Användartips för Visma.net Project Management

Så här sorterar du fakturavyn.

Det första du ser vid inloggning i Visma.net Project Management är Startsidan. Sidan är tänkt att snabbt ge en överblick över det som är viktigast för dig och ditt dagliga arbete, därför finns möjligheten att redigera innehållet efter behov. Det går att smidigt navigera tillbaka till Startsidan vart du än befinner dig i systemet genom att klicka på överskriften Visma.net Project Management som alltid finns tillgänglig i det övre åtgärdsfältet. Via de olika startsidorna kan man få snabb åtkomst till verktyg som tidrapportering, fakturering och rapporter. Till exempel, när man klickar på ett rapportnamn öppnas hela rapporten med samma formatering för att enklare kunna analysera informationen, lägga till värden eller filtrering samt genomföra en export eller utskrift av datan.    Startsidorna i den övre bannern sorteras automatiskt i alfabetisk ordning. Vill man ändra ordningen om man ex. har olika startsidor samma namn kan man exempelvis döpa sidorna till "Startsida 1" och "Startsida 2" för att styra ordningen.    Flera startsidor Att använda fler Startsidor tillåter dig att snabbt hitta informationen du behöver när du behöver den. Du kan enkelt skapa startsidor med olika syften, t.ex. man kan ha en startsida anpassat för Försäljning med aktiva kunder, kontakter, försäljningsprojekt och aktiviteter samt en annan startsida för Arbetstid med formulär för arbetstidsregistrering samt rapporter med summerad arbetstid och även reseräkningar vid behov. Som standard visas en startsida baserad på din behörighetsprofil. Skapa och redigera startsidor För att redigera startsidorna, klicka på Redigera startsida uppe till höger. Välj därefter vilken flik du vill redigera eller välj Lägg till startsida för att skapa en ny. Klicka på Kugghjulet till höger om titeln på en befintlig startsida för att ändra namnet och vilka behörighetsprofiler som den är delad med, startsidor som inte är delade placeras i en egen sektion - Mina startsidor.    Startsidorna är uppbyggda av olika sektioner som går att fylla med innehåll, både grafiska rapporter och listrapporter samt widgets som gör det möjligt att ange t.ex. arbetade timmar.   Vill du redigera vyn på startsidan genom att minska eller förstora dess grafiska element sätter du muspekaren nere i elementets högra kant, vänsterklickar och drar. Du kan också dra och släppa elementet till önskad placering, placera musen över t.ex. namnet på elementet du vill flytta och håll ner musknappen. (När du ser en ikon med handflata kan du börja dra elementet) För lägga till innehåll i tomma sektioner tryck på Lägg till innehåll. Tillgängliga rapporter och funktioner visas och du väljer dem genom att klicka på vald rapport eller funktion. Bekanta dig gärna med vilka val som finns under respektive sektion.    Klicka på kugghjulet på befintligt innehåll i Startsidan för att byta ut det och klicka på papperskorgen för att radera innehållet.  Notera: Ikonerna är endast tillgängliga om du först klickat i Redigera startsidan!   Delad startsida För att dela en eller flera  startsidor, klicka på Redigera startsida och sedan på kugghjulet på den startsida du önskar dela. Därefter, markera vilka behörighetsprofiler som ska få åtkomst till startsidan. Tänk på att innehållet kan variera på användares startsidor även om de har samma delade startsidor, t.ex. om de inte är medlemmar i samma projekt eller har samma behörighetsprofil men vissa delar är anpassade.    Se även: Skapa faktura från startsida

Denna artikel hjälper er förstå rapportgeneratorn och hitta rätt sätt att ta ut informationen på i Visma.net Project Management via de vilka olika alternativ som finns att använda.  Tänk först igenom följande: Vad för information behöver rapporten innehålla? Visma.net Project Management erbjuder ett brett utbud av rapporteringsalternativ och möjligheter att ta ut rapporter i flera olika format. Med hjälp av fördefinierade modeller är det enkelt att skapa rapporter som täcker verksamhetens behov. Bland annat går det att ta ut rapporter baserat på olika huvudgrupperingar, se nedan. Bekanta dig med de olika undergrupperingarna som finns i vardera för att smidigt kunna ta skapa rapporter.   Hur ska rapporten presenteras visuellt? Matriser - Matriserna summerar numerisk data efter t.ex. vald perioder.     Listrapport - En listrapport listar innehållet i rapporten och dessutom summerar numerisk data (belopp, arbetstimmar etc.) längst ner. En listrapport kan också sorteras efter önskade rubriker. Grafiska rapporter - Rapporter som visar ekonomiskinformation (och även resursallokering) kan presenteras som stapel- eller linjediagram. Observera att krävs tillägget grafiska rapporter för att kunna använda dessa.      Vart ska den användas? Exempelvis: - Startsida i Visma.net Project Management - Detaljerad rapport i Visma.net Project Management - För sammanställning i kalkylprogram  Exempel på hur du skapar en rapport i Visma.net Project Managment: Välj vilket huvudområde och gruppering du vill skapa rapporten inom Det finns ett även antal fördefinierade rapportmallar som du kan utgå ifrån. Du hittar dem under Rapporter > Rapportgalleri, bekanta dig gärna med dessa också.  Använd filter, värden och om du väljer matris även gruppering för att anpassa innehållet. Tänk på att alla rapporter inte innehåller samma värden eller filter. Det är möjligt att skapa egna anpassade värden och fält som kan användas i rapporter. Läs mer om det här! Vissa filter och värden är redan förinställda för respektive rapport men de kan anpassas efter dina behov. Dölj filter- och värdessektionen genom att klicka på rubriken, så får du större utrymme till att visa rapporten.   Välj vilka värdekolumner som ska visas i rapporten. Varje rapport har föreslagna standardvärden, dessa kan alltid redigeras.  Spara rapporten så att du snabbt kan komma tillbaka till den senare. Det gör genom att trycka Spara som. Rapporten kan sparas endast för eget bruk eller delas med andra behörighetsprofiler. Ange rapporten som favorit, så kan den hittas i huvudmenyn för favoritrapporter. Du gör detta genom att klicka på Spara som, skriva ett namn och markera Ange som favorit. Därefter trycker du på Spara.  Alla favoritrapporter kan hittas under Rapporter > Rapportgalleri. Exportera rapporten Du kan exportera rapporter i XLS eller CSV-format, dock ej grafiska rapporter.  Navigera till Rapporter - Rapportgalleri för att se alla rapporter som finns tillgängliga.  Egna: Rapporter som du skapat och som bara du kan se Delad: Rapporter som delats med dig och som du delat med andra Standard: Standardrapporter Klicka på kugghjulet till höger om rapporten för att se tillgängliga åtgärder.   Ikonen visar vilken typ av rapport det är Listrapport  Grafisk rapport  Matrisrapport  Resursallokeringsrapport (ej tillgänglig i version Basic)  Favoritrapport  Egna  Delade Notera: Innehållet i rapporter kan variera på grund olika behörighetsprofiler och tillgångar. Möjligheten att dela rapporter styrs av behörighetsprofiler. Visma.net Project Management ger dig stora möjligheter att skapa rapporter och anpassa dem till egna behov. Däremot är rapportgenerator Visma.net Project Management inget BI-verktyg, därav blir du ibland tvungen att skapa flera rapporter får att få ut alla de önskade informationen. Har ett större rapporteringsbehov än PM kan erbjuda så kontakta er partner och fråga om lösningen OneStop Reporting. 

Frånvaro kan registreras i PM aningen som Timmar eller som Kalenderpost.

I denna artikel kan du läsa om hur man skapar en rapport som visar projekt där poster finns redo att faktureras och andra översikter för att snabbt få en överblick på fakturerbara projekt.    Rapport för projektledare Gå till Rapporter > Rapportgenerator och välj att utgå ifrån Projekt > Projekt.  Anpassa rapporten genom att välja vilka värden som ska inkluderas. I exemplet nedan har vi valt värden Kund, Projektnummer, Fakturerad och Ej fakturerad. Vid behov går det även att skapa egna värden och beräkningar Skapa egna Nyckeltal   För att begränsa rapporten så används Filter, till höger finns ett antal standard filter angivna för att ställa in tidsperiod, projektledare och öppna/stängda projekt. Eftersom vi vill skapa en rapport för Projektledare så är det av intresse här att endast se de projekten man själv står som projektledare för. Förslagsvis sätt följande filter:  Finansernas tidslinje: Utefter behov, förslagsvis Denna månad eller Förra månaden beroende på när faktureringen sker i er verksamhet.  Slutdatum: Detta filter baseras på projektens slutdatum. Kan lämnas tomt om det är irrelevant.  Projektledare: Välj Egen för att se dina egna projekt.  Försäljningsförlopp: Kan lämnas tomt om det är irrelevant.  Öppen/Stängd: Båda kan inkluderas om ni stänger projekt innan de faktureras, annars endast Öppen.  Det går att lägga till fler filter via knappen Välj filter om det behövs.    Klicka på Spara som för att spara den egentillverkade rapporten och för att få möjligheten att dela den med andra behörighetsprofiler, t.ex. andra projektledare. När de tittar på rapporten kommer de då se sina egna projekt, de kan även spara om rapporten som en egen om de skulle behöva/vilja ändra något.    Faktureringsöversikten Ett annat smidigt sätt att se fakturerbara poster baserat på projektledare är att gå till Fakturering > Skapa Fakturor.    Uppe till höger finns det ett par förinställda filter för att styra vad som ska vara synligt i vyn.  För att anpassa vyn till dina projekt, välj i filter Projektledare: Egen och Klart för fakturering: Förslagsvis den sista i månaden, sätt det som passar verksamhetens process bäst.  Här finns en översikt av alla projekt som har fakturerbara poster tillgängliga och posterna är grupperade i 3 kategorier: Ofakturerade timmar, Ofakturerade resekostnader och Ofakturerade produkter. Om det finns några tillgängliga poster redo för fakturering i någon av kolumnerna kan du även klicka på det beloppet som visas för att se vilken post det avser.   Observera: Använder företaget tilläggstjänsten Miljö med flera valutor så kan inte systemet generera en summering av totalen per respektive kolumn längst ner i listan för de 3 kategorierna. Du ser endast en total i kolumnen Fakturerbar då. 

Nu finns värdet "fas" i aktivitetsrapporten.

Det finns flera rapporter att använda för att följa upp nedlagd och fakturerad tid, nedan visas ett exempel.    Rapporten nedan utgår från Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Arbetstimmar > Arbetstimsanalys.    I exemplet är rapporten grupperad på Projektnamn och Person via knappen Gruppering, det är valt innevarande månad och föregående månad som Tidsram och sedan är det valt Timmar och Fakturerade timmar som Värde. Det går givetvis att anpassa rapporten efter sina egna önskemål, till exempel om du endast vill se en specifik avdelning eller arbetstyp så går det att filtrera ytterligare via knappen Filter. Bekanta dig med de värden, filter och grupperingar som finns tillgängliga för att skapa en eller flera rapporter som täcker verksamhetens uppföljningsbehov.    Det går sedan att spara de egen skapade rapporterna och dela dessa med andra användare. Läs mer om skapade och delade rapporter här!

Vad betyder ett visst värde i rapporten?

Fakturera flera kunder i samma projekt. 

Försäljningsprojektets sannolikhet underlättar uppföljning och prognoser, t.ex. for kommande försäljning.

För att utöka era möjligheter att följa upp verksamheten utifrån de begrepp och nyckeltal som är viktiga i er verksamhet kan ni skapa egna nyckeltal i Visma.net Project Management. Dessa kan sedan användas i rapporter och översikter.    Om du har versionen Premium eller Enterprise kan du skapa egna nyckeltal från menyn Verktyg > Inställningar > Nyckeltal (KPI:er) > Skapa KPIer    Nyckeltalen delas in i tre områden: Projekt-KPI: Nyckeltal som visas i projektrapporter och projektöversikten Faktura-KPI: Nyckeltal som visas i faktura och fakturarapporter Användar-KPI - Nyckeltal som visas i tid- och användarrapporter Klicka på knappen Lägg till nyckeltal överst i vyn och välj vilken typ du vill skapa.  Ange ett namn för nyckeltalet och klicka i fältet Formel för att börja bygga upp nyckeltalet, om du har skapat några Anpassade fält för projekt har du möjlighet att inkludera dessa i formeln om du väljer Projekt-KPI. Läs mer om Anpassade fält.   Fältet Enhet kan lämnas tomt eller ange den enhet som ska visas i rapporter.     Efter att du har valt innehåll klickar du på pennan för att göra ytterligare urval för vad som ska inkluderas i formeln, t.ex. vilka källor som ska räknas med i begreppet Fakturering.     I avsnittet Användning av KPI kan du även välja vilka KPIer om ska vara synliga i de olika översikterna för att snabbt kunna få en överblick.    Har du skapat egna KPIer av typen Projekt-KPI kan du även välja att visa dessa i fliken Finanser på projektet. Klicka på Välj värden och lägg till önskade värden, dessa är sedan direkt tillgängliga.        När du skapar en rapport kan du välja att lägga till dina egendefinierade KPIer från Värden under sektionen Anpassade KPIs i listan över möjliga rapportvärden.  

Så här kan du uppdatera flera projektspecifika prislistor på samma gång.

Här får du tips på hur du kan följa upp lönsamheten i fastprisprojekt.

Exempelrapport som visar förväntad och rapporterad tid per dag och medarbetare. 

Vill du använda attest av resposter innan vidarefakturering i projekt? (Gäller version Premium & Enterprise)   I Verktyg > Inställningar > Tid & Utlägg > Resräkningar går det att ställa in om resposter ska vara tillgängliga omedelbart för fakturering eller inte.    Markera om resekostnader måste godkännas eller inte innan de kan faktureras. Om du väljer att  Resekostnader måste godkännas innan de kan faktureras krävs det att den anställde skapar en reseräkning och får den godkänd av sin överordnade för att den ska bli fakturerbar i projektet den tillhör.      Alla resekostnader som rapporteras i fönstret Tid & Utlägg eller via en reseräkning visas även i det aktuella projektet under fliken Finanser. Resekostnader kan antingen vara fakturerbara, fakturerade eller ej fakturerbara.   Resposterna hamnar under fliken Ej fakturerbart fram tills att posten är godkänd om inställningen att godkänning krävs innan fakturering kan genomföras är vald.      (Vi är medvetna om att även när posten finns i fliken ej fakturerbart så står det klart för fakturering: omgående på posten. Därför att så snart posten är godkänd är den omgående klar för fakturering.)   Hur godkänner jag reseräkningar?  Om du har behörighet att godkänna reseräkningar går du till Rapporter > Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Resor > Reseräkningar.   Här kan du anpassa filter och värden om det behövs, klicka på ett reseräkningsnummer för att öppna den. När du har granskat reseräkningen kan du antingen ändra status till Godänd eller Ej godkänd. Du kan också markera kryssrutorna till vänster om du vill behandla fler samtidigt.    För att en respost ska finnas tillgänglig i rapporten och kunna godkännas krävs det att det har skapats ett utkast av en reseräkning där resposten ingår. Det går att skapa reseräkningar retroaktivt om de anställde har glömt eller liknande. OBS: Så länge inte perioden är låst.    Om resekostnader fortfarande visas som ej fakturerbara i projektet och inte dyker upp på fakturan efter godkännande kan du kontrollera sektionen Ange priser på fliken Finanser i projektet och säkerställa att resekostnader är markerade som fakturerbara.   Notera: * Om du använder tjänsten Reseräkning kan du använda appen Visma Scanner för att bifoga kvitton till dina reseutlägg. * Vid integrationen till Visma Lön innebär detta att bara de utlägg och resekostnader som är kopplade till en godkänd reseräkning kommer med i lönefilen.  Resekostnader som rapporteras in och läggs i en reseräkning kommer inte med i lönefilen förrän den månad som reseräkningen godkänns i sin helhet.   

Används Visma.net Project Management för tidrapportering behöver man så småningom ta ut en tidrapport.   Vid integration mot ett löneprogram (Visma Lön, Agda Lön etc.) kan man ofta ha behov av att se frånvarotypens kod på rapporten. För att ange koder på frånvarotyperna går man in under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper och ange en kod i fältet Kod.      Använd sedan exempelvis rapporten Rapportgenerator > Tid & Utlägg > Övriga tidrapporter > Aktiviteter (Mitt teams frånvaro denna månad). Klicka på Välj värden och lägg till Aktivitetstyp kod och andra önskade värden om det finns några. Ta även bort de som du inte har behov av för att få en smidig överblick i rapporten på det som är nödvändigt.        Observera att denna rapport har ett standard filter under knappen Välj filter som alltid är inställd på Denna månad. Du kan öppna Välj filter och ställa in t.ex. Förra månaden om det passar verksamheten bättre.   Spara sedan rapporten antingen som egen eller dela den med dina kollegor baserat på behörighetsprofil för att behålla filtreringen och värdena för att snabbt få en överblick över frånvaron förra månaden eller exportera vid behov.   Det går att exportera i både CSV -och XLSX-format.   Använder du integration till Visma Lön exempelvis behöver du inte skapa en rapport för att få över datan från Project Management till löneprogrammet. Gå till Verktyg > Dataöverföring för att exportera en .TLU fil för import i löneprogrammet. Observera att det krävs särskilda inställningar för att kunna göra detta.  Läs mer här eller kontakta din återförsäljare om du har fler frågor eller vill börja använda filexport! 

Vad är det för skillnad mellan favoritrapporter och rapporter på startsidor?

Varningarna skickas för att man inte ska missa sina deadlines. "Ofullständigt" betyder att det fortfarande ligger öppna...

Jobbar du med delade rapporter och vill undvika att andra användare ändrar på rapporten och sparar över originalet, här kommer några tips för dig och dina medarbetare.