eAccounting käyttövinkit

Visma eAccounting Varaston käyttöönotto eAccounting Varasto on lisäosa varastonhallintaan ja varastokirjanpitoon. Lisäosa on ainoastaan käytettävissä Visma eAccounting Standard ohjelmassa. Varasto lisäosa on hankittavissa ohjelman Appsit ja laajennukset sivulta.   Miten Varasto toiminnallisuutena auttaa sinua? Varastotuotteiden saldot ovat hallinnassasi ja näin ollen tiedät aina myös varastoarvosi, joka lasketaan FIFO (First In First Out) periaatteella Kun vastaanotat tuotteita, niin voit kirjata tuotteet helposti varastoon viivakoodinlukijalla Voit siirtää varastoarvosi helposti kirjanpitoon, jolloin kirjanpitosi on ajantasalla vielä entistä paremmin Pidä varastosaldosi ajantasalla manuaalisilla kirjauksilla eli jos yrityksellesi tulee esimerkiksi tuotehävikkiä tai tuote hajoaa myyntikelvottomaksi, niin voit poistaa sen varastostasi Saat kattavan näkymän kaikista varastotapahtumistasi Inventaarion avulla saat varastosaldot ja varastoarvon ajantasalle   Suorita varaston käyttöönotto-opas 1. Kun siirryt Varasto -toiminnallisuuteen, niin sinua pyydetään suorittamaan käyttööntto 2. Valitse kaikki varastotuotteesi ja syötä niille nykyiset varastosaldot ja hankintahinnat image.png   3. Valitse tai hyväksy ohjelman ehdoittaman kirjanpidon tilit. Suosittelemme valitsemaan oman tositelajin varastotapahtumille, koska se helpoittaa kirjanpidon seuraamista. image.png   4. Nyt Varastosi on käyttöönotettu ja se on valmis käytettäväksi!  

Myyntiryhmä määrittää mille kirjanpitotilille tuotteen myynti kirjataan. Ohjelmassa on oletuksena valmiita myyntiryhmiä jotka ohjaavat myyntejä oletustileille, mutta voit myös luoda itse omia myyntiryhmiä jossa määritetään mille kirjanpitotilille myynti halutaan kirjata.

Brexit on elänyt matkan varrella ja muutokset tulee nopealla aikataululla. Tämä asettaa ohjelmistopuolelle haasteita koska muutoksia ei pystytä tekemään vuoden lopun kiireiden myötä kovinkaan nopeasti. Avaamme alapuolella hieman Brexitiin liittyviä muutoksia ePasselin puolelta, että mitä muuttuu ja mitä on työnalla sekä millaisia haasteita tämä tuo ohjelmiston näkökulmasta.   Mihin keskitymme tällä hetkellä? Me pyrimme tekemään loppuvuoden aikana vielä muutokset, jossa poistamme Iso-Britannian EU-alueesta. Ohjelmassamme on automaattisia ohjauksia esimerkiksi EU-myynteihin, jolloin myyntilaskujen ALV-käsittely ohjautuu suoraan EU-myynneiksi kun tietyt kriteerit asiakastiedoissa täyttyvät. Eli pyrimme että 1.1.2021 alkaen: Iso-Britannia poistetaan EU-alueesta ja EU-säännöistä Iso-Britannia poistetaan MOSS myynneistä (sähköiset palvelut) Iso-Britanniaan ohjatut myynnit ja ostotapahtumat käsitellään oikein, niin että 1.1.2021 jälkeen päivätyt tapahtumat ovat EU:n ulkopuolisia tapahtumia ja ennen 1.1.2021 päivätyt tapahtumat ovat EU:n sisäisiä tapahtumia Tarkistetaan että normaalit myyntilaskut, toistuvat myyntilaskut sekä asiakasryhmien myyntilaskut käsitellään oikein ALV-raportit ja EU:n kausittaiset ALV-raportit tulevat oikein Pohjois-Irlannin poikkeukset Pohjois-Irlanti on osa Iso-Britanniaa, mutta tälle alueelle tulee omia poikkeussääntöjä Brexit sopimuksen mukaisesti. Pohjois-Irlantia tullaan vielä jatkossa käsittelemään osittain EU-alueena, joka puolestaan tuottaa haasteita ohjelmistomme puolelle, koska Pohjois-Irlantiin kohdistuvat tapahtumat pitäisi sisältyä EU-alueen tapahtumiksi. Pohjois-Irlanti ei ole oma itsenäinen maa, joka tarkoittaa että Pohjois-Irlantia ei löydy ohjelmamme Maa-valikoista. Ja tämä puolestaan tarkoittaa, että me emme voi käsitellä Pohjois-Irlantia omana alueena omilla säännöillä. Aikataulu on liian tiukka ohjelmistomme puolelta, joten emme valitettavasti pysty tarjoamaan ratkaisua vielä 1.1.2021 alkaen Pohjois-Irlannin tapahtumille.   Meillä on asia työnalla ja pyrimme tuomaan ratkaisuja mahdollisimman nopeasti, niin että Pohjois-Irlannin tapahtumat saataisiin ohjelmistoon poikkeuksellisesti EU-alueen tapahtumina, mutta tämä vie aikaa muiden asioiden ohella sen verran paljon että meillä ei ole ratkaisua olemassa vielä heti 1.1.2021 alkaen.

Ohjelman kohdassa Ostot - Ostotilaukset hallinnoit yrityksesi ostotilauksia. Täällä voit luoda uuden ostotilauksen toimittajalle, hyväksyä ostotilauksen, tehdä siihen toimituksen ja luoda ostolaskun suoraan ostotilaukselta sekä paljon muuta.   Kun menet Ostotilaukset-valikkoon näet listauksen kaikista ostotilauksistasi. Ne näytetään kolmella eri välilehdellä riippuen niiden tilasta. Välilehden nimi Tila Kuvaus Luonnokset - Ostotilaukset joita olet alkanut kirjaamaan ja olet tallentanut luonnoksiksi. Ostotilaukset käsittelyssä Tilattu, Vahvistettu, Keskeneräinen toimitus, Osatoimitus Ostotilaukset jotka on lähetetty toimittajalle tai joilla on keskeneräinen toimitus tai on osatoimitettu, sekä tilaukset joilla vahvistettu toimitusaika. Vahvistetut ostotilaukset Toimitettu, Laskutettu Ostotilaukset jotka on toimitettu varastoon sekä ne joista olet saanut jo ostolaskun. Sarakkeiden otsikkoa klikkaamalla voit lajitella eri luetteloja niin, että ne näyttävät ostotilaukset halutussa järjestyksessä.   Ostotilauksen luonti: Voit luoda ostotilauksia ohjelmassa kolmesta eri paikasta. Ostot - Ostotilaukset Ostot - Toimittajat Varasto ja tuotteet - Tuotteet Kun olet luonut ostotilauksen ja lähettänyt sen toimittajalle, tulee sen tilaksi Tilattu.    Vahvista toimitusaika Kun saat tilausvahvistuksen toimittajaltasi, avaa tilaus ja valitse Toiminnot - Vahvista. Anna toimitusaika ja toimittajan tilausnumero (valinnainen) ja valitse Vahvista. Tilauksen tilaksi asetetaan Vahvistettu.   Kirjaa varastoon otto: Kun tavarat ovat tulossa, avaa vahvistettu ostotilaus ja valitse Tallenna toimitus luonnokseksi. Jos tavarat on toimitettu, valitse sen sijaan Kirjaa varastoon otto. Tillaksi tulee joko Keskeneräinen toimitus tai Toimitettu riippuen edellisestä valinnastasi. Varastoon otto tehdään automaattisesti kohtaan Varasto ja tuotteet - Varastomuutokset kun tilaksi asetetaan joko Toimitettu tai Osatoimitettu.   Luo ostolasku: Kun ostotilaus on viimeistelty ja sen tila on Toimitettu voit luoda ostolaskun suoraan siitä. Avaa ostotilaus ja valitse Toiminnot - Luo ostolasku. Kaikki tiedot esitäytetään ostotilaukselta. Sinun pitää vain lisätä ostolaskun numero ja valita Hyväksy.   Linkeissä lisää ostotilauksista https://help.visma.net/fi_fi/eaccounting/content/online-help/purchasing-purchase-orders.htm https://help.visma.net/fi_fi/eaccounting/content/online-help/purchasing-purchase-orders-create.htm      

Monen ongelman selvittäminen aloitetaan verkkoselaimen version tarkistamisesta. Tässä ohje version takistamiseen Google Chromessa sekä Firefoxissa.

Alarajahuojennus poistui 1.1.2025 Alarajahuojennusta ei voi enää saada 1.1.2025 tai sen jälkeen alkavilta tilikausilta. Yritys voi hakea alarajahuojennusta vielä vuodelta 2024. Lue lisää Verohallinnon sivuilta.   Jos tilikausi on kalenterivuosi ja liikevaihto on alle 30 000€, niin alarajahuojennus lasketaan ohjelmassa vielä normaalisti kauden 2024 viimeisellä ALV-raportilla.   Jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta, ja arvonlisäveron raportointikausi on esimerkiksi kuukausittain, niin sinun pitää ilmoittaa vuoden 2024 osalta Alarajahuojennuksen määrän joulukuun (2024) ALV-ilmoituksella. Voit lukea lisää huomioitavista asioista Verohallinnon sivuilta.   Tämä edellyttää että sinun pitää laskea alarajahuojennus itse, käyttäen esimerkiksi Verohallinnon omaa laskuria. Ja kun olet ilmoittanut Alarajahuojennuksen verottajalle, niin sinun pitää luoda tästä manuaalinen tosite kirjanpitoon, jotta saat alarajahuojennuksen huomioitua kirjanpidossa.   Esimerkki: Yrityksen tilikausi on 1.4.2024 - 31.3.2025 eli tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta. Yrityksen verokausi on kuukausi. Yritys voi hakea alarajahuojennusta lakimuutosta edeltävään tilikauden osaan kuuluvilta kalenterikuukausilta, eli 1.4.2024 - 31.12.2024.   Yrityksen liikevaihto on 1.4.2024 - 31.12.2024 (9 kuukautta) ajanjaksolta 10 000€. Tämä liikevaihto pitää suhteuttaa 12 kuukauden liikevaihtoon laskemalla seuraavasti: Tilikauden osan liikevaihto pitää kertoa luvulla 12 ja jakaa se todellisten kuukausien lukumäärällä eli yhdeksällä (9).   10 000€ * 12 / 9 = 13 333,33 € (Suhteutettu liikevaihto alarajahuojennuksen laskentaan)   Tässä tapauksessa suhteutettu liikevaihto on alle 30 000€, on yritys oikeutettu alarajahuojennukseen. Alarajahuojennuksen määrän voi laskea Verohallinnon laskurilla ja sinun pitää huomioida itse alarajahuojennus, kun ilmoitat arvonlisäverot Verottajalle.   Ja koska alarajahuojennus lasketaan tässä tapauksessa ohjelman ulkopuolelta, niin huomioi että kirjaat tapahtumat myös kirjanpitoon manuaalisella tositteella.

eAccounting Aika ohjelmaan syötetyt tiedot voidaan tulostaa talteen kolmen eri raporttipohjan avulla. Raporttipohjat pitävät samoja tietoja sisällään, mutta hieman eri näkökulmista ja laajuudella. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten saat tulostettua talteen eAccounting Aika ohjelmaan syötetyt tiedot.   Raportti: Yksityiskohtainen yhteenveto Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on kirjattujen tapahtumien: - Päiväys, Asiakas, Projekti, Työntekijä, Tehtävä, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit ja Laskutussumma 1. Valitse Raportit - Yksityiskohtainen yhteenveto 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse raporttiin mukaan: Sisältää kuluja, Näytä siirretyt ja Sisältää muistiinpanot, niin saat varmasti kaiken tiedon tulostettua. Raportti: Tuntia ja kulua siirrettävänä Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on asiakaskohtaisesti eritelty laskuttamattomat tunnit tai ainakin tunnit, joita ei ole siirretty ePasseli Aika palvelusta ePasseli ohjelman laskutukseen. Raportille tulostuu mukaan: Asiakkaan nimi, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit, Siirrettävät (laskuttamattomat) summat, siirtämättömät (laskuttamattomat) kulut 1. Valitse Raportit - Tuntia ja kulua siirrettävänä 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse Laajenna taso Työntekijä, jolloin saat raportista mahdollisimman yksityiskohtaisen. Raportti: Siirretyt tunnit ja kulut Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on asiakaskohtaisesti eritelty kirjatut tapahtumat ja omassa sarakkeessaan erikseen ne laskutettavat tunnit ja summat, jotka on jo siirretty laskutukseen. Raportille tulostetaan: Asiakkaan nimi, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit, Siirretyt (laskutetut) tunnit, Siirrettyjen (laskutettujen) summa ja Siirretyt kulut.  1. Valitse Raportit: Siirretyt tunnit ja kulut 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse Laajenna taso Työntekijä, jolloin saat raportista mahdollisimman yksityiskohtaisen. Kulujen liitteet Kohdassa Kulukirjaus voi katsoa Kaikki kulut näkymää ja klemmarin kuvasta avata jokaisen kulun liitetiedostot. Tiedostot tulee manuaalisesti ladata yksitellen talteen.    

eAccountingissa on mahdollista lähettää asiakkaalle myyntilasku sähköpostilla suoraan laskulta. Asiakkaan tiedoissa tulee olla asiakkaan sähköpostiosoite johon lasku halutaan lähettää.  OutiA_0-1662969280231.png   Kopion laskusta voi lähettää viiteen eri osoitteeseen tarvittaessa.    Kun olette luoneet laskun asiakkaallenne voitte lähettää laskun sähköpostilla suoraan laskulta. OutiA_1-1662969648964.png   Kun valitsette Lähetä sähköpostilla, aukeaa seuraava näkymä: OutiA_2-1662969720380.png Kun lasku on lähetetty, näette tiedot kohdasta Myynnit- Laskut- valitsette ko. laskun ja Avaa: OutiA_4-1662970024951.png   Alhaalla tiedoissa lukee milloin lasku on luotu ja että lasku on lähetetty. OutiA_0-1662970558108.png Jos osoite on virheellinen, niin tulee seuraava ilmoitus laskulle OutiA_1-1662970606529.png    Asiakkaalle viesti näkyy seuraavasti: OutiA_2-1662970793038.png   Huom! Sähköpostilasku tulee osoitteesta [email protected]  Jos vastaanottaja ei saa lähettämäänne laskua kannattaa tarkistaa roskapostikansio sekä lisätä ko. osoite sallittujen osoitteiden listalle.       

Kohdistamattomille kuville voidaan nyt lisätä kommentti   Paina Liitä kuva niin saat kuvan muokkauksen auki OutiA_0-1625814249156.png   Klikkaa ylhäältä puhekupla kuvaketta OutiA_1-1625814305701.png   Paina Uusi ja valitse Kommentti OutiA_2-1625814363448.png   Ikkunaan aukeaa kommentointikenttä, johon voit lisätä sekä aiheen, että viestin OutiA_3-1625814399339.png   Paina kommentointi ikkuna pois rastista, nyt kommentti on tallennettu kuvaan OutiA_4-1625814442136.png   Poistu kuvasta peruuttamalla OutiA_5-1625814493376.png   Kuvassa näkyy puhekupla ja jos viet hiiren puhekuplan päälle, näet kuvan kommentin avautuvassa ikkunassa OutiA_6-1625814532675.png    

Webinaarissa käydään läpi ohjelmiston vaihdatusta eAccountingista Passeli Meritiin taloushallinnon ja materiaalihallinnon näkökulmasta.

Tutustu webinaaritallenteeseen jossa esittelemme Passeli Meritin laskutukseen ja myyntireskontraan liittyviä ominaisuuksia.

Katso tallenne webinaarista: Koko taloushallinto hallintaan Passeli Meritillä.

Visma eAccounting -palvelun varsinainen käyttö päättyy Suomessa 30.6.2026. Ohjelmiston sulkeutumisen lähestyessä on tärkeää varmistaa, että kaikki tarvittava kirjanpitoaineisto ja rekisteritiedot on viety talteen yrityksen omaan arkistoon. Tietojen säilytysaika ja vastuu: Maksetun kauden päättymisen jälkeen ohjelmaan jää lukuoikeus seitsemäksi (7) vuodeksi, jonka jälkeen tiedot poistuvat pysyvästi. Huomioithan, että lakisääteinen tietojen säilytys on aina asiakkaan vastuulla. Rekisteritietojen vienti (Asiakkaat, tuotteet ja toimittajat) Voit viedä keskeiset rekisteritiedot massana Excel- tai CSV-muodossa seuraavasti: Navigoi kohtaan Asetukset > Tietojen tuonti ja vienti. Valitse haluamasi rekisterin sarake (Asiakkaat, Tuotteet, Toimittajat tai Tilikartta) ja paina Vie tiedot. Määritä vientiasetukset avautuvassa ikkunassa: Asiakas-, tuote- ja toimittajarekisterit: Voit valita, sisällytetäänkö poistetut tiedot vientiin. Rekisterejä voi myös rajata ryhmien perusteella. Tilikartta: Valitse haluamasi tilikausi ja paina Vie. Raporttien vienti massana Kaikki ohjelmasta massana saatavat raportit, kuten pääkirjat, päiväkirjat ja tuloslaskelmat, löytyvät kootusti yhdestä paikasta: Siirry valikkoon Kirjanpito > Raportit. Täältä voit ladata tarvittavat raportit yrityksen arkistointia varten valitsemalla haluamasi raporttityypin ja ajanjakson. Yksittäisten laskujen ja tositteiden lataaminen Huomioithan, että alkuperäisiä laskuja ja tositteita ei voi ladata massana. Mikäli tarvitset arkistoosi kopioita alkuperäisistä tositteista tai lähetetyistä laskuista, ne on ladattava ohjelmasta erikseen yksitellen: Myyntilaskut: Avaa haluamasi lasku myyntilaskuluettelosta ja valitse lataus tai tulostus PDF-muotoon. Ostolaskut ja tositteet: Voit ladata yksittäiset tositteet ja niiden liitteet avaamalla kyseisen tapahtuman ja tallentamalla liitetiedoston koneellesi. Huom: Koska laskuja ja tositteita ei saa ulos massatoiminnolla, varaa riittävästi aikaa tärkeimpien tositteiden manuaaliseen tallentamiseen. Tärkeää muistettavaa Vaikka seitsemän vuoden lukuoikeus tarjoaa pääsyn tietoihin, suosittelemme aineiston lataamista hyvissä ajoin: Arkistointi: Varmista, että tallennat raportit ja rekisteritiedostot turvalliseen paikkaan. Määräaika: 30.6.2026 jälkeen uusia tapahtumia ei voi enää kirjata, ja seitsemän vuoden kuluttua tästä pääsy ohjelmaan estyy kokonaan. Vinkki: On suositeltavaa ladata raportit PDF-muodossa ja rekisteritiedot Excel-muodossa, jotta tiedot ovat helposti luettavissa ja käsiteltävissä myös tulevaisuudessa.