Integrasjon mellom Visma Global og Autoinvoice

[#1]

Her har du en oppskrift på hvordan du kobler din konto i AutoInvoice (AI) med Visma Global (VG)

Lisens

Så godt som alle skal ha AutoInvoice i sin Visma Global lisens. Hvis dere får problemer med punkt 3 (koble AutoInvoice til deres fakturasystem), så kan dette komme av manglende lisens. I så fall kontakt kundesenteret@visma.com. 

Oppsett for sending i Autoinvoice

Gå på "Verktøy / Visma.net innstillinger / Autoinvoice"

På høyreside ligger opplysninger om firma. Feltene med stjerne må fylles ut før du får registrert firma i Autoinvoice. Om det står noe feil der kan du trykke på "Rediger informasjon" og da kommer du rett inn i firmaopplysninger:

1. Firmanavnet riktig skrevet
2. Adresse må fylles ut
3. Postnummer og poststed må fylles ut
4. Landkode på fakturaadressen
5. Landkode på Leveringsadressen
6. Orgnummer
7. Mva-regnr, skal fylles ut hvis du er MVA-pliktig og skal fakturerer MVA. Det legges da inn org.nr med endelsen MVA. Husk at det ikke skal være noen mellomrom. 
8. Registrert i: Hvis du er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysundregistrene så skal du skrive inn «foretaksregisteret» her.
9. Finansforbindelse: Dobbeltklikk på feltet for å sjekke at kontonummer er riktig utført:
   
   OCR/mottak: Her skal bankkontonummer være fylt ut
   IBAN: Må være fylt ut hvis du skal sende fakturaer utenlands. Hvis feltet er utfylt, så må det være korrekt.
   BIC: Må være fylt ut hvis du skal sende fakturaer utenlands. Hvis feltet er utfylt, så må det være korrekt.
10.  Velg riktig lokal valuta. 
11. Lagre

Registrer firma

1. Er det nytt firma velger du den brukeren som skal stå som avsender på faktura fra Autoinvoice og velger "Registrer firma". 
   
   Hvis brukeren finnes fra før i Autoinvoice så kan du huke av for det. 
   
   
2. Eksisterer firma i Autoinvoice fra før kan du huke av for det og legge inn API nøkkel og UUID nøkkel fra Autoinvoice. Disse nøklene finner du i Autoinvoice under Innstillinger oppe i høyre hjørnet. 

Når dette er gjort vil du få opp en boks lik denne:

Trykk ja og da åpnes "Utskriftsprofil". Endre om noe er feil:

Da er firma registrert opp i Autoinvoice. 

Aktivere sending til AutoInvoice på aktuelle kunder

For alle kunder som er satt opp til å sende fakturaen via AutoInvoice, må følgende informasjon være på plass:

1. Hvis den skal sendes elektronisk, må landkode og org.nr være på plass. AutoInvoice sjekker om orgnummeret kan motta fakturaen elektronisk.
2. Du må fylle in "Visma Autoinvoice" i "EDI profil" - da vil fakturaen til denne kunden uansett sendes via Autoinvoice og Autoinvoice gjør vurderingen om det skal sendes EHF, e-post eller post til kunden.
3. Hvis Autoinvoive ikke finner kunden i ELMA så prøver den å sende fakturaen på epost. Da må epostadressen under Faktura-adresse være fylt ut. Hvis dette feltet er blankt, vil den prøve å finne en annen e-postadresse registrert på kunden, etter de rutinene som Visma Global bruker.
4. Mva-regnr, skal fylles ut hvis du er MVA-pliktig og skal fakturerer MVA. Det legges da inn org.nr med endelsen MVA. Husk at det ikke skal være noen mellomrom. 
5. Hvis Autoinvoive heller ikke finner en e-postadresse, og hvis du har aktivert print-tjenesten, så må fakturaadressen være fylt ut, slik at den sender fakturaen per papir/post til kunden. Både adresse1, adresse2, postnr og poststed vil stå på konvolutten. Print-tjenesten kan aktiveres i AutoInvoice-portalen (autoinvoice.visma.com) under Innstillinger, Sende fakturaer.

Når man har EDI-profil AutoInvoice vil Global alltid benytte utskriftsprofilen som ligger inne på EDI-profil. 

Gå tilbake til "Verktøy / Visma.net innstillinger / Autoinvoice" og trykk på "Oppdatering av registrerte kunder"

Spørsmål?

• Hva gjør Autoinvoice?
• Hvordan registrerer jeg mitt firma i ELMA?
• Vil ikke ha valuta NOK på norske kunder? - les her
• Aktivere eFaktura til nettbank for privatkunder
• Aktivere faktura til VIPPS for privatkunder
• Hva gjør jeg med fakturaene jeg fortsatt får i posten?
• Hvordan legge ved vedlegg på faktura som blir sendt via Autoinvoice?
• Hvordan fungerer Autoinvoice og hva betyr de ulike feilmeldingene?
• Kan jeg bruke Avtalegiro og Autoinvoice?
• Endre avsender av faktura og mottaker av tilbakemeldinger på utgående fakturaer?