Hvordan effektivisere din bilagsføring?

[#1]

Denne artikkelen vil gå gjennom de viktigste innstillingene og funksjonene i bilagsregistrering, slik at du får tatt i bruk bilagsføringen mest mulig effektivt, tilpasset dine behov. 

Du kommer til bilagsregistrering ved å gå til Vis - Regnskap - Bilagsregistrering.

Brukerinnstillinger:

Før du begynner å føre bilag, bør du tilpasse bilagsregistreringsvinduet slik at du ser alle kolonnene som er nødvendig for deg. Endringer du gjør under brukerinnstillinger vil kun gjelde for din påloggede bruker.

Trykk Ctrl+I for å åpne brukerinnstillinger, eller klikk på knappen med ikon av en hånd som holder et ark. 

På fanekortet Kolonner kan du velge hvilke kolonner som skal vises i bilagsregistrering. Merk kun av for de kolonnene som er nyttig for deg. Merker du også av for Fokus, vil markøren stoppe på denne kolonnen når du bruker [ENTER] på bilagslinjene i bilagsregistrering. Du bør derfor merke av på Fokus kun på de kolonnene der du skal skrive inn informasjon. 

På fanekortet Funksjoner kan du velge generelle retningslinjer for føring av bilag. Det anbefales at du går gjennom alle innstillingene i dette vinduet, og setter det opp slik at det passer best til ditt behov. Er det noen funksjoner du lurer på hva betyr, kan du klikke på knappen Hjelp. Du vil da få opp en oversikt som beskriver alle innstillingene.

Tips:

Dersom du ønsker å ha flere sett med brukerinnstillinger, ut i fra hva slags bilag du fører, så har du mulighet til å definere fem forskjellige brukerinnstillinger, kalt føringsmaler. Les mer om dette her.

Før på riktig regnskapsår:

Det er regnskapsåret valgt i verktøylinjen i bilagsregistrering, som styrer hvilket år bilaget blir ført på, helt uavhengig av bilagsdatoen. Året som vises som standard i bilagsregistrering, styres av aktivt regnskapsår i regnskapsinnstillingene (med unntak av hvis året er lukket). Dette kan du endre manuelt ved å klikke på årstallet.

For å endre standard visning av aktivt regnskapsår må du gå til Vis – Innstillinger – Regnskap.

Det er også viktig å sjekke at regnskapsåret er satt opp riktig. For de aller fleste skal regnskapsåret gå fra 01.01-31.12, uavhengig av når du tar i bruk programmet til regnskapsføring. Dette sjekker du ved å se øverst på den blå linjen eller gå til regnskapsinnstillingene. Er det satt opp feil, må dette endres før det blir ført bilag, og er ikke mulig å endre i ettertid.

Effektiv bilagsføring:

Når du fører bilag, er det mest effektivt å bruke hurtigtaster. Under vil du se et eksempel på en inngående faktura, og hvordan man effektivt kan føre dette:

1. Stå i bilagsregistrering.
2. Trykk på plussknappen (+) på tastaturet. Det vil da bli opprettet et nytt bilag.
3. Dersom bilagsarten ikke stemmer, kan du klikke på stjerne (*) helt til du finner ønsket bilagsart. I dette eksempelet velges Inngående faktura.
4. Skriv deretter inn ønsket bilagsdato.
5. Trykk på [+] slik at du havner i feltet Konto.
6. Siden det skal føres mot en leverandør, så har du valget mellom enten å skrive inn 2410, som er leverandørreskontro, eller å skrive inn selve leverandørnummeret. Ved å skrive inn leverandørnummeret og trykke [ENTER] kommer du til vinduet for å fylle ut fakturanummer, KID osv. Ved å skrive inn 2410 og trykke [ENTER] så må du velge leverandør og klikke OK før du kan fylle ut denne informasjonen.
7. Fyll ut enten Fakturanummer eller KID-nummer for å få mulighet til å klikke på OK-knappen. Istedenfor å manuelt klikke på OK-knappen kan du trykke på [+]. Da vil bildet lukke seg.
8. Det vil nå være markert i det neste feltet som har blitt merket av for Fokus i brukerinnstillingene. I dette eksempelet er det Motkonto. Tast da inn konto 4010 og trykk [ENTER] til du kommer til Kredit.
9. Skriv inn beløpet og trykk [ENTER].

Bilaget er nå ferdigført og du kan trykke på [+] for å opprette et nytt bilag.

Overføre bilag til hovedbok:

Når du er ferdig med å føre bilagene og du vil godkjenne dem i regnskapet, så må du overføre dem til hovedbok. Før dette gjøres kan det være greit å dobbeltsjekke at alle bilagene er ført riktig, da det ikke er mulig å gjøre noen endringer på bilaget når det først er overført til hovedbok. Du kan enkelt sjekke bilagene ved å skrive ut rapporten Bilagsjournal bilagsregistrering.

Slik går du frem:

1. Klikk på Skriver slik at du kommer inn i rapportvinduet.
2. Velg Regnskap og marker Bilagsjournal bilagsregistrering.
3. Klikk Skriv ut.

Rapporten skrives nå ut.

Når du er klar for å overføre bilagene til hovedbok, må du gå til bilagsregistrering igjen, og klikke på knappen Hovedbok (Ctrl+H). Følg veiviseren slik at det blir skrevet ut en posteringsjournal, ev. lagret en pdf-kopi. Dersom du godkjenner denne, klikker du Fullfør i veiviseren, og bilagene blir overført til hovedbok.

Tips og triks i bilagsregistrering:

Hvordan kan jeg bestemme hvilke kontoer som skal vises i kontolisten i Bilagsregistrering?

Hurtigtaster i Bilagsregistrering

Hvordan fungerer bilagsartinnstillingene?

Hvordan ta i bruk bilagsmaler? (video)

Hvordan fungerer bunthåndtering i Mamut?