Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Spesifikke forutsetninger for Visma.net Expense-integrasjon i tillegg til de generelle Visma.net-forutsetningene.   Det er viktig å sette seg inn i mulighetene som finnes før en starter med oppsett og kobling. i hjelpefilen til Visma Business, les også disse dokumentene: Oppsett: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_Expense_integration_setup_Business.html Generere bunter/bilag: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/concept/c_booking_expense_claims_to_accounting.html Refakturering: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/concept/c_sending_expense_claims_to_reinvoicing.html   Det er også laget et webinar som kan skaffes fra Visma Academy som viser rutinen med oppsett av Expense og Visma Business, samt hvordan dette fungerer i praksis. Klargjøring i Visma.net Expense     OBS: Benytter man flyt som inkluderer betaling i autopay, men har utlegg som er betalt av arbeidsgiver (f.eks kredittkort betalt av arbeidsgiver),og ikke skal utbetales via autopay, er det viktig at dette hukes av for i Expense (Betalt av arbeidsgiver). Systemet krever at denne reisen skal få status betalt og da må det sendes til Autopay for at Expense skal kunne sende melding til ERP.  Derfor er det viktig at dette kontrolleres før reisene godkjennes. Innstillinger Visma Business: Master Data Management (MDM) integrasjon må være aktivert.   Bedriftsbehandling i Bedriftstabellen Hvis Behandle innkommende bokføringsdokumenter automatisk er aktivert, behandles dokumenter automatisk når de blir mottatt fra Visma.net Expense.     Bokføringstilfeller: Inngående regnskapsdokumenter i  Bedriftsopplysninger tabellen   Det er mulig å aktivere en automatisk oppdatering av bunter ved å velge direkte oppdatering. Bare bunter uten feil vil bli automatisk oppdatert. Expense bilagsserie i Bedriftsopplysningertabellen.     Hent frem”Expense Bilagsserie - legg inn den nye serien her:     Bilagsnummer vil bli hentet fra denne serien når det blir opprettet nye bilag, og innkomne bilag vil få Opprinnelse 2 - Expense. Ordrebehandling 1: Spesialbehandling (faktura) i Bedriftsopplysninger-tabellen   Hvis Opprett separate ordrer fra Visma.net Expense er aktivert, vil Del opp-behandlingen automatisk bli utført på den nyopprettede salgsordren. Mer spesifikt vil det opprettes nye seperate ordrer for hver kunde fra den første salgsordren fra Visma.net Expense. Hvis dette alternativet er deaktivert, opprettes bare en salgsordre for hvert behandlet dokument. I dette tilfellet kan brukeren manuelt utføre Del opp-behandlingen for å opprette nye ordrer for hver kunde. Brukeren kan også manuelt utføre Overfør-behandlingen for å flytte ordrelinjer til    Produkt mapping for viderefakturering   Kostnadstyper fra Visma.net Expense må kobles mot produkter i Visma Business slik at viderefakturering skjer mot rette produkt. Her er det viktig å sjekke hva som står i hjelpefilen i forhold til Standard Expense typer slik at det blir unike koblinger mot produktet i Visma Business. http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_Expense_integration_setup_Business.html Koblingen som settes på de forskjellige produktene som en ønsker å benytte i VB, hentes fra Leveringsalternativ.   Se f.eks Bilgodgjørelse:   I Visma Business blir det da slik på produktet:     Viktig at denne koblingen er unik for produktene, og at det også settes opp bare en slik kobling pr produkt.   Viktig å huske på at Visma.net Expense operer med brutto priser, mens Visma Business med nettopriser. Og for å korrekte priser skal benyttes som grunnlag for fakturering og mva behandling er det viktig å benytte korrekt behandlingsmåte på de produktene som ikke skal ha mva fradrag på prisene fra Expense, f.eks Bilgodtgjørelse og Diett.     På alle produkter kan det også være lurt å sette på unntas lagerhåndtering:    

Revisorer eller andre som ha behov for å kontrollere regnskapet kan gjøre dette ved oppslag til systemet. Den foretrukne måten er å ta dette gjennom rapporteringsløsningen som er knyttet til Business. Da enten Visma Rapportering eller OneStop Reporting, alt etter hva bedriften benytter. Begge disse løsningene har tilpassede rapporter/tilganger for revisor.   For andre som ikke benytter dette så må det gis tilgang til Visma Business og evt Dokumentsenter for å få gjort de nødvendige kontrollene. Du trenger da følgende:  Tilgang til lisensen (fås ved henvendelse til kundesenteret@visma.no).  Hvis programvaren ikke er  tilgjengelig - må tilgang gis fra driftsleverandør (ASP).  Brukerdokumentasjon ligger inne i programmet, hjelpefila (F1) samt informasjon på Community, her kan alle få tilgang.    Etter at dette er på plass, trengs det tilgang til moduler, samt adgangsgruppe med kun lesetilgang. Dette er noe din Visma Partner kan bistå med.    Skjermbilde Bruker Revisor NB - for de som benytter VUD - så må bruker oppsettet gjøres der, men har med seg samme valg som via Visma Business   Legg opp en bruker med tilhørende bilder for oppslag - samt moduler for hva som skal revideres - regnskap/ordre                               Bedriftsgruppe Ha en egen bedriftsgruppe som inneholder kun de firma som skal revideres:                           For oppslag mot dokumenter må også revisor brukeren ha tilgang til dokumentsenteret:    

For dere som ønsker å purre og skrive ut Rentenota selv fra Visma Business 

Gå inn under Administrasjon | Systemopplysninger | Brukere for å se hvor mange aktive brukere som finnes.  Alle aktive brukere har tildelt moduler. Hvilken type modul angir hvilke rettigheter/tilganger brukeren har (fakturering, regnskap f.eks)   Brukertabellen gir en oversikt over brukere og hvilke moduler disse har tilknyttet seg:                 Her ser vi et eksempel på brukere med tildelte moduler, samt hvilken adgangsgruppe disse er knyttet til.   1 System 2 Byrå bruker ➔ Ansattgrupper 4 Ekstern bruker   Eksempler på moduler tildelt:                                 Resultatet av disse vil gi en verdi i feltet for Moduler og utifra dette kan en identifisere hvilken type bruker dette er. Så lenge en bruker er opprettet med navn og modul, telles den som “i bruk”, og inngår da i de som er tilgjengelig til bruk i forhold til de totale antallet brukere som ligger i lisensen.   I vårt eksempel har vi 10 totale brukere tilgjengelig:           Vær obs på følgende ved eventuell nedgradering av brukere Visma Business::  https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Kundeservice-for/Har-du-nedgradert-antall-brukere-eller-moduler-i-Visma-Business/ta-p/141249

Vi har erfart at noen kontakter oss siden fakturaene ikke blir sendt elektronisk lengre.   Fra 01.01.2020 har en del nye kommuner slått seg sammen.  Kanskje er dette årsaken til at fakturaene ikke er blitt sendt elektronsik?   Vi har erfart at noen kommuner har beholdt det gamle orgnr. mens andre har opprettet nye.  Selv der hvor kommunenavnet er blitt videreført ser vi at praksisen er forskjellig.  Ta kontakt de aktuelle kommuner for å få de riktige org.nr.   Mitt tips er derfor å søke igjennom alle kunder og kontroller om en av deres kunder er blandt de som er endret. Hvis dere benytter Visma Bizweb kan dere få informasjon om at kommunene er opphørt.  Her har jeg eksempel på to av kommunene som er slått sammen.  Jeg har i tillegg opprettet den nye kommunen.  I dette tilfelle vil det komme klart fram at Ski- og Oppegård kommune ikke skal brukes lengre.       Her finner dere en oversikt over disse kommunene under Kommune- og regionsendringer 2020

Vi har sett at en del bruker org.nr 999 999 999 dersom de skal sende en faktura til en privatkunde.  Mange har et oppsett i Visma Business som tvinger igjennom at det må registreres et org.nr   Dersom dere skal sende til en privatkunde skal dere ikke sende med noe org.nr.    Tidligere “overså” AutoInvoice org.nr 999 999 999.  For en tid tilbake var det noen som klarte å registrere dette org.nr inn i Peppol-registeret (Elma).  Dette gjorde at faktura som tidligere ble rutet enten via epost eller pr. post nå ble dirigert til dette “fake” nummeret.  I en periode måtte Maventa stoppe de som ble rutet.  Etterhvert fikk de deaktivert kontoen. Selv om nummeret er blitt deaktivert, ligger det inne i et søkeregister som vil gi en feilmelding hvis en faktura blir prøvd sendt til org.nr 999 999 999.  Da vil ikke fakturaen bli rutet videre til epost eller post.  Den vil generere en feilmelding. Får å unngå unødvendig feilhåndtering av fakturaene ber vi dere om å gå igjennom kundelisten og endre alle de som er registrert med org.nr 999 999 999.   Trenger dere hjelp til å endre oppsettet slik at kunder blir registrert som privatkunder, kan dere sjekke dette brukertipset.    Alternativt tar du kontakte med din partner slik at de kan hjelpe dere.

(Vanskegrad: ST Tilpass ) I forrige artikkel snakket vi mest om hvordan de ulike instillingene skal brukes. Denne gangen har vi valgt en med praktisk tilnærming, og demonstrerer bl.a. hvordan du lager og bruker en salgsstruktur. Før du starter opp videoen, er det et par ting som er greit å vite. I venstre kant av bildet finnes en innholdsliste, som lar deg hoppe til en bestemt del. Klikker du utenfor videobildet, gjemmer du bort den listen, men den dukker opp igjen når du peker inne i bildet. Nederst i bildet finner du også en rad med kontroller. start/   Volum                                                                                                                                   innhold                           full stopp                                                                                                                                                                                skjerm   Link til video: HER

(Vanskegrad: ST Standard) Spørsmål fra en bruker: «Finnes det maler for strukturer i Visma Business?» I dette brukertipset skal vi ikke snakke mye om hva en struktur er, men heller se på noen måter du kan sette opp strukturer på. For å svare på brukerspørsmålet først: Nei, det finnes ingen maler, men ja, du kan lage deg et malprodukt som også kan være en slags mal for en struktur – mer om dette senere. Litt forenklet kan vi si at du lager en struktur slik: Registrer de produktene som skal være med i strukturen – dette gjelder både for strukturhodet, og for komponentene. Stå på strukturhodet, og hent inn de ulike komponentene til strukturtabellen Juster egenskapene til produktene og lagre Du kan selvsagt legge til nye deler til en struktur i ettertid, men det er lurt å ha nok komponenter på plass med en gang – blir mye enklere å kontrollere at alt er på stell da.   Her har jeg laget tre produkter. Ett strukturhode og to underkomponenter. Hvordan skal så disse elementene behandles? Som du vet, finnes et stort antall ulike behandlingsmåter som kan settes på hvert produkt, og vi vet at noen gjerne vil sette opp alle delene hver for seg, siden dette gir best fleksibilitet. Utfordringen med «best fleksibilitet» er at du kan gå skoene av deg, og ende opp med en struktur som kan oppføre seg på måter som er umulig å finne ut av. Husk også på at når du legger noe inn i struktur-tabellen, lager du en kopi av produktet, slik det ligger i produkt-tabellen. Om du senere gjør endringer på produktet (i produkt-tabellen) skjer det ingen endringer på den kopien som ligger i struktur-tabellen. Vår klare anbefaling: sett all kontroll på strukturhodet (det vi ofte kaller «mamma» i strukturen) så får heller underkomponentene («døtrene» om du vil) oppføre seg slik mamma bestemmer.   En fordel med å bruke denne metoden, er at du kan la et produkt oppføre seg på en måte når det selges alene, på en annen måte når det er del av en struktur. – det kan til og med være med i flere ulike strukturer, og ha forskjellig oppførsel i hver av disse, så lenge mamma bestemmer. Hvordan får vi så til dette? La oss se litt nøyere på behandlingsmåter. For å oppsummere litt: Venstre felt styrer dette produktet til vanlig. Høyre bestemmer hvordan evt sub-komponenter skal behandles.  I eksemplet nedenfor, står vi på mamma under «Utskrift» og ser på hvordan døtre skal behandles når vi skriver ut faktura eller kreditnota. Hva da med maler? Så lenge du velger å legge føringene for strukturen på mamma, kan du selvsagt lage et eller flere malprodukter for strukturer – i denne sammenhengen bestemmer jo den nye mamma alt. Om du vil ha strukturer der komponentene skal bestemme det meste, har du dessverre ingen mulighet for å lage maler. Hvilke behandlingsmåter er ofte i bruk i strukturer? Den fanen som heter "Struktur" er lurt å få på plass først. Deretter kan du se på "Lager"  Om du har merket av noe i "Struktur" under "Akkumuler opp i strukturhodet", må du innom "Etterbehandling" for at statistikk og regnskap skal stemme.   Ser HER for mer om strukturer

For å få tilgang til utvidelsen av moduler/brukere i lisensen din må man følge denne prosedyren.

Hensikten med en slik lås er å hindre bokføring på perioder som er ferdige. Det er laget rutiner som sperrer perioder ved levering av mva.oppgave. Hva sier hjelpefilen om emnet: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/auto/task/t_p_companyinformation_movesuspensiondate.html Flytt sperredatoen Flytter sperredatoen for oppdatering av bilag. Om denne oppgaven The suspension date is moved if you check the "Move suspension date" field in the "Turnover statement" dialog box when printing the VAT report. You can also increase it manually in the dialog box when you have filled in all the vouchers up to a specific date. For example if you are not liable for tax. Under Bedriftsopplysninger there is a processing and a button for moving the suspension date, which take you to a dialog box. The dialog box shows the current suspension date, with the option of specifying a new one. The system supervisor may set the suspension date to a later date. Other users will receive a message that this is not permitted. If you want users to be able to move the suspension date back without system rights, select "Move the suspension date back in time" under the processing "Function access/Misc." in the Oppsettsgruppe table. The suspension date shows how far in the future the accounts will be considered to have been finally completed. Visma Business refuses to update batches in which the value date is older than or equal to the suspension date. Merk: You cannot change the value in the "Suspension date" field. You must enter a date in the "Move suspension date" field manually. Prosedyre Plasser markøren på den raden eller radene i tabellen bedriftsopplysninger som du vil behandle. På kategorien Hjem, i gruppen Behandling, klikk på Flytt sperredatoen. Angi de ulike parameterne i dialogboksen Flytt sperredatoen. Hvordan gjør vi dette i praksis   Funksjonen finnes under Administrasjon - Bedriftsoppslysninger - Grunndata - Behandling - flytt sperredatoen.  Det er også mulig å høyreklikke i tabellen og velge Behandling - Flytt sperredatoen.         Får da opp denne boksen: Her angis da ønsket ny dato Og dialog kommer opp for å angi grunn til flytting. Dette er for å ha dokumentasjon for handlingen som er gjort, spesielt viktig i de tilfeller oppgaver til det offentlige er sendt inn.   Feks.: Logging av sperredato   Visma Business logger hvem som flytter sperredato, samt endringer som gjort etter flytting. Administrasjon - Bedriftsopplysninger - Grunndata - Logging av sperredato.     Detaljert beskrivelse på hvordan det jobbes med denne loggen finnes i Release notes VB Byrå.

For å periodisere i Visma Business er det viktig å tenke ut hvor vi ønsker å gjøre dette. Det er 2 hoved muligheter som vi ønsker å presentere: Bilagsbehandling i Visma Business Benytte Dokumentsenter   Periodisering i Visma Business Forarbeid    Når Visma Business benyttes så tas det utgangspunkt i balanse-kontoene. Det som kan være lurt å gjøre på disse kontoene er: Sett på valget Periodisering - da vil dialogen automatisk dukke opp ved bruk av disse kontoene. Ta vekk avg.kontr. - da vil det være mulig å benytte mva behandling på disse kontoene.     Føring av bilag   Fakturaen føres som en inngående faktura, men viktig ved periodisering at Debet konto er konto for forhåndsbetalte kostnader - 17XX.   Når f.eks konto 1700 er merket for periodisering vil denne dialogen dukke opp:     Denne kan også nås ved hjelp av behandling og valget periodisering.      Periodisering   For å foreta selve periodiseringen så er det greit å vite følgende fra hvilken periode gjelder kostnaden og hvor mange perioder gjelder dette.       I eksempelet har vi mottatt faktura på husleie, fakturadato er 05.01.2020. Kostnaden gjelder fra Januar, periode 1, og gjelder for januar til mars.   Til Start viser hvor stort avvik det er på perioder fra valuteringsdato for bilaget og når 1. periode i kostnaden skal starte. i Eksempelet vil det ikke være avvik og derfor 0 i Til start.   Varighet er 3 mnd, og er derfor angitt i feltet  Det angis også konto for motpostering, her er kostnaden husleie og derfor valgt 6300 i debet. Resultatet av periodiseringen vil da bli som følger:   Her har vi lagt mva fradraget på konto 1700, og det vil da bli nettobeløp som periodiseres. Legg merke til Valuteringsdatoen på bilagslinjene. Disse vil nå fordele kostnaden på de forskjellige periodene.   Resultatet av periodiseringen skjer direkte i bilagsbilde og greit å kontollere før en foretar oppdatering av bunten     Periodisering via dokumentsenter.   Når det velges å periodisere fra dokumentsenter så er det viktig å vite at her tas det utgangspunkt i en kostnadskonto, og periodiseringen skjer via en felles periodiseringskonto. Forarbeid På Administrasjon - Bedriftsopplysninger - Regnskap - Regnskapsbehandling settes det på hvilke kontoer som ønskes som periodiseringskonto:   Her har vi valgt 1700 Dokumentsenter behandling I dokumentsenteret er det lurt å hente frem 2 kolonner for å angi periodiseringen, dette er: Periodiseringsstart år/periode og Periodiseringsslutt år/periode.   Når bilaget behandles angis dette men verdiene år/periode.   I eksempelet har vi forsikring faktura mottatt i januar, men gjelder fra februar 2020 til januar 2021.     Bokføring Når denne overføres til ERP tas verdiene for periodisering med over og danner grunnlaget for bokføring som skal skje.   Når vi ser bilagslinjen for dette bilaget så ligger den som en linje i visningen, og selve periodiseringen vil ikke skje før vi oppdaterer bunten.   Resultatet av periodiseringen kan leses ut fra f.eks spørring/kontroll hovedbok     Alternativ måte å løse dette på er og overføre bilag/dokument til Visma Business for så å bruke metode nevnt under “Periodisering i Visma Business”.

[BEGGE/SUPERBRUKER] Et negativt parti kan oppstå dersom du selger en lagerstyrt vare du ikke har. Visma Business kan til en viss grad rydde i slikt, (ved varemottak:“fyll opp negative partier først”) men trives alltid best når den kun har positive partier å arbeide med. - negative partier kan også gjøre det vanskeligere å beholde kontroll på lagerverdi og kostpriser, så det er flere gode grunner for å unngå slike partier.  I dette eksemplet lå det 10 på lager. Det ble registert og skrevet plukkliste på to ordre a’ 5 stk.  (+10  -5 -5  = 0 ) Vi er dermed tomme på lager.   Samtidig har “noen” laget en ordre på 3 stk for samme produkt, men har brukt ordretype 2 - altså direkteordre. ( i Visma Byrå finnes et eget skjermbilde som heter “Enkel fakturering” som konsekvent bruker ordretype 2).   Når de tre ordrene faktureres, kommer det ikke noen melding om at du ikke har nok på lager. - dette skjer fordi ordretype 2 aldri sjekker lageret. - den bare fakturerer, og håper på at du vet hva du gjør... Du kan lage et overvåkingspunkt som viser dersom det finnes negative partier.   Lag et skjermbilde som bare viser negative partier, og lagre dette     Vi velger å se bare de linjene i partitabellen som har negativ fysisk lagerverdi.   Høyreklikk og legg til overvåkingspunkt.       Når dette er gjort, må du koble oppsettet til bruker og bedrift(er), slik at punktet dukker opp i listen din.     Her har vi valgt å ta med alle klienter(bedrifter) som hører til bedriftsgruppe 1 Husk at du må legge inn ditt brukernavn også, for at resultatet skal vises i ditt oppstartbilde.        

Brukertipsene våre vil starte med en kode som forteller hva du må ha tilgang til for å kunne utnytte tipset.   ST betyr at vi tar utgangspunkt i vanlige Visma Business skjermbilder BY betyr at vi bruker byrå-skjermbildene BEGGE betyr at dette tipset gjelder både standard- og byråversjon   Ribbon i standard Visma Business - ST             Ribbon i Byrå versjon - BY    STANDARD Betyr at så lenge du har tilgang til de vanlige skjermbildene, kan du ha nytte av dette tipset.   TILPASS Betyr at du har tilgang til de vanlige skjermbildene og at du kan hente inn nye kolonner eller ta bort kolonner i et skjermbilde for å kunne bruke tipset                                         RÅTABELL Betyr at du i tillegg til de rettighetene som er nevnt over, også har tilgang til utforskeren i Visma Business, og kan hente fram en tabell.                                     SUPERBRUKER Da har du lov til å gjøre alt som er nevnt fra før, og kan også koble tabeller, lage overvåkningspunkter, endre i oppsettet  etc.     Eksempel: BEGGE/RÅTABELL  Betyr at dette tipset gjelder både for Visma Business og for Visma Business Byrå, men du må ha lov til å hente opp  en tabell og evt legge til nye kolonner eller ta bort kolonner for å ha nytte av tipset.   En sak til slutt: I Visma Business er det enkelt å endre navn på felt og kolonner                                            Av og til  kan det være flere kolonner som har nesten like navn. Da kan vi henvise til SQL-navnet også. Disse navnene får du tilgang til her.  

Hvordan avslutte AutoInvoice og avregistrere i ELMA?   Dersom dere som bedrift har gått over til et regnskapskontor som ikke benytter seg av Visma, så må man avslutte AutoInvoice og avregistrere seg i Elma. Dette kan gjøres med noen få enkle steg. Hvis dere som bedrift trenger hjelp med dette, kan byrået deres eller vi på kundesenteret gjøre det for dere.  Byrået/vi trenger da et skriftlig samtykke pr epost fra dere. Hva gjør du? Logg deg inn i AutoInvoice-portalen via https://autoinvoice.visma.com/ og gå til “Innstillinger”. Klikk deretter på "Motta fakturaer" i menyen til venstre. Her trykker du på “Oppdater” og “Deaktiver” under Skanning. Dette er dersom du har aktivert Scanning - tjenesten. Hvis ikke gå til neste steg. Deretter trykker du på “Deaktiver” under “Inngående”                    Da er firmaet meldt ut av ELMA og man slutter å motta fakturaer elektronisk via AutoInvoice. Det er dermed mulig til melde seg inn igjen i ELMA via et annet aksesspunkt. Hvis dere som bedrift, skal skifte til et annet byrå/regnskapskontor som bruker Vismas løsninger for EHF faktura:  Det vi trenger for å få flyttet AutoInvoice til det nye byrået er: Bekreftelse fra klienten om at det nye byrået skal få administratortilgang. Det holder med en mail. Navn og e-post på regnskapsføreren som skal være administrator. Dette sendes i en e-post til kundesenteret@visma.no. For dere som er regnskapsbyrå, les her: Hva bør regnskapsbyrået gjøre med AutoInvoice når en kunde slutter? Har du som regnskapsbyrå eller bedrift spørsmål eller behøver hjelp med denne prosedyren, kontakt kundesenteret@visma.no.   Hilsen oss i Visma Software AS