Användartips för Visma PX

När ni rapporterar utlägg via PX Expense i version 10.01 och uppåt kan ni direkt i er PX-miljö se utläggsrapporter med tillhörande kvitto. När ni rapporterar utlägget i PX Expense väljer ni tidrapportsperiod, utläggstyp, belopp/moms, uppdrag och aktivitet. När ni skickar in kvittot till PX följer de värden ni valt automatiskt med vilket gör kvittot synligt i er PX-miljö via olika rapporter.   Ni kan se utläggsrapporter med tillhörande kvitto i dessa rapporter: Min tid Kontroll tidrapporter Attest tidrapporter Översikt tid/resor Exempel "Min tid":   Ni kan se specifika utlägg i dessa rapporter: Detaljrader, utlägg Fakturaunderlag Uppdragsuppföljning, detalj Uppdragsuppföljning, detalj tidrapportsperiod   Exempel "Detaljrader, utlägg":   Exempel på en utläggsrapport med tillhörande kvitto:                

Fr o m version 11 så finns en ny kolumn i  rapporterna “Fakturor per uppdrag” och “Fakturor på samfakt. uppdrag” . Den nya kolumnen visar fakturatyp, t.ex faktura, kreditfaktura, tilläggsfaktura, acontofaktura, aconto kredit.   Se exempel:

Om ni har version 10 eller högre av Visma PX så kan ni göra en inställning att menyvalen i webben visas i alfabetisk ordning.   Gör så här:   Välj Ekonomi/Administration/Underhåll webbinställningar och webbplats PXINT respektive PXEXT tryck visa.   Under allmänna inställningar bockas nr 85 i.     Efter ändringen kan det se ut så här under t ex Uppdragsledare:          

Nu i version 10 av PX är det äntligen möjligt att se leverantörsfakturan direkt inne i Visma PX webb. Det har länge varit ett starkt önskemål från er kunder. Hur fungerar det? Välj t ex Mina debiterbara uppdrag och klicka på beloppet i kolumnen utlägg.  I vyn som visas finns nu en ny kolumn DCE-faktura. När du klickar på visa så visas leverantörsfakturan på skärmen.  Det krävs att du har behörighet till DCE.  Visst ser det bra ut? Kontakta din konsult för att diskutera en uppgradering till version 10 så att ni får denna funktion. Ha en fin hösthelg! Hälsningar  Annci    

På vår partner Finditys sida finns hjälpsidor med beskrivningar av Visma PX Expense.    Det finns olika avsnitt beroende på vilken roll man har.   Här kan du t ex läsa om hur man lägger in påminnelser om att skicka in sina rapporter. Skriv påminnelse i sökfältet och du hittar artikeln Hur hanterar jag påminnelser.    

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .   Läs mer här om hur det fungerar.

Det är möjligt att ha 20 grupper på uppdrag och personal.   Att använda grupper innebär att du kan söka fram dina uppdrag sorterat på en speciell grupp för att få en överblick över vilka uppdrag eller personal som finns i just den gruppen. Det kan t ex vara fördelat på kontor eller koncern det finns mängder av alternativ som just du som kund vill göra uppföljning på.   Grupptyperna skapas i Visma PX klient via Administration/Generella och Grupper uppdrag/personal   Se exempel nedan. Markera raden för att välja om gruppen ska vara synlig och även om den ska vara tvingande (Skall anges)    Gruppen läggs in i Visma PX klienten. (Den ligger allra längst ner på sidan)   För att en ny grupp (om ni har mer än 6 grupper) ska synas behöver den lyftas fram. Gör så här: I PX klienten välj Administration - Rapporter/Grafer/Inställningar och välj Rapporter.   Scrolla ned till rapporten 8020 - Mina resultatenheter.   Under Kolumner går man ned till kolumnen det gäller, dvs den nyupplagda uppdragsgruppen. Här måste man bocka för "Synlig".     Nu syns gruppen på webben under Chef/ Mina resultatenheter och Uppdragsgrupp.   Efter att ha klickat på Visa under respektive grupp/resultatenhet visas följande rapport. Där du sedan kan analysera vidare genom att klicka på ex Volvo.  

För att stämma av kundreskontran mot poster i huvudboken kan du välja Försäljning / Avstämning. Då får du en jämförelse av de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som i huvudboken, för valda affärsenheter och skuldkonton.   Du kan se detaljer om fakturan eller verifikationen, när du klickar på mappen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer. Det är också möjligt att markera poster som redan avstämda för att få en bättre överblick. När du sparat och laddar fram posterna på nytt, får du bara med de som inte markerats. Ta bort markeringen i kryssrutan och ladda igen för att visa posterna på nytt.    En liknande avstämning finns för leverantörsreskontran under Inköp / Avstämning.      

I samband med användarstudier som vi har haft denna veckan så har jag noterat att flera användare inte känner till att man kan använda bokmärken/favoriter i Visma PX.   Så jag vill återigen berätta om Bokmärken.   Tipsa gärna era användare om hur enkelt man kan skapa sina egna bokmärken/favoriter i Visma PX webb.   Det underlättar i det dagliga arbete att ha sparat de sökvägar som man brukar använda.    Hur gör man? Till höger om rubriken på det formulär eller rapport som man vill spara finns en stjärna. Klicka i den så att den blir blå.           Under rubriken Mina bokmärken hittar man sina favoritbokmärken.     Ett tips från vår partner PX Expert är att bokmärka rapporten "All tid på ett uppdrag"  Den finns i Mina debiterbara uppdrag,  klicka på siffran i kolumnen Timmar.     Denna rapport visas. Klicka på länken nedan och rapporten "All tid på ett uppdrag/akt" visas.   Markera stjärnan och nu återfinns rapporten under Mina bokmärken.     Denna rapporten visar alla timmar som är registrerade på ett uppdrag inklusive de timmar som inte är klarmarkerade alternativt attesterade.    

Ett starkt tips från oss på Visma är att  regelbundet kontrollera och säkerställa att det finns fungerande backuprutiner för databaser och applikationsservrar. En tillförlitlig backup är avgörande för att minimera förlusten av data i händelse av olyckor, felaktig hantering eller andra cyberhot.    Några tips Se till att det finns ett regelbunden och automatiserat schema för att säkerhetskopiera era databaser och applikationsservrar. Daglig, veckovis eller månatlig frekvens.  Förvara backupkopior på minst två olika säkra platser, Övervakningssystem för att regelbundet testa och verifiera att dina backupkopior är fullständiga och återställningsbara. Dokumentera backuprutiner och återställningsprocessen. Att ha en pålitlig backupstrategi är en grundläggande del av företagets IT-säkerhet, och det är positivt att du påminner om vikten av detta, särskilt med tanke på de osäkra tiderna vi lever i.

De flesta användare har någon sökning som görs återkommande. Det kan exempelvis vara de periodiseringskonton som används i kombination med Ägartyp Periodisering på en angiven affärsenhet under Redovisning / Sök. Resultatet av sökningen kan sparas. Det gör du genom att klicka på symbolen Spara filter uppe till höger på skärmen     Ange ett namn och spara. När du klickar på symbolen, visas en lista på sparade filter. Du kan rensa alla filter genom att klicka på symbolen Töm alla filter.       

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren att logga, för att underlätta att komma igång. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du därefter ta bort om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Det går att göra olika urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.

Vill ge dig ett tips om att du på ett enkelt sätt kan prata in din dagbok i Visma PX Mobile istället för att skriva den.   När du är inne i dagboken så klickar du på mikrofonen. Mikrofonen är på olika ställen beroende på om du har Iphone eller Android.   Titta på klippet där jag använder Iphone för min tidrapportering.    

För dig som saknat att kunna attestera rapporter i Visma PX Mobile.  I version 15 av Visma PX har du möjligheten att göra detta!   Förutom tidrapportering kan man även attestera sina medarbetares rapporter. Om du även har behörighet att kontrollera så kan du göra kontroll/attest samtidigt.   Vill du se det live anmäl dig till ett av våra webbinar.    Så här ser det ut:                              

Om en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför saldobaserade automatkonteringar under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras.