Brukertips i Visma Contracting

I versjon 15.10.00 ble funksjonaliteten at Visma Contracting husker bildestørrelse og posisjonering lagt til:   Noen rutiner viser skjermbildet maksimert, d.v.s. bildet dekker hele skjermen. Hvis man endrer på størrelsen på skjermbildet og flytter det til ønsket sted på skjermen, blir endringene lagret og benyttet neste gang rutinen startes.   Dette gjelder: - Ordrebehandling - Kundebehandling - Leverandørbehandling - Bilagsregistrering - Autofakt   I noen tilfeller kan det være at man ikke får åpnet dette skjermbildet, men at det ligger aktivt på undermenyen i Windows:     En grunn til at dette skjer er hvis man har to skjermer på kontoret og man har f.eks Ordrebehandling på skjerm 2, mens man jobber med noe annet på skjerm 1. Hvis man så forsøker å jobbe på hjemmekontor eller et annet sted hvor man bare har en skjerm, vil Contracting fortsatt tro at Ordrebehandling skal åpnes på skjerm 2. Derfor vil man se at Ordrebehandling ligger på undermenyen, men ingenting skjer når man trykker på den.   For å løse opp i dette trykker man CTRL+X. Denne tastekombinasjonen gjør at Contracting ikke lenger husker posisjon eller størrelse, men setter alt tilbake til default. Man får opp følgende dialogboks:     Her trykker man på OK. Neste gang man åpner f.eks Ordrebehandling vil det nå være tilbake til default.

Etter at det ble gjort endringer for å tilpasse oss SAF-T rapportering kan man ikke lenger direkteføre mva.   Her må du føre på konto med mva og konto uten mva som vist feks nedenfor.   Kredit leverandørkonto med mva beløpet + egenandelen Debet konto feks "andre kostnader" med grunnlaget for mva + mva beløpet og benytte mvakode 1 (hvis dette er mva 25%) Kredit konto "andre kostnader" med grunnlaget uten mva og benytte mvakode 13 eller 0   Eksempel på inngående moms:  

I Visma Dokumentsenter 15.00 og nyere er det nå en innebygget pdf-leser og printer-løsning. Dette fungerer utmerket på dokumenter lagret som PDF'er, slik som faktura som kommer fra Autoinvoice og PDF'er man legger inn i Dokumentsenter manuelt.   Faktura som kommer fra Autofakt i Visma Contracting har ikke en pdf-visning og pga dette vil ikke denne innebygde printer-løsningen fungere.   For å skrive ut en Autofakt-faktura så må man nå merke fakturaen/dokumentet i visningsvinduet. Så trykker man på "Fil" => "Skriv ut dokument".     Da vil man få mulighet til å skrive ut Autofakt-fakturaen til papir eller til en valgt pdf-skriver.  

Det er nå kun lønnsansvarlig som kan endre i rutine for feriepenger under        Det er da viktig at den brukeren som skal ha mulighet for å gjøre endringer her er haket av for Lønnsansvarlig under brukere. Logg inn som systembruker, gå deretter på      Finn deres bruker, og sørg for at det er hake her:      

I versjon 15.00 har man mulighet til å lage sin egen hurtigmeny. Brukeren kan selv sette opp egen hurtigmeny. Dette kan gjøres fra:     Man kan fritt definere inntil 10 forskjellige programoppkall.   Begynn å skrive i feltet eller bruk søk - <F6> - for å komme til oversikten over hvilke programmer som kan benyttes. Hvis man f.eks da velger Lønn, trykker du da på knappen Lønn, og deretter Ok   Her kan en da f.eks velge lønnsregistrering, hvis dette er en rutine en benytter ofte Bruker får kun tilgang til de delsystem som er aktivert og de programmer man har tilgang til i menyen.    En kan da legge inn hvilke rutiner en benytter ofte, f.eks disse: Velg selv hvilken tekst som skal vises på knappen Disse hentes da opp ved å trykke F6 i rutinen og først da velge modul en ønsker og deretter rutinen en ønsker    "Pil-tastene" over tabellen, benyttes til å gjøre om rekkefølgen på knappene      Dette vil da vises på knappene 1, 2 og 3. En kan ha inntil 10 slike hurtigtaster. For å aktivere dette, må en starte Contracting på nytt, da vil det vises slik   Her har en da lagt inn rutinene en benytter ofte. Ønsker en da og gå inn i lønnsregistrering, kan en bare klikke på knapp for Lønn, så kommer en rett inn i denne menyen       samme hvis jeg trykker på Ordrebehandling - kommer jeg rett inn i ordrebehandling     Hvis det viser seg at noen ikke har "Hurtigmeny pålogget bruker" i menyen sin,     så kan det være fordi det er hake på "Sjekk rettighet til prog i" System, slik som her: De må da inn på Adgangskontroll, velge System og sette "Ja" på tilgang på B10080 Da vil man få tilgang på menyen

Kreditnota For klienter som mottar fakturaer fra Autoinvoice må man i Visma Document Center legge inn dokumentprofil for både faktura og kreditnota. Dette gjøres fra meny System - Visma Autoinvoice og ved å redigere 'Autoinvoice selskap'   Trykk på Legg til skriv her Inngående kreditnota   Deretter trykk F12 på Bilagsart og velg her Inngående kreditnota,  deretter Ok     Etter mottak av kreditnota, sjekk at kontiene er plassert i korrekt kolonne. Leverandørkonto skal stå i debetkolonne, og kjøpskonto skal stå i kreditkolonne. Hvis det er feil så trykk på 'Tolk', og det skal rette seg.        

I versjon 15.00 er det gjort noen endringer på arbeidsforhold fanen. Lønnstakers stillings%, er flyttet fra arkfane "Personalia"   til arkfane A-melding   På denne måten vil stillingsprosent vises korrekt når man må sende inn eldre A-meldinger.   Nye felter under arkfane A-melding  er   " Ansettelsesform" Velg her mellom Fast ansettelse eller Midlertidig ansettelse     "Årsak til sluttdato" Når sluttdato legges inn på arbeidsforholdet, skal man også oppgi årsaken til at arbeidsforholdet avsluttes.   Disse feltene tas i bruk fra 01.01.2021

I dette brukertipset viser vi eksempel på hvordan dette kan settes opp. Logg inn som systembruker i Contracting Gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Hovedopplysninger - fane Avgiftskonti Her har det kommet en ny kolonne som heter Diverse mva fritt konti.   Dette feltet må være utfylt om firmaet selger varer / tjenester som er fritatt for Mva, til kunder i utlandet  Denne kontoen skal ha følgende 'oppsett' i Hovedboken / kontoplanen: Programmet tester på om dette er en utenlandskunde   Er det utenlandskunde skal det føres på post 8. Er det innenlandskunde skal det føres på post 6. For varer som skal føres mot denne kontoen må man i tillegg opprette et eget varenummer som er mva fri som vist nedenfor.    

I dette tipset viser vi hvordan du kan registrere et eks på fravær på en person hvis vedkommende har både egenmelding og sykemelding. Hvis du registrerer en egenmelding på en person slik: Om da denne personen etter disse 3 dagene med egenmelding får en sykemelding, så skal dette føres på en ny linje slik: Om da denne personen mottar en ny sykemelding etter dette, skal det kun endres dato på T.o.m datoen på den siste linjen ( egen sykdom m/ sykemelding ),   og hvis denne da går over 16 dager skal man endre til kode 9, hvor man da får muligheten til å hake av for Inntektsmelding slik:   Se ellers beskrivelse av inntektsmelding som ligger vedlagt.

Om det er satt opp med Office 365 mail i deres system, er det viktig og vite følgende i forhold til oppsett, om det skulle oppsto problem med å sende vedlegg på mail fra ordre, evt om det kommer en feilmld med 'Sending feilet'.   Under System  - vedlikehold - systemkoder ( logg inn som systembruker ) og Under fanen 'e-post'    Den mail adressen som ligger under Avsenders e-post adresse ved fakturering, må også ligge inne på de brukerene som skal sende e-post. ( Under System - vedlikehold - brukere )      

I noen tilfeller kan det forekomme differanser på statuslinja i Dokumentsenteret. Dette kan en oppdage i det en skal overføre dokumenter til Contracting, og det kan dukke opp en melding som sier, 'Summen av konteringslinjene er ikke 0 for dokument.     Da kan følgende forsøkes: Hvis det er slik at differansen er 0 nede på statuslinjen,   -Forsøk å taste totalbeløpet ( reskontro linjen ) på nytt det har pleid og fungere.   -Andre ganger er det et av linjebeløpene som må tastes på nytt. Særlig den siste linjen er ofte feil.   -Her kan en forsøke å taste 0 i beløp, og gå til neste felt. Deretter taster man + for at VDC velger restbeløpet.    

Her er en liten innføring i hvordan periodisering kan gjøres i VDC Periodiseringsbilag Føres som en vanlig inng. Faktura i Dokumentsenteret Periodiseringen foretas i Contracting Benytter periodiseringsnøkkel fra konto Ikke mulig og endre nøkkel Periodiseringsnøklene opprettes og legges inn på den kontoen du skal periodisere. Se forslag til en konto - fordeling av strøm over 3 perioder: Bilagsart for periodisering opprettes, gjerne rett i dette bildet ved å taste inn F2 i feltet for bilagsart, men søk først med F6 om bilagsarten allerede finnes.   Sjekk at den er satt opp som vist i bildet under: Når dette er gjort, legges periodiseringsnøkkelen inn på kontoen som skal periodiseres Når bilaget skal føres i VDC føres det mot konto 6340 og periodiseringsnøkkelen kommer opp automatisk - og den skal ikke endres Deretter overføres bilaget til VC og bunten hentes opp og oppdateres i VC. Sjekk først at alt ser riktig ut i bunten ( eksempelet er er hentet fra oppdatering i versjon 12.00.01 av VC og 12.01 av VDC.    

Ønsker du å endre påslagsprosent, gjør man følgende Gå inn på Prisebehandling - vedlikehold - Rabatter pr gruppe Finn rett grossist Her må det stå Std. avtale på høyre side Trykk enter slik at du kommer ned i der det står Rab. gr, velg så Endring påslag Sett 'markøren' på Utfra nåværende sats, og legg inn gammelt påslag, og det påslaget du vil endre til. Trykk så start endring   Da er dette endret. Når dette er gjort må du kjøre en prisendring, eller lese inn prisfilen på nytt   Prisendringen kjører du fra  Prisbehandling - oppdatering - prisendring Her velger du grossist, og trykker enter i rabattgruppe fra / til.  

I dette brukertipset viser vi hvordan en kan føre Inng.Mva   Det er ikke lenger anledning til å føre med mva kode 5. Du må føre mot en kostnadskonto med kode for inngående mva og uten kode for inngående mva.   Feks om mvabeløpet du skal føre er kr. 30338 ,-   Her må du bokføre slik: Kredit leverandørkonto alternativt bank med mva beløpet = 30.338,-   Debet konto feks "andre kostnader" med grunnlaget for mva + mva beløpet og benytte mvakode 1 (hvis dette er mva 25%) = feks 7790 (mva kode 1) med kr. 151.690,- Kredit konto "andre kostnader" med grunnlaget uten mva og benytte mvakode 13 eller 0 => feks 7790 (mva kode 0) med 121.352,-   Da vil føringene på konto 7790 gå i null og mvabeløpet vil bli debetert konto 2710      

I dette brukertipset som ligger vedlagt finner dere brukerveiledning på hvordan en kan få ut Daglønn trekk og Ekstra feriepenger. Brukertipset inneholder også beskrivelse på hvordan feriepenger artene settes opp.  

Alle arbeidsgivere plikter å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Dette kan ivaretas ved å registrere fravær under Lønn=> Lønnsregistrering=> Fraværsregistrering.  Dette danner grunnlag for utskrift av sykefraværstatistikken til Statistisk Sentralbyrå og NAV.   Fraværsregistreringen brukes for å registrere fravær i bedriften, egenmeldinger, sykdom med melding, barns sykdom, ferie, permisjon og evt. annet fravær.   MERK: Hvis man skal hente ut statistikk for registreringer registrert før versjon 14.00, må man trykke enter igjennom alle linjene slik at antall dager blir riktige.     Med hjemmel i folketrygdloven fastsatt av Arbeids- og sosialdepartementet gitt forskrifter om registrering av fravær. Retningslinjene er beskrevet hos NAV.   Fravær med varighet under en dag skal ikke rapporteres. Du skal ikke sende inn statistikken, men ha den tilgjengelig ved kontroll, for eksempel fra Arbeidstilsynet.   Statistikken viser avtalte og faktiske utførte dagsverk fordelt på hvert kvartal pr. kvinne og mann. Den viser egenmeldt sykefravær, legemeldt sykefravær, fravær pga. barns sykdom og annet fravær fordelt over tidsrom som 1-3 dager, 4-16 dager og mer enn 16 dager. År Årstall for statistikken som skal beregnes.   Avdeling fra / til Her kan man angi om man vil selektere på avdelinger. Det er avdeling angitt på lønnstaker som legges til grunn.   Detaljert statistikk Angi om detaljer skal skrives ut. Detaljer innebærer visning av alle lønnstakere med fravær for kvartalet. Totalt pr lønnstaker. Kun aktuelt ved overføring til Excel.   Beregning av sykefraværsstatistikk Statistikken omfatter alle fraværskoder, unntatt permittering og ferie.   Avtalte dagsverk For hvert kvartal beregnes antall mulige dagsverk. For hver person som er ansatt i kvartalet akkumuleres beregnet mulige dagsverk med i totalen, med korreksjon for stillingsprosent. F.eks: kvartal 1 har 64 mulige dagsverk. En person har 50 % stilling og akkumuleres med i Avtalte dagsverk med 32 dagsverk.   Hvis en person har blitt ansatt i kvartalet eller har sluttet i kvartalet, tas kun de dager med hvor personen var ansatt. F.eks: en person blir ansatt 1. februar. Dagsverk for februar og mars akkumuleres med i Avtalte dagsverk i kvartal 1. Tilsvarende hvis en person slutter i kvartalet.   Faktiske dagsverk Dette er avtale dagsverk fratrukket summen av alle fravær, både sykefravær og annet fravær. Disse fraværene er også justert for stillingsprosent og fraværsgrad.   Totalt tilfeller Summen av antall tilfeller for Sykefravær.   Totalt dagsverk Summen av antall dagsverk for Sykefravær.   Sykefraværs % Totalt dagsverk i % av avtalte dagsverk.   Antall ansatte Antall personer som har vært ansatt i hele eller deler av kvartalet.   Alle fravær er justert for stillingsprosent og fraværsgrad. Denne beregningen kan enten skrives ut eller tas til Excel     Sykefravær: Fraværskode 1 - Egen sykdom (egenmelding) Akkumulerer til kolonne Egenmelding 1 - 3 dager, Egenmelding 4 - 16 dager eller > 16 dager utfra antall dagsverk i fraværet. Det akkumuleres i antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 2 - Egen sykdom m/sykmelding Akkumulerer som kode 1 men i kolonnene for Legemelding.   Fraværskode 9 - Egen sykdom m/sykmelding over 16 dager Akkumulerer kun i kolonnene > 16 dager med antall tilfeller og antall dagsverk.   Disse fraværskodene summeres også opp i kolonnene Totalt tilfeller og Totalt dagsverk.   Fravær som går over 8 uker skal rapporteres i egen kolonne > 16 dager, herav > 8 uker. Det akkumuleres i antall tilfeller og antall dagsverk. Disse skal derimot ikke summeres til Totalt tilfeller og Totalt dagsverk da de allerede er summert via > 16 dager.   Annet fravær: Fraværskode 3 og 4 - Barns sykdom og Barnepassert sykdom Akkumulerer i kolonne Barns sykdom med antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 5 og 6 - Permisjon med og uten lønn Akkumulerer i kolonne Andre permisjoner med antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 7 - Annet Akkumulerer i kolonne Ikke legitimert fravær med antall tilfeller og antall dagsverk.   Disse fraværskodene summeres ikke til Totalt tilfeller og Totalt dagsverk.   Hvert fravær telles som ett og bare ett tilfelle og registreres kun i det kvartalet som fraværet starter i. D.v.s. når et fravær går over flere kvartal, vil det kun stå registrert som et tilfelle i det kvartalet det starter og med de dagsverk som tilhører dette kvartalet. I de øvrige kvartalene akkumuleres kun dagsverk som faller i det kvartalet. Dette gjelder også når et fravær går over et årsskifte.   Sykefravær som er registrert etter hverandre regnes som ett fravær. F.eks. fraværslinjer som er registrert med dato 01.03.19 - 05.03.19 og 06.03.19 - 08.03.19 er ett fravær med 6 dagsverk.

  Hva skjer når begge feltene er fylt ut og det er huket av for faktura på e-post? Adressen som står i feltet «e-post faktura» brukes.   Hva skjer når bare e-post adresse er fylt ut? Faktura sendes til denne adressen.   Hva skjer nå bare e-post faktura er fylt ut Faktura sendes til denne adressen.   Hva betyr det når man huker av e-post til AI ? Blir faktura sendt kun til e-post da eller både e-post og nettbank/EHF? (hvis mobil/org.nr er utfylt) Når man huker av for "Epost- til AI" så sender Contracting med epostadressen til Autoinvoice. Hvis fakturaen ikke går til nettbank eller VIPPS så vil da fakturaen sendes til denne epost-adressen.   Hvorfor er det to ruter for avhukninger for e-post / faktura på papir ? Fakturaen går rett til print hos NETS uavhengig av om det er lagt inn mobiltelefonnummer og epostadresse sendes med til AI.   Faktura sendes som epost fra Visma Contracting selv om det er satt opp Visma Autoinvoice. Dvs at fakturaen aldri sendes til Autoinvoice.   Faktura skrives ut på printer fra Visma Contracting selv om det er satt opp Visma Autoinvoice. Dvs at fakturaen aldri sendes til Autoinvoice.     Hva er forskjellen mellom privatkunder og bedriftskunder når det kommer til å sende fakturaer til Visma Autoinvoice? Forskjellen mellom privatkunde og bedriftskunde er at på privatkunder er det mobiltelefonnummeret som bestemmer om fakturaen går til nettbank/VIPPS. På bedriftskunder er det orgnummeret som brukes.

Ønsker en å sette opp en bruker som vikarbruker i Visma Document Center ved f.eks ferieavvikling,  kan man sette dette opp slik:   Logg inn som SYSTEM (systembruker) i Visma Contracting. Gå deretter på System => Vedlikehold=>Brukere og finn brukeren     Sett inn brukeren som skal være denne brukerens stedfortreder i feltet Vikarbruker i dok.senter Når vikarbruker skal benyttes hukes det av for Bruker er borte, benytt vikarbruker    Når dokumenter sendes på flyt til en bruker som er borte, men benytter vikarbruker, vil det i Visma Document Center se slik ut:    

Logg inn som systembruker, gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Hovedopplysninger:     Gå deretter videre inn på fanen OCR - innbetaling     Hoved-klient er den klient som er registrert som datamottaker hos NETS. (Gjelder kun for klient-system). Datamottaker er ID for det firma som mottar data fra NETS.   Avtale-Nr må registreres på alle klienter som benytter NETS.   Dataområde hvor filer fra NETS blir lagret før behandling i VISMA i Contracting . (Kan ikke være det samme som VC's dataområde.)   Programkall for å hente filer NETS. Benyttes sjelden i dag siden filene som oftest hentes via nettbank.   Returkommando for behandling av mottatt(e) fil(er). Dette gjøres med en s.k. batch-rutine og standard navn på den er "FraOCR.bat". NB! Filen som behandles i VC har som regel navnet TBOC0001.DAT og være plassert i dataområdet som er registrert.   Fast bilagsart. Oppdatering av innbetalinger fra NETS benytter bilagsart for Remittering/OCR under faste bilagsarter. NB! Husk å henvise arten til egen nummerserie, da bilagsnummer for postering av innbetalinger hentes herfra.   KID må ha Modulus 10 med 12 siffer inkl. kontrollsiffer. Kundeenhetsid`n for Contracting i Nets for OCR-avtaler er 00111355. Dette vil også gjelde OCR-filen. Vi benytter ikke Automatisk nedlasting.       Er det ønskelig med bistand til oppsett av OCR inkludert filstier i bank etc, så kan en bestille konsulentbistand for dette. Det kan gjøres ved å sende en mail til contractingkonsulent@visma.com          

 I dokumentoversikten i Arkiv kan det sorteres på følgende: Behandlingsnummer og Bilagstype, men ikke på Bilagsart. Bilagsart ligger ikke på dokumentnivå, men på linjene i bilagsregistreringen.