Steg 1: Blå informationsruta (Dag 1)

05-04-2022

Vad är viktigt att tänka på i Transpa vid hantering av en anställds avslutning av anställningen på företaget?

Börja med att avsluta den anställdes anställningskontrakt under personalregistret, i fliken för anställningskontrakt.

1. Klicka på ”pennan” för att redigera kontraktet.

2. Klicka på ”Avsluta anställning” fyll i t o m datum klicka sedan på spara.

Valet "avsluta anställning" finns endast för anställningsformen Tillsvidare. Om en provanställning avslutas innan dess slutdatum måste du istället ändra till och med-datumet.

I löneberäkningen visas en varning bredvid fältet för anställningskontrakt. Genom att "hovra" över denna varning kan du läsa meddelandet som säger "anställningskontraktet för denna person påbörjas/avslutas under denna löneperiod vilket kan innebära att grundlönen skall justeras".

I vårt exempel avslutar den anställde sin anställning den 15/8, vilket innebär att de inte ska erhålla full månadslön för augusti. För att hantera detta behöver månadslön eller dagslön manuellt ersättas med aktuell timlön i löneberäkningen. Observera att dagslön inte stödjs av Transportavtalet, men kan vara relevant i andra kollektivavtal.

1. Vi börjar med att ta bort månadslönen genom att klicka på den röda runda ringen längst till höger om löneraden.

2. För att lägga till en ny manuell rad klickar vi på "+ Ny rad"

3. Klicka på den lilla listpilen och välj timlön, och skriv sedan in antalet timmar som den anställde ska erhålla timlön för.

4. Vi väljer att skriva in en kommentar på vad vi manuellt justerar i löneberäkningen genom att

klicka på + ny rad får ni fram kommentarsfältet.

5. Spara & Lås lönen.

I september betalas innestående kompsaldo och arbetstidsförkortning ut. För att genomföra detta, klicka på de tre strecken i det blå fältet och välj "Betala ut innestående saldo som lön".

Nu har vi betalat ut det innestående saldot med timlön, och saldot "nollställs" för komp och arbetstidsförkortning när ni har sparat och låst lönekörningen.

Den undertid som visas under rubriken tid utgör i detta exempel ingen undertid att dra av på lönen, eftersom den anställde fick timlön fram till den 15 augusti, som var sista anställningsdagen, och detta utbetalades i augusti. Systemet beaktar inte avslutningsdatumet på anställningskontraktet, utan ser på hela kalendermånaden. Därför behöver man vara uppmärksam när sådana situationer uppstår.

Intjänade och sparade semesterdagar hanteras i ert lönesystem i samband med utbetalningen av slutlönen.

Inaktivera anställd.

När slutlönen har exporterats och är klar, är det fördelaktigt att inaktivera den anställde. Gå till personkortet, under fliken allmänt, och klicka på "inaktivera medarbetarens konto". En informationsruta visas där det står att "du håller på att ändra statusen på en anställd". Om du är säker på beslutet, klicka på Godkänn. När personen är inaktiverad påverkar de inte licensens maximala antal användare, men ni kan fortfarande komma åt historik, till exempel för att ta fram arbetsgivarintyg.

Om ni behöver aktivera den anställde igen kan ni klicka på symbolen i verktygsfältet "växla mellan aktiv och ej aktiv personal".

Tips! Om den anställde finns i ett schema, rekommenderar vi att ta bort dem från schemat. Om detta inte görs, kommer passen att rullas ut i kalendern, och personen kan fortsatt förekomma i olika rapporter, såsom Dagbeordringslista eller Summerad tid.

I denna artikel kan ni läsa hur ni tar bort personal i ett schema