Delegera ansvaret - för effektivare byggen

[#1]

En arbetsplats - Många roller

Tanken när man bygger ihop sitt team är att alla ska bidra med det som de är bäst på. Och tur är väl det - att det finns en plats för alla, så att man slipper vara bäst på allt.

Ju större arbetsplatsen är, desto spetsigare brukar också de olika rollerna vara. På en byggarbetsplats (liksom på advokatbyråer eller i fabrikers linjeproduktion för den delen) tar sig detta uttryck på i huvudsak två sätt:

• Horisontellt - Vad är det man jobbar med rent konkret. Det vill säga; är man plattsättare, snickare, VVS-montör, elektriker, ekonomiassistent eller projektledare? Vilken del av arbetet är det man ansvarar på? Vilken del eller delar av byggnaden (eller del av administrationen för den delen) ansvarar eller jobbar personen ifråga med?
  
  
• Vertikalt - Hur stort är ens ansvar i sett till det stora hela? Har den anställde någon typ av chefsposition? Eller sitter personen kanske på en stol som kräver att han eller hon behöver samla in information från projektet för rapportering eller underlag?

Just den senare typen av ansvarsfördelning - det vill säga den vertikala skalan - är en speciellt utmaning i vilken organisation som helst då de som ska fatta besluta ofta är i behov av mer, och inte minst sagt, en annan typ av information.

Den typ av information som roller av administrativ och chefspositioner brukar behöva för att kunna utföra sina arbeten är ofta av en karaktär som gör att man inte nödvändigtvis vill dela med sig av den till alla anställda. Det kan handla om antal arbetade timmar, var folk har varit vid vissa tillfällen och de lönearter som appliceras - samt vilka avtal människor arbetar enligt.

För att hantera all den här typen av information på ett konfidentiellt sätt har Visma Construction stöd för ett antal användarroller.

En användarroll reglerar hur stor del av programmet den aktuella användaren har tillgång till.

Administratören har tillgång till hela programmet, och har så långtgående rättigheter att personen kan ställa in andras rättigheter, skapa konton och sätta igång projekt.

Den anställde, i sin tur, har relativt strikta möjligheter i programmet - och möts därför av ett mycket mer avskalat gränssnitt. En byggarbetare med statusen anställd kan inte göra några inställningar. För en användare med den statusen blir programmet i sin renaste form en typ av digital stämpelklocka där man inte kan göra något annat än att rapportera sin tid - oavsett om det gäller Tidrapportering för internt bruk eller Personalliggare. 

När allt går för snabbt

Många entreprenörer känner igen känslan när allt svindlar för snabbt.

När arbetstempot blir rusar iväg till ohälsosamt höga nivåer och man blir tvungen att jobba nätterna igenom för att hålla sig över ytan.

En försmak av framgång.

Det är vid sådana här tillfällen som organisationen sätts på prov och många gånger är det här brytpunkten som avgör om firman är beredd att ta nästa stora tillväxtsteg.

För att smälla av nästa laddning av tillväxtraketen och se till att företaget tar det där avgörande  nästa klivet är det ofta avgörande att man snabbt kan skala upp sin organisation. Detta kan givetvis ske på olika sätt det, men administrationen runt omkring - att uppföljning och rapportering sker på ett smidigt sätt är ofta en nyckel.

För byggföretag ser situationen ofta ut som följer:

Man får in ett stort projekt (klockorna ringer och champagnen korkas upp) och efter det att festen städats upp och man börjar studera vad som kommer krävas av firman för att klara projektet inser man att man tagit sig an ett uppdrag där man kanske inte sitter på all nödvändig kompetens själv.

Det vanligaste sättet att hantera det här på är att ta in underentreprenörer, till exempel för att täcka upp för VVS-kompetens man som snickeriföretag inte sitter på själv.

Byggd för att lindra växtvärk

Visma Constructions tidrapporteringssystem är byggt just för att snabbt kunna skalas upp och ner enligt behov.

Att tilldela en användare en ny användarroll, som då påverkar dess befogenheter går på ett kick.

Detta gäller också andra administrativa aspekter såsom att tilldela rättigheter till användare att se projekt, utse skyddsombud och arbetsledare som kan attestera arbetade timmar.

För att en underentreprenör ska ansluta till projektet krävs bara att man som byggherre delar ut en kod till berörd personal så kan de skapa ett företagskonto där de är Underentreprenörsadministratörer (UE-admins). Läs gärna mer här gällande underentreprenörer.

Underentreprenörsadministratörer är i sin tur ansvariga för sitt egna företag och sin egen personal och kan därför delegera, ge ut arbetsorder och tilldela diverse rättigheter till sina egna anställda.

Detta gör att du som byggherre slipper i detalj administrera anställda som du själv inte har ansvar för, utan istället kan överlåta den administrativa biten till det företag du anlitat för att utföra det nödvändiga jobbet.

Det här fungerar givetvis också med vår elektroniska ID06 personalliggare. Dessutom får du tack vare tidrapportering och byggdagbok i programmet en väldigt god överblick över hur många timmar din underentreprenör spenderar på ditt projekt.

Tack vare detta sparar du tid och huvudbry.

Och det innebär också ett lönsammare företag som tjänar mer pengar.

För en komplett lista över de användarroller Visma Construction har; se följande PDF om Användarroller nedan.

Du hittar användarroller via vänstermenyn "Användare" och sedan går du in på de användare du vill ändra användarroller för. 

Kontakta oss
Är ni intresserade av vad Visma Constructions tjänster kan göra för just ert byggbolag, vänligen kontakta oss antingen på telefon: 0840808872 eller mail movenium.kundservice@visma.com så berättar vi mer om hur våra produkter kan hjälpa ert byggföretag att bli effektivare tack vare digital tidrapportering.