Eerder hebben we je in dit bericht geïnformeerd over het vervangen van de Dossier Connector door de Personeelsdossier API, en het overzetten van alle integraties uiterlijk eind december 2024. De definitieve datum waarop de Dossier Connector niet langer meer zal functioneren is vrijdag 31 januari 2025. Vanaf dat moment zal het aanroepen van de Dossier Connector door de client-applicatie resulteren in een foutmelding.   Met alle klanten die de Dossier Connector momenteel gebruiken is in juli en oktober contact opgenomen, en in de meeste gevallen is of wordt de integratie met de Personeelsdossier API tot stand gebracht. Meerdere partners (zoals leveranciers van scanoplossingen) hebben hiervoor een vervangende koppeling beschikbaar gesteld, en in een enkel geval wordt een eigen applicatie aangepast om met de API te koppelen.   Gebruikt jouw organisatie momenteel nog de Dossier Connector? Dan adviseren wij je om zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de leverancier van de koppeling om deze te laten vervangen. In dit bericht vind je alle details over de overgang naar de Personeelsdossier API.   Personeelsdossier API vervangt Dossier Connector        ... View more

Op vrijdagavond 13 december vanaf 18:00 zal Personeelsdossier enkele uren niet beschikbaar zijn wegens noodzakelijk onderhoud.  De verwachting is dat Personeelsdossier rond 22:00 weer beschikbaar is.   Documenten die via Self Service worden aangeboden zullen na het onderhoud alsnog beschikbaar komen in Personeelsdossier. Ook bulkimports zullen daarna worden verwerkt. Het tabblad Personeelsdossier in Medewerkerdossier en in de Youforce App is tijdens het onderhoud wel beschikbaar. ... View more

In voorbereiding op de december-producties en het jaarwerk wordt er van vrijdagavond 6 december 18:00 tot in de loop van zaterdagavond 7 december technisch onderhoud uitgevoerd aan Salarisdossier Gemal. Gedurende dit onderhoud zal Salarisdossier alleen beschikbaar zijn voor raadpleegacties. Het is dan bijvoorbeeld niet mogelijk om producties goed te keuren of te publiceren. Nieuwe producties die na 18:00 worden aangeboden vanuit Gemal, Specificatiemanager, Loonaangifte of Betaalmanager zullen na het onderhoud alsnog worden verwerkt.    Medewerkerdossier en Personeelsdossier zijn gedurende het onderhoud wel volledig beschikbaar. ... View more

Op basis van feedback van meerdere klanten hebben we besloten om het BSN in Youforce Salarisdossier ongewijzigd beschikbaar te houden. Het belangrijkste argument hiervoor is het feit dat zowel de Belastingdienst als het UWV de communicatie met de inhoudingsplichtige over de inhoudingen voor medewerkers doet op basis van het BSN.   Leidend voor dit herziene besluit is Artikel 1 2.2° van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer die voorschrijft dat een gebruiker van het BSN onder anderen is:   ieder ander dan een overheidsorgaan of degene aan wie het burgerservicenummer is toegekend, voor zover deze werkzaamheden verricht waarbij het gebruik door hem of haar van het burgerservicenummer bij of krachtens de wet is voorgeschreven.   U als inhoudingsplichtige, die communiceert met de Belastingdienst en het UWV over de inhoudingen die via de salarisadministratie worden verwerkt, valt onder deze categorie gebruikers en daarom moet u in staat zijn om snel de gegevens op te vragen op basis van het BSN. Het is hiervoor niet nodig om eerst in het HR-systeem te zoeken welke BSN hoort bij welk medewerkernummer.   Op basis van bovenstaande argumentatie is het toegestaan om in Salarisdossier te kunnen zoeken op het BSN, maar alleen voor gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de controle op de salarisverwerking. Overigens is het ook omwille van de AVG alleen toegestaan om toegang tot Salarisdossier te geven aan gebruikers met deze functie binnen uw organisatie. Het BSN zal dus niet per 1 november 2024 worden verwijderd uit Salarisdossier.     Oorspronkelijk bericht: Tot op heden is het mogelijk geweest om in Salarisdossier te zoeken op het Burgerservicenummer (BSN). Per 1 november 2024 zal deze optie uit Salarisdossier worden verwijderd.   Het BSN is een uniek persoonsnummer voor personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke Basisregistratie personen (BRP). Het is niet toegestaan om het BSN buiten de overheid te gebruiken, tenzij dit specifiek in bepaalde wetten is opgenomen. Eén daarvan is het gebruik door werkgevers voor de loonadministratie voor zover dit dient ter identificatie van een medewerker en voor de salarisverwerking. Het BSN wordt bijvoorbeeld gebruikt in de aangifte loonheffing en sociale premies, en deze wordt op de jaaropgave vermeld. Daarnaast staat het BSN op overzichten die dienen ter controle van de salarisverwerking. Het is echter niet toegestaan om het BSN te gebruiken als zoekcriterium voor personen.   Binnen Salarisdossier is het BSN momenteel beschikbaar als zoekcriterium en het wordt weergegeven in het resultatenscherm. In het verleden is bepaald dat dit nodig is om controles op de salarisverwerking uit te kunnen voeren. Na heroverweging is echter vastgesteld dat deze controles primair op het persoonsnummer moeten worden gebaseerd, en dat het niet noodzakelijk is om het BSN hiervoor te gebruiken. Feitelijk dient het alleen mogelijk te zijn om per personeelsnummer vast te stellen of het juiste BSN wordt gebruikt voor de salarisverwerking, en vastlegging op relevante overzichten is hier afdoende voor.   Per 1 november zal het BSN daarom niet meer beschikbaar zijn als zoekcriterium en ook zal het niet meer worden getoond in het resultatenoverzicht. Opmerking: het BSN zal nog wel zijn opgenomen in het indexbestand van exports die worden gemaakt met de optie 'Exporteer documenten', waarmee de salarisspecificaties of jaaropgaven van een specifieke salarisproductie geëxporteerd kunnen worden. De reden hiervan is de afhankelijkheid van de vervolgprocessen die sommige klanten gebruiken om de epxort te verwerken. Er worden geen aanpassingen doorgevoerd in de (bestaande) documenten, en ook blijft het BSN beschikbaar in nieuwe documenten en overzichten als gegevenselement voor controledoeleinden door de salarisadministratie. ... View more

2024-05-31 Instelling e-mailnotificatie naar privé e-mailadres soms niet getoond (#47315771) Op het nieuwe Configuratiescherm E-mailnotificatie werd in bepaalde gevallen onterecht weergegeven dat er geen e-mail wordt verstuurd als is ingesteld dat de notificatie naar het privé e-mailadres moet worden gestuurd. Dit had te maken met de volgorde waarin in het verleden de instellingen zijn toegevoegd.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat de huidige instellingen correct worden weergegeven.     2024-05-30 Rolwissel binnen Personeelsdossier Sinds de introductie van Mijn Youforce en Mijn YouServe krijgen gebruikers met meerdere rollen een rolselectiescherm bij het starten van Personeelsdossier. Na de selectie van een rol wordt Personeelsdossier opgestart met de rechten en zichtbare medewerkers van de gekozen rol.   In deze release wordt de actieve rol rechtbovenaan het scherm getoond, en door er op te klikken kan van rol worden gewisseld.       Na het selecteren van een andere rol wordt het autorisatieprofile opnieuw bepaald aan de hand van de gekozen rol en Personeelsdossier wordt vervolgens opnieuw gestart. De actieve rol wordt alleen getoond als de betreffende gebruiker meerdere rollen heeft met toegang tot Personeelsdossier.   Configuratiescherm E-mailnotificatie  Het configuratiescherm waarin medewerkers in kunnen stellen of ze een e-mailnotificatie willen ontvangen als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar werkte sinds de overgang naar Mijn Youforce en Mijn YouServe niet naar behoren. Bij het bevestigen van het privé e-mailadres door het klikken op de link in de bevestigingsmail werd het adres weliswaar bevestigd, maar er verscheen een wit scherm waardoor dit niet duidelijk was voor de gebruiker.   In deze release is een vervangend scherm beschikbaar waarin de medewerker dezelfde opties heeft, maar het bevestigen van het privé e-mailadres gebeurt nu aan de hand van een 6-cijferige code.       Nadat de medewerker een privé e-mailadres heeft opgegeven en op Valideren heeft geklikt wordt er binnen enkele seconden een e-mail gestuurd naar dit e-mailadres met daarin de 6-cijferige code. Deze code moet worden ingevoerd in het scherm, en na het klikken op OK wordt het e-mailadres bevestigd.    Deze methode heeft (in tegenstelling tot de eerdere bevestigingslink in de e-mail) als voordeel dat er niet nogmaals ingelogd hoeft te worden op het apparaat waarop de e-mail met de code wordt ontvangen. Als bijvoorbeeld in de browser op een laptop de e-mailnotificatie wordt ingesteld en op een mobiele telefoon wordt de e-mail ontvangen met de code, dan hoeft nu niet apart meer ingelogd te worden op de mobiele telefoon. De 6-cijferige code die wordt ontvangen op de mobiele telefoon kan dan worden ingevuld op het browserscherm op de laptop.   Opmerking: Visma|raet is voornemens om deze functionaliteit op termijn uit te faseren. De inbox van Mijn Youforce en de Youforce App heeft deze functionaliteit grotendeels overgenomen, waarbij gebruikers van de Youforce App door middel van een push notificatie worden geïnformeerd dat er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is. Zie ook Waar gaan we mee stoppen? - Roadmap 2024. Minder dan 1.000 resultaten bij bepaalde filters In sommige situaties werden er in het resultatenscherm van Personeelsdossier minder dan 1.000 resultaten getoond, terwijl er wel meer dan 1.000 aanwezig waren. Dit werd veroorzaakt door een specifiek filter op de resultaten die pas werd toegepast nadat de resultaten waren opgehaald.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarbij het betreffende filter wordt toegepast tijdens het ophalen van de resultaten, zodat er wel 1.000 worden opgehaald. ... View more

In verband met onderhoud aan de Infrastructuur zal het genereren van nieuwe documenten stil worden gezet op zaterdag 11 mei 2024 tussen 7.00 en 10.00 uur.   Ook de Template Editor zal gedurende deze periode niet beschikbaar zijn.   Na het onderhoud zullen alle documenten in de wachtrij alsnog worden gegenereerd en beschikbaar komen in de betreffende module. ... View more

De Dossier Connector is het huidige koppelvlak waarmee toepassingen van buiten Youforce documenten kunnen toevoegen aan Personeelsdossier, zoals bijvoorbeeld vanaf een scanner of een multifunctionele printer (MFP).   Wat gaat er veranderen? De Dossier Connector maakt gebruik van een client-certificaat voor de autorisatie van de verbinding met Youforce. Deze certificaat-technologie wordt vervangen door een modernere technologie met een hoger beveiligingsniveau, zoals dat eerder al voor de gebruikers van Youforce is gedaan.   De Dossier Connector wordt daarom in de loop van 2024 uitgefaseerd.    Ter vervanging van de Dossier Connector wordt een nieuwe Personeelsdossier API beschikbaar gesteld die dezelfde functionaliteit biedt. Doordat er sprake is van een andere technologie zal elke toepassing die momenteel van buiten Youforce de Dossier Connector aanroept (de 'client-applicatie') hier op aangepast moeten worden. Waarom? De Dossier Connector maakt niet alleen gebruik van de certificaten-technologie die wordt uitgefaseerd, maar ook de Dossier Connector zelf is gebaseerd op oudere technologieën. Om ook deze functionaliteit te moderniseren zal de Dossier Connector worden vervangen door een API. De nieuwe Personeelsdossier API maakt gebruik van de nieuwste technologieën, op basis van moderne standaarden en beveiliging op basis van tokens. De Personeelsdossier API wordt net als de eerder geïntroduceerde File API en de verschillende Domein API’s van Youforce beschikbaar gesteld in de Visma Developer Portal.    Wanneer? Binnenkort kan er geen certificaat meer aangemaakt worden in Gebruikersbeheer van Youforce. Dit betekent dat er geen nieuwe integraties met de Dossier Connector gemaakt kunnen worden. Het is daarom aan te raden om voor nieuwe integraties nu al de nieuwe Personeelsdossier API te gebruiken.    Voor bestaande integraties is het noodzakelijk om in de loop van dit jaar aan te passen naar de Personeelsdossier API vóórdat de Dossier Connector niet meer gebruikt kan worden. Uiterlijk 31 december 2024 zullen alle Dossier Connector integraties overgezet moeten zijn op de Personeelsdossier API, omdat de toegang op basis van certificaten dan niet meer mogelijk is. Vanaf dat moment zal ook Dossier Connector niet langer functioneren.   Belangrijk: verlopend certificaat Als jouw organisatie momenteel gebruik maakt van de Dossier Connector dan is het zinvol om te controleren tot wanneer het huidige certificaat geldig is. Omdat het binnenkort niet meer mogelijk is om een certificaat te vernieuwen in Youforce Gebruikersbeheer, is het aan te raden om een certificaat dat binnenkort verloopt nu te vernieuwen, zodat de Dossier Connector blijft werken totdat de Personeelsdossier API bij jouw organisatie in gebruik wordt genomen. Houdt voor meer informatie over het uitfaseren van Youforce Gebruikersbeheer de nieuwspagina's op de community in de gaten.   Wat doen wij? De Personeelsdossier API is vanaf nu 'controlled available' voor gebruik. Wij hebben de volgende documentatie beschikbaar die gebruikt kan worden om de integratie tot stand te brengen: Personeelsdossier API - Technische documentatie Personeelsdossier API - Postman Collection Personeelsdossier API - Beheerhandleiding Deze informatie is ook beschikbaar op de pagina Productdocumentatie    Daarnaast is er een Slack-kanaal beschikbaar waar software-ontwikkelaars specifieke vragen kunnen stellen over de API en het tot stand brengen van de integratie: youforce-personnel-file-api   Wat wordt er van jou verwacht? In de meeste gevallen is de integratie met Dossier Connector tot stand gebracht door een derde partij (integratiepartner) die de koppeling heeft geïmplementeerd. Deze integratiepartner kan een soortgelijke integratie tot stand brengen met de Personeelsdossier API.   Vaak dient daarvoor de lokaal geïnstalleerde software bijgewerkt te worden of, als er sprake is van een cloud-oplossing, dan dient deze door de integratiepartner aangepast te worden. Wij adviseren om op korte termijn contact op te nemen met de integratiepartner om dit tijdig te realiseren.   Het kan ook zijn dat jouw organisatie zelf de integratie tot stand heeft gebracht. In dat geval kan de betreffende software-ontwikkelaar in jouw organisatie zelf de integratie aanpassen, zodat gebruik wordt gemaakt van de Personeelsdossier API.   Ricoh klant? Als jouw organisatie een integratie-oplossing van Ricoh gebruikt dan zijn zij al op de hoogte van de overgang naar de Personeelsdossier API. Ricoh heeft meerdere integratie-oplossingen (zoals Streamline NX, AutoStore en RSI) en zij zijn momenteel bezig met de software-aanpassingen om deze geschikt te maken voor de Personeelsdossier API. De contactpersoon van jouw organisatie bij Ricoh kan je op de hoogte brengen van de actuele status.     ... View more