Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Korrigering i visma.net autopay kl 12 (9.juli), ser ut til å ha løst problemene.   Fint om det sjekkes at innbetalinger for perioden er levert, og at det kontrolleres at innbetalinger ikke er kommet dobbelt   Dersom noen Danske Bank kunder mangler ocr for 2.juli må det bestilles ny fil: INTS@danskebank.no, så leverer de nye filer for den 02.07.20 med kidinfo   Vi beklager veldig denne hendelsen!   --- Vi forventer å få lest inn manglende innkommende betalinger til Visma Business i løpet av torsdag 09.07.2020.   Noen Visma Business kunder har fått feilmelding om “NullReferenceException” når Visma Business prøver å prosessere innkommende betalinger, eller manglende nedlastet dato i visma.net AutoPay. Årsaken til denne feilen ble korrigert tirsdag ettermiddag, og vi jobber nå med å ettersende manglende data. MERK: Dersom Visma Business oppdaterte noen innkommende betalinger før feilmeldingen oppstod så kan disse betalingene bli lest inn dobbelt. Dette må i tilfelle manuelt korrigeres i Visma Business. Oppfordrer derfor til en ekstra kontroll av innbetalinger første uke i juli. 

Spesifikke forutsetninger for Visma.net Expense-integrasjon i tillegg til de generelle Visma.net-forutsetningene.   Det er viktig å sette seg inn i mulighetene som finnes før en starter med oppsett og kobling. i hjelpefilen til Visma Business, les også disse dokumentene: Oppsett: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_Expense_integration_setup_Business.html Generere bunter/bilag: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/concept/c_booking_expense_claims_to_accounting.html Refakturering: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/concept/c_sending_expense_claims_to_reinvoicing.html   Det er også laget et webinar som kan skaffes fra Visma Academy som viser rutinen med oppsett av Expense og Visma Business, samt hvordan dette fungerer i praksis. Klargjøring i Visma.net Expense     OBS: Benytter man flyt som inkluderer betaling i autopay, men har utlegg som er betalt av arbeidsgiver (f.eks kredittkort betalt av arbeidsgiver),og ikke skal utbetales via autopay, er det viktig at dette hukes av for i Expense (Betalt av arbeidsgiver). Systemet krever at denne reisen skal få status betalt og da må det sendes til Autopay for at Expense skal kunne sende melding til ERP.  Derfor er det viktig at dette kontrolleres før reisene godkjennes. Innstillinger Visma Business: Master Data Management (MDM) integrasjon må være aktivert.   Bedriftsbehandling i Bedriftstabellen Hvis Behandle innkommende bokføringsdokumenter automatisk er aktivert, behandles dokumenter automatisk når de blir mottatt fra Visma.net Expense.     Bokføringstilfeller: Inngående regnskapsdokumenter i  Bedriftsopplysninger tabellen   Det er mulig å aktivere en automatisk oppdatering av bunter ved å velge direkte oppdatering. Bare bunter uten feil vil bli automatisk oppdatert. Expense bilagsserie i Bedriftsopplysningertabellen.     Hent frem”Expense Bilagsserie - legg inn den nye serien her:     Bilagsnummer vil bli hentet fra denne serien når det blir opprettet nye bilag, og innkomne bilag vil få Opprinnelse 2 - Expense . Ordrebehandling 1: Spesialbehandling (faktura) i Bedriftsopplysninger-tabellen   Hvis Opprett separate ordrer fra Visma.net Expense er aktivert, vil Del opp-behandlingen automatisk bli utført på den nyopprettede salgsordren. Mer spesifikt vil det opprettes nye seperate ordrer for hver kunde fra den første salgsordren fra Visma.net Expense. Hvis dette alternativet er deaktivert, opprettes bare en salgsordre for hvert behandlet dokument. I dette tilfellet kan brukeren manuelt utføre Del opp-behandlingen for å opprette nye ordrer for hver kunde. Brukeren kan også manuelt utføre Overfør-behandlingen for å flytte ordrelinjer til    Produkt mapping for viderefakturering   Kostnadstyper fra Visma.net Expense må kobles mot produkter i Visma Business slik at viderefakturering skjer mot rette produkt. Her er det viktig å sjekke hva som står i hjelpefilen i forhold til Standard Expense typer slik at det blir unike koblinger mot produktet i Visma Business. http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_Expense_integration_setup_Business.html Koblingen som settes på de forskjellige produktene som en ønsker å benytte i VB, hentes fra Leveringsalternativ.   Se f.eks Bilgodgjørelse:   I Visma Business blir det da slik på produktet:     Viktig at denne koblingen er unik for produktene, og at det også settes opp bare en slik kobling pr produkt.   Viktig å huske på at Visma.net Expense operer med brutto priser, mens Visma Business med nettopriser. Og for å korrekte priser skal benyttes som grunnlag for fakturering og mva behandling er det viktig å benytte korrekt behandlingsmåte på de produktene som ikke skal ha mva fradrag på prisene fra Expense, f.eks Bilgodtgjørelse og Diett.     På alle produkter kan det også være lurt å sette på unntas lagerhåndtering:    

På alle leverandører hvor det skal foretas utlandsbetalinger må det legges inn noen ekstra opplysninger som for eksempel SWIFT-kode (BIC): 1. Gå til Administrasjon > Aktører > Leverandører. 2. Legg inn bankkontoen etter IBAN standarden for de land som bruker det. (IBAN og BIC er et krav innen EU/EØS + Sveits) 3. Legg inn SWIFT-kode (omtalt som BIC/SWIFT-adresse av bankene) 4. SWIFT-adresser legges kun inn når IBAN ikke brukes, men må da legges inn. 5. Noen få land, bla. USA, krever Clearingkode/bankkode. Dette legges inn i feltet "Bankfilial". 6. I feltet "Lev.pref." bør du krysse av for "Utlandsremittering". 7. Se for øvrig DNB sine sider om krav til utlandsbetalinger. 8. Feltet ''Landnummer'' på leverandør må fylles ut, men ikke for Norge (47). 9. Utenlandsk landnummer må unntas fra moduluskontrollen    For mer utfyllende informasjon se pdf

Dette er en beskrivelse for hvilken informasjon som må ligge på kundene for at AutoInvoice skal kunne sende elektronisk til dem. Beskrivelsen gjelder både for Norge og andre land.

Vi ser at noen brukere har utfordringer etter aktivering av 2FA. Ved opplasting av betalingsforslag henger rutinen seg  uten at godkjenningsbildet med passord og kode kommer opp: Får fram 2FA loading og så stanser prossessen. Dette kan være enkelte brukere, på enkelte av deres klienter.   Årsaken ser ut til å være problemer med  "embedded'e" (innebygde) sider i Visma Business for Autopay  når de benyttes i kombinasjon med 2FA , disse sidene er bygd mot Internet Explorer.   Internet Explorer vil bli erstattet med  Microsoft Edge, foreløpig planlagt v. 15.10 desember 2020.   For de av brukerne som opplever problem anbefaler vi en sjekk av brannmur mot Internet Explorer, dersom det ikke løser problemet foreslår vi workaround:   Unnlate å bruke de embeddede vinduene i kombinasjon med 2FA frem til dette er løst, og benytt muligheten i bedriftstabellen i Business med å definere at godkjennings-bildet  automatisk kommer opp ved opplastning av betalinger, dette fungerer med 2FA og bl.a. google chrome. Her må annen nettleser enn Internet Explorer være definert som standard nettleser i Windows settings    

Revisorer eller andre som ha behov for å kontrollere regnskapet kan gjøre dette ved oppslag til systemet. Den foretrukne måten er å ta dette gjennom rapporteringsløsningen som er knyttet til Business. Da enten Visma Rapportering eller OneStop Reporting, alt etter hva bedriften benytter. Begge disse løsningene har tilpassede rapporter/tilganger for revisor.   For andre som ikke benytter dette så må det gis tilgang til Visma Business og evt Dokumentsenter for å få gjort de nødvendige kontrollene. Du trenger da følgende:  Tilgang til lisensen (fås ved henvendelse til kundesenteret@visma.no).  Hvis programvaren ikke er  tilgjengelig - må tilgang gis fra driftsleverandør (ASP).  Brukerdokumentasjon ligger inne i programmet, hjelpefila (F1) samt informasjon på Community, her kan alle få tilgang.    Etter at dette er på plass, trengs det tilgang til moduler, samt adgangsgruppe med kun lesetilgang. Dette er noe din Visma Partner kan bistå med.    Skjermbilde Bruker Revisor NB - for de som benytter VUD - så må bruker oppsettet gjøres der, men har med seg samme valg som via Visma Business   Legg opp en bruker med tilhørende bilder for oppslag - samt moduler for hva som skal revideres - regnskap/ordre                               Bedriftsgruppe Ha en egen bedriftsgruppe som inneholder kun de firma som skal revideres:                           For oppslag mot dokumenter må også revisor brukeren ha tilgang til dokumentsenteret:    

For dere som ønsker å purre og skrive ut Rentenota selv fra Visma Business 

Her er oppskriften for å komme i gang med å sende fakturaer fra Visma Business (VB) til privatkunder via Visma.net AutoInvoice (AI) Med Visma.net AutoInvoice kan du fakturere privatkunder på følgende måte: Sende eFaktura rett i nettbanken og til Vipps Sende på e-post til de du oppgir en e-postadresse på Skrive ut, pakke og sende fakturaen på papir til en lav kostnad Her er de 6 punktene du må igjennom for å komme i gang. Hvis du allerede sender fakturaer til bedrifter via AutoInvoice, så kan du hoppe rett til punkt 5. 1. Lisens Så godt som alle skal ha AutoInvoice i sin Visma Business lisens. Hvis dere får problemer med punkt 3 (koble AutoInvoice til deres fakturasystem), så kan dette komme av manglende lisens. I så fall kontakt aktivering@visma.com.  2. Registrer ditt firma i AutoInvoice Dere må ha registrert deres firma i AutoInvoice. Hvis dere tidligere har brukt AutoInvoice mot deres firma, så har dere allerede en registrering der som dere kan bruke videre. Hvis dere ikke har det, så kan du registrere dere i AutoInvoice slik: Vi anbefaler å bruke den automatiske registreringen i AutoInvoice. Men det går også an å følge denne oppskriften: Følg denne oppskriften 3. Koble AutoInvoice til ditt Visma økonomisystem For dere som fulgte den automatiske registreringen i versjon 11.01 eller nyere, så er AutoInvoice allerede koblet mot ditt økonomisystem. Oppskrift for dere som registrerte dere manuelt eller allerede har en konto i AutoInvoice: Kopiere nøkler fra AI over til VB   Logg inn i AI-portalen, http://autoinvoice.visma.com med den brukeren du vil skal stå som avsender av fakturaene Klikk på Innstillinger oppe til høyre Da ser du to nøkler som du skal kopiere inn i VB Start VB og gå inn i dialogen for bedriftsopplysninger. Denne ligger blant annet under administrasjonsmenyen. Hent frem de skjulte feltene “AutoInvoice Firma UUID” og “AutoInvoice Standardbruker API nøkkel”, hvis du ikke allerede har disse fremme (Ctrl + U for å hente frem skjulte felter). Kopier over nøklene fra AI-portalen Husk å lagre 4. Sjekk innstillingene i økonomisystemet for ditt firma Start Visma Business og gå inn i dialogen for bedriftsopplysninger. Denne ligger blant annet under administrasjonsmenyen.       Følgende felter må være korrekt utfylt Orgnummer EU mva reg.nr, skal fylles ut hvis du er MVA-pliktig og skal fakturerer MVA. Organisasjonstype: Hvis du er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysundregistrene så skal du skrive inn «foretaksregisteret» her. Bankkonto: Her skal bankkontonummer være fylt ut (eventuelt kan bankforb.nr. brukes). IBAN/BIC: Må være fylt ut hvis du skal sende fakturaer utenlands. Hvis feltet er utfylt, så må det være korrekt. Landkode må være fylt ut på adressen. 5. Aktiver avtale om B2C (eFaktura til privatpersoner) Aktiver avtale om eFaktura Slik aktivere du avtalen om å sende elektronisk faktura rett i nettbank til privatpersoner     Logg deg inn i AutoInvoice-portalen for det firmaet som skal sende e-faktura til privatpersoner Velg innstillinger oppe til høyre. Deretter velger du “Fakturering av privatpersoner (B2C)” i menyen til venstre Kryss av for "Aktiver elektronisk fakturering av privatpersoner (B2C)" Hvis du har en OCR-avtale med banken din og bruker KID-nummer på fakturaene dine, så kan du aktivere at forespørsel om eFaktura dukker opp når kunden betaler fakturaen manuelt i sin nettbank. Dette kalles avtalefangst. Kundenummeret må være en del av KID'en.  Da må følgende tre felter fylles ut: Ditt bankkontonummer Lengden på KID-nummeret Plasseringen av kundenummeret i KID: Hvis du har kundenummeret først i KID'en og den består av 5 siffer, så skriv 1-5 i dette feltet. Hvis det derimot kommer etter fakturanummeret som også er på 5 siffer, så skriver du 6-10. Prefix - Dette skal ikke fylles ut med mindre du vet at du har dette behovet. Trykk på “Aktiver avtale” 6. Merk privatkunder for sending via AutoInvoice For at systemet skal sende fakturaen via AutoInvoice er det to felter man må kjenne til: Mottakerens elektroniske fakturaadressen (som er eFakturareferansen for B2C-fakturer) Mottakerens operatørnummer (som er sendemåten) I tillegg til dette må man angi at sendemåte skal være AutoInvoice (på samme måte som B2B).   Hvis man har sendt eFaktura tidligere, vil eksisterende kunder ha en eFaktura-referanse. For å beholde disse avtalene, må man legge denne referansen  inn som elektronisk fakturaadresse på hver kunde. NB! Hvis du har tillatelse til å lagre personnumre på kunden, så må dette ikke lagres i orgnummer-feltet. Fordi dette da vil komme med på fakturaen i den elektroniske filen, noe som ikke er lov å sende ut.   Visma Business, fra versjon 13.10 Hvis man sender i standard format (dvs Peppol Bis 3) så gjelder følgende: Følgende må legges inn på kunden som skal motta fakturaen: Sendemåte for dok1 = AutoInvoice Under Kundepref, må det være krysset av for "Privatperson" Hvis man har annen eFaktura-referanse enn kundenummeret, må denne legges inn i "AutoInvoice endepunkt-ID" Mobilnummer eller epostadresse bør også fylles ut for å få flest mulige fakturaer sendt som eFaktura. Mobilnummer legges i “Telefonnr” og epostadressen følger samme logikk som B2B, dvs at man kan bruke firma-epostadressen eller AutoInvoice-epostadresse med de innstillingene som finnes rundt dette. Hvis man har krysset av for "Bruk eldre format for fakturering" i AutoInvoice behandling" i Bedriftsinformasjon-tabellen, så bruk samme oppskrift som for versjoner før 13.10.   Visma Business, før versjon 13.10 Følgende må legges inn på kunden som skal motta fakturaen: Versjon 12 eller nyere: Kryss av for "Bruk eldre format for fakturering" i AutoInvoice behandling"-feltet i Bedriftsinformasjon-tabellen. Sendemåte for dok1 = AutoInvoice "AutoInvoice operatørnr" må være B2CNO Hvis man har annen eFaktura-referanse enn kundenummeret, må denne legges inn i "GLN/GS1"-feltet Mobilnummer eller epostadresse bør også fylles ut for å få flest mulige fakturaer sendt som eFaktura. Mobilnummer legges i “Telefonnr” og epostadressen følger samme logikk som B2B, dvs at man kan bruke firma-epostadressen eller AutoInvoice-epostadresse med de innstillingene som finnes rundt dette.

Gå inn under Administrasjon | Systemopplysninger | Brukere for å se hvor mange aktive brukere som finnes.  Alle aktive brukere har tildelt moduler. Hvilken type modul angir hvilke rettigheter/tilganger brukeren har (fakturering, regnskap f.eks)   Brukertabellen gir en oversikt over brukere og hvilke moduler disse har tilknyttet seg:                 Her ser vi et eksempel på brukere med tildelte moduler, samt hvilken adgangsgruppe disse er knyttet til.   1 System 2 Byrå bruker ➔ Ansattgrupper 4 Ekstern bruker   Eksempler på moduler tildelt:                                 Resultatet av disse vil gi en verdi i feltet for Moduler og utifra dette kan en identifisere hvilken type bruker dette er. Så lenge en bruker er opprettet med navn og modul, telles den som “i bruk”, og inngår da i de som er tilgjengelig til bruk i forhold til de totale antallet brukere som ligger i lisensen.   I vårt eksempel har vi 10 totale brukere tilgjengelig:           Vær obs på følgende ved eventuell nedgradering av brukere Visma Business::  https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Kundeservice-for/Har-du-nedgradert-antall-brukere-eller-moduler-i-Visma-Business/ta-p/141249

En enkel beskrivelse av hva som må gjøres for å komme i gang med Visma.net Autopay i kombinasjon med Visma Business.

Etter seneste oppdatering av Outlook (KB4484343) har mange fått problemer med flytting av filer fra Outlook til Visma Document Center.   Avinstallasjon av seneste oppdatering for Outlook løser problemet. Se: https://support.microsoft.com/en-us/help/4484343/may-5-2020-update-for-outlook-2016-kb4484343 Alternativ løsning kan være å flytte filene til AutoImport mappe for VDC slik at de automatisk blir importer i VDC. Eller lagre filene i annen mappe for så og dra de inn i VDC.

Vi har erfart at noen kontakter oss siden fakturaene ikke blir sendt elektronisk lengre.   Fra 01.01.2020 har en del nye kommuner slått seg sammen.  Kanskje er dette årsaken til at fakturaene ikke er blitt sendt elektronsik?   Vi har erfart at noen kommuner har beholdt det gamle orgnr. mens andre har opprettet nye.  Selv der hvor kommunenavnet er blitt videreført ser vi at praksisen er forskjellig.  Ta kontakt de aktuelle kommuner for å få de riktige org.nr.   Mitt tips er derfor å søke igjennom alle kunder og kontroller om en av deres kunder er blandt de som er endret. Hvis dere benytter Visma Bizweb kan dere få informasjon om at kommunene er opphørt.  Her har jeg eksempel på to av kommunene som er slått sammen.  Jeg har i tillegg opprettet den nye kommunen.  I dette tilfelle vil det komme klart fram at Ski- og Oppegård kommune ikke skal brukes lengre.       Her finner dere en oversikt over disse kommunene under Kommune- og regionsendringer 2020

Vi har sett at en del bruker org.nr 999 999 999 dersom de skal sende en faktura til en privatkunde.  Mange har et oppsett i Visma Business som tvinger igjennom at det må registreres et org.nr   Dersom dere skal sende til en privatkunde skal dere ikke sende med noe org.nr.    Tidligere “overså” AutoInvoice org.nr 999 999 999.  For en tid tilbake var det noen som klarte å registrere dette org.nr inn i Peppol-registeret (Elma).  Dette gjorde at faktura som tidligere ble rutet enten via epost eller pr. post nå ble dirigert til dette “fake” nummeret.  I en periode måtte Maventa stoppe de som ble rutet.  Etterhvert fikk de deaktivert kontoen. Selv om nummeret er blitt deaktivert, ligger det inne i et søkeregister som vil gi en feilmelding hvis en faktura blir prøvd sendt til org.nr 999 999 999.  Da vil ikke fakturaen bli rutet videre til epost eller post.  Den vil generere en feilmelding. Får å unngå unødvendig feilhåndtering av fakturaene ber vi dere om å gå igjennom kundelisten og endre alle de som er registrert med org.nr 999 999 999.   Trenger dere hjelp til å endre oppsettet slik at kunder blir registrert som privatkunder, kan dere sjekke dette brukertipset.    Alternativt tar du kontakte med din partner slik at de kan hjelpe dere.

Ocr import (betalinger fra kunder) i VismaBusiness via Visma.net.Autopay eller Babelbank Hvorfor Automatisk generering av bilag for ocr betalinger Formål I VismaBusiness må du definere ocr kid så betalingsløsningen kan finne ut hvordan systemet skal finne kundenummer og fakturanummer ut fra kid. Det er naturlig å definer flere rader for håndtering av betalinger.   Beste praksis Bruk tabellen “Factoringselskap” for å definere kid Du må se på settingene for betalingsprosessen og lengden på kundenr og fakturanr for å få en oversikt over tolkingen av kid Eks: Lengden på kid inklderer kontrollsiffer på 16 tegn, dette betyr at du må definere settinger for 15 tegn   "Fact behandling” Denne må hakes av for ocr/kid definisjon. (bitverdi 2) "Factoring id" Du kan matche innkommende betaling direkte mot kid som står på fakturaen (åpen post) i Visma Business. For å få til dette må “Fctoring id” stå til 0;0 Du kan også bruke kolonnen factoring id til å sette start posisjon for kundenr og fakturanummer – kundenr; fakturanr. (eks 6;8) Hvis kid kun består av kunde- eller fakturanr må du sette 0 (null) for settingen som ikke er i bruk. Avhenging av settingene i kolonnen betalingsbehandling og bruk bare kundenr /bruk bare fakturanr som kid (Kun Babelbank). “Kid factoring siffer” Babelbank vil behandle disses som siffer mellom kunde og fakturanr   “Kid kunde/levsiffer” Antall siffer i kundenummer   “Kid refnr sifer” Antall siffer i fakturanummer "Bankkonto" Her legges klienten bankkontonummer. Om de har flere bankkontoer defineres en kiddefinisjon pr bankkonto “Ocr bankkontnummer” Legg inn hovedbokskontoen for denne bankkontoen   “Ansvarsenheter” Legg inn ansvarsenhet som benyttes, eks. avdeling og prosjekt "Betalingsbehandling” Denne er i bruk kun for Babelbank Eks: KID 010234000024672 (010234 00002467 2)   Innstillinger for ocr import (avansert) Hvis firmaet mottar betalinger for mer enn en bankkonto eller har forskjellig kid på samme bankkonto, må dette settes opp på flere linjer. Eksempel som viser to varianter av kid på samme bankkontonummer.   KID "OCR betaling" 010234000024672 (010234 00002467 2) KID "OCR ekstern kID" 0200010234001013589 (020 0010234 00101358 9)     Hvis kid inneholder mer enn fakturanummer og kundenummer, kan du sette start posisjon for kundenummer og fakturanummer. Eksempel kid 0200010234001013589 viser kundenummer fra posisjon 4 og fakturanummer fra posisjon 11. "Bilagsserienummer" (Kun BabelBank) Hvis det er to varianter av kid med samme lengde men med forskjellige bilagsserienummer, kan du sette serien i denne kolonnen så betalingsløsningen tester på denne og velger rett bilagsserie. I tabellen bilagsserie definerer du fakturanummer for hver serie med første bilagsnummer og siste bilagsnummer.

(Vanskegrad: ST Tilpass ) I forrige artikkel snakket vi mest om hvordan de ulike instillingene skal brukes. Denne gangen har vi valgt en med praktisk tilnærming, og demonstrerer bl.a. hvordan du lager og bruker en salgsstruktur. Før du starter opp videoen, er det et par ting som er greit å vite. I venstre kant av bildet finnes en innholdsliste, som lar deg hoppe til en bestemt del. Klikker du utenfor videobildet, gjemmer du bort den listen, men den dukker opp igjen når du peker inne i bildet. Nederst i bildet finner du også en rad med kontroller. start/   Volum                                                                                                                                   innhold                           full stopp                                                                                                                                                                                skjerm   Link til video: HER

(Vanskegrad: ST Standard) Spørsmål fra en bruker: «Finnes det maler for strukturer i Visma Business?» I dette brukertipset skal vi ikke snakke mye om hva en struktur er, men heller se på noen måter du kan sette opp strukturer på. For å svare på brukerspørsmålet først: Nei, det finnes ingen maler, men ja, du kan lage deg et malprodukt som også kan være en slags mal for en struktur – mer om dette senere. Litt forenklet kan vi si at du lager en struktur slik: Registrer de produktene som skal være med i strukturen – dette gjelder både for strukturhodet, og for komponentene. Stå på strukturhodet, og hent inn de ulike komponentene til strukturtabellen Juster egenskapene til produktene og lagre Du kan selvsagt legge til nye deler til en struktur i ettertid, men det er lurt å ha nok komponenter på plass med en gang – blir mye enklere å kontrollere at alt er på stell da.   Her har jeg laget tre produkter. Ett strukturhode og to underkomponenter. Hvordan skal så disse elementene behandles? Som du vet, finnes et stort antall ulike behandlingsmåter som kan settes på hvert produkt, og vi vet at noen gjerne vil sette opp alle delene hver for seg, siden dette gir best fleksibilitet. Utfordringen med «best fleksibilitet» er at du kan gå skoene av deg, og ende opp med en struktur som kan oppføre seg på måter som er umulig å finne ut av. Husk også på at når du legger noe inn i struktur-tabellen, lager du en kopi av produktet, slik det ligger i produkt-tabellen. Om du senere gjør endringer på produktet (i produkt-tabellen) skjer det ingen endringer på den kopien som ligger i struktur-tabellen. Vår klare anbefaling: sett all kontroll på strukturhodet (det vi ofte kaller «mamma» i strukturen) så får heller underkomponentene («døtrene» om du vil) oppføre seg slik mamma bestemmer.   En fordel med å bruke denne metoden, er at du kan la et produkt oppføre seg på en måte når det selges alene, på en annen måte når det er del av en struktur. – det kan til og med være med i flere ulike strukturer, og ha forskjellig oppførsel i hver av disse, så lenge mamma bestemmer. Hvordan får vi så til dette? La oss se litt nøyere på behandlingsmåter. For å oppsummere litt: Venstre felt styrer dette produktet til vanlig. Høyre bestemmer hvordan evt sub-komponenter skal behandles.  I eksemplet nedenfor, står vi på mamma under «Utskrift» og ser på hvordan døtre skal behandles når vi skriver ut faktura eller kreditnota. Hva da med maler? Så lenge du velger å legge føringene for strukturen på mamma, kan du selvsagt lage et eller flere malprodukter for strukturer – i denne sammenhengen bestemmer jo den nye mamma alt. Om du vil ha strukturer der komponentene skal bestemme det meste, har du dessverre ingen mulighet for å lage maler. Hvilke behandlingsmåter er ofte i bruk i strukturer? Den fanen som heter "Struktur" er lurt å få på plass først. Deretter kan du se på "Lager"  Om du har merket av noe i "Struktur" under "Akkumuler opp i strukturhodet", må du innom "Etterbehandling" for at statistikk og regnskap skal stemme.   Ser HER for mer om strukturer

Endring av merverdiavgift for lav sats endres fra 01.04.2020 og reduseres fra 12% til 6%. Ref. Skatteetaten: https://www.skatteetaten.no/satser/merverdiavgift/   Løsningen i Visma Business er å gjøre endring i tabellen Merverdiavgift. Raden for lav sats må endres slik at kolonnen for "Sats" settes til 12, kolonnen "Ny sats" til 6 og kolonnen "Fom. dato" til 01.04.2020. Eks.            Alternativ løsning for å håndtere eventuelle avvik i April (periode 4) kan være å sette Fom. dato til 02.04.2020 slik at bilag med 12% mva kan føres med valuteringsdato 01.04.2020.  

For å få tilgang til utvidelsen av moduler/brukere i lisensen din må man følge denne prosedyren.

Hensikten med en slik lås er å hindre bokføring på perioder som er ferdige. Det er laget rutiner som sperrer perioder ved levering av mva.oppgave. Hva sier hjelpefilen om emnet: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/auto/task/t_p_companyinformation_movesuspensiondate.html Flytt sperredatoen Flytter sperredatoen for oppdatering av bilag. Om denne oppgaven The suspension date is moved if you check the "Move suspension date" field in the "Turnover statement" dialog box when printing the VAT report. You can also increase it manually in the dialog box when you have filled in all the vouchers up to a specific date. For example if you are not liable for tax. Under Bedriftsopplysninger there is a processing and a button for moving the suspension date, which take you to a dialog box. The dialog box shows the current suspension date, with the option of specifying a new one. The system supervisor may set the suspension date to a later date. Other users will receive a message that this is not permitted. If you want users to be able to move the suspension date back without system rights, select "Move the suspension date back in time" under the processing "Function access/Misc." in the Oppsettsgruppe table. The suspension date shows how far in the future the accounts will be considered to have been finally completed. Visma Business refuses to update batches in which the value date is older than or equal to the suspension date. Merk: You cannot change the value in the "Suspension date" field. You must enter a date in the "Move suspension date" field manually. Prosedyre Plasser markøren på den raden eller radene i tabellen bedriftsopplysninger som du vil behandle. På kategorien Hjem, i gruppen Behandling, klikk på Flytt sperredatoen. Angi de ulike parameterne i dialogboksen Flytt sperredatoen. Hvordan gjør vi dette i praksis   Funksjonen finnes under Administrasjon - Bedriftsoppslysninger - Grunndata - Behandling - flytt sperredatoen.  Det er også mulig å høyreklikke i tabellen og velge Behandling - Flytt sperredatoen.         Får da opp denne boksen: Her angis da ønsket ny dato Og dialog kommer opp for å angi grunn til flytting. Dette er for å ha dokumentasjon for handlingen som er gjort, spesielt viktig i de tilfeller oppgaver til det offentlige er sendt inn.   Feks.: Logging av sperredato   Visma Business logger hvem som flytter sperredato, samt endringer som gjort etter flytting. Administrasjon - Bedriftsopplysninger - Grunndata - Logging av sperredato.     Detaljert beskrivelse på hvordan det jobbes med denne loggen finnes i Release notes VB Byrå.

For å periodisere i Visma Business er det viktig å tenke ut hvor vi ønsker å gjøre dette. Det er 2 hoved muligheter som vi ønsker å presentere: Bilagsbehandling i Visma Business Benytte Dokumentsenter   Periodisering i Visma Business Forarbeid    Når Visma Business benyttes så tas det utgangspunkt i balanse-kontoene. Det som kan være lurt å gjøre på disse kontoene er: Sett på valget Periodisering - da vil dialogen automatisk dukke opp ved bruk av disse kontoene. Ta vekk avg.kontr. - da vil det være mulig å benytte mva behandling på disse kontoene.     Føring av bilag   Fakturaen føres som en inngående faktura, men viktig ved periodisering at Debet konto er konto for forhåndsbetalte kostnader - 17XX.   Når f.eks konto 1700 er merket for periodisering vil denne dialogen dukke opp:     Denne kan også nås ved hjelp av behandling og valget periodisering.      Periodisering   For å foreta selve periodiseringen så er det greit å vite følgende fra hvilken periode gjelder kostnaden og hvor mange perioder gjelder dette.       I eksempelet har vi mottatt faktura på husleie, fakturadato er 05.01.2020. Kostnaden gjelder fra Januar, periode 1, og gjelder for januar til mars.   Til Start viser hvor stort avvik det er på perioder fra valuteringsdato for bilaget og når 1. periode i kostnaden skal starte. i Eksempelet vil det ikke være avvik og derfor 0 i Til start.   Varighet er 3 mnd, og er derfor angitt i feltet  Det angis også konto for motpostering, her er kostnaden husleie og derfor valgt 6300 i debet. Resultatet av periodiseringen vil da bli som følger:   Her har vi lagt mva fradraget på konto 1700, og det vil da bli nettobeløp som periodiseres. Legg merke til Valuteringsdatoen på bilagslinjene. Disse vil nå fordele kostnaden på de forskjellige periodene.   Resultatet av periodiseringen skjer direkte i bilagsbilde og greit å kontollere før en foretar oppdatering av bunten     Periodisering via dokumentsenter.   Når det velges å periodisere fra dokumentsenter så er det viktig å vite at her tas det utgangspunkt i en kostnadskonto, og periodiseringen skjer via en felles periodiseringskonto. Forarbeid På Administrasjon - Bedriftsopplysninger - Regnskap - Regnskapsbehandling settes det på hvilke kontoer som ønskes som periodiseringskonto:   Her har vi valgt 1700 Dokumentsenter behandling I dokumentsenteret er det lurt å hente frem 2 kolonner for å angi periodiseringen, dette er: Periodiseringsstart år/periode og Periodiseringsslutt år/periode.   Når bilaget behandles angis dette men verdiene år/periode.   I eksempelet har vi forsikring faktura mottatt i januar, men gjelder fra februar 2020 til januar 2021.     Bokføring Når denne overføres til ERP tas verdiene for periodisering med over og danner grunnlaget for bokføring som skal skje.   Når vi ser bilagslinjen for dette bilaget så ligger den som en linje i visningen, og selve periodiseringen vil ikke skje før vi oppdaterer bunten.   Resultatet av periodiseringen kan leses ut fra f.eks spørring/kontroll hovedbok     Alternativ måte å løse dette på er og overføre bilag/dokument til Visma Business for så å bruke metode nevnt under “Periodisering i Visma Business”.