Brukertips i Visma Document Center

Mange norske bedrifter har utenlandske leverandører og mottar fakturaer på forskjellig språk og form. Her kommer en liten beskrivelse av hvordan man kan håndtere dette best i Visma Document Center. Motta elektroniske fakturaer Det beste er også her om man har mulighet til å motta fakturaene elektronisk. I Norge kan «alle» sende fakturaene elektronisk gjennom Peppol-nettverket, men slik er det ikke i alle andre land. Vi ser likevel at Peppol-nettverket sprer seg til f.eks stadig flere Europeiske land, og også til land utenfor Europa. F.eks har både Tyskland og Singapore vedtatt å bruke Peppol for offentlig sektor. Det er derfor verd et forsøk å høre om de utenlandske leverandørene kan sende fakturaen gjennom Peppol-nettverket. Da trenger de å vite ditt firmas elektroniske adresse. Hvis du f. eks har organisasjonsnummer 987654321, så vil din elektroniske adresse være 0192:987654321, der 0192 viser at det er en norsk Peppol-adresse. 0192 kalles også for Peppol BIS SchemeID og 987654321 er Peppol BIS Identifier. For å motta fakturaer elektronisk, må du selvfølgelig være knyttet opp til et Peppol aksesspunkt, f.eks Visma AutoInvoice, og være registrert i ELMA-registeret via dette aksesspunktet. Motta PDF-fakturaer via AutoInvoice Skanningskonto Du kan aktivere en skanningskonto i Visma AutoInvoice. Da kan du selv eller din leverandør sende PDF-fakturaer til epostkontoen 987654321@autoinvoice.no (hvis ditt orgnr er 987654321). Denne skanningsløsningen håndterer og tolker fakturaer på de fleste språk. Les mer om skanningstjenesten her. Motta PDF-fakturaer og legg dem manuelt inn i Visma Document Center Hvis man ønsker å manuelt importere PDF-fakturaer inn i Visma Document Center, så må man passe på å ha valgt riktig OCR-språk. Dette gjøres nederst til høyre i Visma Document Center. Systemet støtter følgende språk: Norsk, svensk, dansk, finsk, engelsk og nederlandsk. I tillegg har man et valg «International», for andre språk (i utgangspunktet også engelsk). For hvert av språkene finnes det en ordliste med system-ord som er knyttet opp mot hvert felt i Document Center. Her kan man forbedre systemet ved å legge til egne ord kalt «Brukerspesifikke alias», evt «Leverandørspesifikke alias» som da kun gjelder valgt leverandør. Disse ordene brukes av OCR-tolkeren til å finne de riktige verdiene. Ved å legge til ord, kan man øke treff-prosenten og forbedre tolkningen av PDF’ene. Hvis man ikke klarer å finne en verdi basert på slike ord, kan man legge inn en maske på fakturaen. Da angir man den nøyaktige plasseringen for den verdien man er på jakt etter. Både Ordliste og Maske finner du i Tolkningsresultat-vinduet.   I versjon 16.01 av Visma Document Center, kan man velge OCR-språk «Detect»: Ved å bruke dette «språket» vil systemet automatisk finne det beste språket, og bruke den ved tolkning av dokumentet. Den vil da bruke samme ordliste som det språket den velger å bruke har, f.eks hvis den finner ut at språket er svensk, så vil den bruke den svenske ordlisten. Fra versjon 16.10, vil det også være mulig å bruke dette «språket» ved AutoImport.

Ny funksjonalitet i Visma Document Center versjon 15.10.2 I denne versjonen er det mulig å sette ny status på dokumenter som må sjekkes før de skal behandles. Status 1 På vent (On hold). Dette gjør du ved å høyre klikke på aktuelt dokument og velge On hold fra menyen. Dokumentet får da status 1 On hold. Dette er det samme som status 0 men ved å filtrere listen for dokumenter kan du skille på dokumenter med status 0 og status 1. Dette gir mulighet for oppfølging av dokumenter med status 1 På vent (On hold).   Eksempel:   Sette status til On hold på dokument.     Lage filter for oppfølging av dokumenter med status 1 On hold   Bruke filter for å se kun dokumenter med status 1 On hold.    

Oppdatert 04.02.2021 - Andre dokumenter via Visma Scanner  i seneste versjoner:   Etter de siste versjoner har kommet så er det greit å få med seg endinger som er gjort i denne forbindelser. Har delt det opp i seksjoner med versjoner, så man vet hva man har tilgang til eller ikke. Med nyeste versjon øverst – som sier hvilken endring/forbedring som har kommet.   Fra og med 15.10 Før så ble dokumenter som var skannet inn med Visma Skanner, som ikke var inng faktura eller kreditnota – håntert med at de la seg rett i arkivet til VDC– og samtidig inn som en bunt i ERP systemet som man kunne oppdatere. Nå kan man få slike dokumenter også via «Nye Dokumenter» i VDC, og kan behandle der etter eget ønske med flyt etc. Slike dokumenter kan være : Kvitteringer Purringer Betalinger Andre For å få inn slike ting på «vanlig» måte må man aktivere dette og gjøres på denne måten: Verktøy > Innstillinger > Generelt   Og forutsetter også at man i konfigurering Autoinvoice fra Visma Business er satt på mottak av bilag som før.           Fra og med versjon 15.0:   Da har vi splittet opp VDC servicene i flere egne servicer – stor fordel for store installasjoner å fordele jobben på flere servicer.   For å kunne kjøre disse i konsoll som vi kaller det, så må aktuell tjeneste stoppes først og så finne frem til aktuell programfil og kjøre denne som Admin. F eks filen som heter Visma.Workflow.Server.AutoinvoiceService.exe og ligger som default i \Visma\Document Center\Server mappen. Og da kan man også få sjekket og justert pri på de oppgavene som de forskjellige gjør. F eks denne oppgaven som håndterer nedlastning fra Autoinvoice List tasks – får visualiserer den hvilken pri på disse oppgavene Vil man justere hyppigheten på en oppgave skriver man Setpriority 1 15 – dersom man vil endre oppgaveId 1 til 15                       PS! Se nederst i dette tipset for potensielle feilkilder, samt hjelpeteksten i fra VB   Beskrivelse av prosessen (Informasjon hentet fra Release notes VB Byrå):   Gjennom automasjonsprosjektet har vi også utviklet en ny og viktig tilleggsfunksjon for løpende innsending av «Andre bilag». Det er viktig at kunden kan gjøre sin del av jobben uavhengig av regnskapsfører og uten involvering fra regnskapsfører sin side. Vi har derfor videreutviklet vår relativt nye app - Visma Scanner – til også å kunne håndtere «andre bilag» og sende dem via AutoInvoice til Visma Business. Med «andre bilag» mener vi her bilag som verken er faktura eller bankbilag og som derfor uansett må behandles manuelt på en eller annen måte. Disse bilagene trenger normalt ikke å bli behandlet med en gang. Når disse bilagene blir sendt fra Visma Scanner går de rett til AutoInvoice som automatisk videresender dem til Visma Document Center uten noen form for behandling. Dokumentet lagres så i Visma Document Center og informasjonen om bilaget sendes så ubehandlet til en ny tabell i Visma Business for senere bokføring. Dokumentene samles opp i denne nye tabellen i Visma Business og ligger der inntil det er naturlig for regnskapsfører å se på dem og behandle dem. Følgende skjer:  Bedriften læres opp til å ta løpende bilder av alle «andre bilag» med Visma Scanner. I Visma Scanner skjer ingen tolking av slike dokument, men kunden kan allikevel skrive inn en kommentar til sin regnskapsfører og eventuelt fortelle hva dokumentet gjelder og hvordan det skal/bør bokføres. Når alt er OK trykker brukeren på send-knappen og Visma Scanner sender bildet til AutoInvoice. AutoInvoice sender bildet utolket til Visma Document Center. Visma Document Center videresender informasjonen om dette dokumentet, inkludert dato, Visma -ID og eventuell melding til Visma Business Informasjon om disse dokumentene blir lagret i en ny tabell i Visma Business for «Andre bilag» uten å generere bunter og bilag. Et helt nytt behandlingsvalg har kommet til i Visma Business for overføring av disse dokumentene (andre bilag) til bilagsregistrering og behandling. Behandlingen kan skje løpende eller etterskuddsvis. Regnskapsfører bokfører disse bilagene når det er mest hensiktsmessig (f.eks. i slutten av hver periode eller termin) via et nytt behandlingsvalg i Visma Business. Følgende parameter må settes i AutoInvoice for å aktivere Visma Scanner til å ta imot «andre bilag»:   Bokføring av «Andre Bilag» i Visma Business: Først av alt må ønsket bilagsnummerserie settes opp for for disse transaksjonene. «Andre bilag» er fast knyttet til nummerserie «Diverse» og i standard malfirma er denne nummerserien knyttet til bilagsnummerserie 6.   Behandlingen av «andre bilag» fra Visma Scanner skjer i en ny fane i selve bilagsregistreringen. Her kobler vi den nye tabellen «Inngående regnskapsdokumenter» til eksisterende tabeller «Bunt» og «Bilag».     I øverste del av vinduet vises alle ikke behandlede dokumenter fra Visma Scanner. Herfra gjennomgås og vurderes dokumentene via behandligsvalget «Vis dokument».   Dokumenter som ikke skal behandles, markeres som «Ingen ting å behandle» enten ved et «x» i feltet «Ingen ting å behandle» eller ved avkryssing i feltet «Status». Marker deretter ett, flere eller alle gjenværende dokument i tabellen «Inngående regnskapsdokument» og velg behandlingsvalget «Behandle dokument». Vær oppmerksom på at det blir laget en ny bunt hver gang dette behandlingsvalget kjøres. Det vil derfor som regel være fornuftig å markere alle beslektede dokumenter eller rett og slett alle dokumenter innenfor samme periode slik at de blir bokført i samme bunt.   Når behandlingsvalget kjøres blir det opprettet en bilagslinje per dokument. Bilagslinjene blir også tildelt bilagsnumer fra bilagsnuerserien for «Andre bilag», men uten kontonummer og beløp. I tillegg blir de behandlede dokumentlinjene tildelt de samme bilagsnummer som bilagslinjen. Dermed er det sporbarhet mellom regnskapsdokument-tabellen og bilagslinjene.   De behandlede dokumentene forsvinner fra den øverste delen av vinduet ved lagring, men de blir allikevel bli liggende i tabellen «Inngående regnskapsdokument» med status «Sendt til bokføring». '   Du kan nå fortsette med bokføring av bilagslinjene nederst i dette vinduet eller flytte deg til den ordinære fanen for bilagsregistrering. Vi anbefaler å gå til den ordinære fanen. Der du er vant til å være og mest funksjonalitet er tilgjengelig.   Mulige feilkilder:   Denne importen kjøres av en egen task i VDC server og heter Visma.net Autoinvoice other documents import.  Denne er fra og med versjon 14.10 satt med en prioritet på 15 Kjøres det med tidligere versjoner av VDC, så anbefales det å øke denne til 15 (tidligere stod denne til pri 30) - spesielt i store installasjoner med mange klienter og brukere.   Det de store byråene opplevde var at denne oppgaven kjørte så sjeldent, ref pri 30 at den aldri kom til denne oppgaven (task) - og noen har til og med restart av server hver natt. Derfor viktig å få satt denne til høyere pri dersom dere også opplever at denne ikke gjør ferdig jobben.   Hjelpefilen i VB: http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_other_incoming_documents.html  

I Visma Document Center finnes det en del innstillinger og oppsett for Autoinvoice, Autoimport, Approval og AutoFlow. Dokumentasjon på dette finner du vedlagt.   - Side 1: Visma.net Autoinvoice - Side 5: Autoimport - Side 7: Visma.net Approval - Side 10: Autoflow

Her er en liten video som viser hvordan versjon 13.10 av Visma Document Center håndterer en faktura med vedlegg kommet inn som PDF i en epost.

Automatisk leverandøraktivering er en løsning i Visma Document Center som automatisk sender en epost til alle leverandører som ikke leverer elektronisk faktura til dere. E-posten ber dem om starte å sende elektronisk fakturaer heretter.   E-posten som sendes ut ser slik ut og den sendes til epostadressen som er registrert på leverandøren i økonomisystemet. Hvordan aktivere denne tjenesten Visma Document Center må være koblet til en epost-server. Dette settes opp under Verktøy | Systeminnstillinger Deretter må den automatiske leverandøraktiveringen aktiveres: Dette gjøres i System | Auto leverandør aktivering Kryss av for «Aktiver automatisk varsling» Legg inn avsenders epostadresse Legg inn «Maks antall varslinger» og «Antall dager mellom varslinger». Anbefaler de verdier som ligger der. Dermed skal løsningen være i gang. For å få oversikt over hvem som er varslet, klikker man på Rapport | Leverandøraktivering for elektronisk fakturaer: Da kommer oversikten fram: Her ser man hvem som er varslet og hvem som ikke er varslet fordi det ikke finnes en epostadresse på leverandøren. Hvis det mangler epostadresse på leverandøren, kan man registrere en epostadresse i vinduet over. Da vil disse leverandørene også få en varsel.   NB! Vær oppmerksom på at i versjon 12.10 frem til versjon 13.01, så vil Document Center i første varsel sende melding til alle som har sendt en PDF-faktura til Visma Document Center det siste halve året. Deretter vil den varsle alle som leverandører hvor fakturaen kommer inn som PDF.   NB 2! Hvis man bruker scanningstjenesten i AutoInvoice, så vil disse bli sett på som elektronisk faktura i Visma Document Center. Da bør man bruke Leverandøraktiverings-tjenesten i AutoInvoice, som man finner under Innstillinger.

Her ser dere tre videoer som viser hvordan den nye flyten i Visma Document Center fungerer. Denne flyten kom fra versjon 11.10.