Automatisk leverandøraktivering

[#1]

Automatisk leverandøraktivering er en løsning i Visma Document Center som automatisk sender en epost til alle leverandører som ikke leverer elektronisk faktura til dere. E-posten ber dem om starte å sende elektronisk fakturaer heretter.

E-posten som sendes ut ser slik ut og den sendes til epostadressen som er registrert på leverandøren i økonomisystemet.

Hvordan aktivere denne tjenesten

Visma Document Center må være koblet til en epost-server.
Dette settes opp under Verktøy | Systeminnstillinger

Deretter må den automatiske leverandøraktiveringen aktiveres:
Dette gjøres i System | Auto leverandør aktivering

1. Kryss av for «Aktiver automatisk varsling»
2. Legg inn avsenders epostadresse
3. Legg inn «Maks antall varslinger» og «Antall dager mellom varslinger». Anbefaler de verdier som ligger der.

Dermed skal løsningen være i gang.

For å få oversikt over hvem som er varslet, klikker man på Rapport | Leverandøraktivering for elektronisk fakturaer:

Da kommer oversikten fram:

Her ser man hvem som er varslet og hvem som ikke er varslet fordi det ikke finnes en epostadresse på leverandøren. Hvis det mangler epostadresse på leverandøren, kan man registrere en epostadresse i vinduet over. Da vil disse leverandørene også få en varsel.

NB! Vær oppmerksom på at i versjon 12.10 frem til versjon 13.01, så vil Document Center i første varsel sende melding til alle som har sendt en PDF-faktura til Visma Document Center det siste halve året. Deretter vil den varsle alle som leverandører hvor fakturaen kommer inn som PDF.

NB 2! Hvis man bruker scanningstjenesten i AutoInvoice, så vil disse bli sett på som elektronisk faktura i Visma Document Center. Da bør man bruke Leverandøraktiverings-tjenesten i AutoInvoice, som man finner under Innstillinger.

[Anonymous]

Hei! Når denne mailen blir sendt ut hos oss mangler den org. nr. Hvor kan jeg legge inn det for at det skal komme med i mailen? Mvh Grethe