Brukertips i Visma Contracting

I versjon 15.00 har man mulighet til å lage sin egen hurtigmeny. Brukeren kan selv sette opp egen hurtigmeny. Dette kan gjøres fra:     Man kan fritt definere inntil 10 forskjellige programoppkall.   Begynn å skrive i feltet eller bruk søk - <F6> - for å komme til oversikten over hvilke programmer som kan benyttes. Hvis man f.eks da velger Lønn, trykker du da på knappen Lønn, og deretter Ok   Her kan en da f.eks velge lønnsregistrering, hvis dette er en rutine en benytter ofte Bruker får kun tilgang til de delsystem som er aktivert og de programmer man har tilgang til i menyen.    En kan da legge inn hvilke rutiner en benytter ofte, f.eks disse: Velg selv hvilken tekst som skal vises på knappen Disse hentes da opp ved å trykke F6 i rutinen og først da velge modul en ønsker og deretter rutinen en ønsker    "Pil-tastene" over tabellen, benyttes til å gjøre om rekkefølgen på knappene      Dette vil da vises på knappene 1, 2 og 3. En kan ha inntil 10 slike hurtigtaster. For å aktivere dette, må en starte Contracting på nytt, da vil det vises slik   Her har en da lagt inn rutinene en benytter ofte. Ønsker en da og gå inn i lønnsregistrering, kan en bare klikke på knapp for Lønn, så kommer en rett inn i denne menyen       samme hvis jeg trykker på Ordrebehandling - kommer jeg rett inn i ordrebehandling     Hvis det viser seg at noen ikke har "Hurtigmeny pålogget bruker" i menyen sin,     så kan det være fordi det er hake på "Sjekk rettighet til prog i" System, slik som her: De må da inn på Adgangskontroll, velge System og sette "Ja" på tilgang på B10080 Da vil man få tilgang på menyen

Kreditnota For klienter som mottar fakturaer fra Autoinvoice må man i Visma Document Center legge inn dokumentprofil for både faktura og kreditnota. Dette gjøres fra meny System - Visma Autoinvoice og ved å redigere 'Autoinvoice selskap'   Trykk på Legg til skriv her Inngående kreditnota   Deretter trykk F12 på Bilagsart og velg her Inngående kreditnota,  deretter Ok     Etter mottak av kreditnota, sjekk at kontiene er plassert i korrekt kolonne. Leverandørkonto skal stå i debetkolonne, og kjøpskonto skal stå i kreditkolonne. Hvis det er feil så trykk på 'Tolk', og det skal rette seg.        

I versjon 15.00 er det gjort noen endringer på arbeidsforhold fanen. Lønnstakers stillings%, er flyttet fra arkfane "Personalia"   til arkfane A-melding   På denne måten vil stillingsprosent vises korrekt når man må sende inn eldre A-meldinger.   Nye felter under arkfane A-melding  er   " Ansettelsesform" Velg her mellom Fast ansettelse eller Midlertidig ansettelse     "Årsak til sluttdato" Når sluttdato legges inn på arbeidsforholdet, skal man også oppgi årsaken til at arbeidsforholdet avsluttes.   Disse feltene tas i bruk fra 01.01.2021

I dette tipset viser vi hvordan du kan registrere et eks på fravær på en person hvis vedkommende har både egenmelding og sykemelding. Hvis du registrerer en egenmelding på en person slik: Om da denne personen etter disse 3 dagene med egenmelding får en sykemelding, så skal dette føres på en ny linje slik: Om da denne personen mottar en ny sykemelding etter dette, skal det kun endres dato på T.o.m datoen på den siste linjen ( egen sykdom m/ sykemelding ),   og hvis denne da går over 16 dager skal man endre til kode 9, hvor man da får muligheten til å hake av for Inntektsmelding slik:   Se ellers beskrivelse av inntektsmelding som ligger vedlagt.

Om det er satt opp med Office 365 mail i deres system, er det viktig og vite følgende i forhold til oppsett, om det skulle oppsto problem med å sende vedlegg på mail fra ordre, evt om det kommer en feilmld med 'Sending feilet'.   Under System  - vedlikehold - systemkoder ( logg inn som systembruker ) og Under fanen 'e-post'    Den mail adressen som ligger under Avsenders e-post adresse ved fakturering, må også ligge inne på de brukerene som skal sende e-post. ( Under System - vedlikehold - brukere )      

Autofaktklipp må kjøpes av Visma. I dette brukertipset  finner dere vedlagt en brukerveiledning på hvordan en kan fordele autofaktklipp. Hvordan du skal gjøre det hvis du kun har en klient, eller om du har flere klienter.  

I dette brukertipset som ligger vedlagt finner dere brukerveiledning på hvordan en kan få ut Daglønn trekk og Ekstra feriepenger. Brukertipset inneholder også beskrivelse på hvordan feriepenger artene settes opp.  

  Hva skjer når begge feltene er fylt ut og det er huket av for faktura på e-post? Adressen som står i feltet «e-post faktura» brukes.   Hva skjer når bare e-post adresse er fylt ut? Faktura sendes til denne adressen.   Hva skjer nå bare e-post faktura er fylt ut Faktura sendes til denne adressen.   Hva betyr det når man huker av e-post til AI ? Blir faktura sendt kun til e-post da eller både e-post og nettbank/EHF? (hvis mobil/org.nr er utfylt) Når man huker av for "Epost- til AI" så sender Contracting med epostadressen til Autoinvoice. Hvis fakturaen ikke går til nettbank eller VIPPS så vil da fakturaen sendes til denne epost-adressen.   Hvorfor er det to ruter for avhukninger for e-post / faktura på papir ? Fakturaen går rett til print hos NETS uavhengig av om det er lagt inn mobiltelefonnummer og epostadresse sendes med til AI.   Faktura sendes som epost fra Visma Contracting selv om det er satt opp Visma Autoinvoice. Dvs at fakturaen aldri sendes til Autoinvoice.   Faktura skrives ut på printer fra Visma Contracting selv om det er satt opp Visma Autoinvoice. Dvs at fakturaen aldri sendes til Autoinvoice.     Hva er forskjellen mellom privatkunder og bedriftskunder når det kommer til å sende fakturaer til Visma Autoinvoice? Forskjellen mellom privatkunde og bedriftskunde er at på privatkunder er det mobiltelefonnummeret som bestemmer om fakturaen går til nettbank/VIPPS. På bedriftskunder er det orgnummeret som brukes.

Ønsker en å sette opp en bruker som vikarbruker i Visma Document Center ved f.eks ferieavvikling,  kan man sette dette opp slik:   Logg inn som SYSTEM (systembruker) i Visma Contracting. Gå deretter på System => Vedlikehold=>Brukere og finn brukeren     Sett inn brukeren som skal være denne brukerens stedfortreder i feltet  Vikarbruker i dok.senter Når vikarbruker skal benyttes hukes det av for Bruker er borte, benytt vikarbruker    Når dokumenter sendes på flyt til en bruker som er borte, men benytter vikarbruker, vil det i Visma Document Center se slik ut:    

SAF-T Regnskap er et standardformat for utveksling av regnskapsdata og må fra 2020 benyttes til rapportering om Skatteetaten ber om det. Den er begrenset til kontospesifikasjoner for hovedbok og reskontro (kunder og leverandører), samt hovedboks transaksjoner. Før den kan brukes må firmaets hovedboks konti og avgiftskoder kobles til SAF-T sine konti og koder.   Kobling hovedbok  Ny knapp [SAF-T] i Regnskap - Hovedbok - Vedlikehold – Kontoplan. Den åpner et vindu hvor man kan koble hver hovedbokskonto med tilsvarende konto i SAF-T kontoplan. ( En kan søke med 'fritekst' etter konto i SAF-T med to søkebegrep skilt av vertikal strek | ) Kobling avgiftskoder  Skjermbildet for avgiftskoder ( System - Firmaopplysninger - Avgiftskoder ) er utvidet med kolonne hvor en må koble for egne avgiftskoder til SAF-T sine standard avgiftskoder SAF-T eksport Danning og sending av SAF-T rapport til Altinn ligger under menyen System > Eksport, og menyen Regnskap > Hovedbok > Lister/Rapporter.   Ved å klikke på linken Oppsett SAF-T, står det litt mer utfyllende i dette:)      

Les mer om hvordan du setter opp Boligmappa i Visma Contracting

Autofakt skriver ut 2 kontrollister i tillegg til posteringslistene   Den første kontrollisten som ble skrevet ut i forbindelse med importrutinen kunne du tidligere overstyre med en kode på brukeren.   Vi har nå flyttet denne koden til grossist, sammen med en ny kode som styrer utskrift av kontrollisten du fikk ved oppdatering.   Du kan gjøre et valg på grossisten om kontrollistene skal skrives ut. De kan du IKKE skrive ut i etterkant.   Utskriftskoden er tilgjengelig både under vedlikehold grossist, og under innstillinger i autofakt.   Ordre - autofakt - Grossist innstillinger:     Prisbehandling - vedlikehold - grossist, fane Autofakt   Utskrift kontrolliste ved oppdatering: Kryss av for om det skal skrives ut kontrollister etter oppdatering av autofakt. Dette gjelder IKKE posteringsliste regnskap    

For at Visma AutoCollect skal behandle deres kunders saker riktig, er det viktig å huske på å definere om kunden er en privatperson eller en bedrift.

Forutsetninger:   Format på logoer. Formater som kan skrives, er JPG og BMP. Systemet tester på om etternavnet på filen er ”.jpg”, ”.jpe” eller ”.jpeg”. Dersom det er en av disse tre, tolkes det som en .jpg – fil. I andre tilfeller tolkes det som en .bmp – fil. Dersom det tolkes feil, det vil si at det er ett annet og ukjent format, vil ikke logoen bli skrevet. Vi tar forbehold om farge-endringer grunnet format eller fargespekter som ikke støttes fullt ut.   Tilgjengelighet. Den logo som skal skrives må være lagret som en fil (.jpg eller .bmp) på ett tilgjengelig sted. Det kan ligge på server, men bane (path) til logo må være tilgjengelig og lik for alle. Det tillates ikke bane (path) eller filnavn med mellomrom.   Blankettdefinisjon Type Det er egen type i blankettdefinisjonen for logo/bilder - type nummer 10 - for alle blanketter. Den må settes inn for at systemet skal gjenkjenne linjen som en linje for logo / bilde.   Angivelse av bane (path) til logo/bilde I blankettdefinisjonen må man angi bane (path) og navn på filen til den logo / bilde man vil ha ut. Dette gjøres i kolonnen for ”Tekst”. Her skriver man inn hele banen samt navn. Bane (path) til denne filen må være lik hos alle arbeidsstasjoner PC-er.   Størrelse For å skrive logo / bilde må det angis størrelse. Dette angis i kolonne ”Format”. Dersom man har en linje med type 10, så vil man kunne taste inn tall her. Det godkjennes desimaltall med to desimaler, og tre siffer foran komma. Størrelsen angir bredden på logo / bilde. Høyden vil justeres automatisk i forhold til dette. Denne størrelsen behandles som centimeter. Det vil si at angir man en størrelse på 10,00, så vil logo / bilde være 10 centimeter bredt. Høyden vil justeres automatisk slik at det blir korrekt format.   Justering Justering brukes (som normalt) til å bestemme retningen for utskrift av angitte felt. Settes V for venstrestilt, vil logo skrives fra angitte posisjon mot høyre. Settes H for høyrestilt, vil logo skrives fra angitte posisjon mot venstre. Settes S for sentrert, vil logo midtstilles ut fra angitte posisjon.   Rutine for å legge til en logo på blankett: Gå inn i blankettdefinisjonen via menyen System – Skriver/Blankett – Blankettdefinisjon. Velg den blankettype man skal endre og den spesifikke blankett som skal endres     Gå ned på linjenivå og plasser markør korrekt i forhold til linjeavstand hvor logo / bilde skal settes inn. Åpne ny linje ved F2 / Ny-knapp Sett inn linje og posisjon. Disse verdiene betraktes som centimeter. Sett inn, eller søk opp, type 10 – Logo / Bilder i kolonne ”Type”. Skriv inn, eller søk opp korrekt bane (path) og navn til bilde-fil i kolonnen ”Tekst”. Man har søkemulighet her dersom linjen er av type 10. Registrer bredden på logo / bilde i kolonnen ”Format”. Dette betraktes som centimeter, og viser hvor bred logo / bilde skal være i centimeter. Angi om logo / bilde skal være venstrejustert, høyrejustert eller sentrert.          

Her er oppskriften for å komme i gang med å sende fakturaer fra Visma Contracting (VC) til privatkunder via Visma.net AutoInvoice (AI)

Her viser vi hvordan dere kan importere blanketter i Visma Contracting.

Les denne artikkelen og se film som viser bruk av Visma Bizweb i Visma Contracting

Oppsettet krever at du kjører versjon 5.03 eller nyere. Dersom du ønsker å komme i gang med AutoInvoice fra 5.03, må ny systemfil etterspørres. Send e-post til vismacontracting@visma.no for å etterspørre ny systemfil.

Se film om hvordan du setter opp boligmappa-ikonet i ordrebildet i Visma Contracting

Oppsett av blanketter og skrivere i blankettstyringen. Hvordan tilpasse blanketter i blankettdefineringen