Gode sikkerhetskopierings rutiner for Total

[#1]

Hva er gode sikkerhetskopi rutiner med Total?

All data du ikke vil tape; er viktig å ha sikkerhetskopi / backup av. Vi hører alt for ofte om kunder som har mistet timer, uker og noen ganger år med arbeid. Slikt kan få svært alvorlige konsekvenser for en bedrift, og i noen tilfeller medføre konkurs.  

Det beste er automatisert sikkerhetskopiering. Da går det av seg selv, og du slipper å tenke på det.
Vi ser at mange har gode intensjoner om å ta manuelle sikkerhetskopier, men glemmer det etterhvert og så får problemer når ting en dag går galt.  Fordi det er alltid snakk om når, ikke om det går galt.

Total har ingen egen automatisering av sikkerhetskopieringen.  Til dette bør man bruke et eksternt program. Slike finnes det mange av, og slike programmer følger ofte med f.eks. ved kjøp av ekstern harddisk.
Total lagrer sine data på standard c:\mokastet\  i separate undermapper for hver enkelt klient.
Navnet på undermappen defineres av brukeren ved opprettelse av klienten.
Les mer om hvordan Total lagrer sine data her:
https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Total-Arsoppgjor/Hvor-lagrer-Total-sine-data/ta-p/240042

Tas det sikkerhetskopi av all data og mapper liggende i c:\mokastet, forutsatt at man ikke har valgt å lagre dine data andre steder(se link over), så har man en komplett sikkerhetskopi av hele Total.
Dette er den beste, enkleste og sikreste måten å gjøre dette på.
Så vi anbefaler at man angir hele mokastet mappen og alt dens innhold inkldert undermapper at skal kopieres jevnlig til en annen harddisk (helst utenfor aktuell pc).
Det er også viktig at denne sikkerhetskopieringsrutinen kun kjører på tidspunkt hvor du ikke bruker Total.  Hvis Total er i gang, er enkelte filer inkludert databasefilene til valgt klient låst/i bruk og vil ikke la seg sikkerhetskopiere.

Hvis pcen står på hele tiden, bør man sette dette til at skjer utenfor arbeidstider, slik som sent på kveld eller natt.  Slår man av pcen, bør det være på det tidspunktet i arbeidsdagen man minst sannsynlig jobber med Total. Merk at Total må være avslått, ikke bare passivt i bakgrunnen på din pc, for at dette skal fungere.

Ønsker man ikke å benytte seg av automatiserte systemer, har Total egen manuell sikkerhetskopiering funksjon. Du finner den under samme navn i menyen øverst i klientregisteret.
Funksjonen heter sikkerhetskopiering, og man kan ta sikkerhetskopi av en eller flere klienter.  Har man veldig mange klienter, kan antallet bli for stort for en enkelt sikkerhetskopi. Da får man varsel om det.   Denne filen lagres der du angir, og du kan dermed angi f.eks. en ekstern harddisk.
Dette er også en fullverdig sikkerhetskopi. Forskjellen er bare at du må huske på å gjøre det manuelt hver gang endringer du ikke vil miste er gjordt.

Hva gjør du om uhellet skjer og du har mistet dine data?

A) Du har sikkerhetskopi i form av kopi av datamappen (typisk c:\mokastet\):
Kopier denne mappen inn først. Så installerer du Total programmet fra linken under:
https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Total-Arsoppgjor/Total-Arsoppgjor-2018/ba-p/190048
Evt eldre utgaver kan søkes opp i vårt community som tilsvarende artikler.

B) Du har sikkerhetskopi i form av en eller flere sikkerhetskopi filer tatt fra Total:
Installer Total først:
https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Total-Arsoppgjor/Total-Arsoppgjor-2018/ba-p/190048
Evt eldre utgaver kan søkes opp i vårt community som tilsvarende artikler.
Les tilbake sikkerhetskopi ved å dobbeltklikk på filen. Si ja til å lese den tilbake når du blir spurt. Så vil klientene sikkerhetskopien inneholdt dukke opp i klientregisteret til samme Total utgave (f.eks. 2018 utgaven) som de ble opprettet i.

C) Du har ikke sikkerhetskopi:
Klientene må opprettes manuelt slik de ble første gangen.  
Du importerer tallene på nytt fra ditt økonomisystem (som forhåpentligvis ikke er rammet) eller fra Altinn:
https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Total-Arsoppgjor/Import-av-fjorarstall-for-nye-klienter/...
Resten av årsoppgjøret må da gjøres på nytt.

[#2]

Total 2022 ble lansert  7 desember 2022. Dette blir etter alt å dømme den siste utgaven av Total. Fra og med årsoppgjøret 2023 erstatter Visma Periode og år Total.

Viktig: For årsoppgjøret 2022, kan ikke Total benyttes for selskapsformen ENK/EPF.  Disse klientene må tas i Visma Periode og år. Alle andre selskapstyper som vi tidligere støttet, kan fortsatt bruke Total 2022.

Vi har mottatt mange spørsmål i forbindelse med overgangen fra Total (og Finale) til Periode og år. Eksempelvis "Hvorfor fases Total ut" "Hvordan overføre jeg mine data" mm. Dette og mer til finner du beskrevet her:
Ofte stilte spørsmål og problemstillinger for overgangen til Periode og år.

Mange lurer også på hva som skjer med de gamle Total programmene man har liggende etter å sagt opp Total.  Det korte svaret er ingenting 🙂

Les mer om dette her

Må jeg si opp Total Årsoppgjør hvis jeg bytter til Periode og år, eller et annet program?

Det korte svaret er ja om du ikke skal bruke Total for 2022 årsoppgjøret.

Vi ikke vet om du ønsker å bruke Total for 2022 årsoppgjøret. Og slik avtalevilkårene sier, må en oppsigelse være sendt oss innen en måned før neste fakturaperiode. Man faktureres kvartallsvis. Skal man si opp innen Januar-Mars 2023 fakturaperioden, må det da skje seneste 30. November 2022. Etter det, så blir neste frist 28 Februar 2023 osv.  

Det står nevnt i øverst link, men vi tilbyr overgangs ordning for de som oppdager at de ikke kan flytte over alle klientene over til Perioide og år i 2022  fordi man f.eks. trenger funksjonalitet som kanskje ikke kommer før i 2023 årsoppgjøret. Ingen bekymring, da fakturabeløpet for Periode og år går til fratrekk/kreditering på Total årsoppgjørs fakturaen. Merk at dette skjer først på slutten av året, da vi jo først da vet hvor mange Periode og år klienter som ble innlevert og dermed skal faktureres.

Rent praktisk, hva gjør jeg som kunde nå?

Gå til følgende side og bestille Periode og år

Det er gratis å bestille. Først kommer en velkomst-epost. Og så inntil ca 1 "virkedøgn", får man epost med bekreftelse på opprettet bruker. Da kan du logge på og opprette din første klient. Du kan også opprette ubegrenset antall brukere gratis, i motsetning til i Total.

Oppretter man en klient med produktpakken "Periode", eller "Komplett" som inneholder Periode, man blir fakturert månedlig.
Man blir også fakturert om man velger årsoppgjør/årsoppgjpør pluss/komplett, og fullfører innsendingen av årsoppgjørettil Altinn. Først da blir man fakturert for årsoppgjørsklienten. Ingen innsending av årsoppgjøret, ingen faktura for årsoppgjøret!

Betyr det at jeg kan prøve Periode og år gratis? Ja, bare husk å velg årsoppgjør/årsoppgjør pluss produktpakken. Dette velges når man oppretter klienten.

Så kan du teste ut og prøve alle funksjonalitet helt fritt, foruten selve innsendingen til Altinn. Innsendingen er da det som medfører at du blir fakturert for klienten.

Trykk her for priser og pakker på Periode og år 

Har du spørsmål, send oss gjerne en epost på support.total@visma.com om temaet er hovedsaklig Total-relatert. Er det mest Periode og år, treffer du oss her support.py@visma.com