. Informācija:

Kods: brīvi izvēlēts

Nosaukums: brīvi izvēlēts

Rezultāta veids: Sarakstam (lai visus darbiniekus attēlotu vienā e-pastā)

Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta 14263 (Dzimšanas dienas):

Filtru veidojam pēc atskaites "Dzimšanas dienas" lauka  "Nākamās dzimšanas dienas datums". Nepieciešams atlasīt visus darbiniekus, kuriem nākamā dzimšanas diena būs pēc 7 dienām.

Lpp. E-pasts:

Princips tāds pats, kā parādīts pirmajā piemērā.

Ieteicamie lauki rindiņas tekstam:

Brīdinājums par vārda dienu

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Lpp. Informācija:

Kods: brīvi izvēlēts

Nosaukums: brīvi izvēlēts

Rezultāta veids: Sarakstam (lai visus darbiniekus attēlotu vienā e-pastā)

Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta 30505 (Vārda dienas):

Filtru veidojam pēc atskaites "Vārda dienas" lauka "Vārda diena". Nepieciešams atlasīt visus darbiniekus, kuriem vārda diena būs pēc 7 dienām.

Lpp. E-pasts:

Princips tāds pats, kā parādīts pirmajā piemērā.

Ieteicamie lauki tekstam:

Brīdinājums par bērna kopšanas atvaļinājuma beigām

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Lpp. Informācija:

Kods: brīvi izvēlēts

Nosaukums: brīvi izvēlēts

Rezultāta veids: Sarakstam (lai visus darbiniekus attēlotu vienā e-pastā)

Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta 14070 (Prombūtne):

Filtru veidojam pēc prombūtnes "līdz" datuma ("līdz" datums pēc 30  dienām). Papildus nepieciešams atlasīt aktīvos darbiniekus (tiesisko attiecību "līdz" datums ir tukšs). Kā trešo nosacījumu jāizvēlas konkrēto Samaksas veidu - Bērna kopšanas atvaļinājums.

Lpp. E-pasts:

Princips tāds pats, kā parādīts pirmajā piemērā.

Ieteicamie lauki tekstam:

Brīdinājums par sertifikāta/apmācību derīguma termiņa beigām

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Lpp. Informācija:

 

Kods: brīvi izvēlēts

Nosaukums: brīvi izvēlēts

Rezultāta veids: Sarakstam (lai visus darbiniekus attēlotu vienā e-pastā)

Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta 6303 (Papildu izglītības/sertifikāti):

 

Filtru veidojam pēc atskaites "Papildus izglītības/sertifikāti" lauka  "Derīgs līdz". Nepieciešams atlasīt visus sertifikātus, kam derīguma termiņš beigsies pēc 60 dienām.

Lpp. E-pasts:

Princips tāds pats, kā parādīts pirmajā piemērā.

Ieteicamie lauki tekstam:

 

Brīdinājums par obligāto veselības pārbaudi

Pamatdati - Uzņēmums - Brīdinājumi - Brīdinājumu apraksti

Lpp. Informācija:

Kods: brīvi izvēlēts

Nosaukums: brīvi izvēlēts

Rezultāta veids: Sarakstam (lai visus darbiniekus attēlotu vienā e-pastā)

Brīdinājuma filtru veidojam no saraksta 14336 (Obligātās veselības pārbaudes):

Filtru veidojam pēc saraksta "Obligātās veselības pārbaudes" lauka  "Nākamās pārbaudes datums". Nepieciešams atlasīt visas OVP kartes, kam nākamās pārbaudes datums ir pēc 30 dienām.

Lpp. E-pasts:

Brīdinājumam par OVP kā adresātu iespējams izvēlēt ne tikai e-pasta adresi, bet arī tiešo vadītāju vai pašu darbinieku:

Ieteicamie lauki tekstam:

Automatizētais darbs par brīdinājumu ģenerēšanu

Kad visi brīdinājumi izveidoti, lai nosacījumu pārbaude un e-pastu izsūtīšana notiktu automātiski, jāveido automatizētais darbs. Lai varētu izveidot automatizēto darbu, jābūt nokonfigurētam Horizon darbu serverim. Ja darbu serveris nav izveidots, par tā izveidi var izlasīt šeit.

Sistēma - Uzstādījumi - Automatizētie darbi - Automatizēto darbu grupa

Ar automatizēto darbu grupu iespējams pievienot visus personāla brīdinājumus automatizētajam darbam kopā:

Lpp. palaišanas uzstādījumi:

Sākt: datums un laiks, no kura automatizētais darbs sāk darboties 

Pārtraukt izpildi: nekad

Atkārtot: sākuma laikā 

Dienās: vēlams izvēlēties "katru dienu", ja filtra nosacījumā ir norādīts precīzs datums

Atkārtot pēc kļūdas: neatkārtot

Lpp. Automatizētie darbi

Automatizētais darbs: Brīdinājuma ģenerēšana - lejā pie "brīdinājuma apraksts" izvēlas konkrēto brīdinājumu. Atkārto tik reizes, cik ir brīdinājumu.

Uzsākšana: uzsākt vienmēr

⚠️ Ja nepieciešams, var arī veidot katram brīdinājumam savu automatizēto darbu un nosacījumus.