avbryt
Visar resultat för 
Sök istället efter 
Menade du: 

Användartips för Visma TransPA

Sortera efter:
Att ha bra kontroll vilken utrustning man har och vad man har lämnat ut till de anställda är inte bara en fråga om att hålla koll på kostnader utan också en fråga om säkerhet. Att du som arbetsgivare är skyldig att tillhandahålla den skyddsutrustning som eventuellt behövs i arbetet kan vara bra att du kan dokumentera och även följa upp. Att spara din utrustning i TransPA och sedan registrera den på respektive förare kan vara ett sådant sätt. Varför inte även låta den anställde skriva under utrustningslistan, scanna den och spara den i TransPA, under dokument.   I likhet med många funktioner i TransPA finns möjlighet att lägga filtreringsbegrepp på din utrustning, vad som kallas Utrustningsgrupp. På bilden nedan visas de förinställda utrustningsgrupperna, men går alldeles utmärkt att skapa egna. När du skapar ditt utrustningsregister får du fundera över vilken av typ av utrustning du vill ha. Den enklaste typen behöver du bara ange namn på artikeln, välja utrustningsgrupp och eventuellt om du behöver skriva en kommentar. Artikeln går sedan att placera på den anställde, och ingen ytterligare kontroll sker. Väljer du istället att använda saldohantering har du möjlighet att se hur många du har lämnat ut, och därmed även se om det behöver beställas fler. Klicka i Saldohantering och skriv hur många du har från första början.  Har du utrustning som du vill hålla extra koll på, som dessutom går att särskilja med hjälp av serienummer, kortnummer eller liknande? Då rekommenderar vi att du istället använder Identitetskontroll. Här, som i exemplet nedan, får man ange namnet på kortet, Preem i det här fallet, och sedan lägga upp nya identiteter. När man lagt upp alla identiteter kan man spara utrustningen Preem. I samband med att man lämnar ut ett preemkort får man också välja vilken identitet man ger ut, och samma sak när utrustning lämnas tillbaka.  Samma hantering kan användas för till exempel telefoner, med IMEI-nummer, nycklar med nyckelnummer, etc.   När ditt utrustningsregister är klart är det bara att registrera utrustning på dina anställda.
Visa fullständig artikel
13-08-2018 09:50 (Uppdaterad 17-09-2021)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 539 Visningar
När du har fått dina inloggningsuppgifter till BKY och du har registrerat alla förarbevis är allt på plats för att starta upp den dagliga kontrollen. Gå till säkerhet - behörighetskontroll och fyll i de uppgifter som krävs, samt vilka grupper av behörigheter ni vill göra kontroll mot. För att få fram rätt uppgifter om användarnamn och lösenord, gör följande: Logga in hos BKY med de uppgifter du fått från dom via mail. Efter inloggning, gå till BKY Kontrollpanel under företagsuppgifter, autentiseringsuppgifter tjänsten BKY. Här finns det användarnamn och lösenord som ni nu ska ange i TransPA. Om lösenordet visas som  *** i kontrollpanelen behöver du klicka visa lösenord innan du kopierar lösenordet. Observera att ni ska ange ert unika användarnamn och lösenord. Ej användarnamnet här nedan på bilden. Därefter väljer du vem eller vilka som ska få larm vid ogiltiga förarbevis. Välj en eller flera administratörer i rullisten (se bild nedan). Larmsätt - ange hur larmet skall skickas. Skickas endast efter kontroll då ogiltig behörighet påträffats. SMS - ett SMS skickas till de valda personerna. E-post - ett mail skickas till de valda personerna. Internt meddelande - ett TransPA-meddelande skapas och visas på startsidan för varje vald person. Här är exempel på hur detta besked kan se ut: Ämne: Behörighetskontroll genomförd hos Transportstyrelsen – 1 person hade ogiltiga behörigheter. STAN, Stig Andersson, Håby Åkeri AB ogiltig licens av typ: CE   Felrapport - en felrapport skapas i säkerhetsfunktionen. Genom denna felrapport kan du enkelt följa upp processen kring detta ärende.   Skicka e-post till den här användaren efter avslutad kontroll - ett mail skickas till den valda personen när kontrollen har genomförts - oavsett om någon behörighet påträffats som ogiltig eller ej. Besked om någon saknar behörighet syns på samma sätt som med larm ovan. Dessutom står här också om någons YKB eller ADR går ut inom 3 månader.   OBS: se över berörda systemanvändares kontaktuppgifter: Kontrollera att mobilnummer och mailadresser finns angivet och är riktiga för de personer som larm ska skickas till. De finns i registret över systemanvändare.   Ä r fältet mobiltelefon blankt behöver den enskilde systemanvändare registrera in detta själv på   home.visma.com   denna   artikel finns en guide hur man gör.   Nu är allt klart. Nästkommande natt kommer ett mail skickas om hur många personer som har kontrollerats, och eventuella YKB eller ADR som går inom 3 månader, om allt har fungerat som det ska.   
Visa fullständig artikel
27-10-2020 09:14 (Uppdaterad 31-08-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 787 Visningar
Det kan finnas situationer där du drabbas av inloggningsproblem då ruta med texten "Server error" dyker upp. Skulle detta uppstå behöver ni göra en åtgärd genom att rensa cookies och Cachade bilder och filer i webbläsaren. Använder ni Google Chrome  som webbläsare så finns här en guide till 2 alternativ att göra detta på.   Alternativ 1: Klicka på   Ctrl+Shift+Delete   så kommer webbinformations fönstret fram. Ändra  Tidsintervall   till minst  "Senaste sju dagarna"  samt kryssa i  "Cookies och annan webbplatsdata" och "Cachade bilder och filer" klicka sedan på Rensa data. Stäng webbläsaren och prova logga in igen.    Alternativ 2: 1. Öppna webbläsaren och klicka på dom tre prickarna uppe till höger i webbläsaren. 2. Klicka där efter på   Fler verktyg   så kommer en till flik fram där du klickar på   Ta bort webbinformation   3. Ändra Tidsintervall  till minst "Senaste sju dagarna" samt kryssa i  "Cookies och annan webbplatsdata" och "Cachade bilder och filer"   klicka sedan på Rensa data. Stäng webbläsaren och prova logga in igen. Här är en guide om ni använder  t ex iPad.   Använder ni Microsoft Edge Klicka på   Ctrl+Shift+Delete   så kommer webbinformations fönstret fram. Ändra Tidsintervall till minst "Senaste 7 dagarna" samt kryssa i "Cookies och andra webbplatsdata" och Cachelagrade bilder och filer, klicka sedan på rensa nu. Stäng Webbläsaren och prova logga in igen.  Här är en guide för Microsoft Edge.   Här har ni en guide på Engelska.
Visa fullständig artikel
18-09-2019 11:24 (Uppdaterad 26-08-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 746 Visningar
There might be situations when you get a server error when trying to log in, where you will have to clear the cookies and cache before trying again.   This is how you do in Google Chrome: Press Shift + CTRL + DEL This will bring up this window Make sure yellow that markings are set just like the image above. This will clear all your cookies and cached files the last 7 days, which should be enough.   Close your browser and try logging in again.   This is how you do in Microsoft Edge: Press Shift + CTRL + DEL This will bring up this window Make sure yellow that markings are set just like the image above. This will clear all your cookies and cached files the last 7 days, which should be enough.   Close your browser and try logging in again.  
Visa fullständig artikel
25-08-2021 19:12 (Uppdaterad 25-08-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 71 Visningar
Under Register-Aktivitetstyper ligger de vanligaste frånvaroorsakerna och aktiviteter som t ex notering. Här väljer man om man vill att aktivitetstypen ska vara med "frånvaro utan lön" eller "frånvaro med lön" man kan också välja att aktivitetstypen inte ska ha någon funktion alls. Här kopplar man också aktivitetstypen till rätt löneart   Om du har personal som går enligt tjänstemannaavtalet i TransPA, kan du behöva tänkta på vissa saker, läs allt om det här.   Samma sak om du har personal som går på Maskinföraravtalet, läs mer om det här.   Här nedan visar vi ett exempel på en aktivitetstyp med "frånvaro utan lön"    Vi börjar med att klicka på + Lägg till aktivitetstyp   Bild.1 Vi börjar med att skriva in namnet på frånvaron som vi vill lägga till. För att välja rätt funktion klickar jag på listpilen och väljer "Frånvaro utan lön"   Bild.2  Det sista som är kvar är att koppla aktivetstypen till rätt löneart. Jag klickar på listpilen och väljer den löneart  som vi har skapat upp i register-lönearter sedan tidigare,  klickar sedan på spara. Hittar ni ingen lämplig löneart i registret behöver ni titta i ert lönesystem vilken ni kan använda och sedan lägga in den i register-lönearter i TransPA.   Nu kan man välja att lägga frånvaron från tidrapporteringen eller direkt från kalendern.    I Löneberäkningen visas frånvaron som ett löneavdrag.                              
Visa fullständig artikel
14-12-2020 15:57 (Uppdaterad 18-08-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 358 Visningar
Löneartsregistret är ett centralt register som används i själva löneexporten till löneprogrammet som ni hittar under Register-Lönearter. Här finns ett register av standardlönearter upplagda. Man kan även lägga till egna lönearter utifrån ert företags förutsättningar.  Det är löneartsnummer som exporteras och som därför måste matchas med upplagda lönearter i löneprogrammet.  OBS! Vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen, samt bästa funktion och support. Vi kan lönematcha mot Visma, Hogia, Kontek. I denna artikel kan ni läsa om inställningar för export av löner.   Lönearterna i registret är sorterade efter avtalsområde, i dagsläget för Tjänstemannaavtalet och Övriga avtal (Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet).    I Verktygsfältet finns det olika symboler här kommer en förklaring till hur knapparna fungerar. Med denna symbol kan du växla mellan aktiva och inaktiva lönearter. Om du slutar använda en löneart kan det vara bra att sätta den som inaktiv, för att slippa se den, men ändå möjlighet att ta fram statistik om den i framtiden. För att se att alla lönearter i TransPA är desamma som i löneprogrammet, kan det vara bra att exportera en excelfil, eventuellt för att skriva ut. Samma sak kan även göras från Analyser - Rapporter - Register - Lönearter Med denna knapp kan du filtrera på t ex ett sökord, för att hitta den löneart du är ute efter. Om du till exempel vill hitta alla lönearter som börjar på 5, kan du skriva en 5:a i rutan för löneartsnummer, och på den blå trattsymbolen intill, välja Börjar mer. Här placerar du sorteringsordningen, genom att dra och släppa kolumnrubriken. Klicka på krysset om du vill ta bort en sortering. Om ni vill lägga till en ny löneart klicka på + Lägg till löneart. Skriv sedan in benämning på lönearten och löneartsnummer som ni  har i ert lönesystem. Tänk på att det är löneartsnumret som exporteras, inte namnet, så var noggrann med vilken löneart du väljer. I TransPAs löneberäkning kan allt se korrekt ut, men kan bli fel i ditt löneprogram för att du har använt ett löneartsnummer som används till annat.     På varje löneart har ni möjlighet att själva välja vad som skall exporteras över till löneprogrammet. Antal, a-pris, belopp, datum eller att lönearten inte ska exporteras alls. Vill ni inte att datum ska exporteras över på en viss löneart kan ni bocka ur inställningen ”Exportera datum” t ex vid släpades månadslön. Klicka på "pennan" bredvid lönarten för att redigera, klicka ur exportera datum klicka sedan på spara.      
Visa fullständig artikel
05-07-2021 09:56 (Uppdaterad 18-08-2021)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 171 Visningar
Här registreras de arbetsuppgifter som chaufförerna utför och får extra ersättning för som tex APL, Restid, Beredskap. Ersättningen är kontant och utgår per tillfälle eller per arbetstimme. Du kan också välja om ersättningen skall ersätta ordinarie premiekomp. Till skillnad från ett Lönetillägg eller   Tidnyckel   utgår ersättning vid arbetsuppgift enbart när själva arbetsuppgiften är registrerad av den anställde i tidrapporten.  Viktigt att välja rätt löneart för ersättningen man får. Ifall lönearten saknas i systemet, gå till löneartsregistret och gör klart den innan du slutför arbetsuppgiften.   I denna artikel finns ett exempel på hur ni kan skapa arbetsuppgifter för passningstjänst.    I denna artikel kan ni se exempel på hur man kan registrera in en arbetsuppgift i tidrapporteringen.
Visa fullständig artikel
03-08-2018 14:46 (Uppdaterad 05-08-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 540 Visningar
I vårt exempel registrerar vi en tidrapport där den anställde ska ha extra ersättning för APL-handledare mellan kl.13.00–16.00.   Klicka på plustecknet för att få fram en ny rad.   Registrera in arbetsuppgiften från kl. 13.00 under aktivitet väljer vi APL-handledare och sparar sedan tidrapporten.   Ersättningen för arbetsuppgiften syns med lönerad i löneberäkningen. Markerar du löneraden får ni fram spårningen som visar i vilken tidrapport som arbetsuppgiften finns i.      I denna artikel kan ni läsa om hur man registrerar passningstjänst.   I denna artikel kan ni läsa om hur man registrerar arbetsuppgifter.    
Visa fullständig artikel
08-08-2019 13:34 (Uppdaterad 05-08-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 550 Visningar
Med hjälp av denna rapport kan ni på ett enkelt sätt ta fram vilka dagar som det finns arbetstid rapporterad på. Du får även information om start- och sluttid för arbetspasset, hur mycket rast som är rapporterat samt hur mycket tid som kvalificeras som OB-tid. Rapporten är som förvald grupperad efter personens namn och summeringen av arbetstiden visas efter varje person. Du kan enkelt ändra grupperingsvalet genom att dra rubriken för önskad kolumn upp till grupperingsfältet. Genom detta kan du t ex ta fram den totala närvarotiden per stationsort och person.   Rapporten är lämplig att använda som fakturaunderlag för de företag som arbetar med uthyrning.   (OBS! även ej aktiva anställda ingår i rapporten)   Rapporten finns under Analyser-Rapporter-Tidrapporter- Utförd tid.     En annan användbar rapport vi har är Tidstransaktioner  här visas faktiskt arbetat tid. Fördelningen kan ske per anställd, fordon, kostnadsställe, arbetsuppgift osv. 
Visa fullständig artikel
06-09-2019 15:35 (Uppdaterad 03-08-2021)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 627 Visningar
Hur rapporterar en anställd in traktamente från tidrapporteringen? Den anställde har bara rest inom Sverige.   När den anställde har kommit tillbaka till stationsorten kan hen rapportera in sin resa på hemkomstdagen.   I vårt exempel nedan lämnar den anställde stationsorten måndag 5 juli Kl.09:00 & avslutar resan på stationsorten torsdag den 8 juli Kl.22:00. Klicka på Resa på hemkomstdagen. Bild.1 Då resan är i Sverige väljer vi ”Typ av resa” enligt Transport. Den anställde har sovit i lastbilen och har således inte haft någon Fri logi, den anställde ska då inte markera ”Fri logi”. Står företaget för t ex Logi på hotell kryssar man i rutan ”Fri Logi” den anställde får då inget Logi traktamente.  Bild 2. Ändra datumet när resan började och fyll i klockslaget när ni lämnar stationsorten, fyll i klockslaget när resan avlutades på stationsorten, datumet kommer automatisk då vi rapporterar in resan på hemkomstdagen. Klicka sedan på spara. Bild.3 Gränsövergångar behöver vi inte bry oss om då resan är inom Sverige. Ni kan läsa mer i denna artikel om traktamentes resa inom norden.  När allt är klart ser den anställde resan på startsidan.   Här hittar ni en manual för hur man tidrapporterar, som PDF på Svenska & Engelska  
Visa fullständig artikel
29-07-2021 13:22 (Uppdaterad 29-07-2021)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 95 Visningar
Att kunna se färdskrivardata är en viktig funktion för kontroll och uppföljning.   Vi hämtar färdskrivaraktiviteter varje natt, ca 30 dagar bakåt i tiden. För Idha Online, Scania och Optac/ Stoneridge görs utöver natthämtningen även hämtning då anställd loggar in och tidrapporterar. För Volvo Connect skickas även data direkt från bilen så fort det används, ungefär var 10:e minut, färdskrivaraktiviteter hämtas varje natt 16 dagar bakåt i tiden.    Vi vill förstås presentera tiden så tydligt vi kan och därför omvandlar vi tiden från UTC till svensk tidszon, oavsett sommartid eller ej. Ni behöver alltså inte räkna om färdskrivartidens start och sluttid i TransPA.   En förutsättning för att detta ska fungera är såklart att en koppling mellan färdskrivarleverantör och TransPA finns. Läs  Aktivera färdskrivarkoppling i TransPA för att göra det, om det inte redan är gjort.   För den anställde i tidrapporteringen Så här kan det se ut då anställd tidrapporterar och samtidigt vill stämma av mot inkomna färdskrivartider. Detta är en värdefull funktion som förenklar tidrapporteringen. Börja med att gå in på den dag du vill rapportera. Välj därefter fliken färdskrivare.  Detaljer kan tas fram för rader som visas i fetstil genom att dubbelklicka på tiden. Rapportering sker på samma sätt som vanligt och tidrapporten bekräftas med spara. För administratören I Kalendern Inne i kalendern syns inkomna tider om ni har visningen påslagen, dvs orange markering. När och hur vi visar tider för er administratörer skiljer sig något från den anställdes vy. Till skillnad från er färdskrivarleverantör som visar sammanställning per dygn så visar TransPA istället färdskrivartider i jämförelse med pass och arbetstid. Blå färg visar pass Ljusgrön visar rapporterad tid Grå-grön visar färdskrivarens tid   Ett eller flera dygns färdskrivardata kan innehålla en lång rad aktiviteter. Dessa aktiviteter hämtas och sätts samman likt arbetspass, så långt som detta är möjligt. Funktionen är beroende av att TransPA kan fastslå när dygnsvilan mellan arbetspassen inträffar. Denna detalj bär med sig flera fördelar för er: I kalendern och i attestfunktionen får ni en tydlig visning av tider där ni kan stämma av mot den inrapporterade tiden. Ni har en god hjälp vid uppföljning av färdskrivardata där ni kan ta fram önskat underlag via analyser - rapporter. Denna metod gör att vi kan hjälpa er säkerställa att tillräcklig dygnsvila mellan arbetspassen är uppfylld, enligt EG/EU:s lagstiftning om kör- och vilotider. Grundinställningen för dygnsvila är satt till 9 timmar. Ni når inställningen via V erktyg - Inställningar - Tidrapportering.  Om vilan inte uppgår till 9 timmar så kommer vi fortfarande hämta färdskrivartider, men aktiviteterna kommer inte presenteras och vara synliga som du är van vid, alltså summerat likt arbetspass.   Vill ni titta efter inkomna aktiviteter som inte har blivit fastställda med hjälp av dygnsvila/summerats likt arbetspass (alltså - antingen om vilan varit otillräcklig, eller om vi ännu inte fått in tillräckligt med aktiviteter) så kan ni ta fram dessa om tidrapport finns. Klicka på det ljusgröna fältet för tidrapport - redigera och välj fliken färdskrivare enligt nedan. I detta fall ser vi tider fram till 14:50, men vi saknar ytterligare händelser för att fastställa kommande dygnsvila.   I löneberäkningen Även inne i löneberäkningen syns inkomna färdskrivartider. Visningen speglar det vi sett i kalendern ovan. I tur och ordning presenteras  arbetspass, rapporterad tid och summerade färdskrivartider  likt arbetspass. Om du ställer dig på önskad dag så får du fram ruta med fullständiga detaljer.   Uppföljning av tider i rapporter Ta gärna hjälp av vårt analysverktyg. Här finns en rapport där ni kan se avvikelser mellan arbetad tid och färdskrivartid.
Visa fullständig artikel
02-08-2018 15:38 (Uppdaterad 26-07-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 924 Visningar
En populär funktion som vi erbjuder är att läsa in er färdskrivardata i TransPA. Vi hjälper er gärna igång med denna tjänst, som ingår i er licens för TransPA Gold. För att vi ska kunna visa färdskrivartider så behöver vi skapa en koppling där vi anger vilken leverantör ni har samt viss information om ert konto. Vi erbjuder integrationer mot flera olika färdskrivarleverantörer.   Sök efter er leverantör nedan och följ dessa anvisningar. Klicka här om ni använder mer än en leverantör av färdskrivardata   1. Ange förarkortsnummer I TransPA måste förarkortsnummer finnas inlagda för att data ska kunna hämtas. Det ska vara 14 tecken. Vid fler än 14 tecken tar ni bort de två sista siffrorna. (de två sista är kontrollsiffror som anger antal ggr som kortet har förnyats respektive bytts ut). Vi ser i sällsynta fall förarkort som består av 13 tecken. Skulle ni påträffa detta hos er så måste ni lägga till en extra nolla som siffra nr 14. Från startsidan, välj personal och välj den anställde. Mata därefter in förarkortsnumret, 14 siffror. Välj   spara.    Tips!   Logga gärna in i er färdskrivarleverantörs vy och använd funktionen kopiera/klistra in för att undvika att någon siffra blir fel. Vill ni sedan kontrollera hur det ser ut i TransPA, gå till personal där ni får en bra överblick och kan se om någon saknar förarkortsnummer:       2. Att begära koppling mellan TransPA och er leverantör av färdskrivardata Välj er leverantör i listan: Scania Stoneridge Optac 3 Idha-Online Volvo Connect TIS-Web Tacho Online           Scania   För att aktivera koppling behöver ni kontakta er Scania återförsäljare och begära koppling mellan TransPA och Scania.   Er Scania återförsäljare kommer då att skapa upp ett nytt specifikt konto till er.  Användarnamnet ska innehålla bokstäverna "WS". Lägg märke till att dessa uppgifter inte är de samma som er inloggning till varken Scanias färdskrivarportal eller Scania Fleet Management.   Be om att få kontots användarnamn och lösenord via mail. Vidarebefordra dessa uppgifter till  support.transpa@visma.com  tillsammans med er begäran.   Ni kommer få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.            Stoneridge Optac 3 För att aktivera tjänsten behöver ni kontakta Stoneridge. De skickar därefter kontonamn, användarnamn och lösenord till support.transpa@visma.com tillsammans med er begäran. Vi kopplar då på funktionen här och n i kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad.             Idha-Online För att aktivera tjänsten behöver vi endast ert kontonamn. Brukar bestå av små bokstäver. Som inloggad i idha-Online så hittar ni detta under konto/kontoinnehavare enligt nedan. Maila kontonamnet till support.transpa@visma.com   tillsammans med er begäran. Ni kommer få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.     Ni behöver även aktivera tjänsten mot TransPA inne i idha-Online, vilket ni gör på följande sätt: Under fliken "Konto" väljer ni nu istället "Tilläggstjänster", klicka på "Lägg till..."     Välj TransPA i listan och säkerställ att den lagts till enligt nedan - klart!             Volvo Connect För att aktivera koppling så behöver ni skapa upp ett API-konto på Volvo Connect hemsida sida, samt skicka oss ert användarnamn och lösenord för detta upp skapade API-konto. Maila uppgifterna till   support.transpa@visma.com   tillsammans med er begäran. Ni kommer få ett bekräftelsemail så snart integrationen är aktiverad.   För att skapa ett API-konto på Volvo Connects följ denna guiden Volvo Connect API-konto guide          TIS-Web För att aktivera Tis-Web i TransPA behöver ni kontakta er leverantör. I Sverige är detta KG Knutsson och i Norge Fartskriver. De mailar sedan nödvändiga uppgifter till oss.   Ni kommer få ett bekräftelsemail från oss så snart integrationen är aktiverad. Kontaktuppgifter för KG Knutsson AB: Kontakta KGK Teknisk support teknisksupport@kgk.se   eller ring 08-923400           Tacho Online För att aktivera kopplingen till Tacho Online behöver ni kontakta TransPA Support på support.transpa@visma.com.              Om ni använder flera leverantörer av färdskrivardata   TransPA kan hämta färdskrivartider från olika leverantörer samtidigt. Om ni tex har både Volvo och Scania så kan ni ha kopplingar från dessa till TransPA. Om ni har mer än en aktiv koppling så behöver ni på varje anställd välja varifrån färdskrivartiderna skall hämtas.    Däremot kan vi inte kan hämta färdskrivartider från två olika kopplingar samtidigt till samma anställd. Exempel. En förare kör en Volvo och färdskrivartiderna går via Volvo Connect till TransPA. I TransPA markeras "Volvo Connect " på den anställde. Nästa dag kör samma förare en Scania och dessa tider kan inte hämtas till TransPA. Orsaken är att olika tekniker används i själva hämtningen från Leverantören och vi har inte möjlighet att kombinera dessa. Om ni har förare som nyttjar bilar kopplade till olika färdskrivarsystem är det vår rekommendation att samköra dessa i tex IDHA Online. Då räcker det med en koppling från IDHA till TransPA för att samtliga färdskrivartider skall visas. 
Visa fullständig artikel
21-09-2020 08:58 (Uppdaterad 23-07-2021)
  • 0 Svar
  • 5 gilla
  • 1989 Visningar
 Från kalendern kan du lägga in hela semesterperioden för en person. Du behöver inte tänka på vad som är arbetsdagar, TransPA hjälper dig med det.   Börja med att klicka på den första semesterdagen för en person och välj Lägg till - Semester. Klicka i Period och ange den sista dagen i semesterperioden klicka sedan på spara. När du sparar registreringen läggs det in semesterdagar för alla dagar under perioden som är ordinarie arbetsdagar. När ovanstående registrering sparas kommer detta att bli resultatet i kalendern. Personen ovan går på Transportavtalet enligt Huvudregeln vilket innebär att semester läggs ut alla helgfria vardagar. Det går naturligtvis både ändra och ta bort de dagar som har skapats om du skulle önska det. Om du ändrar eller tar bort en dag utlagd som period ändras dock bara den enstaka dagen.   Tips vid hantering för anställd som går på schema Låt gärna den anställdes ordinarie schema ligga kvar under semesterperioden och lägg därefter ut semester enligt ovan. Låter man schemat ligga kvar ser man på ett enkelt sätt vilka pass som behöver tilldelas annan personal som bilden visar här nedan. I detta exempel har vi inte valt att arbeta med semesterpass vid schemalagd personal, det innebär då att när man då lägger ut semester i period så läggs semester alla helgfria dagar med frånvarotid 8 tim/dag. I löneberäkningen kommer det att visas 40 timmar semesterfrånvaro & 5 dgr semesterlön.   Om ni istället vill arbeta med semesterpass på schemalagd personal (dra frånvarotiden enligt schemat vid semester), behöver ni göra en inställning i löneberäkningen, i schemaläggningen finns en inställning om ni vill uppdatera semesterfaktorn. Det är en del saker som kan vara bra att tänka på vid beräkning av semesterfaktor på schemalagd personal i denna artikel kan ni läsa mer. Fungerar på arbetstidsförläggning Arbetstidsschema & lokal överenskommelse med schema & inställningen "föreslå schemalagd tid vid frånvaro" i lönegruppen. (OBS! detta gäller för Transportavtalet)    
Visa fullständig artikel
03-08-2018 13:55 (Uppdaterad 09-07-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 477 Visningar
På personkortet under fliken lön finns det ett värde där du kan ange den gällande semesterfaktor för varje person. I schemaläggningen kan du få hjälp med att beräkna fram denna faktor naturligtvis på det regelverk som finns angivna i kollektivavtalet.   I schemaläggaren visas semesterfaktorn för varje person som går i schemat. När du hovrar över namnet på en person visas semesterfaktorn för just denna person. Beräkningen uppdateras hela tiden i bakgrunden och i takt med att du förändrar schemat. Du väljer själv om du vill använda den framräknade semesterfaktorn.    I Allmänt-rutan finns en inställning där du kan kryssa i Uppdatera semesterfaktor.  När den är ikryssad kommer fältet semesterfaktor på personkortet för alla personer i schemat att uppdateras till det framräknade personliga värdet när schemat har sparas. Om den inte är ikryssad förändras inte värdet på personkortet. Denna inställning ger dig därför möjlighet att välja när du vill förändra en lönepåverkande semesterfaktor. Om du t ex vill göra klar löneberäkningen med den nuvarande semesterfaktorn väljer du att kryssa i uppdateringen först när du är färdig med lönerna.   Kom ihåg att det alltid är värdet på personkortet som används i löneberäkningen.   Var väljer jag om vi vill tillämpa semesterfaktor eller ej? Under-verktyg-inställningar-löneberäkning behöver ni kryssa i rutan använd semesterpass för schemalagd personal.   I exemplet nedan har den anställde en framräknad semesterfaktor på 1,25     OBS! Om ni väljer att lägga ut semester i kalendern med funktionen "period" på schemalagd personal med beräkning av semesterpass/faktor så kommer systemet att lägga semester på ej schemalagd dag i kalendern, här har vi ett visningsfel det kommer visas 8 tim frånvarotid i aktiviteten men beräkningen blir rätt i löneberäkningen. Vi rekommenderar att lägga semester endast på de schemalagda dagarna.    OBS! Detta gäller Transportavtalet
Visa fullständig artikel
19-06-2019 11:44 (Uppdaterad 08-07-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1349 Visningar
Jag undrar om man kan göra någon inställning i Transpa så att när man drar hela månadslönen att det blir föregående månads datum. Detta i och med att vi jobbar med månadslön för innevarande månad och tillägg och avdrag för föregående.   Det ni kan göra är att välja att inte föra över datum på lönearten "Avdrag månadslön" i exportfilen som skapas i TransPA.  Gå till register-lönearter leta fram lönearten "Avdrag månadslön" klicka på pennan för att redigera, kryssa ur exportera datum klicka sedan på spara. Efter ni har importerat lönefilen till ert löneprogram kan ni manuellt lägga till vilket datum månadslönen avser.   I denna artikel kan ni läsa mer om lönearter.    
Visa fullständig artikel
07-07-2021 09:24 (Uppdaterad 07-07-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 114 Visningar
Då våra chaufförer under en dag kan använda mer än en bil under sitt arbetspass, hur lägger dom in det i tidrapporteringen?    När den anställde rapporterar in sin tid i TransPA kan de registrera in flera olika fordon eller arbetsuppgifter på en dag. Detta gör man under fältet "Arbetsuppgifter" klicka på  plustecknet längst till höger. Då kommer ett nytt fält fram här fyller man i Från kl när de började köra det andra fordonet, i fältet fordon väljer dom nästa bil när allt är ifyllt klickar man på spara.  
Visa fullständig artikel
02-07-2021 09:13 (Uppdaterad 02-07-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 102 Visningar
Jag ska analysera vår sjukfrånvaro. Hur kan jag få fram en rapport som visar antal sjuktillfällen senaste 12 månaderna?   Vi har en rapport under Analyser-Rapporter-Tidrapporter som heter Aktiviteter.   I denna rapport visas allt som inte är ren arbetstid, De vill säga all slags form av frånvaro, kompetensutveckling, resa, notering från kalendern osv.   Summeringen sker på antalet aktiviteter och timmar. (OBS! ej aktiva anställda ingår i rapporten)   I exemplet nedan är på sjukfrånvaro då vi valt att filtrera på Sjuk. För att rapporten ska laddas klicka på utför.     
Visa fullständig artikel
30-06-2021 15:33 (Uppdaterad 01-07-2021)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 111 Visningar
Hur många timmar blir den planerade arbetstiden när det uppstår helgdagar under en månad på anställda som går på Lokal överenskommelse där ni ändrar antalet timmar per månad i lönegruppen?  Vi ska visa er ett exempel på hur det kan se ut.    Här nedan visar vi en heltidsanställd som går på arbetstidsförläggning Lokal överenskommelse (3 § 6 mom) övertid när arbetstiden överskrider normal månadsarbetstid.   Vi börjar med att ändra antalet arbetade timmar i lönegruppen till 176 tim som avser Juni månad och klickar sedan på spara. Räkna antal dagar måndag – fredag. I Juni är det 22 dagar x 8 tim = 176 tim.   Om ni klickar på planerad arbetstid i löneberäkningen så visas den planerade arbetstiden för hela månaden.   Den ordinarie arbetstiden (176 tim i vårt exempel) reduceras med 8 timmar för varje helgdag som infaller under måndag till lördag.  I Juni månad är följande helgdagar Midsommarafton, Midsommardagen  detta innebär att planerad arbetstid blir 160 tim i löneberäkningen efter reducering av helgdagarna (16 tim) som ni ser på bilden ovan.   Om ni bedriver kontinuerligt skiftarbete räknas även helgdagar på söndagar. I de tillfällen behöver ni registrera dessa helgdagar själva i registret helgdagar som ni finner under   register-helgdagar   I denna artikel finns exempel på hur reduceringen blir om ni har anställda som går på Schemalöst arbete enligt 3 § 5 mom B och vid schemalösa lokala överenskommelser 40 tim/vecka   I denna artikel kan ni läsa mer om att ändra arbetstidsmåttet i lönegruppen.
Visa fullständig artikel
12-02-2021 16:27 (Uppdaterad 29-06-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 1144 Visningar
Vill ni göra egna anpassningar vid beräkning av arbetstidsförkortning, ATF, så finns möjlighet att bygga upp detta i eget register och därefter aktivera dessa beräkningar på individnivå.   Funktionen finns tillgänglig i ert TransPA oavsett vilket avtalsområde ni tillämpar.   Inställning för hur beräkningen ska ske ställs in för var och en anställd under fliken lön. Här väljer man om atf ska beräknas enligt avtal, enligt arbetstidsförkortningsnyckel eller inte alls. Som standard är valet enligt avtal.     För att bygga upp en eller flera arbetstidsförkortningsnycklar, gå till register - arbetstidsförkortning. Tryck på plustecknet för att lägga till ny. Välj ett lämpligt namn. Därefter, tryck på pennan vid den du skapat. Nu får du sätta upp parametrar för när och hur beräkningen ska ske. Ett typnamn krävs som kännetecknar hur du satt upp denna atf-nyckel.     Att tänka på när man bygger upp dessa - när man väljer att gå ifrån avtalets beräkning så kommer man också tappa den inbyggda hårdkodade beräkningen som man är van vid sker för de berörda anställda. Se då till att få med avtalets ordinarie atf i er nyckel ni skapar.   Också värt att nämna är att tidnycklarna bör gå fram till midnatt och därefter ytterligare en nyckel från midnatt och framåt. Alltså att man får t ex gör en nyckel från 22:00 - 00.00 och en från 00:00 - 06:00, med samma antal intjänade minuter, ifall man vill åstadkomma en hantering från 22:00 - 06:00.   När ni skapat upp de nycklar ni behöver, gå till var och en anställd och aktivera nyckel vid fliken lön, där ni nu kan välja bland de ni skapat.   Kända begränsningar Vid tillämpning för Transports tjänstemannaavtal. Lönearten Arbetstidsförkortning och uttag för ATF finns ej i ert TransPA vilket försvårar. Vi kan trots detta hjälpa er att få arbetstidsförkortning att räknas upp vid intjänande. Dock kommer ej uttag av atf att kunna räkna ner ert saldo. Kontakta oss gärna så förklarar vi mer hur ni ändå kan nyttja funktionen och vilka manuella åtgärder som krävs.        
Visa fullständig artikel
21-06-2021 09:25 (Uppdaterad 28-06-2021)
  • 0 Svar
  • 2 gilla
  • 272 Visningar
 Det finns möjlighet att skapa upp flera företag i systemet. Detta gör ni under verktyg-inställningar- Lägg till företag   Skriv in företagsnamnet välj vilka avtalsområden det nya företaget skall ha klicka sedan på spara. OBS: Tjänstemannaavtalet kostar 250 kr/mån/företag     Nu har det nya företaget skapats upp, ni behöver logga ut och in i systemet igen för att företaget skall synas i listan på startsidan där ni växlar mellan era olika bolag i denna artikel kan ni läsa mer.     Det finns en del saker som ni behöver gå igenom när man skapar ett nytt bolag eftersom det nya företaget är helt tomt uppgifterna ni har i andra bolag kommer inte automatiskt med när man skapar nytt bolag.    I registret lönearter behöver man lägga till lönearter vi rekommenderar att boka in en lönematchning för att få allt rätt inställt mellan systemen. Inställningar för löneberäkning t ex vilket Lönesystem.  Aktivitetstyper behöver kopplas till rätt löneart. Inställningar för Tidrapportering, Företagsinställningar o.sv      
Visa fullständig artikel
22-11-2018 15:48 (Uppdaterad 24-06-2021)
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 591 Visningar