20.1. järjestetyn Ostoreskontrawebinaarin tallenne alla.
Webinaarin aikana esitetyt kysymykset ja vastaukset lopussa.
Lue lisää Visma L7 uudesta ostoreskontrasta täältä.
Osa 2: Visma L7 Uusi ostoreskontra - Ostolaskujen käsittely ja kierrätys
21.1. järjestetyn webinaarin tallenne alla.
Webinaarin aikana esitetyt kysymykset ja vastaukset lopussa.
Osa 3: Visma L7 Uusi ostoreskontra - Sovelluksen syventävä koulutus
Ostoreskontrawebinaarin (osa 2) 20.1.2022 kysymykset ja vastaukset
1. Laskut eivät mene enää Ostolaskukyselyyn. Mistä muut, kuin ostoreskontran hoitajat pystyvät ne näkemään L7:sta?
Visma: Laskut näkyvät vanhassa ostolaskukyselyssä sen jälkeen kun lasku on kirjattu kirjanpitoon. Tähän on tulossa kuitenkin kevään aikana muutos, niin että laskut saadaan näkymään ko. kyselyyn jo aiemmin.
2. Toimiihan uusi ostoreskontra myös tilanteissa, joissa yrityksen laskut tulevat normipostilla? Eli että laskut tallennetaan järjestelmään perinteisin menetelmin.
Visma: Laskuja pystyy toki tallettamaan uuteen ostoreskontraan myös käsin.
3. Miten saadaan euromäärät määriteltyä yleisesti siten, että hyväksyjiä on kaksi, kun summa ylittää tietyn rajan? Onko se samoin kierrätyslistojen kautta, kuten ennen?
Visma: Kyllä, samalla tavalla kuin ennenkin. Vanhat kierrätyslistat saa siirrettyä uuteen ostoreskontraan, jossa niitä voi jatkossa ylläpitää.
4. Tarkistaako systeemi ostotilauksella tehdyt ostot, onko tavara tullut ja onko hinta ok?
Visma: Lasku voidaan täsmäyttää ostotilaukseen. Tähän on olemassa oma käyttöliittymä. Täsmäytysruudulla näkee ostorivin hinnan ja rivin saavutustilanteen.
5. Voiko laskun hyväksyjä lisätä kierrätyslistaan lisää henkilöitä?
Visma: LTR kierrätys -sovelluksessa ei pysty lisäämään uusia kierrätyshenkilöitä, mutta kierrätyshenkilön voi vaihtaa. Kierrätyslistojen ylläpito on Ostoreskontran puolella, joten reskontranhoitaja voi lisätä ja muokata kierrätyslistoja.
6. Jos kaksi henkilöä käsittelee kierrolle lähteäviä ostolaskuja, päivittyykö tilanne siten, että ohjelmasta näkee, että toinen hlö on jo käsitellyt laskun?
Visma: Sama laskua voi käsitellä vain yksi henkilö kerrallaan.
7. Jos lasku kuuluu edelliselle kuulle, esim. joulukuulle, voiko laskun päiväyksen vaihtaa ja muuttuuko vuodenvaihteessa myös tositenumero automaattisesti oikean vuoden sarjaan?
Visma: Laskun päiväystä voi vaihtaa ja tositenumero tässä esimerkin tapauksessa vaihtuu toki oikean vuoden sarjaan.
8. Pystyikö tuolla perustiedoissa tarvittaessa muuttaa laskun päivämäärää ja muuttaako ohjelma samalla tositenumeron oikealle vuodelle (vuodenvaihteen aikoihin)?
Visma: Ks. edellinen vastaus.
9. Onko ohjelmassa mahdollista tallentaa sekä kirjauspäivä että laskunpäivä?
Visma: Laskun päivää voi muuttaa kuten myös arvopäivää.
10. Voiko tuolla LTR:n puolella lisätä liitteitä?
Visma: LTR kierrätyksen puolellakin voi myös lisätä liitteitä.
11. Siirtyykö laskujen tarkastus ja hyväksyntäkin L7:n puolelle LTR:stä?
Visma: Lasku tarkistetaan ja hyväksytään LTR kierrätyksessä. Reskontranhoitajan on myös mahdollista hyväksyä lasku (jos asetuksissa ei vaadita erillistä hyväksyjää).
12. Pystyykö väärä tarkastaja itse siirtämään oikealle tarkastajalle vai meneekö tämä aina reskontran kautta?
Visma: LTR kierrätyksessä tarkastaja voi siirtää laskun toiselle tarkastettavaksi.
13. Pitääkö uudessa LTR:ssä olla kaikki liitteet PDF-muodossa, jotta on luettavissa myös L7:n puolella?
Visma: Formaattia ei ole varsinaisesti rajoitettu, mutta suositeltavaa on että liitteet ovat pdf muodossa.
14. Laskun jaksotus näkyy nyt kierrätyksessäkin ?
Visma: Nämä laskurivin alkaen ja päättyen -sarakkeet voi piilottaa.
15. Miten laskujen tallennus? Tarkoittaen laskuja, jotka eivät tule verkkolaskuina
Visma: Laskuja voi talletaa Ostoreskontraan myös käsin.
16. Käyttääkö järjestelmä aina verkkolaskussa olevaa tilinumeroa? (ei jotain vanhaa toimitajarekisteristä)
Visma: Verkkolaskulta saadut tilit tulevat näkyviin uudessa Ostoreskontrassa, jos toimittajalta löytyy sellainen tilinumero, jota ei ole verkkolaskulla, on laskulla siitä merkintä. Verkkolaskulta saadun tilinumeron voi aktivoida käyttöön.
17. Laskun kirjauspäivä omaksi riviksi olisi todella hyvä parannus
Visma: Jos tällä tarkoitat päivämäärää, jolloin lasku on kirjattu kirjanpitoon, niin se kyllä näkyy Lisätiedot | Kirjauskerran tiedoissa.
18. Pystyykö tämän tallenteen katsomaan jostain myöhemmin?
Visma: Tallenne julkaistaan Communityssä.
19. Jos rekisterissä on toimittajalla vanhoja pankkitilejä iso lista, eikä mitään ole merkitty oletukseksi, miten toimittajan maksutili valikoituu laskulle ja näkyy perustiedoissa L7 esitarkastuksessa?
Visma: Laskun pankkileissä näytetään eri värillä sellaiset tilit, jotka ovat tulleet laskusanomasta mutta joita ei löydy toimittajan tiedoista. Kuten myös tilit, jotka ovat toimittajan tiedoissa mutta joita ei löydy laskusanomasta. Sanomasta saadun uuden tilin voi aktivoida käyttöön ja laittaa myös oletustiliksi.
20. Onko mahdollista huomenna 21.1. näyttää miten ostorivit ostotilaukselta liitetään laskuun ja missä kohdin?
Visma: Kyllä
21. Voidaanko toimittajalta edellyttää kustannuspaikkaa laskun tietoihin, jotta tämä osaa kirjautua oikealle kustannuspaikalle heti sisäänlukiessa
Visma: Kyllä, jos vaaditte laskun EN16931 direktiivin mukaisena, niin siinä tapauksessa voitte ilmoittaa että kustannuspaikka tulee olla laskulla.
Ostoreskontrawebinaarin (osa 3) 21.1.2022 kysymykset ja vastaukset
1. Olisi hyvä nähdä se, miten oikeaoppisesti kohdisteetaan monta ostotilausta laskulle!
Visma: Valitaan ostotilaus ylemmästä taulukosta ja sitten poimitaan ja kohdistetaan sen rivit laskulle. Sitten valitset toisen tilauksen ja jatkat kohdistamista.
2. Minun piti eilen kohdistaa niitä 4 kpl, jotenkin onnistuin, mutta ei mennyt ehkä helpoimman kautta.
Visma: Otatko yhteyttä Visman asiakastukeen, niin käydään asia vielä uudelleen läpi.
3. Vaikuttaako uusi reskontra meidän toimintatapaan, meillä laskujen tarkistus- ja hyväksyntäkierrätys toisessa järjestelmässä, josta laskut tuodaan L7:an reskontraan?
Visma: Tällaiset laskut tuodaan ns. valmislaskuina, joita ei enää tarvitse käsitellä, ne vain kirjataan kirjanpitoon. Käyttöönotossa tehdään tarpeelliset määritykset.
4. Voiko laskun kustannuspaikkajakosäännöissä olla muitakin ehtoja kuin toimittaja? Laskuttajalta tulee useamman tyyppisiä laskuja, joista osa jaettaan tietyllä prosentilla, mutta osa jaetaan muilla menetelmillä.
Visma: Tällä hetkellä on vain yksi sääntö per toimittaja. Jatkossa on tarkoitus kehittää tätä niin että voidaan tehdä esim. toimittaja/työnumerokohtaisia sääntöjä.
5. Onko tilaajan viite laskukohtainen vai rivikohtainen?
Visma: Yleensä tilaajan viite on laskun otsikkotasolla, mutta voi olla myös rivitasolla, jos toimittaja on sen sinne laittanut.
6. Voidaanko toimittajalta vaatia kustannuspaikka tietoa laskulle niin että se osaa ohjata sen automaattisesti myös ostolaskulle oikealle kustannuspaikalle?
Visma: Kyllä, jos vaaditte laskun direktiivin mukaisena, niin silloin voitte tällaista edellyttää. Tosin toimittajahan voi tämän kustannuspaikkatiedon laittaa laskulle vaikka ei olisi direktiivin mukainenkaan lasku.
7. Onko laskun riveillä mahdollisuus käyttää edelleen leikepöytäsiirtoa? Meillä on vaihtuvia summia ja kustannuspaikkojakin toista sataa.
Visma: Rivit voi tuoda leikepöydältä – tätä esiteltiin webinaarissa.
8. Kumpi on vahvempi ja yliajava, kp-jakosääntö vai tilaajanviite kentässä oleva tieto, silloin kun lasku ensimmäisen kerran tuodaan järjestelmään?
Visma: Kustannuspaikan jakosäännöllä rivit jaetaan kustannuspaikoille ja jos tilaajan viitteessä on työnumerotieto, se kyllä siirtyy laskuriveille (jotka on siis muodostettu jakosääntöjen avulla).
9. Miten sitten mikäli lasku sisältää rivejä usealta eri ostotilaukselta? Poimitaan kultakin ostotilaukselta laskun mukaiset rivit.
Visma: Voi poimia rivejä usealta eri tilaukselta. Tilaukset näkyvät kohdistusruudun yläosan listalla.
10. Jos kyseessä on varastotuote, jossa uudella korvaavalla tuotekoodilla ei ole varastopaikkaa perustettu, miten tuo tuotekoodin korvaus käyttäytyy tuoterekisterissä ja varaston puolella? Vaikka hinta ja määrä on sama.
Visma: Siitä kyllä tulee ilmoitus kun yritetään kirjata laskua.
11. Miten kohdistus, jos toimittaja laskuttaa sekä ostotilaukselta olevia tuotteita että myös muitakin, mistä ei ole tehty ostotilausta tuossa ostotilauksen kohdistuksessa.
Visma: Kohdisteatan vain ne rivit, joihin liittyy ostotilauksen rivi. Muut jätetään kohdistamatta.
12. Jos samalla laskulla kohdistettavia rivejä ja "kiinteitä" kuluja, ei ole voinut kirjata sähköisten laskujen käsittelyssä tämmöistä laskua.
Visma: Tällainen rajoitus tässäkin on.
13. Mitä kaikkia operaattoreita on käytettävissä muokkaussäännöissä? ainakin ilmeisesti = ja > ja < onko olemassa listausta vaihtoehdoista? tai miten/ mistä sen saa näkyville?
Visma: Muokkaussäännöissä voi käyttää kaikkia operaattoreita, ehtolauseita jne. Tarkempaa tietoa saat käyttöohjeesta.
14. Mitä tuo littera tarkoittaa?
Visma: Littera on yksi kustannusseurannan taso. Käytetään yleisesti SLVI-urakoinnissa.
15. Ymmärtääkö työnumerokohtaiset litterat? Ettei tule sellaisia litteroita riveille, joita ei ole työnumeron litterahierarkiassa
Visma: Kyllä ymmärtää
16. Jääkö vanha reskontra taustalle kuinka pitkäksi aikaa? Jos esimerkiksi haluaa tarkastella vanhoja laskuja?
Visma: Vanha reskontra jää arkistokäyttöön, sen voi avata uuden Ostoreskontran Toiminnot-valikosta. Uusia laskuja ei enää voi tallettaa vanhaan reskontraan.
17. Toimiiko toistuvaislaskut? Tulee yksi mallilasku, jota toistetaan kuukausittain, esim. vastikelaskut.
Visma: Tällä hetkellä tällaista ominaisuutta ei vielä ole.
18. Näkeekö uudesta LTR:stä vanhat laskut?
Visma: Uudessa LTR:ssä on vain uudet laskut. Vanhoja laskuja voi tarkastella vanhasta LTR:stä.
19. Jos minulla on tositenumero enkä tiedä onko lasku uudessa vai vanhassa reskussa, mistä sen helpoiten löytää?
Visma: Tällaista hakua ei vielä ole.
20. Sama toimittaja lähettää laskuja monelle eri kustannuspaikalle, voiko vaatia, että laskuaineistossa tulee tieto kp-tilistä ja kustannuspaikasta?
Visma: Kyllä periaatteessa näin voi vaatia.
... View more