ePasseli käyttövinkit

Jos haluat kirjata oston kerralla kirjanpitoosi, niin voit kirjata koko ostoksen kohdasta: "Ostot" - "Ostolaskut" - "Uusi ostolasku".   Kun koko ostos on kirjattu ostolaskuihin, saat kohdistettua maksetut lyhennykset laskulle, pienentämään kokonaissummaa. Eli "Pankki- ja kassatapahtumat" - lisää "Uusi pankkitapahtuma" - kirjaa päivämäärä sekä summa - "Lisää". Tämän jälkeen klikkaa muodostuneen tilitapahtumarivin päästä oranssia "Kohdista" -painiketta.  Mikäli sinulla on pankkiyhteys käytössäsi, niin sinun ei tarvitse lisätä tilitapahtumaa, vaan voit klikata suoraan "Kohdista" -painiketta.    Tämän jälkeen valitse "Tapahtuma liittyy"- kohtaan "Maksu ostolaskuun" - valitse ko. lasku listalta ja määrittele lyhennyksen summa ja valitse "Erotuksen syy" -kenttään "Osasuoritus"  - tämän jälkeen valitse alhaalta "Lisää toinen", jotta saat kirjattua myös mahdolliset korot ja kulut.   Valitse "Tapahtuma liittyy" - kohtaan "Muu nosto" - valitse "Tapahtuman tyyppi" - kohtaan "Oma tiliöinti" - kirjaa korot ja kulut haluamillesi tileille - voit liittää lyhennyslaskun kuvan oikealla olevasta sinisestä "Kohdistamattomat kuvat" -painikkeesta - lopuksi, kun olet kirjannut koko pankkitapahtuman summan, valitse "Hyväksy".    Ostolasku kuittaantuu siis pois avoimista ostolaskuista, kun viimeinen lyhennys on kohdistettu laskulle.

ePasseli Aika ohjelmaan syötetyt tiedot voidaan tulostaa talteen kolmen eri raporttipohjan avulla. Raporttipohjat pitävät samoja tietoja sisällään, mutta hieman eri näkökulmista ja laajuudella. Tässä ohjeessa käydään läpi, miten saat tulostettua talteen ePasseli Aika ohjelmaan syötetyt tiedot.   Raportti: Yksityiskohtainen yhteenveto Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on kirjattujen tapahtumien: - Päiväys, Asiakas, Projekti, Työntekijä, Tehtävä, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit ja Laskutussumma 1. Valitse Raportit - Yksityiskohtainen yhteenveto 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse raporttiin mukaan: Sisältää kuluja, Näytä siirretyt ja Sisältää muistiinpanot, niin saat varmasti kaiken tiedon tulostettua. Raportti: Tuntia ja kulua siirrettävänä Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on asiakaskohtaisesti eritelty laskuttamattomat tunnit tai ainakin tunnit, joita ei ole siirretty ePasseli Aika palvelusta ePasseli ohjelman laskutukseen. Raportille tulostuu mukaan: Asiakkaan nimi, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit, Siirrettävät (laskuttamattomat) summat, siirtämättömät (laskuttamattomat) kulut 1. Valitse Raportit - Tuntia ja kulua siirrettävänä 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse Laajenna taso Työntekijä, jolloin saat raportista mahdollisimman yksityiskohtaisen. Raportti: Siirretyt tunnit ja kulut Saat tulostettua itsellesi PDF-raportin, jossa on asiakaskohtaisesti eritelty kirjatut tapahtumat ja omassa sarakkeessaan erikseen ne laskutettavat tunnit ja summat, jotka on jo siirretty laskutukseen. Raportille tulostetaan: Asiakkaan nimi, Tehdyt tunnit, Laskutettavat tunnit, Siirretyt (laskutetut) tunnit, Siirrettyjen (laskutettujen) summa ja Siirretyt kulut.  1. Valitse Raportit: Siirretyt tunnit ja kulut 2. Kausi: Määritä ajanjakso, jolta tapahtumat tulostetaan. Suosittelemme valitsemaan ajanjakson aloituspäiväksi päivämäärän, jolloin olet aloittanut ePasseli Aika palvelun käytön. Tällöin saat kaikki palveluun syötetyt tapahtumat samalle raportille. 3. Valitse Laajenna taso Työntekijä, jolloin saat raportista mahdollisimman yksityiskohtaisen. Kulujen liitteet Kohdassa Kulukirjaus voi katsoa Kaikki kulut näkymää ja klemmarin kuvasta avata jokaisen kulun liitetiedostot. Tiedostot tulee manuaalisesti ladata yksitellen talteen.    

Kun olet aktivoinut pankkiyhteyden käyttöösi, niin voit sen jälkeen maksaa ostolaskut suoraan ePasseli -ohjelmastasi.   Huomioi, että toimittajan tietoihin pitää olla tallennettuna IBAN -tilinumero. Jos olet vastaanottanut laskun Maventan kautta ohjelmaasi, niin toimittajan tietoihin tallennetaan automaattisesti nämä maksutiedot.   Ostolaskujen maksu on helppoa. Käsittele ostolasku normaalisti ohjelmassasi ja kun ostolasku on Avoimet ostolaskut -listalla, niin voit lähettää maksut pankkiisi. Näet Avoimet ostolaskut -näkymän yläosassa ilmoituksen, joka näytetään kun ohjelmassasi on ostolaskuja, joita ei ole vielä lähetetty pankkiin maksettavaksi. Ilmoituksen perässä on linkki "Vie", joka avaa sinulle listan ostolaskuista, jotka odottavat lähetystä maksuun.     Valitse listalta oikea pankki, jos sinulla on useampia pankkeja yhdistettynä ePasseliisi. Valitse sen jälkeen laskut, jotka lähetetään maksuun. Voit myös halutessasi määrittää maksupäivän, jolloin lasku maksetaan. Oletuksena maksut maksetaan ostolaskun eräpäivänä.   Tämän jälkeen ostolaskut tulee vielä hyväksyä erikseen Autopayssa. Tämä ostolaskujen erillishyväksyntä on tullut kaikille pakollisena tiukentuneista turvallisuusvaatimuksista johtuen. Eli mene osoitteeseen autopay.visma.net tai home.visma.com - valitse "Visma.net Autopay" - jos sivu ei kirjaudu automaattisesti sisälle, niin kirjaudu ePasselin tunnuksilla.   Autopay avaa automaattisesti ensimmäisenä "Hyväksyntä" -välilehden, johon avautuu kaikki hyväksyttävänä olevat maksut. Valitse maksut, jotka haluat lähettää pankkiin eli laita ruksi näiden rivien eteen ja sen jälkeen valitse alhaalta "Hyväksy". Hyväksynnän saat vahvistettua ePasselin salasanalla.     Jos Hyväksyntä-välilehdellä on laskuja jotka on jo aiemmin maksettu esimerkiksi omassa verkkopankissa, voi ne täältä poistaa valitsemalla haluamansa laskut, jonka jälkeen vasempaan alalaitaan aktivoituu Peruuta-painike, jolla laskut ns. hylätään Autopay:ssa.   AUTOPAY   Autopay:ssa luodaan ePasselin pankkiyhteyden Avain ja Tilisopimus, laitetaan ostolaskut maksuun, ja sieltä saa tulostettua tiliotteen.   Mene osoitteeseen www.visma.net - sivulla on "Log in" -painike. Voitte kirjautua myös osoitteesta home.visma.com   Kun olet painanut Log in-painiketta, avautuu alla oleva näkymä, josta tulee valita Visma.net - Autopay.    Kirjaudu sisään ePasselin tunnuksilla. Yhteenveto Yhteenveto-välilehdellä voi maksuja vielä tarkastella. Maksuista saa auki tarkat tiedot valitsemalla haluamansa maksun, ja klikkaamalla Näytä tiedot-painiketta.     Poikkeamat- kohtaan tulee tieto jos lasku on esim. hylätty tai peruutettu. Peruttu pankissa- kohtaan tulee tieto kun olette peruuttaneet maksun pankista Käsittelyssä- kohdassa on tiedot laskuista jotka ovat vielä käsittelyssä. Pankista noudetut- konekielinen tiliote.Täältä saa halutessaan ladattua tiliotteen pdf-muodossa ja tehtyä uudelleen noudon. Viestit- jos tällä välilehdellä on viestejä, ne kannattaa katsoa läpi, sillä Autopay ilmoittaa sinne tarkempia tietoja tilanteesta Maksun peruutus Autopayssa Maksun peruutus kun lasku on jo siirtynyt pankkiin maksatukseen tapahtuu Autopayssa kohdassa Yhteenveto. Valitsette laskun ja rivin päällä hiirellä valitsemalla saatte näkyviin painikkeen Peruutuspyyntö.   Tämän jälkeen tulee tieto että mikä tapahtuma perutaan ja ilmoitus kun peruutus on tehty.    Kun peruutuspyyntö on käsitelty laskun tila ePasselissa on Maksu peruutettu Autopayssa maksun kohdalla lukee että Peruttu pankissa Hallinta Jos asiakkaalla on useampi tili, joissa pankkiyhteys, tulee avain ja tilisopimus tehdä suoraan Autopay:n puolella, koska ePasselin puolelta mentäessä se ei anna vaihtoehtoa Luo avain, ja avaa vain jo luodun tilisopimuksen.   Eli Hallinta- Omat avaimet- Lisää avain, tämän jälkeen Tilisopimukset- Uusi manuaalinen tilisopimus.   Huom!   EI tule valita Visman yleistä avainta tilisopimukseen, vaan avain jonka on luonut, vaikka tämä yleinenkin avain toimisi. Kun pankkiyhteys on luotu ja se on aktiivinen, niin ePasselin käyttäjän tulisi hoitaa kaikki rahaliikenne-asiat Pankki- ja kassatapahtumat-osiossa, jolloin vältytään tuplatapahtumien muodostumiselta  ohjelmaan.

ALV- ilmoituksen voi laittaa suoraan ohjelmasta kun olette hankkineet veroapivarmenteen. Varmenne haetaan verottajan sivuilta: https://www.vero.fi/tulorekisteri/yritykset-ja-organisaatiot/suorituksen-maksajat/varmenne/    Kun olette saaneet varmenteen lisätään varmennetiedot Autoreport-työkaluun joka löytyy Visma Homesta home.visma.com      Varmenne lisätään Autoreportin asetuksissa.     Kun varmenne on lisätty voidaan ePasselissa tehdä normaalisti alv-ilmoitus ja painaa lähetä verottajalle.   Lähetetyt raportit näkyy Autoreportissa.      

Verkkolaskujen vastaanoton aktivointi Mikäli et ole ottanut verkkolaskutusta vielä ollenkaan käyttöön, vastaanotto -toiminnon saa aktivoitua samalla, kun aktivoit käyttöösi verkkolaskutuksen. Siirry siinä tapauksessa Verkkolaskutuksen aktivointi ePasselissa -ohjeeseen.   Mikäli sinulla on jo verkkolaskutus aktivoituna käyttöösi, mutta haluat nyt erikseen aktivoida verkkolaskujen vastaanoton:   Verkkolaskujen vastaanoton saat kytkettyä ePasselissa päälle kohdasta: "Asetukset" - "Yrityksen asetukset" - "Laskutuksen asetukset" - laita ruksi kohtaan "Vastaanota verkkolaskuja" - tallenna.     Tämän jälkeen "Vastaanota verkkolaskuja" -kohdan alapuolelle ilmestyy verkkolaskuosoitetietonne, eli verkkolaskuosoite sekä välittäjätunnus. Nämä ovat ne tiedot, jotka teidän tulee ilmoittaa laskuttajillenne, jotta he voivat jatkossa lähettää teille laskunsa verkkolaskuna. Tiedot päivittyvät myös pienellä viiveellä valtakunnalliseen verkkolaskuosoitteistoon, josta laskuttajat voivat tietonne nähdä.   Voit myös ladata ePasselista valmiin PDF-muotoisen tiedotteen verkkolaskujen vastaanotosta kohdasta: "Appsit ja laajennukset" - "Vastaanota verkkolaskuja" - "Lataa". Tämän voitte välittää toimittajillenne.   Saapuneet verkkolaskut Kun teille saapuu verkkolaskuja, ePasseli ilmoittaa näistä oikean yläkulman ilmoituksissa.   Laskut saapuvat kohtaan: "Ostot" - "Ostolaskut" - "Luonnokset". Sieltä ne tulee ensin hyväksyä. Eli klikkaa laskun rivistä - rivin päästä "Avaa".     Tee laskulle tarvittavat kirjaukset ja valitse alhaalta "Hyväksy ja kirjaa tosite".     Kun lasku on hyväksytty, siirtyy se avoimiin laskuihin. Mikäli sinulla on pankkiyhteys käytössä, saat sen laitettua avoimista laskuista maksuun (kts. ohje Ostolaskujen maksatus ja Autopay) tai voit sen maksaa itse verkkopankissasi.   Huomaattehan luoda ohjelmaan uuden tilikauden viimeistään nykyisen tilikauden viimeisenä päivänä, jotta ostolaskut siirtyvät operaattorilta ohjelmaan uudelle tilikaudelle.

Valtionkonttori edellyttää EU-standardin eli ns. EU-normin mukaisia verkkolaskuaineistoja. Nämä verkkolaskut pitävät normaalia laskutusta tarkempia tietokenttiä sisällään. Visma ePasselissa EU-normin mukaista verkkolaskutusta varten olevat tietokentät saat aktivoitua helposti näkyviin asiakaskohtaisesti.   1. Siirry asiakasrekisteriin ja valitse asiakas, jolle pitää lähettää EU-normin mukainen verkkolasku. Klikkaa Verkkolaskutiedot kohdasta aktiiviseksi asetus EU-standardin mukainen verkkolasku   2. Kun luot asiakkaallesi uutta laskua, niin sinulle ilmaantuu uudet tietokentät näkyviin   Valtionkonttorin eli julkishallinnon laskutuksesta löytyy lisätietoa täältä. Siellä kerromme valtiokonttorin vähimmäisvaatimuksista ja tietokentistä, kuten Tilausnumerosta (Tilausviite), Sopimusnumerosta, Tiliöintiviitteestä, Työmaatiedosta (Työmaatunnus) ja Tarjousviitteestä (Hankintailmoitukset.fi palvelusta saamasi viitenumero).   Huomioithan vielä seuraavat asiat: Uudet kentät Sopimusnumero, Tiliöintiviite, Työmaatunnus ja Tarjousviite eivät ole käytettävissä ePasselin mobiilisovelluksessa Laskurivien mahdolliset lisätekstirivit poistetaan verkkolaskuaineistosta, koska niitä ei voida välittää EU-normin mukaisessa aineistossa Uudet tietokentät ovat laskukohtaisia, joten EU-normin mukaisia laskuja ei voida muodostaa ryhmälaskutuksella Laskun tulosteella ei näytetä kenttiä Tiliöintiviite ja Tarjousviite, mutta nämä tiedot kulkeutuvat kuitenkin verkkolaskuaineiston puolella täysin normaalisti EU-normin mukaisesti  

Uusi verkkolaskulaku pähkinänkuoressa Vuoden 2020 huhtikuusta alkaen elinkeinonharjoittajilla on oikeus saada pyynnöstä toiselta yritykseltä lasku sähköisessä muodossa. Lisäksi laskun tulee sisältää tiettyjä pakollisia laskutustietoja, joita Suomen laki ei ole tähän mennessä vielä vaatinut. Laki sähköisestä laskutuksesta ei kuitenkaan koske alle 10 000 euron liikevaihdon yrityksiä tai yrityksiä, jotka tekevät vain B2C-kauppaa.   Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on laadittu ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa ja se noudattaa laskutuksen eurooppalaista standardia. Onko Visma ePasseli yhteensopiva uuden eurooppalaisen standardin kanssa? Kyllä on. Visma ePasselin verkkolaskuaineisto on päivitetty vastaamaan uutta standardia ja voit huoletta lähettää jatkossa verkkolaskuja eurooppalaisen standardin mukaisena. Olemme myös huomioineet ohjelmassamme Valtionkonttorin eli julkishallinnon vähimmäistietosisällön. Jos kaipaat ohjeita, miten laskutat ePasselilla Valtionkonttoria eli julkishallintoa niin voit lukea tarkemmat ohjeet täältä. Valtionkonttorin vähimmäistietosisältö Valtionkonttori on määrittänyt laskuillensa vähimmäistietosisällön, johon pääset tutustumaan tarkemmin Valtionkonttorin omilta sivuilta.   Laskulla tulee olla tilausnumero, sopimusnumero, tiliöintiviite ja työmaatieto, jos asiakas on ilmoittanut kyseiset tiedot. Nämä ovat myös tietoja, joita olemme lisänneet ePasselissa tehdyille laskuille.   Tilausnumerolla lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä tilaukseen. Tilausnumeron ensimmäiset merkit ovat V1. Tilausnumero on laskutasoinen tieto ja laskulla saa olla vain yhden tilauksen tiedot. Tilausnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa. Tilausnumero on verkkolaskuaineistossa OrderIdentifier -tietoelementissä. ePasselissa kenttä on nimellä Tilausviite.   Sopimusnumerollinen lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä ennalta tallennettuun sopimukseen. Sopimusnumeron ensimmäiset merkit ovat aina VSK1. Sopimusnumero on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yhden sopimuksen tiedot. Sopimusnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa. Sopimusnumero on verkkolaskuaineistossa AgreementIdentifier -tietoelementissä.   Tiliöintiviite on toiminnallisuus, jonka avulla lasku saa automaattisesti tiliöinnin laskujenkäsittelyjärjestelmässä olevan tiedon perusteella. Tiliöintiviitteen ensimmäiset merkit ovat aina TK1. Tiliöintiviite on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yksi tiliöintiviite. Tiliöintiviitteen yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa. Tiliöintiviite on verkkolaskuaineistossa AccountDimensionText -tietoelementissä.   Työmaatiedolla tunnistetaan laskut, jotka kuuluvat Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin. Laskulla laskutetaan vain kyseisen työmaan laskut. Työmaatiedon merkit ovat TA-FI-ST tai TA-FI. Työmaatiedon lisäksi kyseisessä tietokentässä ei saa olla muuta tietoa. Työmaatieto on verkkolaskuaineistossa DeliverySiteCode -tietoelementissä. ePasselissa kentän nimi on Työmaatunnus.   Lisäksi voit tarvita Tarjousviite -tietokenttää, jos olet saanut viitenumeron hankintailmoitukset.fi palvelusta. Tarjousviite on verkkolaskuaineistossa TenderReference -tietoelementissä.

Ostohyvitylaskun kohdistaminen: Kun  haluat kohdistaa hyvityslaskuja avoimiin veloituslaskuihisi, niin voit sen tehdä "Avoimet ostolaskut" näkymässä. Valitse tällöin hyvityslasku ja klikkaa "Toiminnot" -> "Kohdista". Valitse listalta mihin veloituslaskuun haluat tämän hyvityksen kohdistaa. Eli esimerkiksi jos sinulla on Wihurilta tullut 300,00 euron lasku, mutta myös -100,00 euron hyvityslasku niin voit klikata -100,00 euron laskua ja kohdistaa sen avoimeen veloituslaskuun (300,00 euron lasku). Tällöin veloituslaskun avoimeksi summaksi jää 200,00 euroa ja hyvityslasku kuittaantuu kirjatuksi.   Jos puolestaan Wihuri palauttaa sinulle suoraan rahaa, eli he maksavat sinun tilillesi suoraan tämän 100,00 euron hyvityksen, niin silloin puolestaan kirjaat hyvitysostolaskun maksetuksi, samalla tavalla kuin normaalit laskutkin.

Ostolaskuja ei valitettavasti suoraan saa poistettua, kun ne on hyväksytty ja ne ovat siirtyneet avoimiin ostolaskuihin. Tästä laskusta tulisi luoda hyvityslasku ja kohdistaa se alkuperäiseen. Hyvityslaskun saat luotua kohdasta: Ostot - Ostolaskut - Uusi ostolasku - luo vastaava lasku, mutta laita summa miinus -merkkisenä - Hyväksy.    Tämän jälkeen hyvityslasku tulee vielä kohdistaa alkuperäiseen laskuun. Eli kohdasta: Ostot - Ostolaskut - Avoimet ostolaskut - klikkaa hyvityslaskun rivistä - klikkaa rivin päästä "Toiminnot" - "Kohdista" - valitse kohdistettavaksi laskuksi alkuperäinen lasku - Hyväksy. Näin sekä alkuperäinen lasku, että hyvityslasku kumoavat toisensa ja poistuvat avoimista laskuista.

ePasselissa on mahdollista lähettää asiakkaalle myyntilasku sähköpostilla suoraan laskulta. Asiakkaan tiedoissa tulee olla asiakkaan sähköpostiosoite johon lasku halutaan lähettää.    Kopion laskusta voi lähettää viiteen eri osoitteeseen tarvittaessa.    Kun olette luoneet laskun asiakkaallenne voitte lähettää laskun sähköpostilla suoraan laskulta.   Kun valitsette Lähetä sähköpostilla, aukeaa seuraava näkymä: Kun lasku on lähetetty, näette tiedot kohdasta Myynnit- Laskut- valitsette ko. laskun ja Avaa:   Alhaalla tiedoissa lukee milloin lasku on luotu ja että lasku on lähetetty. Jos osoite on virheellinen, niin tulee seuraava ilmoitus laskulle    Asiakkaalle viesti näkyy seuraavasti:   Huom! Sähköpostilasku tulee osoitteesta mail@eaccounting.vismaonline.com  Jos vastaanottaja ei saa lähettämäänne laskua kannattaa tarkistaa roskapostikansio sekä lisätä ko. osoite sallittujen osoitteiden listalle.       

Maventa on verkkolaskuoperaattori, jonka avulla voit lähettää verkkolaskut asiakkaillesi tai vastaanottaa verkkolaskuja suoraan ePasseli -ohjelmaan. Jotta voit lähettää laskuja asiakkaillesi, jotka vastaanottavat laskut suoraan pankkiinsa, edellyttää tämä pankkiverkon aktivoimista.   Kun aktivoit verkkolaskutuksen käyttöösi, niin Maventan pankkiverkko aktivoituu automaattisesti samalla. Jos et ole vielä aktivoinut verkkolaskutusta käyttöösi, saat sen aktivoitua täältä .   Jos sinulla on jo verkkolaskutus käytössä ja ePasseli -tilisi on luotu ennen 1.7.2022, niin sinun tulee erikseen aktivoida pankkiverkko käyttöösi. Saat aktivoitua pankkiverkon käyttöösi seuraavasti:   Pankkiverkon aktivointi on kertaluontoinen toimenpide ja se ei maksa mitään. Pankkiverkon aktivoinnissa tunnistaudutaan Maventa -palveluun ja valtuutetaan Maventa lähettämään aineistoja eteenpäin myös Pankkiverkkoon.   Visma ePasselissa voit aktivoida Pankkiverkon seuraavasti: 1. Kirjaudu sisään Visma ePasseliin 2. Avaa Asetukset - Yrityksen asetukset ja sieltä välilehti Laskutuksen asetukset 3. Löydät asetuksista kohdan Maventa - Pankkiverkko ja sen alta painikkeen Sopimukseen 4. Lähetä valtuutuspohja sähköpostiin Sopimukseen painikkeen kautta ja saat pian sähköpostin Visma Sign allekirjoituspalvelusta. Sähköposti pitää sisällään linkin ja salasanan. 5. Avaa linkki sähköpostista ja syötä avautuvalle sivulle salasana, joka löytyy sähköpostista. 6. Tunnistaudu henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla palveluun ja allekirjoita sen jälkeen asiakirja 7. Nyt aktivointi on tehty ja Maventa välittää aktivointipyynnön eteenpäin pankeille. Aktivoinnissa menee normaalisti muutama arkipäivä, joten saat vielä vahvistuksen sähköpostiisi kun aktivointi on tehty.   Pankkiverkon aktivoinnin jälkeen voit lähettää verkkolaskuja myös asiakkaillesi jotka käyttävät verkkolaskuoperaattorinaan Pankkia.

Saat aktivoitua verkkolaskutuksen käyttöösi kohdasta: "Asetukset" - "Yrityksen asetukset" - "Laskutuksen asetukset" - "Aktivoi". Ohjelma kysyy tämän jälkeen mihin sähköpostiosoitteeseen lähetetään allekirjoitettavaksi Valtuutus verkkolaskujen välittämiseksi.     Yritys tulee vahvistaa ennen kuin verkkolaskuja voidaan lähettää tai vastaanottaa. Samalla aktivoidaan Maventan pankkiverkko. Pankkiverkkoyhteys on veloitukseton lisäpalvelu, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanottamisen toimijoilta, joilla on pankkioperaattori käytössään (esim. Danske Bank). Voit vahvistaa yrityksesi allekirjoittamalla sähköisesti sähköpostiisi lähetetyn valtuutuksen. Valtuutus tehdään seuraavasti: 1. Sinulle lähetetään automaattisesti sähköposti otsikolla "Visma Solutions Oy kutsuu allekirjoittamaan asiakirjan Valtuutus verkkolaskujen välittämiseksi yritykselle "Yrityksen nimi" (Y-tunnus)". Klikkaa "Siirry allekirjoittamaan".   2. Anna sähköpostiviestissä oleva numerokoodi ja avaa asiakirja.   3. Siirry tunnistautumaan.     4. Valitse tunnistautumistapa ja tunnistaudu.   5. Allekirjoita asiakaskirja.      Kun allekirjoitus on onnistunut, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Nyt voit aloittaa laskujen lähettämisen. Kun pankkiverkko on aktivoitu, saat erillisen vahvistuksen sähköpostiisi.

Tilinpäätös voidaan tehdä, kun kaikki menneen tilikauden tapahtumat ovat kirjattuna ePasseli ohjelmassa. Eli tarkista esimerkiksi, että kaikki Pankki ja kassatapahtumat toiminnon tilitapahtumat ovat kohdistettu ohjelmassa ja ALV-raportit ovat hyväksyttynä tilikauden osalta.   Kirjanpito osiosta löytyy myös Vuoden lopun tarkistuslista joka ohjaa sinua tekemään kaikki tarvittavat tarkistukset viime tilikauden osalta. Tarkistuslistassa on myös maininnat Tilikauden voitto/tappio saldon käsittelyyn ja alapuolella on vielä kuvalliset ohjeet tämän saldon käsittelemiseksi.   Voit tarkistaa tilikautesi tuloksen kohdasta Kirjanpito - Kirjanpidon luvut - Tuloslaskelma. Siirry tuloslaskelman sivun alaosaan, jossa on laskettu sinun tilikautesi tulos. Huomioi että ajanjaksoksi on valittu oikea tilikausi.   Tilikauden tulos on voitollinen Klikkaa Avaa painiketta nähdäksesi miten Tilikauden voitto tulee käsitellä ohjelmassa.   1. Kohdassa Kirjanpito - Kirjanpidon luvut - Tuloslaskelma voit nähdä oletko tehnyt voittoa vai tappiota. Alla olevassa kuvassa nähdään että yritykseni on tehnyt voittoa 14 567,44 euroa. 2. Tilikauden voitto tulee kirjata manuaalisella tositteella kirjanpitoon. Eli siirrytään kohtaan Kirjanpito - Kirjanpidon tositteet - Uusi tosite. 3. Kirjaa tosite tilikauden viimeiselle päivälle. 4. Valitse Kirjanpitomallit pudotusvalikosta Tilikauden voitto / tappio, niin saat oikeat kirjanpidon tilit tositteelle. 5. Kun on tehty voittoa, niin kirjataan tilille: 9999 - Tilikauden voitto :: 14 567,44 (Debet) 2371 - Tilikauden voitto/ tappio :: 14 567,44 (Kredit) 6. Hyväksy tosite lopuksi.   Nyt tilikauden voitto on kirjattu oikealle tilille ja tilikausi on valmis. Lukitse tilikausi lopuksi avaamalla tilikauden tiedot kohdassa Asetukset - Tilikausi ja avaava tase ja aseta ruksi tilikauden tietoihin kohtaan Lukitse tilikausi. Tämän jälkeen Tuloslaskelman ja Taseen tulosteet eivät ole enää Alustavia.   Huom. Tilikauden voitto on siirrettävä uuden tilikauden puolella tilille 2251 - Edellisten tilikausien voitto/tappio, koska muuten tilikauden voitto/tappio -tili vääristää tulostasi uudella tilikaudella. Eli esimerkissäni olen päättänyt tilikauden 2018 ja uusi tilikausi alkaa 1.1.2019, niin kirjaan tämän siirtotositteen päivälle 1.1.2019.   1. Siirryn uuden tositteen luontiin ja valitsen päivämääräksi tilikauden ensimmäisen päivän 1.1.2019. Kirjanpitomalliksi valitsen Tilikauden voitto / tappio siirto edelliselle tilikausille. 2. Kun voittoa siirretään niin kirjataan seuraavasti: 2371 - Tilikauden voitto/ tappio :: 14 567,44 (Debet) 2251 - Edellisten tilikausien voitto/tappio :: 14 567,44 (Kredit) 3. Kun olet kirjannut saldot tositteelle, niin sinun 2371 - Tilikauden voitto/ tappion saldo pitäisi olla 0,00. 4. Hyväksy tosite lopuksi.   Nyt tilikauden voitto on kirjattu oikein ja se on valmiiksi siirretty "Edellisten tilikausien voitto/tappio" tilille. Tilikauden tulos on tappiollinen Klikkaa Avaa painiketta nähdäksesi miten Tilikauden tappio tulee käsitellä ohjelmassa.   1. Kohdassa Kirjanpito - Kirjanpidon luvut - Tuloslaskelma voit nähdä oletko tehnyt voittoa vai tappiota. Alla olevassa kuvassa nähdään että yritykseni on tehnyt tappiota -5 417,53 euroa. 2. Tilikauden tappio tulee kirjata manuaalisella tositteella kirjanpitoon. Eli siirrytään kohtaan Kirjanpito - Kirjanpidon tositteet - Uusi tosite. 3. Kirjaa tosite tilikauden viimeiselle päivälle. 4. Valitse Kirjanpitomallit pudotusvalikosta Tilikauden voitto / tappio, niin saat oikeat kirjanpidon tilit tositteelle. 5. Kun on tehty tappiota, niin kirjataan tilille: 9999 - Tilikauden voitto :: 5 417,53 (Kredit) 2371 - Tilikauden voitto/ tappio :: 5 417,53 (Debet) 6. Hyväksy tosite lopuksi.   Nyt tilikauden tappio on kirjattu oikealle tilille ja tilikausi on valmis. Lukitse tilikausi lopuksi avaamalla tilikauden tiedot kohdassa Asetukset - Tilikausi ja avaava tase ja aseta ruksi tilikauden tietoihin kohtaan Lukitse tilikausi. Tämän jälkeen Tuloslaskelman ja Taseen tulosteet eivät ole enää Alustavia.   Huom. Tilikauden tappio on siirrettävä uuden tilikauden puolella tilille 2251 - Edellisten tilikausien voitto/tappio, koska muuten tilikauden voitto/tappio -tili vääristää tulostasi uudella tilikaudella. Eli esimerkissäni olen päättänyt tilikauden 2018 ja uusi tilikausi alkaa 1.1.2019, niin kirjaan tämän siirtotositteen päivälle 1.1.2019.   1. Siirryn uuden tositteen luontiin ja valitsen päivämääräksi tilikauden ensimmäisen päivän 1.1.2019. Kirjanpitomalliksi valitsen Tilikauden voitto / tappio siirto edelliselle tilikausille. 2. Kun voittoa siirretään niin kirjataan seuraavasti: 2371 - Tilikauden voitto/ tappio :: 5 417,53 (Kredit) 2251 - Edellisten tilikausien voitto/tappio :: 5 417,53 (Debet) 3. Kun olet kirjannut saldot tositteelle, niin sinun 2371 - Tilikauden voitto/ tappion saldo pitäisi olla 0,00. 4. Hyväksy tosite lopuksi.   Nyt tilikauden tappio on kirjattu oikein ja se on valmiiksi siirretty "Edellisten tilikausien voitto/tappio" tilille. Laskun kirjauksen siirto seuraavalle tilikaudelle Ohjelmamme toimintalogiikka perustuu siihen, että maksuperusteista kirjanpitoa käyttävien avoimet myynti- ja ostolaskut kirjataan kirjanpitoon aina tilikauden vaihtuessa. Eli tästä syystä tilikauden viimeisen alv-raportin yhteydessä syntyy aina tositteet kirjanpitoon ja nämä avoimet tapahtumat käsitellään suoriteperusteisena vaikkakin kirjaustapa on normaalisti maksuperusteinen. Mikäli ette halua käsitellä näitä laskuja tällä tavalla, eli suoriteperusteisena tilikauden vaihtuessa, niin silloin tulee manuaalisesti tehdä oikaisut päätettävälle tilikaudelle ja oikaista taas tapahtumat seuraavan tilikauden puolella. Eli käytännössä se tarkoittaisi sitä, että kirjaat manuaalisesti tilikauden viimeiselle päivälle tositteet, jolla kumoat vastakirjauksien avulla näiden siirrettävien tositteiden saldot. Ja taas seuraavan tilikauden ensimmäiselle päivälle kirjaat manuaalisesti tapahtumat uudelleen niin, että myynti ja alv ilmaantuu seuraavan tilikauden puolelle.   Esimerkki vielä esimerkkisummilla ja -päivämäärillä:   Automaattisesti muodostunut Tosite 1 - 31.12.2020: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Debet) 3000 - Myynti 24% - 100 (Kredit) 2939 - Alv-velka - 24 (Kredit)   Manuaalinen kumoamistosite Tosite 2 - 31.12.2020: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Kredit) 3000 - Myynti 24% - 100 (Debet) 2939 - Alv-velka - 24 (Debet)   Manuaalinen myyntitosite tilikaudelle 2020 Tosite 3 - 1.1.2021: 1701 - Myyntisaamiset - 124 (Debet) 3000 - Myynti 24% - 100 (Kredit) 2939 - Alv-velka - 24 (Kredit)

Yrityksen pankkikortilla maksettaessa kuitti tulisi kirjata kirjanpitoon. Voit käsitellä nämä tapahtumat joko suoraan yrityksen pankkitilin tiliotteelta tai vaihtoehtoisesti Kuvapankin kautta kuitin kirjaamisella. Jos kirjaat suoraan kuvapankista tapahtuman niin voit katsoa tämän ohjeistuksen tästä.   Mikäli sinulle tulee tiliote käsiteltäväksi Pankki ja kassatapahtumat toimintoon, niin kuitit voidaan kätevästi kohdistaa tämän kautta, koska tiliotteella nämä pankkikortilla maksetut ostot kuitenkin jo näkyvät.   1. Siirry toimintoon Pankki ja kassatapahtumat 2. Etsi Pankkitilin tilitapahtumista pankkikortilla maksettu ostos (Huom. Mikäli sinulle ei tule tiliotetta ePasseli ohjelmaan käsiteltäväksi, niin voit myös muodostaa tämän pankkitapahtuman manuaalisesti Uusi pankkitapahtuma -painikkeen kautta) 3. Valitse Kohdista jotta voit siirtää tapahtuman kirjanpitoosi 4.  Syötä tarkentavat perustiedot kohdistukselle: Tapahtuma liittyy: Ostokuitti Määritä oston tyyppi: Oma tiliöinti (tällä valinnalla voit määrittää itse tiliöinnin) Kuitin numero: Tämä ei ole pakollinen, mutta hyvä lisätieto kirjatulle tapahtumalle Kuvaus: Ostotositteen kuvaus 5. Valitse vastatili tiliöintiin, eli mihin osto- tai kulutilille haluat oston tiliöidä 6. Liitä kuva -painikkeesta voit etsiä kuvapankistasi kuittikuvan, jos kuitti on kuvattu Visma Scanner -sovelluksella 7. Hyväksy lopuksi tapahtuma

Kuvapankkiin tallentuu kuittien kuvat, jotka on joko skannattu Visma Scanner -sovelluksella tai siirretty tietokoneeltasi tiedostosiirtona. On suositeltavaa että kuittien kuvat tallennetaan ePasseliin, jotta kirjanpitosi on ajantasalla. Visma Scanner -mobiilisovelluksen löydät iOS- ja Android- sovelluskaupoista ja saat sen käyttöösi ePasselin tunnuksilla ilman lisäkuluja.   Kuitit voidaan käsitellä suoraan Kuvapankista manuaalisesti. Jos sinulle kuitenkin tulee tiliote ePasseliin käsiteltäväksi, niin siinä tapauksessa voit tehdä kuittien kohdistukset tämän ohjeen avulla.   Kuittien käsittely Kuvapankista -tapahtuu seuraavasti: 1. Siirry kohtaan Ostot - Kuvapankki 2. Ladatut tiedostot -valikosta löydät kaikki kuitit, joita ei ole vielä käsitelty. Klikkaa haluamasi kuitin rivin päästä "Liitä kuva" -painiketta, jotta pääset kuitin kirjaamiseen. 3. Syötä tarvittavat perustiedot kuitille: Tyyppi: Ostokuitti Valitse pankkitili: Pankkitili, jolta ostos on tehty Määritä noston tyyppi: Oma tiliöinti (tällä valinnalla voit määrittää itse tiliöinnin) Päivämäärä ja Nostettu summa Kuitin numero: Ei pakollinen, mutta suositeltavaa Kuvaus: Yleiskuvaus ostosta 4. Määritä lopuksi vastatili ostolle, eli kirjanpidon osto- tai kulutili 5. Hyväksy lopuksi tosite

Tuntikirjaus   Tuntikirjaukseen pääset ePasseli Aika -osiossa kohdasta: Tuntikirjaus - Uusi tuntikirjaus.     Valitse - Asiakas, jolle työ on suoritettu - Projekti (tämä tieto ei ole pakollinen) - Tehtävä -kohtaan tuote tuotekortistosta (saat myös luotua uuden tuotteen kortistoon samalla, mikäli kyseessä ei ole jo olemassa oleva tuote).   Kirjaa tehdyt tunnit ja tallenna.   Kulukirjaus   Kulukirjaukseen pääset ePasseli Aika -osiossa kohdasta: Kulukirjaus - Uusi kulu.     Valitse - Päivämäärä - Asiakas, jota kulu koskee - Kulutyyppi - Summa.   Lisäksi voit täydentää vapaaehtoisia tietoja, kuten projektin, sisäisiä muistiinpanoja, laskun tekstirivin sekä liitetiedostoja.   Laskupohjat   Kun tarvittavat tunnit ja kulut on kirjattu, voit siirtää kirjaukset laskuksi kohdasta: Laskupohjat.   Määritä päivämäärä kohtaan "Sisältää kirjaukset ennen", niin ohjelma hakee tuohon päivämäärään asti tehdyt kirjaukset.     Klikkaa haluamasi kirjauksen rivistä, jolloin näet laskutettavat kulut, tunnit ja niiden yhteissumman.   Rivin päästä saat siirrettyä laskupohjan laskutukseen "Siirrä laskupohjat" -painikkeella. HUOM! Laskupohjat -osiossa on sivun alareunassa painike "Siirrä kaikki laskupohjat". Sitä käyttämällä, saat kätevästi kaikki laskupohjat siirrettyä kerralla laskutukseen.   Kirjausriviä klikkaamalla, sen päästä löytyy myöskin "Toiminnot" -painike, josta   - "Siirrä myöhemmin" -toiminnolla saat siirrettyä kirjausrivin myöhemmin laskupohjiin siirrettäviin. Eli jos käytät alareunan "Siirrä kaikki laskupohjat" -toimintoa, niin myöhemmäksi siirretyt kirjaukset eivät sisälly mukaan. Saat asetettua "myöhemmäksi siirretyn" kirjausrivin takaisin siirrettäviin samasta kohdasta. - "Luo PDF laskutustiedoista", jolla saat PDF-erittelyn laskupohjan sisältämistä kulu- ja tuntikirjauksista.     "Siirrä laskupohjat" -toiminnon avulla laskupohjat siirtyvät suoraan ePasselin "Myynnit" - "Laskut" - "Luonnokset" -välilehdelle. Saat ne luonnoksista avaamalla, lähetettyä asiakkaalle.

Ohjelman kohdassa Ostot - Ostotilaukset hallinnoit yrityksesi ostotilauksia. Täällä voit luoda uuden ostotilauksen toimittajalle, hyväksyä ostotilauksen, tehdä siihen toimituksen ja luoda ostolaskun suoraan ostotilaukselta sekä paljon muuta.   Kun menet Ostotilaukset-valikkoon näet listauksen kaikista ostotilauksistasi. Ne näytetään kolmella eri välilehdellä riippuen niiden tilasta. Välilehden nimi Tila Kuvaus Luonnokset - Ostotilaukset joita olet alkanut kirjaamaan ja olet tallentanut luonnoksiksi. Ostotilaukset käsittelyssä Tilattu, Vahvistettu, Keskeneräinen toimitus, Osatoimitus Ostotilaukset jotka on lähetetty toimittajalle tai joilla on keskeneräinen toimitus tai on osatoimitettu, sekä tilaukset joilla vahvistettu toimitusaika. Vahvistetut ostotilaukset Toimitettu, Laskutettu Ostotilaukset jotka on toimitettu varastoon sekä ne joista olet saanut jo ostolaskun. Sarakkeiden otsikkoa klikkaamalla voit lajitella eri luetteloja niin, että ne näyttävät ostotilaukset halutussa järjestyksessä.   Ostotilauksen luonti: Voit luoda ostotilauksia ohjelmassa kolmesta eri paikasta. Ostot - Ostotilaukset Ostot - Toimittajat Varasto ja tuotteet - Tuotteet Kun olet luonut ostotilauksen ja lähettänyt sen toimittajalle, tulee sen tilaksi Tilattu.    Vahvista toimitusaika Kun saat tilausvahvistuksen toimittajaltasi, avaa tilaus ja valitse Toiminnot - Vahvista. Anna toimitusaika ja toimittajan tilausnumero (valinnainen) ja valitse Vahvista. Tilauksen tilaksi asetetaan Vahvistettu.   Kirjaa varastoon otto: Kun tavarat ovat tulossa, avaa vahvistettu ostotilaus ja valitse Tallenna toimitus luonnokseksi. Jos tavarat on toimitettu, valitse sen sijaan Kirjaa varastoon otto. Tillaksi tulee joko Keskeneräinen toimitus tai Toimitettu riippuen edellisestä valinnastasi. Varastoon otto tehdään automaattisesti kohtaan Varasto ja tuotteet - Varastomuutokset kun tilaksi asetetaan joko Toimitettu tai Osatoimitettu.   Luo ostolasku: Kun ostotilaus on viimeistelty ja sen tila on Toimitettu voit luoda ostolaskun suoraan siitä. Avaa ostotilaus ja valitse Toiminnot - Luo ostolasku. Kaikki tiedot esitäytetään ostotilaukselta. Sinun pitää vain lisätä ostolaskun numero ja valita Hyväksy.   Linkeissä lisää ostotilauksista https://help.visma.net/fi_fi/eaccounting/content/online-help/purchasing-purchase-orders.htm https://help.visma.net/fi_fi/eaccounting/content/online-help/purchasing-purchase-orders-create.htm      

Ohjeessa näytämme miten helppoa ostolaskujen ja ostokuittien käsittely Visma ePasselilla.