Godkänna resposter innan vidarefakturering

[#1]

Vill du använda attest av resposter innan vidarefakturering i projekt?

(Gäller version Premium & Enterprise)

I Verktyg > Inställningar > Tid & Utlägg > Resräkningar går det att ställa in om resposter ska vara tillgängliga omedelbart för fakturering eller inte. 

Markera om resekostnader måste godkännas eller inte innan de kan faktureras.

Om du väljer att  Resekostnader måste godkännas innan de kan faktureras krävs det att den anställde skapar en reseräkning och får den godkänd av sin överordnade för att den ska bli fakturerbar i projektet den tillhör. 

Alla resekostnader som rapporteras i fönstret Tid & Utlägg eller via en reseräkning visas även i det aktuella projektet under fliken Finanser.

Resekostnader kan antingen vara fakturerbara, fakturerade eller ej fakturerbara.

Resposterna hamnar under fliken Ej fakturerbart fram tills att posten är godkänd om inställningen att godkänning krävs innan fakturering kan genomföras är vald. 

(Vi är medvetna om att även när posten finns i fliken ej fakturerbart så står det klart för fakturering: omgående på posten. Därför att så snart posten är godkänd är den omgående klar för fakturering.)

Hur godkänner jag reseräkningar? 

Om du har behörighet att godkänna reseräkningar går du till Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Resor > Reseräkningar.

Här kan du anpassa filter och värden om det behövs, klicka på ett reseräkningsnummer för att öppna den. När du har granskat reseräkningen kan du antingen ändra status till Godänd eller Ej godkänd. Du kan också markera kryssrutorna till vänster om du vill behandla fler samtidigt. 

För att en respost ska finnas tillgänglig i rapporten och kunna godkännas krävs det att det har skapats ett utkast av en reseräkning där resposten ingår. Det går att skapa reseräkningar retroaktivt om de anställde har glömt eller liknande. OBS: Så länge inte perioden är låst. 

Om resekostnader fortfarande visas som ej fakturerbara i projektet och inte dyker upp på fakturan efter godkännande kan du kontrollera sektionen Ange priser på fliken Finanser i projektet och säkerställa att resekostnader är markerade som fakturerbara.

Notera:

* Om du använder tjänsten Reseräkning kan du använda appen Visma Scanner för att bifoga kvitton till dina reseutlägg.
* Vid integrationen till Visma Lön innebär detta att bara de utlägg och
resekostnader som är kopplade till en godkänd reseräkning kommer med i lönefilen. 
Resekostnader som rapporteras in och läggs i en reseräkning kommer inte med i
lönefilen förrän den månad som reseräkningen godkänns i sin helhet.