Användartips för Visma Net

När du registrerar frånvaro i löneberäkningen kan du använda programmets automatiska regler för att avgöra om frånvaron bör klassificeras som semestergrundande. Systemet kontrollerar automatiskt tidigare registrerad frånvaro för att fastställa vid vilken punkt övergången till ej semestergrundande frånvaro sker. Dessutom kontrollerar programmet när eventuella karensdagar ska tillämpas.   Fördelar med frånvaroregler Frånvaroreglerna i programmet styr vilka specifika lönearter som skapas i samband med frånvaroregistrering. Genom att nyttja dessa regler behöver du inte manuellt välja rätt löneart, vilket gör processen smidigare och minskar risken för felaktigheter. Systemet tar hänsyn till frånvarons längd och omfattning och genererar automatiskt korrekta lönearter.     Användning av frånvaroknappen    De frånvaroorsaker som omfattas av frånvaroregler kan enkelt registreras via frånvaroknappen i löneberäkningen. Denna funktion säkerställer att programmet övervakar om t.ex. en karensdag ska genereras vid sjukfrånvaro och om frånvaron ska påverka semesterrätten.      Bevakning av frånvaroregler gäller även om du impoterar en PAXml fil från försystemet.   Följande bevakningar finns i Payroll SE:  

Som vår kund har du tillgång till "lek- och lär företaget" Demoföretaget AB. Med detta testföretag kan du prova och utforska olika saker kopplat till löneprogrammet utan att det påverkar dina riktiga företag med tillhörande uppgifter. Gör så här för att uppdatera till den senaste versionen av Demoföretaget AB: I mappen Demoföretaget Payroll SE hitta den aktuella versionen  Spara backupfilen lokalt på din dator Logga in i Payroll SE i valfritt företag Gå till Företag > Företagsregister flik Säkerhetskopiera/Återställ Klicka på knappen Välj fil (finns i formuläret längst ner till vänster) Välj backupfilen som du sparade ner lokalt på din dator Om du sedan tidigare har Demoföretaget AB, kommer du få en dialogruta som frågar om du är säker på att du vill återställa företaget eftersom ditt befintliga Demoföretag kommer skrivas över. Svara Ja för att återställa/uppdatera till det nya Demoföretaget. Om du saknar Demoföretag sedan tidigare, kommer du få en dialogruta som frågar om du vill fortsätta, eftersom företaget kommer läggas upp som ett nytt företag. Svara Ja för att Demoföretaget ska skapas.

Att löneväxla handlar om att byta en del av sin kontanta bruttolön mot andra förmåner. I praktiken innebär det att arbetsgivaren drar av exempelvis 5 000 kronor på arbetstagarens bruttolön och istället sätter in det beloppet i vald förmån.   Det finns ingen standard löneart för detta ändamål i Payroll SE utan man får skapa en egen under Lönearter - Löneartsregister. Ställ in att lönearten ska påverka bruttolönen.   För att visa ackumulerat saldo på lönespecifikation för löneväxlingen behöver du skapa egen statistik. Det gör du på fliken Allmänt under Egen statistik   Du får skapa en separat löneart för att visa ackumulerat värde på utskriften   Ett enkelt exempel kan du se nedan. Men det kan skilja sig beroende på vilket semesteravtal, anställningsform mm man har.   Månadslön är på 25 000 kr och det görs ett bruttolöneavdrag på 5 000 kr, då kommer skatt och arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolönen 20 000 kr.        

Ibland kan det uppstå förvirring kring semesterdagars förflyttning till förskjutet saldo efter semesteruppdateringen. Till exempel, efter senaste uppdateringen har en anställd noterat att de har fem dagar i förskjutet saldo. Varför detta?   För att förstå detta, är det viktigt att reflektera över semesterlagens regler. Enligt lagstiftningen kan anställda endast spara de betalda semesterdagar som överstiger 20 vid starten av semesteråret. I det scenario som vi gått igenom här, kan det vara så att den anställde inte hade full betald semester under det nuvarande året. Antagligen mottog denne bara 20 betalda semesterdagar. Om den anställde bara hade tagit ut 15 av dessa dagar, blir de återstående fem dagarna förskjutna enligt de lagstadgade principerna. När semestern uppdateras nästa gång, kommer dessa fem dagar i 'förskjutet saldo' verka till den anställde som om de 'räknas dubbelt'. Men i själva verket representerar de bara de oanvända dagarna från föregående års semester som har sparats enligt Semesterlagen.

När det gäller bevarade semesterdagar i År-6 kan det uppstå frågor kring om dagarna kommer att försvinna eller om de fortsätter att vara bevarade. Det är viktigt att förstå att de sparade semesterdagarna i År-6 inte kommer att försvinna. Vid nästa semesterberäkning kommer eventuella dagar som finns i Sparat År -5 att 'ramla ner' och ackumuleras med dagarna som ligger i Sparat År-6. Systemet kommer att visa en genomsnittlig sysselsättningsgrad baserad på de data som finns i År -5 och År-6 och dessa ackumulerade dagar blir värda genomsnittet. Enligt Semesterlagen har anställda rätt att spara sina semesterdagar under en period av fem år. Om sparade semesterdagar inte tas ut inom denna period, upphör rätten till semesterledighet. I sådana fall kan arbetsgivaren välja att reglera ut den sparade semestern i pengar. Beroende på valt alternativ kommer systemet att hantera dessa dagar på följande vis: Om du väljer att behålla dagarna i Sparat År-6, kommer systemet automatiskt att använda dessa dagar när personen tar ut sparad semester. Om du väljer att betala ut dagarna i År-6 i pengar, måste detta göras med löneart 752. Vid registrering behöver du ange löneutbetalningsdatumet i fälten för 'från och med' och 'till och med' datum. I fältet för 'Antal' anger du hur många sparade dagar som ska utbetalas, som är antalet dagar som finns i År-6. Förståelse för dessa funktioner i vårt system är nödvändigt för att säkerställa korrekt hantering av sparade semesterdagar och för att uppfylla de lagkrav som ställs av Semesterlagen.

I denna guide går vi igenom hur du stegvis registrerar och bevakar föräldraledighet i Visma.net Payroll SE. Detta system ger dig möjligheten att hantera föräldraledighetsdagar effektivt för att säkerställa korrekt semestergrundande tid. Följ instruktionerna nedan för att navigera i systemet och utföra nödvändiga registreringar.   Steg 1: Registrering av Barn När du har loggat in i Visma.net Payroll SE: Gå till Personal och öppna dropdownmeny med olika alternativ relaterade till personaladministration. Välj Personalregister: Inom dropdownmenyn väljer du alternativet "Personalregister". Detta leder dig till sidan där du kan hantera individuella anställda. Använd sökfältet eller bläddra i listan för att hitta den anställda du behöver registrera föräldraledighet för. Klicka på fliken Allmänt för att se generell information och inställningsmöjligheter för den valda anställda. Gå till Bevakning av föräldraledighet längst ner på sidan   Tryck på knappen med tre punkter för att öppna ett nytt popup-fönster Tryck på plus-knappen för att lägga till första och nästa barn Ange relevant information om ditt barn. Det är obligatoriskt att ange barnets fullständiga namn, och det är valfritt att lägga till barnets personnummer. Om du har ensam vårdnad är det viktigt att notera detta, då det påverkar antalet semestergrundande dagar. Om du redan har använt föräldraledighetsdagar som är semestergrundande, ange detta i fältet Antal frånvarodagar. Det hjälper till att hålla reda på återstående tillgängliga dagar. Steg 2: Registrera Frånvaro för Föräldraledighet För att registrera en specifik frånvaro: Använd Frånvaroknappen i Löneberäkningen: För att specificera frånvaro för ett specifikt barn bör du registrera föräldraledigheten genom Frånvaroknappen.   Importering av frånvaro: Om frånvaro importeras från ett annat system, kan du inte specificera vilket barn frånvaron gäller. För fler barn registrerade i systemet, och vid import av frånvaro, kommer den inte att kopplas till något specifikt barn. Via PAxml (2.0): Genom att använda filformatet PAxml (2.0) för import till lönesystemet, kan du inkludera barnets personnummer. Detta möjliggör registrering av föräldraledighet för rätt barn, förutsatt att personnumret anges korrekt.   Steg 3: Uppföljning och Rapportering Efter att ha registrerat föräldraledighet: Frånvarokalendern: Genom denna funktion kan du få en överblick över registrerad frånvaro. Det ger en klar bild över utnyttjade och kvarstående semestergrundande dagar.   På utskriften kan du också se information specificerad per barn. Tryck på skriv ut I utskriftsalternativ välj om du vill skriva ut all frånvaro eller begränsa urvalet enligt dina behov Välj hur du vill hantera rapporten: antingen  förhandgranska rapporten direkt på skärmen eller spara den i PDF eller CSV-formatet. Längst ner i rapporten hittar du en sammanställning. Där kan du tydligt se vilket barn frånvaron gäller   Denna guide är tänkt att underlätta arbetet med att dokumentera och följa upp föräldraledighet. Vi hoppas att de stegvisa instruktionerna ger dig den hjälp du behöver för att navigera systemet effektivt. Har du ytterligare frågor eller behöver assistans, tveka inte att kontakta din parnter

IBAN-nummer är obligatoriskt när du skapar en utbetalningsfil med filtyp ISO 20022. I denna artikel kommer vi att gå igenom hur du använder funktionen Beräkna IBAN för anställda, som finns tillgänglig i Payroll SE.      Funktionen genererar IBAN-nummer baserat på de anställdas befintliga clearingnummer och kontonummer. Observera att funktionen endast kan skapa IBAN-nummer för svenska bankkonton.     Vänligen notera att för vissa Nordea-kontotyper, dvs. Personkonto och PlusGiro, kan denna beräkningsfunktion inte tillhandahålla något IBAN-nummer. Vid dessa fall behöver du manuellt tilldela dina anställdas IBAN-nummer i deras anställningsprofiler.   När du använder funktionen Beräkna IBAN för anställda, kan du välja om IBAN-nummer ska genereras för Alla anställda eller begränsas Enligt urval. Du kan också granska resultatet innan du gör den slutliga begäran genom att trycka på knappen Förhandsgranska. Vi rekommenderar att du först granskar resultatet innan du genererar IBAN-nummer.  Klicka på knappen Förhandgranska. Välj om du vill se resultatet i samma fönster eller öppna det i PDF resp. CSV formatet.     När du klickar på knappen Beräkna, kommer de genererade IBAN-numren att lagras i Personalregistret under fliken Allmänt och sektionen Bank. Dessutom genereras information för fälten BIC och Landskod, vilka finns på samma ställe   Rapporten som skapas av denna funktion ger dig information om vilka anställda som har blivit godkända eller ej. Dessutom genereras en rapport med namnet "IBAN - beräknade kontonummer", som automatiskt sparas i Filhantering under mappen Exportera, i undermappen Utbetalning.    Denna rapport ger en detaljerad redovisning av de beräknade IBAN-numren.

Det finns tillfällen då det kan vara nödvändigt att justera semesterrätten för anställda under ett redan pågående intjänandeår. I denna artikel hittar du en enkel steg för steg guide för att gå igenom processen så smidigt som möjligt.   Gå till Personal - Personalregistret  Öppna fliken Semester     Justera Semesterrätt Brutto: Inom fliken Semester ska du se en översikt över semesterrättigheter. Leta upp knappen med tre punkter som finns till höger om fältet Semesterrätt Brutto. Klicka på denna knapp för att påbörja ändringar av semesterrätten. OBS! Det måste finnas ett semesteravtal för att knappen ska vara aktiv!   Lägg in datum och ny semesterrätt: Efter att du har klickat på knappen för att ändra semesterrätt, kommer ett nytt popup-fönster upp. Här trycker du på plusknappen för att lägga till en ny rad. Ange det datum då den nya semesterrätten börjar gälla och det nya värdet.   Bekräfta ändringarna genom att klicka sedan på knappen spara. Payroll SE kommer nu att ta hand om de matematiska beräkningarna och uppdatera den anställdas semesterrätt baserat på de informationer du angav. Vi hoppas denna artikel har hjälpt dig att uppdatera semesterrätten för dina anställda. Om du skule stöta på några oklarheter tryck på F1-knappen för att nå dokumentationen till just denna modul du jobbar i!

När du stöter på situationer där en anställd varken har ett personnummer eller ett samordningsnummer är det viktigt att veta hur du ska gå tillväga. I dessa fall bör den anställda registreras i Personalregistret med ett temporärt personnummer.    I programmet gå till meny för Personal och välj Personalregister På fliken Allmänt ange Personnummer i format ÅÅ0000-0000 På fliken AG-deklaration aktiveras nu fältet för Födelsetid, vilket är ett krav för att kunna fortsätta registreringsprocessen.     Angivande av Födelsetid Enligt Skatteverkets riktlinjer ska Födelsetid anges med år, månad och dag, följt av tre siffror som representerar ett löpnummer, i formatet ÅÅÅÅMMDD-000. Dessa tre sista siffror är valfria och kan bestämmas fritt. När relevanta filer skapas för rapportering, kommer denna Födelsetid användas för att identifiera den anställda istället för ett personnummer eller samordningsnummer. Detta säkerställer att även anställda utan formella svenska identitetsnummer korrekt kan rapporteras. Vidare ska adressuppgifter för den anställde inkluderas i rapporteringsfilen.   Obligatoriska uppgifter När Födelsetid anges, är det även nödvändigt att fylla i information i fälten för Landskod medborgare, Födelseort, samt Landskod födelseort. Detta är viktigt för att ge en fullständig bild av den anställdes ursprung och säkerställa korrekt behandling. Landskod medborgare: Denna uppgift är särskilt relevant för personer som är begränsat skattskyldiga i Sverige. Landskoden består av två bokstäver, i enlighet med Skatteverkets standard för landskoder. Födelseort: Här anger du orten där den anställda är född. Landskod födelseort: Ange landskoden för den anställdas födelseort. Precis som för Landskod medborgare, används två bokstäver enligt Skatteverkets landskoder. Vikten av att kontrollera arbetsgivaravgiften Det är även av stor vikt att du som arbetsgivare kontrollerar arbetsgivaravgiften. Korrekt hantering av detta säkerställer att alla arbetsgivaravgifter och rapporteringar till skattemyndigheterna sköts på ett korrekt sätt.

I hanteringen av löner är det viktigt att förstå skillnaden mellan en ordinarie lönekörning och en extra lönekörning. Dessa två typer av lönekörningar spelar olika roller i löneadministrationen, och deras funktioner anpassar sig efter olika behov inom företaget.     Ordinarie lönekörning Ordinarie lönekörningar sker regelbundet varje månad för att generera arbetsscheman för anställda. För den aktuella löneperioden, vare sig det är månadslön eller timlön, skapas ett arbetsschema baserat på fördefinierade mallar som finns tillgängliga i Payroll SE. Förutom att använda dem, erbjuds också alternativet att importera arbetsscheman direkt från ditt tidredovisningssystem. Detta ger en smidig och effektiv process för att ställa samman de nödvändiga uppgifterna för lönekörningen. Extra lönekörning Ibland uppstår situationer där det blir nödvändigt att utföra utbetalningar utöver den vanliga lönen. Det är där extra lönekörningar kommer in i bilden. Detta alternativ bör användas när du behöver göra utbetalningar som inte ingick i den ordinarie lönekörningen, såsom retroaktiv lön eller separat utbetalning av exempelvis reseräkningar. Viktigt att notera är att extra lönekörningar inte har möjlighet att generera eller importera arbetsscheman, vilket skiljer dem tydligt från de ordinarie lönekörningarna. Man bör se till att noggrant planera för både ordinarie och extra lönekörningar för att säkerställa att alla utbetalningar görs korrekt samt i enlighet med interna riktlinjer och externa lagkrav. Korrekt användning av dessa två typer av lönekörningar underlättar en effektiv och problemfri löneprocess.   För ytterligare information och vägledning om när och hur man bör använda ordinarie respektive extra lönekörningar, vänligen konsultera vår användarmanual eller kontakta din partner.

När en anställd avslutar sin anställning i april är det viktigt att de rätta åtgärderna vidtas för att säkerställa att semesterberäkningen och slutlönen hanteras korrekt. För att undvika eventuella komplikationer rekommenderar vi att följande steg genomförs i tur och ordning. 1. Fastställ löneutbetalningen för april Innan slutlöneberäkningen kan genomföras är det viktigt att löneutbetalningen för april är fastställd. Detta beror på att eventuella avvikelserapporteringar, som normalt kan uppstå retroaktivt, behöver beaktas i slutlöneberäkningen. I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Fastställa. I listan över löneperioder syns endast ej fastställda löneperioder. Välj April och tryck på fastställ.   2. Säkerställ att all frånvaro för mars är registrerad Det är av yttersta vikt att all frånvaro som avser mars månad är korrekt registrerad och fastställd. Denna information är kritisk eftersom den kan påverka resultatet av semesterberäkningen. Kontrollera att all nödvändig information avseende arbetstidsförkortning, sjukdagar och annan relevant frånvaro är korrekt rapporterad innan du fortsätter. I programmet finns det rapporter som du kan använda som hjälpmedel Gå till Rapporter och t.ex. frånvarostatistik Du kan välja Total frånvaro eller skapa en egen listvariant Du kan också skapa egna rapporter i rapportgeneratorn     3. Genomför semesterberäkningen Nästa steg är att genomföra semesterberäkningen för det gångna semesteråret. För att detta ska kunna göras måste de tidigare stegen vara avklarade. Semesterberäkningen kommer att ligga till grund för hur mycket semesterersättning den anställda har rätt till vid slutet av anställningen. I programmet, gå till menyn för Semester och välj Semesterberäkning. Kontrollera startdatumet för avtalet med intjänandeåret. Slutdatumet sätts automatiskt till 12 månader framåt i tiden. Välj ett avtal i taget och tryck på OK. Upprepa dessa steg för alla avtal som är listade. 4. Skapa extralön för slutlönen Efter att semesterberäkningen är genomförd, är det dags att skapa en extralön där slutlönen för den anställda beräknas och betalas ut. Denna slutlön ska inkludera semesterersättning och eventuell annan kompensation som den anställda har rätt till. I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Löneperioder. Tryck på plusknappen för att skapa en ny löneperiod. Välj extra lönekörning.       OBS! Det är viktigt att alla dessa steg genomförs i nära samarbete med löneadministration och HR för att säkerställa att alla regler och riktlinjer följs. Att hantera slutlön och semesterberäkning på detta sätt säkerställer en smidig övergång för både arbetsgivare och anställd.     För ytterligare vägledning och detaljerad information, hänvisar vi till hjälpfiler inne i programmet. Vid behov tveka inte att ta kontakt med din partner

I Payroll SE kan man ställa in en automatisk kontroll att kontona på lönearter finns med i kontoplan man vill använda. Är kontrollen på men det saknas kontoplan svarar systemet med följande felmeddelande:     Gå till Lönearter - löneartsregistret och välj lönearten som du ser i felmeddelandet. Gå till fliken Kontering - där ser du standardkonto eventuellt flera konton om du konterar per kategori/anställd   Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring   Under Kontoplan kryssa i ingen kontroll eller importera din kontoplan i SIE4 filformat. Alternativet är att lägga upp alla konton manuellt i tabellen till höger    

I nuläget behöver man exportera och importera användare mellan Visma.net Payroll SE och Visma.net Admin varje gång en ny anställd läggs upp, för att koppla samman användare mellan de två programmen.   I denna artikel utgår vi från att du redan har konfigurerat företaget. En fullständig dokumentation hittar du här.   Börja med att säkerställa att det finns en korrekt e-postadress på personalkortet i Visma.net Pyroll SE. Gå till  Personal - Personalregistret - fliken Allmänt. I kolumnen längst till höger, kontrollera E-post Visma.net. Det är endast detta fält som importen går efter. OBS! Importen är även skiftlägeskänslig, så lägg märke till stora och små bokstäver.   Gå till Personal - Exportera personal (Visma.net) och välj vilka anställda som du vill inkludera i filen. Om du redan använder Visma.net Payroll SE kan det vara aktuellt att endast välja de anställda som inte har kopplats till Visma.net. Tryck på knappen Skapa fil för att skapa och ladda ner en CSV-fil. Den sparas automatiskt på din dator i mappen Hämtade filer. Gå till Visma.net Admin. Gå till Användare och roller - Användare. Tryck på Andra åtgärder och välj Importera användare…   Välj filen du exporterade från Visma.net Payroll SE och följ vägvisaren. Ge rollerna som vanligt i Visma.net Admin På så sätt lägger du till nya användare som nu tilldelas ett OdpUserID När du är klar med rolltilldelningen tryck på Excel-ikonen till höger om Andra åtgärder för att exportera användarna. Gå tillbaka till Visma.net Payroll SE. Gå till Personal - Import personal. Tryck på plus-knappen. Ange en Benämning. I Filformat välj Visma user(xlsx). Inmatningsmall sätts automatiskt till Support Test Mall. Tryck på mapp-ikonen vid Filnamn och välj filen du exporterade från Admin Du kan kontrollera vilka användare som kommer att importeras genom att trycka på knappen Kontrollera. Om allt ser rätt ut tryck på Importera.     Om det behövs så spara Avstämningslistan. Du kan spara den i PDF- eller Excel-format eller bara förhandsgranska.   På personalkortet kan du nu se en kedjeikon vid E-post Visma.net och fältet är inaktiverat.        

Det är viktigt att du som Superanvändare i Visma.net Payroll SE följer denna beskrivning för att alla på ditt företag ska kunna komma igång med löneadministration i Payroll SE.   Superanvändaren är den mailadress som var angiven i beställningen skickad av er Partner. Den måste redan vara upplagd i Admin sedan tidigare.   Instruktioner för att upprätta kopplingen mellan Visma Home och Payroll SE hittar du även i dokumentationen här och i välkomstmailet som skickas ut automatiskt när licensen är upplagd.   Klicka på länken https://lon33.kontek.se/ för att upprätta kopplingen Klicka på knappen Logga in med Visma  - då läggs ikonen Payroll till i Visma Home. Du kan logga ut och in igen för att kontrollera att den finns tillgänglig.   Inne i Visma.net Payroll SE har man som standard tillgång till ett Demoföretag - det kan du se i övre högra hörnet.   Du behöver skapa ett nytt företag som ska integreras med Payslipp och de övriga Visma.net produkterna. Det kommer att användas som ert skarpa bolag. Gå till Företag - Företagsregistret Tryck på plusknappen och fyll i grundinformation på fliken Allmänt     I nästa steg måste du ge tillgång till företaget för andra användare. OBS! En mailadress kan endast finnas på en licens. Så är affärslogiken för licenskontrollen i Payroll SE uppbyggd. Det innebär att man inte kan vara superanvändare på flera licenser. En tips här: om ni använder Gmail kan man skapa e-postalias och på så sätt administrera användare på flera licenser. Mer information hittar du på Googles Supportsidor. Gå till Admin - Administrera användare och lägg upp användare genom att trycka på plusknappen. Se till att de registreras med samma mailadress som används i Connect.   Användarna behöver också logga in via  https://lon33.kontek.se/ och upprätta kopplingen till Visma Home genom att trycka på knappen Logga in med Visma. Skulle de omdirigeras till Konteks inloggningssida och URL:en https://lon1.kontek.se/ betyder det att de inte är upplagda som användare i Visma.net Payroll SE. OBS! Det kan också vara ett annat tal i Konteks URL. För Payroll SE gäller endast lon33. Det är lätt att se skillnaden, sidorna har olika layouts och knappen Logga in med Visma saknas på Konteks sida  

I denna artikel beskriver vi hur du manuellt överför anställda från Time&Absence till Payroll SE. Det är nödvändigt om man lade upp anställda innan man skapade en koppling mellan programmen. Mer information om programlänkar hittar du här.   Logga in på Time&Absence med dina vanliga inloggningsuppgifter. Gå till Anställda > Anställning och se till att det finns aktuella uppgifter under Sysselsättningsgrader. Annars felar importen i Payroll SE Gå till Bearbetningar > Servicerutiner > Exportera anställda. Om du behöver det, gör ett urval. Du har också möjlighet att spara det filter du skapat. När du är klar, tryck på Exportera. I tabellen till höger dyker en ny rad upp när exporten påbörjas. Där kan du se start- och slutdatum/klockslag samt status för exporten. Gå nu till Payroll SE och logga in som vanligt. Vid kuvertet till höger ser du en siffra som indikerar att det finns ny information redo att importeras. Markera raden för att se detaljerad information. Tryck på länken i meddelandet eller gå till Personal - HRM - Importera personal. OBS! Sedan version 2024.0.5 måste du välja en inmatningsmall innan du trycker på Importera, annars får du upp nedanstående felmeddelande. Du kan trycka på Kontrollera för att säkerställa att all information är korrekt. Om allt stämmer, tryck på Importera.   När importen är klar har du möjlighet att skriva ut en avstämningslista. Den nya anställda finns nu i personalregistret i Payroll SE.

Ny rapportering för arbetare införs 2024. Förändringen innebär inte bara att rapporteringens tidsintervall förändras, från årligen till månadsvis, utan också att alla arbetare måste identifieras med en specifik kod som tillhandahålls av Fora. Här finner du en sammanställning på vad du ska tänka på.   Dokument är tillgängligt för inloggade användare.

Här finner du information kring årsrutiner för 2023/2024. I versionen av Payroll SE som finns ute nu, så är bland annat alla årsvärden för 2024 uppdaterade. Läs gärna artikeln Payroll SE Versioninformation 2024.0.5 under Nyheter, för att få mer information på vad versionen innehåller i sin helhet.   Dokument är tillgängligt för inloggade användare.    

I denna artikel kommer vi att guida dig genom de olika stegen för att sätta upp konton och koddelar i Visma.net Payroll SE. För att ställa in koddelar i Visma.net Financials, följ instruktionerna i vägvisaren under Inställningar - Inställningshjälp - Koddelar (CS202000).   Steg 1: Benämningar i lönesystemet Visma.net Payroll SE använder en någorlunda annan benämning än Visma.net Financials, men Payroll SE tillåter även egna namn. I Payroll SE använder man begreppet nivå där nivå 1 är huvudbokskonto och nivåer 2-4 motsvarar segment i Visma.net Financials. Gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Under Aktivera bokföringsfunktioner kryssa i Bokföring - nivå 4.    Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring. Under Rubriker finns möjlighet att ändra standardbenämningar till valfria. Standardbenämningar är Kostnadsställe, Objekt och Nivå 4. Steg 2: Lägg till koddelar på personalkortet Gå till Personal - Personalregistret. Välj den anställde och gå till fliken Löner. Under Kostnadsställe och Nivå 4 (eller dina egna benämningar) har du möjlighet att lägga till den anställdes specifika kostnadsställen. Tryck på plusknappen för att lägga till en ny rad. Med optionsknappen till vänster anges den anställdes huvudtillhörighet Ange procentuell fördelning mellan flera koddelar. OBS! Denna fördelning  används för bokföringsunderlaget men för andra rapporter och urval som görs på kostnadsställe/Nivå 4, redovisas varje person på sin huvudtillhörighet (ej enligt någon fördelning).   Steg 3: Lägg till koddelar på lönearter Kostnadsställe och Nivå 4 ställer man in på lönearter. Gå till Lönearter - Löneartsregister - fliken Kontering Under Kontera enligt personal kryssa i Kostnadsställe och/eller Nivå 4 om du vill använda koddelar som har lagts till på personalkortet (Steg 2). OBS! Om du ändrade benämningarna i Steg 1 så får du se dem här. Under Kontera per kategori/anställd anger du också konto och koddel för Objekt (Segment 2 från Financials)     Det går även att snabbuppdatera många lönearter samtidigt under menyn Lönearter. Välj vad du önskar uppdatera       och följ vägvisaren i programmet.   Steg 4: Utökad kontering av arbetsgivaravgifter Om du behöver bokföra arbetsgivaravgifter per kategori kan du göra det med tilläggsmodulen Bokföring arbetsgivaravgifter/kategori. För att få tillgång till den utökade konteringen gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Kryssa i för Bokföring arbetsgivaravgifter/ kategori. Gå till Företag - Företagsregistret - Lagstadgade avgifter. I nedre delen av tabellen ange Kreditkonto för förmåner, banklön och kontantlön   Tryck på länken Kontering per kategori På fliken Arbetsgivaravgifter ange kontering (debet och kredit) för varje personalkategori eller ett standardkonto.   På fliken Kontering nivå 2 ställer du in om balanskonton ska fördelas på koddelar. Balanskonton för både arbetsgivaravgifter och förmåner kan fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4. Balanskonton för banklön och nettolön kan fördelas på kostnadsställe och nivå 4.   Regionalt företagsstöd samt stöd för forskning och utveckling (FoU) kan fördelas på motsvarande konto (debet och kredit) som för de lagstadgade arbetsgivaravgifterna, samt fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4.   Steg 5: Få med koddelar på bokföringsunderlag Gå till Löneperiod - Rapporter - fliken Beställning. Tryck på plusknappen för att skapa en mall för utskriften. Skriv in ett namn i textfältet under Beställningens namn. Tryck länken Lägg till/ta bort Kryssa i för Bokföring Tryck OK   Under rapporter kan du nu trycka på plusknappen för att utforma bokföringsunderlag. Ange en benämning. Välj om alla transaktioner för löneperioden ska inkluderas i bokföringsordern eller enligt urval. I rullgardinsmenyn för sortering välj vilka segment som ska följa med och i vilken ordning. Här är det viktigt att du anger den ordning som används i Financials. Tryck på Spara. Tryck på Spara igen i huvudfönstret. Tryck på Utskrift och önskat åtgärd.     För att kunna importera bokföringsunderlaget i Financials behöver du förbereda en Excel fil. Det gör du genom att trycka på excelikonen och ladda ner en Excel eller CSV fil - formatet väljer du i nästa steg.