Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Mange ser fordelen av å sende alle fakturaer via AutoInvoice, og på den måten sikre at fakturaen sendes på best mulig måte. Her følger en oppskrift for hvordan dette aktiveres.

Etter seneste oppdatering av Outlook (KB4484343) har mange fått problemer med flytting av filer fra Outlook til Visma Document Center.   Avinstallasjon av seneste oppdatering for Outlook løser problemet. Se: https://support.microsoft.com/en-us/help/4484343/may-5-2020-update-for-outlook-2016-kb4484343 Alternativ løsning kan være å flytte filene til AutoImport mappe for VDC slik at de automatisk blir importer i VDC. Eller lagre filene i annen mappe for så og dra de inn i VDC.

Dette er en beskrivelse for hvilken informasjon som må ligge på kundene for at AutoInvoice skal kunne sende elektronisk til dem. Beskrivelsen gjelder både for Norge og andre land.

Endring av merverdiavgift for lav sats endres fra 01.04.2020 og reduseres fra 12% til 6%. Ref. Skatteetaten: https://www.skatteetaten.no/satser/merverdiavgift/   Løsningen i Visma Business er å gjøre endring i tabellen Merverdiavgift. Raden for lav sats må endres slik at kolonnen for "Sats" settes til 12, kolonnen "Ny sats" til 6 og kolonnen "Fom. dato" til 01.04.2020. Eks.            Alternativ løsning for å håndtere eventuelle avvik i April (periode 4) kan være å sette Fom. dato til 02.04.2020 slik at bilag med 12% mva kan føres med valuteringsdato 01.04.2020.  

Nytt behandlingsvalg for levering av mva melding:     Mva-melding for 2022 blir sendt til Altinn 3 i steden for Altinn 2.  Siden mva-melding for 2022 blir sendt til Altinn 3 så benyttes ID porten - MinId, BankId etc.  Mva-melding blir sendt via Autoreport, så brukeren må ha en bruker i Autoreport  Når du sender mva-melding blir du satt til Id porten for autentisering. Etter autentisering blir Mva-melding sendt for validering. Når validering er ok kan du sende mva-melding fra Autoreport. Mva-melding bekreftelse/kvittering (pdf) blir automatisk nedlastet til AutoReport arkivet Ved pålogging mottar Autoreport en token fra ID-porten som varer i 8 timer. Betalingsoppfordring er dessverre ikke klart ennå (v. 17.00)  Komplett og signert er ikke tilgjengelig i Altinn 3.  Rapporter før 2022 blir fortsatt sendt til Altinn 2   Utfordringer pr 01.03.2022 Rapporteringsperiode var feil i utgående mva.melding for alt annet enn to-månedlig rapportering - Korrigert i versjon 16.10.2   Desimaler i norsk mva.rapportering blir nå fjernet og erstattet med .00 for å oppfylle valideringskravene i Altinn. - Korrigert i versjon 16.10.2   Dette gjelder både VB og VB Byrå. Du har mulighet til å korrigere manuelt, om du ikke har mulighet til å oppgradere.   Det er mulig å laste opp XML-en til Skatteetatens portal (https://skatt.skatteetaten.no/web/mva/) Du kan redigere  desimalverdiene i XML-en før du legger inn filen i Altinn. Xml-filen blir lagret i reportdata i autoreport arkiv. Det er også mulig å legge inn tallene manuelt i portalen 

Bankavstemming   Forutsetninger: Aktiv bankavtale i visma.net AutoPay Komme i gang med visma.net AutoPay, les her: Brukertips Visma-Business-Oppstart-Visma-net-AutoPay-med-Visma-Business/ Visma Business versjon 14.10. Alle kunder på bankavstemming må benytte ver. 15.x og nyere. Ver.14.10 var pilotversjon, og sentrale feil ble rettet etter pilotkjøring. Lisens for “Visma Business Bank reconciliation”. Modulen har ingen begrensning på antall brukere, det er kun en Av/På-lisens. Uten lisensen vil ikke behandlingsvalgene for bankavstemming være tilgjengelige   Se gjennomgang av bankavstemming ( se vedlagte pdf ) :   Banktransaksjoner tilbake i tid: Det fungerer ikke hente ned banktransaksjoner tilbake i tid, Du kan kun hente ned/motta automatisk via visma.net autopay kontoutskrifts-transaksjoner fra det tidspunkt hvor dette aktiveres på bankavtalen i Autopay. Du kan registrere kontoutskrifts-transaksjonene manuelt tilbake i tid inne i Visma Business.   Formular bankavstemmingsrapport: Det ligger 2 formularer som standard til bankavstemmingsrapporten – formulartype lik 12. Et formular for innenlands – og et formular for valutakonto   I formularet som benyttes mot en innlands- konto så er det viktig at det er kolonnen  for "avstemming restbeløp" som er tatt frem og benyttes - ikke kolonnen for "avstemming restbeløp i valuta". "Avstemming restbeløp i valuta" kolonnen benyttes ved avstemming valutakonti da det er "Beløp i valuta" verdiene som ligger til grunn   Husk å velge riktig formular ved godkjenning av periodens avstemming. Du kan manuelt evt endre vindu for utskriftsoppsett – eller lage et nytt utskriftsoppsett med riktige kolonner – og knytte dette til et nytt formular   Versjonsendringer:   Versjon 16.0     Avstemming av regnskapstransaksjon med valuta   Avstemming av en hovedbokstransaksjon med valuta mot en tilhørende kontoutskriftstransaksjonen, var ikke alltid mulig. Dette fordi mange banker leverer kontoutskrifter kun med beløp i kontovalutaen, uten de tilhørende valutabeløpene. Avstemming er nå endret for bankkontoer i innenlandske valuta (dvs. kontoer hvor feltet Valutanr i tabellen Bankpartner er tomt, eller likt med feltet Valutanr i tabellen Bedriftsopplysninger). For disse vil kun verdien i feltet Avstemming restbeløp bli tatt hensyn til i avstemmingen, og ikke som tidligere også valutafeltet på transaksjonen. Godkjent avstemming vedlegg   Det er nå mulig å koble vedlegg til rader i tabellen Godkjent avstemming. Vedlegg kan for eksempel være PDF-filer med kontoutdrag fra banken, eller dokumenter med ekstra forklaringer av beløpene i avstemmingen.   Versjon 15.01.0 Manuell avstemming   I tidligere versjoner fikk man en advarsel når det ble gjort forsøk på å matche transaksjoner med ulike beløp. Nå er standard virkemåte at dette ikke er mulig, og en feilmelding returneres. Det er imidlertid mulig å få tilbake den "gamle" virkemåten ved å angi den nye parameteren Match transaksjoner selv om beløpene er forskjellige i feltet EBF-behandling 2 i tabellen Bankpartner.   Versjon 15.00 Automatisk avstemming som en del av behandlingen Bokfør bankgebyrer og renter   Når Direkte oppdatering er aktivert i dialogboksen Bokfør bankgebyrer og renter, blir avstemmingsprosessen automatisk utført. Den opprettede posten i tabellen Hovedbokstransaksjon blir automatisk avstemt med den refererte posten i tabellen Kontoutskriftstransaksjon.   Merk: Kolonnen Kontoutskr.trans.nr har blitt lagt til i tabellene Bilag og Oppdatert bilag og som referanse til tabellen Kontoutskriftstransaksjon.   Bankreferanse-basert matchingsalgoritme for Automatisk avstemming   Det er lagt til en ny matchingsalgoritme for automatisk å kunne avstemme Hovedbokstransaksjon-poster med poster i tabellen Kontoutskriftstransaksjon. Algoritmen søker i disse to tabellene etter unike, matchende kombinasjoner av Bankreferanse og Avstemming restbeløp i valuta. Etter at matchingen er gjennomført, vil de resulterende Avstemt transaksjon-postene ha Algoritme angitt som 7 - Enkeltvise transaksjoner med samme bankreferanse.   Merk: Denne nye algoritmen får den høyeste kjøringsprioriteten av alle algoritmene for behandlingsvalget Automatisk avstemming. Ny kolonne for Bankpartnernr   Kolonnen Bankpartnernr er lagt til i tabellene Godkjent avstemming og Avstemt transaksjon. Ved hjelp av denne fremmednøkkelen kan tabellen Bankpartner slås sammen med tabellene Godkjent avstemming og Avstemt transaksjon.   Trekk tilbake godkjent avstemming   Nå er det mulig å trekke tilbake en bankavstemmingsrapport. Behandlingsvalget Trekk tilbake godkjent avstemming kan bare kjøres for den seneste godkjente rapporten. Dvs. hvis den valgte raden i tabellen Godkjent avstemming har det høyeste Avstemmingsnr. for en bestemt Bankpartnernr-verdi. I tillegg kan behandlingsvalget bare kjøres hvis Avstemt pr. dato for den valgte posten er nyere enn sperredatoen.   Bruk av feltet "Avstemming restbeløp" for matching   For bankkontoer i innenlandsk valuta benyttes nå feltet Avstemming restbeløp for matching av transaksjoner i tabellene Hovedbokstransaksjon og Kontoutskriftstransaksjon. Feltet Avstemming restbeløp i valuta ble tidligere brukt både for bankkontoer både i innenlandsk og utenlandsk valuta, men benyttes nå kun for utenlandske kontoer.   Bankavstemmingsrapport   I filen for norske standardoppsett (norstd.txt), har formularet for Bankavstemmingsrapport blitt oppdatert med informasjon for "Bankkonto" og "Hovedbokskonto". Det finnes nå også to utskriftsformularer, et som skal benyttes for bankkontoer i innenlandsk valuta og et for valutakontoer   Konvertering av format på bankkontonr. ved import av kontoutskriftstransaksjoner   Enkelte banker kan sende kontoutskriftstransaksjoner for bankkontonr. med et annet format (BBAN eller IBAN) enn det som er angitt på den aktuelle bankpartneren. For bankavstemmingsformål blir nå bankkontonr. på importerte rader i tabellen Kontoutskriftstransaksjon lagt til med samme format som bankkontonr. på bankpartneren.   Feil fortegn på banksaldo   Ved import av kontoutskriftstransaksjoner ble negative verdier i saldofeltene for bank importert som positive. Dette er nå løst.   Bankavstemmingsrapport   Ved utskrift av Bankavstemmingsrapport ble ikke uavstemte transaksjoner for tidligere perioder spesifisert, noe som førte til differanse på rapporten. Dette er nå løst.   Import av kontoutskriftstransaksjoner feiler   Hvis XML-filen for kontoutskriftstransaksjoner kun inneholdt saldoer, og ingen transaksjoner (dvs. ingen <Entry>-elementer), feilet importen. Dette er nå løst.   Versjon 14.10 Utskrift og godkjenning av avstemning   Det er lagt til utskrift av Bankavstemmingsrapport. Dette har blitt gjort for en eller flere bankkontoer, for en bestemt regnskapsperiode/år. Hvis innholdet i rapporten er riktig, kan det godkjennes før de avstemte transaksjonene låses for videre behandling. Det opprettes en post for godkjenningen i tabellen Godkjent avstemming, som også vil inneholde PDF-rapporten.   Legge inn data manuelt i tabellen Kontoutskriftstransaksjon   Når man starter opp med bankavstemmingen, kan man noen ganger trenge å legge inn poster manuelt i tabellen Kontoutskriftstransaksjon. Dette kan nå gjøres direkte i tabellen. Radene som er lagt inn manuelt, vil ha verdien 1 - Manuelt registrert i det nye feltet Opprinnelse. Disse radene kan redigeres og slettes helt til de har blitt avstemt, mens rader med opprinnelsen 2 - Importert fra AutoPay er låst for redigering.   Ny kolonne for Algoritme i tabellen Avstemt transaksjon   Det er lagt til en ny kolonne for Algoritme i tabellen Avstemt transaksjon. Kolonnen viser hvilken avstemmingsalgoritme den automatiske avstemmingsrutinen brukte. Hvis manuell avstemming ble brukt, logges det også.   Gjenstående desimaler etter avstemming   Avstemmingen kunne for noen beløp føre til at 0,01 ble stående igjen i feltene for Avstemming restbeløp. Dette er nå løst.    

På alle leverandører hvor det skal foretas utlandsbetalinger må det legges inn noen ekstra opplysninger som for eksempel SWIFT-kode (BIC): 1. Gå til Administrasjon > Aktører > Leverandører. 2. Legg inn bankkontoen etter IBAN standarden for de land som bruker det. (IBAN og BIC er et krav innen EU/EØS + Sveits) 3. Legg inn SWIFT-kode (omtalt som BIC/SWIFT-adresse av bankene) 4. SWIFT-adresser legges kun inn når IBAN ikke brukes, men må da legges inn. 5. Noen få land, bla. USA, krever Clearingkode/bankkode. Dette legges inn i feltet "Bankfilial". 6. I feltet "Lev.pref." bør du krysse av for "Utlandsremittering". 7. Se for øvrig DNB sine sider om krav til utlandsbetalinger. 8. Feltet ''Landnummer'' på leverandør må fylles ut, men ikke for Norge (47). 9. Utenlandsk landnummer må unntas fra moduluskontrollen    For mer utfyllende informasjon se pdf

Denne artikkelen er for å hjelpe de som har synkronisert .net Autopay med Visma Business og opplever at kommunikasjonen ikke er som den skal være.   Det har vært tilfeller der noen må hente informasjon fra AutoPay til Business manuelt første gang for å få igang automatikken. Før du gjør det må du først kontrollere at AutoPay er satt opp riktig, og avtalen med banken fungerer. Det kan du enkelt gjøre med å sjekke at transaksjonene vises i AutoPay. Skulle alt være riktig i visma.net, men informasjonen hentes ikke inn automatisk til Business så kan du følge stegene under:   Steg nr. 1: Lokaliser og markér Visma.Net AutoPay under: Regnskap, Betalingsformidling og Hente returdata. (alternativ rute: trykk på Oppsett-utforsker (CTRL+O), deretter: Tabeller, Regnskap, Betalingsformidling, Bankpartner)                         Når du er her er det en knapp til høyre i menyen som er markert på bildet (et lyn med pil ned):   Da vil informasjonen innhentes manuelt.  Dette skal løse problemet og bare være nødvendig å gjøre første gangen.

Vi ser at noen brukere har utfordringer etter aktivering av 2FA. Ved opplasting av betalingsforslag henger rutinen seg uten at godkjenningsbildet med passord og kode kommer opp: Får fram 2FA loading og så stanser prossessen. Dette kan være enkelte brukere, på enkelte av deres klienter.   Årsaken ser ut til å være problemer med  "embedded'e" (innebygde) sider i Visma Business for Autopay når de benyttes i kombinasjon med 2FA, disse sidene er bygd mot Internet Explorer.   Internet Explorer vil bli erstattet med Microsoft Edge, foreløpig planlagt v. 15.10 desember 2020.   For de av brukerne som opplever problem anbefaler vi en sjekk av brannmur mot Internet Explorer, dersom det ikke løser problemet foreslår vi workaround:   Unnlate å bruke de embeddede vinduene i kombinasjon med 2FA frem til dette er løst, og benytt muligheten i bedriftstabellen i Business med å definere at godkjennings-bildet  automatisk kommer opp ved opplastning av betalinger, dette fungerer med 2FA og bl.a. google chrome. Her må annen nettleser enn Internet Explorer være definert som standard nettleser i Windows settings    

Oppsett i Visma Business   For å sende MVA-oppgave via AutoReport, må følgende felt være riktig utfylt (Regnskap - Regnskapsrapporter - Regnskapsrapporter - fane Skattemelding - Logger og oppsett av AutoReport i Visma Business - AutoReport oppsett):   Org.nr. i tabellen for firmaopplysninger MVA reg.nr. (obligatorisk før versjon 13.01.0) Adresselinje 1 Postnr. Poststed E-postadresse Telefonnr. Bankkonto Leverandørnr. Avgiftsoppgjør AutoReport behandling    Her kan du velge følgende: Send til AutoReport: vil bli forhåndsvalgt ved sending av MVA-rapporter Behandle meldinger for betaling av mva. automatisk: Visma Business vil da automatisk behandle meldinger fra Altinn og generere bunt med posteringer mot leverandørreskontro på leverandøren som er angitt i feltet Leverandørnr. Avgiftsoppgjør mot hovedbokskonto definert i Avg.oppgj.konto fra Bedriftsopplysninger.  Automatisk oppdatering av bunter for behandling av mva: Betalingsbunt mottatt fra Altinn bokføres automatisk.      Oppsett i Visma.net   Tjenesten AutoReport må aktiveres på aktuelt firma i Visma.net Admin   Brukere som skal sende MVA-oppgave må tildeles rollen “AutoReport user” i kolonnen for AutoReport i Visma.net Admin Dersom brukeren nå logger seg ut og inn av Visma.net, vil de få opp ikonet for Visma.net AutoReport i Visma.net Home.      Registrere datasystem i Altinn for innsending av omsetningsoppgave   Altinn må ha informasjon om hvilket datasystem som skal sende inn omsetningsoppgave. Logg deg inn i Altinn, velg administrasjon, og legg inn Visma Business i nedtrekksmenyen for “Datasystem type”. Når dette er gjort, vil du få tildelt en unik Datasystem ID og angi et Datasystem passord. Byrå kan bruke en felles Datasystem ID.    Disse verdiene må du ta med deg tilbake til Visma.net Autoreport og legge inn under fanen “Innstillinger”. Byrå kan bruke en felles Datasystem ID.      Du er nå klart for å sende MVA-melding direkte til Altinn fra Visma Business!

Dersom en Visma.net klient skal flyttes fra et byrå til et annet byrå, eller dersom en Visma.net klient skal flyttes fra en virksomhet til en annen virksomhet. Og dette inkluderer bytte av kundenummer. Vil det for Visma.net autopay bety en endring som man bør være oppmerksom på.   Dersom en i Visma.net Autopay inn under bankavtalen, ikke får endret / lagret kundenummer på følgende sted:     Da må Visma kontaktes via Support, eller så må en ta kontakt med din Visma Partner slik at en får åpnet opp for å endre dette. Selve endringen må skje av Visma sentralt.   Dette vil ikke gjelde hvis kunden har egen nettbank (og ikke er tilknyttet byråavtale). Det vil da være mulig å endre Kunde ID. KundeID er mulig å endre dersom det benyttes egen nettbank eller andre banker som henvist over.     Skjema for bestilling av Visma.net tjenester for flytting fra et kundenummer til et annet kundenummer, finner du i denne lenken. Bestilling av dette, bør gå via din Visma Partner. Skjema skal alltid benyttes for overføring av et Visma.net firma med historikk for selskap, og brukere.   Vi jobber med å få inn dette som et eget punkt i skjema. Dersom en ikke finner dette i skjemaet, benytt et av de ekstra feltene. Husk å oppgi company id / Firma id for firmaet det gjelder.  

En enkel beskrivelse av hva som må gjøres for å komme i gang med Visma.net Autopay i kombinasjon med Visma Business.