Användartips för Visma.net ERP

I vår nya avancerade fakturahantering kan du sätta upp automatiska regler för hur era fakturor ska konteras direkt när de kommer in i systemet, innan någon ens sett fakturorna.   Och när de har konterats sätts attestflödet igång.     Kontakta din partner för mer information!

Nu kan ni aktivera Svarsmeddelanden (Peppol Invoice response 3.0)   Gå till Inställningar för Autoinvoice (CS10250S) Vi har lagt till en knapp för att aktivera Svarsmeddelanden för faktura     Då registrerar ni ert företag för att ta emot INVOICE_RESPONSE i Peppol och ni kommer då få information om händelser hos kunden på en skickad kundfaktura.   Vi uppdaterar kundfakturan med följande statusar:   AB – basic message acknowledgement = Mottaget AP – accepted = Godkänd RE – rejected = Avvisad IP – in progress = Under behandling UQ – under query = Under förfrågan CA – conditionally accepted = Godkänd med villkor PD – paid = Betald Under fliken Faktureringsadress på kundfakturan ser ni dessa, längst till höger under rubriken Autoinvoice    

Att löneväxla handlar om att byta en del av sin kontanta bruttolön mot andra förmåner. I praktiken innebär det att arbetsgivaren drar av exempelvis 5 000 kronor på arbetstagarens bruttolön och istället sätter in det beloppet i vald förmån.   Det finns ingen standard löneart för detta ändamål i Payroll SE utan man får skapa en egen under Lönearter - Löneartsregister. Ställ in att lönearten ska påverka bruttolönen.   För att visa ackumulerat saldo på lönespecifikation för löneväxlingen behöver du skapa egen statistik. Det gör du på fliken Allmänt under Egen statistik   Du får skapa en separat löneart för att visa ackumulerat värde på utskriften   Ett enkelt exempel kan du se nedan. Men det kan skilja sie beroende på vilket semesteravtal, anställningsform mm man har.   Månadslön är på 25 000 kr och det görs ett bruttolöneavdrag på 5 000 kr, då kommer skatt och arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolönen 20 000 kr.        

Om det finns e-post som har misslyckats vid utskick måste man behandla det manuellt. Fel vid utskick uppstår oftast om man har gjort ändringar på konto inställningarna.   För att skicka e-post manuellt gå till Väntande e-post (SM507000) kryssa i Inkludera misslyckade välj e-mail som du vill skickat ut och tryck Behandla eller skicka ut alla genm att trycka Behandla alla   Man kan även filtrera misslyckade e-post i kolumnen E-poststatus

Vid import av kundregister stöter vi ständigt på problem med postnummer för utländska kunder. Systemet vill validera trots att vi tror oss ha stängt av det. Någon som vill bidra med lite input i frågan?

Hej på er,    När en faktura kommer in i fakturainkorgen kan det uppstå att den hamnar under fel eller under blockerat. Ibland kan det vara svårt att förstå sig på de olika felmeddelandena. Därför har jag skapat en video där jag går igenom de vanligaste felen.      Snabblänkar till avsnittet i videon Hur får jag fram statusorsak? Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Blockerad     Hur får jag fram statusorsak? Det första man kan göra är att dra fram fältet statusorsak. Detta gör du ute till vänster (Kolumnuppsättning)  Välj statusorsak och dra ut den till höger. Klicka sedan ok.      Det gör att du ser felmeddelandet.  Fel: Det uppstod ett fel under behandling av fältet Period med värdet X. Fel: Räkenskapsperiod är stängd Detta felet betyder att fakturan du försöker läsa in har ett fakturadatum som finns i en stängd period.    Det man kan göra är följande.  1. Ändra datum på fakturan i fakturainkorgen.    2. Tillåt bokföring på stängda perioder. Om du vill ha in fakturan i en redan stängd period kan du tillåta bokföring på stängda perioder. Detta gör du under (redovisning -> Egenskaper -> Redovisning)   AP dokument with this vendor ref already exist for this vendor see dokument with Detta felmeddelande tyder på att det redan finns en faktura från denna leverantör med detta fakturanr i den levreskontra. Innan man behandlar detta felmeddelande kan det vara bra att kontrollera fakturan i levreskontran och jämföra den med den faktura man försöker läsa in.    Om det nu är en dubblett som vi vill ta bort så klickar vi på papperskorgen inne i fakturainkorgen.      Fel: Posten infogar "Fakturan resulterade i minst ett fel" Kontrollera felen. Detta felmeddelande tyder på att fakturan i fakturainkorgen inte hittar en leverantörsplats.  Det första du ska göra är att dra fram så du ser leverantörsplatsen i fakturainkorgen.  Klicka på kolumnuppsättning ute till vänster.   Välj sedan leverantörsplats och dra den ut till höger.    Detta gör att vi nu kan se leverantörsplatsen i fakturainkorgen. Vi ser att platsen är tom.  Klicka på föstoringsglaset och välj rätt plats. Klicka sedan på behandla.      Posten infogar "valutainfo" resulterade i minst ett fel kontrollera felen. Detta fel tyder på att det inte finns en aktiv valutakurs för valutan som finns på fakturan.  Detta kan tyda på att vi inte har valutan upplagd i systemet. Då behöver vi lägga upp valutan och lägga en aktiv valutakurs i systemet.    Efter du har lagt upp valutan klickar du på behandla.    The amount to be posted to the roundoing difference excedes the limit specified on the GL preferences Detta felmeddelande tyder på att det finns ett för stort belopp i öres avrundningen på själva fakturan. Oftast är redan fakturan inläst till levreskontran (detta kan vi se via det blåa referensnr) Detta fel brukar uppstå om det är att inläsningen av momsen inte är helt korrekt. Om fakturan redan finns i systemet (när du ser det blåa refnr). Så kan det först vara bra att kontrollera att det är samma faktura först. Jämför fakturan som finns på refnr med den som finns i fakturainkorgen. Om de är samma så kan du klicka på validera för att få bort den ur fakturainkorgen.        Blockerad Ligger en faktura under blockerad kan det bero på att antingen så hittar inte fakturan leverantören att matcha med.    För att lösa detta klickar vi på förstoringsglaset och matchar den mot fakturan.    Klicka sedan på spara.   Om inte leverantören finns kan vi skapa upp den här "Skapa leverantör"     

Handelsföretag som har exportförsäljning kräver ofta förskottsbetalningar av sina kunder innan de skeppar varorna. Det kan variera hur mycket kunderna skall betala i förskott, men det finns stöd för detta i Visma.net ERP.   Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta SEK Det är möjligt att skapa en förskottsbetalning från en försäljningsorder. Och om det redan har gjorts en förskottsbetalning kan denna läggas till på säljorder.   Skapa en försäljningsorder i Order (SO301000) som vanligt. När all information är registrerad på försäljningsordern, gå till fliken Betalningar och tryck på knappen Skapa förskottsbetalning.     Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     När kundens betalning har registrerats på banken går du in på själva förskottsbetalningen, korrigera eventuellt datumet så att det stämmer överens med det datum som pengarna kommit in på kontot och klickar på Frisläpp. Förskottet går då över till status Öppen, så länge det inte är använt på en faktura.     Det är även möjligt att på Försäljningsordern under fliken Betalningar se att en betalning är registrerad.     Beroende på hur flödet ser ut i företaget så gör man nu antingen en utleverans, eller om det är ett inköp kopplat till försäljningsordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   När detta är gjort registrerar man utleveransen på försäljningsordern och bekräftar denna. När utleveransen är bekräftad skapar man kundfakturan och gör eventuella ändringar för att sedan frisläppa denna.   Om hela beloppet har blivit förskottsbetalat så kommer fakturan att direkt få status Stängd. Om inte kommer resterande saldo som kunden måste betala att visas under Restbelopp. Förskottsbetalningen status kommer också att ändras till Stängd.     Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta Om en kund ska göra en förskottsbetalning i valuta, exempelvis USD så kan man även från försäljningsordern skapa det om det är ett likvidkonto med samma valuta (USD).   Skapa en försäljningsorder som vanligt och gå sedan till fliken Betalningar. Ändra betalningsmetod till 03 - Manuell och lägg in ett likvidkonto som är i samma valuta som försäljningsordern.     Gå till fliken Betalningar och klicka på Skapa förskottsbetalning. Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     Som med förskottsbetalningar i basvalutan i företaget (oftast SEK) låter man betalningen vara i status Balanserad tills man tar emot betalningen på kontot. När man har tagit emot betalningen korrigerar man eventuellt datum och frisläpper förskottsbetalningen.   Förskottet går då över till status Öppen så länge den inte är utnyttjad på en faktura. Detta kan man se på försäljningsordern.     Nu kan man hantera försäljningsordern och antingen skapa en inköpsorder eller göra en utleverans. När detta är gjort skapar man en faktura.   När man har förberett fakturan kan man under fliken Betalningsinformation se det belopp som finns på förskottsbetalningen under Summa betalning och kvarstående belopp under Belopp att registrera.     Gör eventuella ändringar på fakturan och frisläpp sedan denna. Om hela beloppet är förskottsbetalat så får fakturan direkt status Stängd. Är där något kvar att betala får den status Öppen.   Förskottsbetalning från Kundreskontra För att skapa en förskottsbetalning från kundreskontran, gå till Kundinbetalningar (AR302000). Välj Typ: Förskottsbetalning. Fyll i rätt uppgifter och hämta sedan upp ordern som ska förskottbetalas under fliken Order att matcha. Tänk på att ha rätt Betalningsmetod, Likvidkonto och Valuta.     När betalningen har registrerats på bankkontot, öppna förskottsbetalningen och korrigera eventuellt datumet innan du frisläpper betalningen. Förskottet går över till status Öppen så länge den inte har utnyttjats på en faktura.   Beroende på hur flödet är i företaget så gör man nu antingen en utleverans eller om det är ett inköp kopplat till säljordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   Därefter går man in på försäljningsordern och gör en utleverans som sedan bekräftas. Skapa sedan en kundfaktura och kontrollera så att denna stämmer och frisläpp sedan denna.   Hantering av förskottsbetalningar som importeras från AutoPay I dagsläget finns ingen funktionalitet för att hantera förskottsbetalningar automatiskt i Visma.net ERP som kommer från AutoPay och hamnar i Behandla kundinbetalningar (AR305000). Om Datum och Belopp stämmer överens med förskottsbetalningen i Visma.net ERP finns det möjlighet att matcha manuellt, men annars gäller ovanstående hantering.  

I mallen för rapporteringsinställningar gällande momsrapporten har ett fel noterats. Bokning av inköp tredjepartshandel med KAT 11 ger negativt värde i ruta E37 på VAT-rapporten trots att endast debetfaktura är registrerad. Detta innebär att en skapad rapport som skickas till SKV innebär fel i rapporteringen och kan ge onödig korrespondens med myndigheten.   Genom att ändra uppdateringsregeln för E37 Inköp tredjepartshandel EU från +utgående-ingående till +ingående-utgående, (se övriga EU inköpsrader på momsrapporten t ex C20, C21) får man rätt värde på VAT-rapporten. Se bifogade bilder

Nu har vi publicerat ett flertal manualer för vår avancerade fakturahantering! Här hittar ni bland annat information om hur ni sätter upp flöden, konteringsmallar, hanterar användare och mycket mer. Ni hittar dessa inne i systemet via Hjälp -> Hjälpcenter (se bild nedan) eller under Nedladdningsbara dokument här i mapp Utbildningsmaterial.    

I Payroll SE kan man ställa in en automatisk kontroll att kontona på lönearter finns med i kontoplan man vill använda. Är kontrollen på men det saknas kontoplan svarar systemet med följande felmeddelande:     Gå till Lönearter - löneartsregistret och välj lönearten som du ser i felmeddelandet. Gå till fliken Kontering - där ser du standardkonto eventuellt flera konton om du konterar per kategori/anställd   Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring   Under Kontoplan kryssa i ingen kontroll eller importera din kontoplan i SIE4 filformat. Alternativet är att lägga upp alla konton manuellt i tabellen till höger    

I vår avancerade fakturahantering så finns möjlighet att bland annat sätta upp inkommande flöden med färdig kontering utifrån en mall och automatisk attest. Vanligt är att styra inkommande flöden utifrån leverantör och referens och i de flesta fall blir det korrekt, flödet matchas och fakturan går automatiskt ut i flödet eller till slutbokföring direkt. Ibland händer det dock att exempelvis referensen är felaktig eller saknas vilket gör att det uppsatta flödet inte kan appliceras. Då finns det möjlighet att korrigera referensen på fakturan när den kommer in till systemet och sedan köra importflödet på nytt, fakturan går då iväg enligt det uppsatta inkommande flödet utan ytterligare manuell hantering.      För mer information om vår avancerade fakturahantering, kontakta er partner. Glöm heller inte att kika på vårt inspelade webbinar som ni hittar här

Den 24:e februari klockan 10:00 - 16:00 kommer vi att utföra ett arbete i driftmiljön, vilket kommer leda till ett driftavbrott i Time & Absence och Travel för ett urval av de kunder som använder dessa produkter. Anledningen till att vi gör detta utanför normalt servicefönster är att vi behöver installera ytterligare hårdvara och optimera driftmiljön.

I OneStop Reporting har du möjlighet att ta fram topplistor över dina kunder, leverantörer och produkter. Detta finns tillgängligt i tre olika rapporter.   För att ta fram dessa rapporter, gör följande: 1. Gå till menyvalet Rapportering 2. I sökrutan uppe till höger söker du på "Topp 10"     Topp 10 kunder Rapporten utgår från belopp som finns registrerat i alla försäljningsordrar. Du har möjlighet att styra vilka ordrar du vill få med i rapporten genom att ändra i parametern Status.   Topp 10 leverantörer Rapporten utgår från vad som finns registrerat på leverantörsfakturor i systemet. Som standard tas endast dokument med typen Fakturor med, men detta går att justera med hjälp av parametern Typ av dokument.   Topp 10 produkter Rapporten utgår från belopp som finns registrerat i alla försäljningsordrar. Du har möjlighet att styra vilka ordrar du vill få med i rapporten genom att ändra i parametern Status.     Du har möjlighet att justera rapporterna (till exempel ändra urval för att visa en större topplista) genom att duplicera rapporten och justera kopian. Observera att detta kräver att du har korrekt tillgång till att redigera rapporter.   Om du önskar hjälp med att justera rapporterna kan du alltid vända dig till din partner.

I denna artikel beskriver vi hur du manuellt överför anställda från Time&Absence till Payroll SE. Det är nödvändigt om man lade upp anställda innan man skapade en koppling mellan programmen. Mer information om programlänkar hittar du här.   Logga in på Time&Absence med dina vanliga inloggningsuppgifter. Gå till Anställda > Anställning och se till att det finns aktuella uppgifter under Sysselsättningsgrader. Annars felar importen i Payroll SE Gå till Bearbetningar > Servicerutiner > Exportera anställda. Om du behöver det, gör ett urval. Du har också möjlighet att spara det filter du skapat. När du är klar, tryck på Exportera. I tabellen till höger dyker en ny rad upp när exporten påbörjas. Där kan du se start- och slutdatum/klockslag samt status för exporten. Gå nu till Payroll SE och logga in som vanligt. Vid kuvertet till höger ser du en siffra som indikerar att det finns ny information redo att importeras. Markera raden för att se detaljerad information. Tryck på länken i meddelandet eller gå till Personal - HRM - Importera personal. OBS! Sedan version 2024.0.5 måste du välja en inmatningsmall innan du trycker på Importera, annars får du upp nedanstående felmeddelande. Du kan trycka på Kontrollera för att säkerställa att all information är korrekt. Om allt stämmer, tryck på Importera.   När importen är klar har du möjlighet att skriva ut en avstämningslista. Den nya anställda finns nu i personalregistret i Payroll SE.

Vi ser att för vissa automatiserade schemaläggningar har utförandetiden ändrats under de senaste dagarna. Orsaken till detta problem har åtgärdats, men de ändrade utförandetiderna behöver justeras manuellt. Detta gäller endast för automatiserade schemaläggningar där man har angett ett värde i fältet Körs mellan under fliken Schemalägg.   Om dessa inte är korrekta, kan de ändras genom att öppna schemat från Automatiserade schemaläggningar - översikt (SM205030).       Här, under fliken Schemalägg, ändrar man utförandetiden i fälten Körs mellan och sparar. Efter detta kommer utförandetiden att vara korrekt. Om ni behöver hjälp med detta, vänligen kontakta er support.

Här finner du information kring årsrutiner för 2023/2024. I versionen av Payroll SE som finns ute nu, så är bland annat alla årsvärden för 2024 uppdaterade. Läs gärna artikeln Payroll SE Versioninformation 2024.0.5 under Nyheter, för att få mer information på vad versionen innehåller i sin helhet.   Dokument är tillgängligt för inloggade användare.    

Ny rapportering för arbetare införs 2024. Förändringen innebär inte bara att rapporteringens tidsintervall förändras, från årligen till månadsvis, utan också att alla arbetare måste identifieras med en specifik kod som tillhandahålls av Fora. Här finner du en sammanställning på vad du ska tänka på.   Dokument är tillgängligt för inloggade användare.

Vi förstår att tid är värdefull, och därför har vi utvecklat sökfunktioner för att hjälpa dig snabbt och smidigt hitta det du behöver.  I vår nya avancerade fakturahantering finns bl. a.:   Globalsök för total kontroll: Högst upp i programmet finner du globalsök. Denna funktion genomsöker hela systemet och anpassar listan för att visa det mest relevanta först. Sök på allt och få snabbt en översikt över all information du behöver.    Fritextsök fakturabild: Med vår unika fritextsökning på fakturabilder kan du nu söka på alla ord som tolkas från fakturabilden. Oavsett var texten är lokaliserad på fakturan   Fakturasök med över 20 sökparametrar: Utforska vårt omfattande fakturasöksverktyg, där över 20 olika sökparametrar kombineras för att skapa den mest precisa sökningen. Oavsett om det är datum, belopp eller leverantörsinformation du letar efter, ger vårt sökverktyg dig möjlighet att anpassa sökningen för att matcha dina specifika behov. Slipp onödig tidsspillan och hitta exakt den information du letar efter på ett ögonblick.     Oavsett om du är en erfaren användare eller nybörjare, är våra sökfunktioner utformade för att göra din upplevelse intuitiv och effektiv.   Kontakta din partner för mer information!

Här  hittar du information om nya gränssnittet direkt via menyn i Approval.   Klicka på ikonen som ser ut som en glödlampa   Klicka på Ta reda på mer      

Hur skapar man en ny engångskod till sina anställda?   Administratören på ert företag med rollen Customer Administrator loggar in på https://signin.visma.net/ och aktiverar Authentication Settings                   Sedan lägger ni på rollen Authentication Administrator till den personen som ska kunna skicka ut engångskoder.                   Denna administratören kan nu logga in och klicka på ikonen, Authentication Settings i Home.                   Man behöver först verifiera sin domän om ni inte gjort det, så klicka på Lägg till domän                     Verifiera er domän enligt instruktionerna, antingen via DNS eller HTTPS Läs mer   När detta är gjort så kan ni i antingen via Visma.net Admin  eller i Authentication Settings skicka ut engångskoder till era anställda.