2023-03-13 Verwijderen leeg dossier weer mogelijk In bepaalde situaties was het niet mogelijk om een leeg dossier van een medewerker te verwijderen.  We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het verwijderen van een leeg dossier nu weer mogelijk is.   Opstarten Personeelsdossier met filterscherm Bij sommige gebruikers werd in  Personeelsdossier meteen het resultatenscherm met medewerkers getoond, waar normaal eerst het filterscherm werd getoond. Voorheen was dit alleen het geval als de betreffende gebruiker niet meer dan 100 medewerkers kan raadplegen. Door een onjuiste telling van het aantal dienstverbanden werd nu ook bij meer dan 100 zichtbare medewerkers soms meteen het resultatenscherm getoond en ook klopte het aantal medewerkers in de navigatiebalk niet.   We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het resutatenscherm alleen meteen wordt getoond als de gebruiker 100 medewerkers of minder kan raadplegen. Ook is de telling in de navigatiebalk weer correct.   'Mijn Dossier' niet langer beschikbaar in Internet Explorer Indien een medewerker gebruik wil maken van 'Mijn Dossier' in Internet Explorer, dan wordt voortaan een melding getoond dat deze browser niet langer wordt ondersteund.     Door het toepassingen van nieuwere (beveiligings-)technieken is het niet langer mogelijk om deze applicaties naar behoren te laten functioneren in Internet Explorer. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie was al niet langer beschikbaar, maar ook het tonen van documenten uit het Personeelsdossier is niet langer mogelijk voor alle ondersteunde documentformaten. We zijn hierdoor genoodzaakt de ondersteuning van Internet Explorer nu definitief te stoppen voor 'Mijn Dossier'.  Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.     2023-03-05 Wijzigingen in Documentsoorten-configuratie Personeelsdossier Binnen Personeelsdossier zijn tot op heden een reeks vaste documentsoorten beschikbaar geweest, met 50 vrije documentsoorten. Voor elke documentsoort werd de bewaartermijn ingesteld en er kon een afwijkende omschrijving worden opgegeven. Vervolgens wordt de documentsoort op zichtbaar gezet en diende deze in een map ondergebracht te worden. Tenslotte werd per rol ingesteld of een documentsoort zichtbaar is voor de betreffende rol.   In de nieuwe release wordt dit principe aangepast, waardoor een meer flexibiliteit wordt geboden bij het inrichten van Personeelsdossier. In de nieuwe opzet worden de documentsoorten en de mappenstructuur voortaan in één scherm ingericht. Verder zijn er in principe een onbeperkte hoeveelheid documentsoorten in te richten, alhoewel Visma sterk adviseert om het aantal documentsoorten zo veel mogelijk te beperken om te voorkomen dat gebruikers uit vele tientallen documentsoorten moeten kiezen. Het primaire doel van een documentsoort is om de gekoppelde bewaartermijn toe te passen op een document, en daarnaast vormt het een groepeerkenmerk voor gelijksoortige documenten. Het is dus niet nodig om voor elk type document een nieuwe documentsoort aan te maken.    Een nieuwe toevoeging in deze release is het bewaarschema. Voorheen hadden documentsoorten één bewaartermijn. Als deze werd aangepast, dan werd de verwijderdatum van alle documenten die aan de betreffende documentsoort zijn gekoppeld opnieuw berekend. Door middel van bewaarschema's is het mogelijk om meerdere bewaarschema's te definiëren met verschillende bewaartermijnen voor dezelfde documentsoort. Eén bewaarschema is is ingesteld als de standaard, en die wordt toegepast op elk document wat wordt toegevoegd aan Personeelsdossier. Handmatig kan bij een document een afwijkend bewaarschema worden gekozen, zodat er een afwijkende bewaartermijn wordt toegepast op het document. Ook kan een ander bewaarschema worden ingesteld als standaard, zodat dit bewaarschema wordt toegepast op elk nieuwe document dat wordt toegevoegd.   Selecteren bewaarschema Onder de sectie Bewaartermijn wordt nu het bewaarschema getoond dat als standaard is ingesteld in de configuratiemodule van Personeelsdossier.      Als er meer dan één bewaarschema is ingericht dan kan een ander bewaarschema worden gekozen.     Na de selectie van het bewaarschema wordt de bewaarperiode die in het betreffende bewaarschema is opgegeven voor de documentsoort toegepast op het nieuwe document.     Ook bij bestaande documenten kan een ander bewaarschema worden gekozen met de optie Kenmerken wijzigen.   Documentsoortselectie groter Bij het uploaden van een nieuw document wordt voortaan een grotere lijst getoond met de documentsoorten.   Door naar beneden te scrollen kan de gewenste documentsoort worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om de eerste letter van de titel van de documentsoort in te voeren, zodat alleen de titels die met die letter beginnen overblijven in de lijst.   'Mijn Dossier' toont niet langer salarisdocumenten in Internet Explorer 11 Bij gebruik van Internet Explorer worden niet langer salarisdocumenten getoond in 'Mijn Dossier'. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie is nu niet langer beschikbaar.  Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.     Nieuwe beheerhandleiding Er is een nieuwe beheerhandleiding beschikbaar voor Personeelsdossier waarin de gewijzigde documentsoortenconfiguratie wordt beschreven. De nieuwe handleiding is beschikbaar in de Kennisbank onder  Personeelsdossier - Productdocumentatie - Visma Community       ... View more

2023-02-06 Notificatie Salarisdossier in de Youforce App Voor alle gebruikers van de Youforce App wordt bij het publiceren van nieuwe salarisspecificaties of jaaropgaven een notificatie verstuurd. De notificaties worden alleen verstuurd voor salarisproducties die jonger zijn dan 25 dagen, om te voorkomen dat bij het publiceren van oudere producties ook notificaties worden verstuurd. De notificaties in de Youforce App werken onafhankelijk van de emailservice waarmee medewerkers in kunnen stellen of ze een emailbericht willen ontvangen bij een nieuw salarisdocument. Indien wenselijk kan een medewerker de emailservice uitzetten als er voortaan een notificatie wordt ontvangen in de Youforce App.  ... View more

Wat Het uitwisselen van bestanden met documenten vanuit Personeelsdossier en Salarisdossier vindt momenteel plaats via 'Zenden en Ontvangen' en de IBU. Dit geldt ook voor het aanbieden van bulkbestanden met documenten aan Personeelsdossier. Vanaf nu is het ook mogelijk om deze bestanden uit te wisselen met behulp van de FileAPI.   Waarom De FileAPI is een modern alternatief voor 'Zenden en Ontvangen' die verdere integratie mogelijk maakt met de applicatie die de bestanden verwerkt. De FileAPI maakt gebruikt van nieuwere technieken waarmee er geen lokaal geïnstalleerde applicatie IBU) meer nodig is en ook het gebruik van een gebruikerscertificaat vervalt.    In juli 2022 hebben we het artikel 'Van IBU naar File API' gepubliceerd in de Youforce API’s en Youforce Portaal communities om je te informeren over deze migratie en haar fasen. Hier lees je ook meer over de achtergrond van de overgang naar de FileAPI.   Hoe Vanaf nu is het mogelijk om de FileAPI te gebruiken om exportbestanden uit Salarisdossier en Personeelsdossier te downloaden, en om importbestanden voor Personeelsdossier te uploaden. Hiervoor zijn een viertal 'business types' toegevoegd aan de FileAPI: BT 107000 Personeelsdossier Imports BT 107001 Personeelsdossier Exports BT 106000 Salarisdossier Gemal Export BT 136000 Salarisdossier Business Export Om van de FileAPI gebruik van te maken is een account nodig op de Visma Developer Portal. Hier kun je een applicatie definiëren die gebruik gaat maken van één of meerdere van deze business types. Na acceptatie door Visma | Raet zullen de exportbestanden via de FileAPI beschikbaar worden gesteld.    Voor het uploaden van bulkbestanden voor Personeelsdossier geldt dat deze via de FileAPI aangeboden kunnen worden en de bestanden worden vervolgens geimporteerd in Personeelsdossier.   Vooralsnog zullen de exportbestanden ook nog via 'Zenden en Ontvangen' worden aangeboden. Als de bestanden automatisch via de FileAPI worden opgehaald kun je deze verder negeren. Wel is het hierdoor mogelijk om de bestanden ook nog via 'Zenden en Ontvangen' op te halen als dat nodig is. Indien u handmatig de bestanden op wilt halen kunt u gebruik blijven maken van 'Zenden en Ontvangen' en IBU. Op een later moment (Fase 3 van 'Van IBU naar File API' ) zal deze functionaliteit worden vervangen door een alternatief wat ook op de FileAPI zal worden gebaseerd.   ... View more

2023-01-23 Notificatie Salarisdossier in Mijn Youforce en de Youforce App Voor de Pilot-klanten van Mijn Youforce wordt bij het publiceren van nieuwe salarisspecificaties of jaaropgaven een notificatie verstuurd naar Mijn Youforce en de Youforce App. De notificaties worden alleen verstuurd voor salarisproducties die jonger zijn dan 25 dagen, om te voorkomen dat bij het publiceren van oudere producties ook notificaties worden verstuurd.   In een volgende release zal deze functionaliteit algemeen beschikbaar komen voor alle gebruikers van de Youforce App.    Rolwissel Personeelsdossier in Mijn Youforce Bij gebruikers die toegang hebben tot Personeelsdossier in meerdere rollen wordt een rolwisseloptie getoond als Personeelsdossier wordt gestart vanuit Mijn Youforce. In verschillende rollen wordt op basis van de toegekende rechten andere functionaliteit geboden en ook de zichtbare medewerkers zijn afhankelijk van de rol. In de traditionele desktop van Youforce is linksboven in het scherm een rolwisseloptie beschikbaar voor dit doel. In Mijn Youforce wordt nu bij het starten van Personeelsdossier eerst bepaald in welke rollen de gebruiker toegang heeft. Als dat méér dan 1 rol is, dan wordt er een scherm getoond waarmee de gewenste rol gekozen kan worden.  In de gevallen waar sprake is van één rol wordt Personeelsdossier meteen in de betreffende rol gestart. ... View more

2022-12-01 Salarisdossier CASO en ASAP niet langer beschikbaar  Naast Payroll Gemal heeft Visma | Raet in het verleden ook gebruik gemaakt van de payrolls CASO en ASAP. De output van deze payrolls is opgenomen in afzonderlijke versies van Salarisdossier. De gegevens in zowel Salarisdossier CASO als Salarisdossier ASAP zijn inmiddels meer dan 7 gehele jaren oud. Visma | Raet heeft daarom geen reden meer om deze gegevens te bewaren, tenzij dit nog noodzakelijk is voor specifieke klanten.   Op basis van gebruiksonderzoek is gebleken dat slechts enkele klanten deze modules af en toe nog gebruiken. Daarnaast is er al enige tijd geen sprake meer van toegang tot de salarisspecificaties en jaaropgaven voor medewerkers via 'Mijn Dossier'. De betreffende klanten zijn rechtstreeks benaderd om vast te stellen in hoeverre er nog noodzaak is om de output te kunnen raadplegen. Indien noodzakelijk kunnen de gegevens dan via een export beschikbaar worden gesteld. De modules Salarisdossier CASO en ASAP zijn vanaf 1 december 2022 niet meer beschikbaar binnen Youforce. De data zal binnen 3 maanden onherstelbaar worden verwijderd.   Indien u alsnog behoefte heeft aan een export, neemt u dan contact op met uw Customer Success Manager.    Foutmelding bij opvragen van een PDF met meerdere documenten In sommige gevallen werd er na verloop van tijd een foutmelding getoond bij het opvragen van één PDF met daarin meerdere documenten uit de resultatenlijst. Met name in Salarisdossier met een selectie van meer dan 500 klantspecifieke salarisspecificaties trad dit soms op.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor er meer documenten tegelijkertijd in één PDF kunnen worden opgenomen, zodat dit probleem zich niet meer voor doet.   ... View more

2022-11-08 Ingangsdatum in mobiele weergave Mijn Dossier  In de mobiele weergave van Mijn Dossier werd de 'datum laatst gewijzigd' getoond bij de documenten uit Personeelsdossier. In deze release is er voor gekozen om voortaan de ingangsdatum te tonen, omdat deze datum over het algemeen relevanter is voor de medewerker dan de datum laatst gewijzigd.   Foutmelding bij ontbreken 'Allow-Encoding' headers In specifieke situaties werd er een foutmelding getoond bij het starten van Mijn Dossier als er gebruik wordt gemaakt van een oudere versie van een browser of van specifieke instellingen in een proxy server of web security filter.   De foutmelding werd getoond omdat de applicatie niet in staat was om de pagina's naar de browser te sturen in een formaat die de browser herkent en kan weergeven. Dit werd veroorzaakt doordat een oudere browser soms de header 'Allow-Encoding' niet doorgeeft aan de applicatie. Ook kan het voorkomen dat er gebruik wordt gemaakt van een proxy server of web security filter die de betreffende header uit het verzoek filtert voordat het naar Youforce of YouServe wordt gestuurd. Het gevolg is dat de applicatie de pagina's niet naar de browser kan sturen, omdat de browser het gebruikte formaat niet herkent. Bij gebruik van een geadviseerde browser (recente versies van Chrome, Edge, Firefox en Safari) zal dit probleem niet optreden. Als er binnen een bedrijfsomgeving echter gebruik wordt gemaakt van een proxy server dan is het van belang om de instellingen daarvan te controleren, zodat er geen onnodige filtering plaatsvindt die de werking van moderne applicaties kan beïnvloeden.    We hebben echter een aanpassing doorgevoerd, zodat de applicatie zonder deze header toch probeert de pagina's naar de browser te sturen. In de meeste gevallen werkt de applicatie dan toch naar behoren. ... View more

Naast Payroll Gemal heeft Visma | Raet in het verleden ook gebruik gemaakt van de payrolls CASO en ASAP. De output van deze payrolls is opgenomen in afzonderlijke versies van Salarisdossier. De gegevens in zowel Salarisdossier CASO als Salarisdossier ASAP zijn inmiddels meer dan 7 gehele jaren oud. Visma | Raet heeft daarom geen reden meer om deze gegevens te bewaren, tenzij dit nog noodzakelijk is voor specifieke klanten.   Op basis van gebruiksonderzoek is gebleken dat slechts enkele klanten deze modules af en toe nog gebruiken. Daarnaast is er al enige tijd geen sprake meer van toegang tot de salarisspecificaties en jaaropgaven voor medewerkers via 'Mijn Dossier'. De betreffende klanten zijn rechtstreeks benaderd om vast te stellen in hoeverre er nog noodzaak is om de output te kunnen raadplegen. Indien noodzakelijk kunnen de gegevens dan via een export beschikbaar worden gesteld. De modules Salarisdossier CASO en ASAP zijn vanaf 1 december 2022 niet meer beschikbaar binnen Youforce. De data zal binnen 3 maanden onherstelbaar worden verwijderd.   Indien u alsnog behoefte heeft aan een export, neemt u dan contact op met uw Customer Success Manager.  ... View more

2022-08-18 Lijstnummer weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal (#3613816) Sinds de vorige release werd het selectiecriterium Lijstnummer niet meer getoond op het filterschermen van de verschillende productiesoorten van Salarisdossier Gemal. Dit selectiecriterium is nu weer beschikbaar:     Proefproducties weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal Sinds de vorige release werd Proefproducties niet meer getoond als optie binnen de lijst Soort productie bij het beheren van importverslagen in Salarisdossier Gemal. Deze optie is nu weer beschikbaar in de lijst.     Email met externe links wordt niet getoond in Personeelsdossier (#3629384) Bij het weergeven van emailberichten in MSG- of EML-formaat werd de email niet getoond in de Document Viewer als deze afbeeldingen op basis van een externe link bevat. Dit is het geval als bijvoorbeeld een logo niet in de email zelf is opgenomen, maar als er verwezen wordt naar een externe locatie waar het logo kan worden gedownload. Omdat emailberichten niet in een browser kunnen worden getoond, worden deze bij het raadplegen omgezet naar een formaat die wel in de browser getoond kan worden. Om beveiligingsredenen is het dan niet mogelijk om de afbeelding op te halen vanaf de externe locatie, waardoor het emailbericht nooit in de Document Viewer verschijnt.   Er is nu een aanpassing doorgevoerd die er voor zorgt dat het emailbericht wel verschijnt, maar op de plek waar de afbeelding zou moeten staan wordt een rood kruis getoond.   Als het bericht wordt gedownload in origineel formaat dan wordt de afbeelding opgehaald door de applicatie die je gebruikt om emails te lezen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook. In de meeste gevallen zal de betreffende applicatie wel in staat zijn om de afbeelding op te halen, tenzij deze niet langer beschikbaar is op de externe locatie. Ook dan zal een indicatie worden getoond dat de afbeelding niet opgehaald kon worden.   Opmerking:  Visma | Raet adviseert sterk om géén emailberichten op te nemen in het Personeelsdossier. De emailformaten MSG en EML zijn geen bestendige documentformaten zoals PDF dat is, en er is altijd een specifieke applicatie nodig om ze te kunnen openen. In de meeste gevallen gaat het bij emailberichten ook om de bijlages, waardoor het zorgvuldiger is om alleen de bijlagen op te nemen in Personeelsdossier. Deze kunnen dan ook worden voorzien van de juiste documentsoort met bijbehorende bewaartermijn en een zinvolle omschrijving. Als je toch het hele emailbericht op wilt nemen in Personeelsdossier dan adviseren wij om de email eerst op te slaan in PDF-formaat (bijvoorbeeld met printen naar een PDF) en het PDF-bestand vervolgens in het Personeelsdossier op te nemen.    Gebruikershandleiding Medewerkerdossier bijgewerkt De gebruikershandleiding van Medewerkersdossier (Mijn Dossier) is bijgewerkt. Hieraan is de informatie over de 'dynamic payslip' toegevoegd. De handleiding is gepubliceerd op de productpagina van Mijn Dossier onder de optie Kennisbank: Mijn Dossier - Productdocumentatie - Visma Community ... View more