Brukertips i Visma Global

Etter flere henvendelser om spesifikasjoner på ulike moduler i Visma Global, legger vi på kundesenteret ut en enkel oversikt: Du kan også finne informasjon om modulene i F1 hjelpen i Visma Global.  Tilbud  I ordreregistreringen er det mulighet til å opprette tilbudsordre på lik linje med salgsordre. Ved avslutning av en tilbudsordre kan man velge om man vil vente med tilbudet, bekrefte tilbudet, overføre til salgsordre eller avvise tilbudet. Man har også fra tilbudsregistreringsbildet full tilgang til tilbudsarkivet som viser alt som ligger inne på tilbud på aktuell kunde eller artikkel. Man kan også ved opprettelse av tilbudsordre registrere en oppfølgingsdato for når man ønsker og følge opp tilbudet. Videre har man gode tilbudsoppfølgingsrutiner (ordre-ticker) for å følge opp de tilbudsordrene bedriften sendt ut. Her kan man selektere på alle nivåer slik at man bare får opp de tilbudsordrene man ønsker og jobbe videre med. Dette gjør det veldig enkelt for bedriften å bygge opp effektive tilbudsoppfølgingsrutiner internt. Ordre/lager/fakturering  Ordrer/faktura Ordrehåndteringen i Visma Global gjør det enkelt for brukere å registrere og å behandle ordre. I ordrebildet får man mye informasjon om tilgjengelighet på varer, priser, lagerstatus osv. samt informasjon om kundens betingelser. Som i alle de andre registreringsbildene har man den samme kraftige søkefunksjonaliteten, og mulighet for individuell tilpasning av registreringsbildet. Man har en rekke predefinerte ordretyper som standard, bekreftet, til plukking, pakket og fakturagrunnlag som man kan velge å bruke etter behov. Rutinen er selvfølgelig helintegrert med regnskapet slik at fakturajournalen automatisk genereres ved fakturering. Man beholder selvfølgelig koblingen mellom fakturaarkivet og transaksjonen når man overfører fakturajournalen til regnskapet. Noen av mulighetene nevnes her:   Full tilgang til historikk via fakturaarkivet i registreringsbildet. Hente opp allerede fakturerte ordre for kopi eller kreditnota. Full tilgang til leveringsstatus fra registreringsbildet. Utskrift av alle typer blanketter til papir, fax eller e-post. Automatisk restordrehåndtering Automatisk lagring til elektronisk fakturaarkiv Full kjedehåndtering Samlefakturering(også i kombinasjon med kjedehåndtering) Kontantfakturering med automatisk motbilagsføring Automatisk restordrevarsel hvis kunden allerede har varen i rest på annen ordre Factoring og fakturaservice for flere partnere   Leveringsstatus Oversiktlig rutine for å se leveringsstatus på varer. Viser tilgjengelighet frem i tid, totalt og pr. lagersted. Kan se på ukeoversikt, månedsoversikt eller årsoversikt. Man har samtidig full oversikt over artikkelflyt ved at man kan se alle utgående og inngående transaksjoner på den enkelte vare.    Lagerendringer Rutine for manuelle lagerbevegelser som ut-/inn på lager,  varetelling og internoverføring mellom flere lager. Endringer foregår ved at man velger endringstype og registrerer en lagerendringsordre med de aktuelle bevegelsene. Man oppdaterer så lagerendringsordren. Alle enringer lagres elektronisk. For å håndtere flere lagersteder må man også ha flerlagermodulen. Lagertellingslister kan generers med en batchrutine eller ved å bruke drag&drop fra artikkelregisteret.   Lagerhistorikk Her har man oversikt over alle lagerbevegelser pr. artikkel/lagersted/serienr. Både manuelle og automatiske lagerbevegelser lagres og man kan følge alle bevegelser på en vare pr. lagersted. Man kan også se hvor mye som var på lager på den datoen bevegelsen fant sted, samt hva slags type endring som ble utført. Man har direkte kobling mot faktura og innkjøpsarkiv slik at man kan hente opp grunnlaget for endringen på skjermen. Man har samme type sporing på serienr. slik at man kan kan se alle type bevegelser på en unik vare. Hvis man feks. selger pc’er kan man følge både innkjøp/salg og service som har vært utført på et bestemt serienr.   Statistikker Med verktøyet Statisticker kan man enkelt få generert salg, innkjøp og lagerstatistikker direkte på skjerm. Du kan velge mellom en rekke forskjellige detaljnivåer på rapporten din. Feks. Kunde – hovedgruppe – artikkel - medarbeider osv.  De forskjellige detaljnivåene kan enkelt kombineres med hverandre i forskjellige rekkefølger for å få akkurat den rapporten du er ute etter. Detaljnivået kan kombineres med kolonner som bestemmer hvordan tallene skal presenteres. Ønsker du periodisering på uke, mnd, kvartal, år eller flere år. Statisticker har det uansett. Ønsker du omsetning i kr, antall solgt, vekt, volum, dekning, rabatt gitt. Statisticker har det også. Når du får tallene frem på skjermen har du selvfølgelig full ”Drill Down” som gjør det mulig å grave seg ned på grunnlaget som ligger bak tallene i rapporten. Alt du får frem på skjerm kan selvfølgelig printes eller sendes på e-mail. Med Statisticker kan du faktisk få over 20 millioner forskjellige rapporter, og i tillegg er den enkel å bruke. Pris-/rabattmodul  I utgangspunktet bestemmes artikkelens pris av salgsprisen på artikkelen. Videre vil eventuelt tilbudspris angitt i artikkelvinduet slå inn i overensstemmelse med start- og stoppdato. I tillegg kan særlige prisavtaler og rabatter knyttes både til kunder og artikler, både enkelt hvis og/eller i grupper. I tilfeller hvor det er både registrert pris- og rabattavtale kan det settes en prioritering mellom disse. Ved prioritering av forskjellige kombinasjoner vil systemet automatisk søke etter 1 prioritet. Ligger det ingen avtale på dette nivået vil systemet automatisk søke på neste nivå osv. Priser og rabatter kan overstyres på ordrelinjen. Rabatter kan kun overstyres hvis det er satt at rabatter skal kunne registreres. Det er også fullt mulig å benytte avtaler hvor man registrerer prisavtaler med kvantum. Pris-/rabatt avtaler kan opprettes både mot kunder og leverandører. Man har også mulighet for å opprette alternative prislister som kan kobles direkte mot kundene. Mulig kominasjoner er:   Fastpris og/eller rabatt pr. kunde(og leverandør) eller påslag på selvkost / artikkel Fastpris og/eller rabatt pr. kunde(og leverandør) / artikkel rabatt gruppe Fastpris og/eller rabatt pr. kunde rabattgruppe(og leverandør) / artikkel Fastpris og/eller rabatt pr. kunde rabattgruppe(og leverandør) / artikkelrabatt gruppe Individuelle prislister koblet mot kunder Koble prislister mot kampanjer Alle priser kan angies i valuta Intervaller kan benyttes for kvantumsrabatter Bestilling/innkjøp  Innkjøpsrutinen inneholder diverse rutiner for registrering, planlegging og behandling av innkjøpsordre.   Innkjøpsordre Registreringrutinen er bygget opp på samme måte som ordreregistreringsrutinen. Man har hele tiden tilgang til underliggende data på leverandør og vare, samt tilgang til innkjøpshistorikk. Registrerte innkjøpordre kan sendes direkte via e-mail eller fax til leverandøren. Innkjøpsordrene kan ha forskjellige statuser uifra om de er sendt, bekreftet osv. Motatte innkjøpsordre kan overføres direkte til regnskapet. Ved forsinket leveranse fra leverandør har man ved å endre leveringsdato på innkjøpsordren mulighet til å automatisk få endret dette på alle salgsordre som blir berørt, samt få ut utsettelsesvarsel som kan sendes til kundene. Man har også mulighet for å sende purring til leverandører når leveransen er forsinket. Man kan koble flere leverandører til hver artikkel for spesifisering av priser, varenr, beskrivelser etc. pr. leverandør.   Innkjøpsforslag Innkjøpsmodulen inneholder en komplett rutine for innkjøpsforslag. Forslag til innkjøp genereres på grunnlag av disponibelt på lager, samt registrerte minimums og maksimums verdier for den enkelte vare/lagersted. Man kan velge mellom forskjellige disponibel koder, og lage utvalg på bestemte leverandører, varer, lagersteder osv.  Forslaget grupperes pr. leverandør og kan justeres før overføring til innkjøpsordre.   Innkjøpsplanlegging I rutinen innkjøpsplanlegging får man god oversikt over alternative leverandører og de priser og betingelser man har fra disse. Dette er en utmerket rutine for de som ”trader” mye, og bruker mange forskjellige leverandører på samme produkt avhengig av leveringstid og pris. Man kan generere innkjøpsordre direkte fra innkjøpsplanlegging.   Bruk av innkjøpsrutinen vil også generere historikk som blir tilgjengelig i alle rapporteringsverktøy i systemet. Ved overføring av innkjøpsordre til regnskapet vil man også få direkte kobling mellom leverandørreskontroen og innkjøpsarkivet.     Faktura-/innkjøpsarkiv  Det elektroniske faktura-/innkjøpsarkivet tar vare på alle slettede tilbud, slettede ordre, fakturerte ordre og mottatte innkjøpsordre. Man har oppslagsmulighet til dette arkivet fra en rekke rutiner i både ordre og regnskap/reskontro modulene. Arkivering av fakturaene oppfyller myndighetenes krav til elektronisk arkivering og gir deg muligheten til når som helt å skrive ut en fakturakopi til papir, fax eller e-mail. Salg-/innkjøp statistikk  Statistikkmodulen lagrer periodiske tall for en rekke kombinasjoner på salg og innkjøpssiden. Ved hjelp av det dynamiske rapporteringsverktøyet StatisTicker kan man få ut et uendelig antall kombinasjoner av rapporter til skjerm. Disse kan videresendes til printer eller e-mail. Man kan kombinere tall over flere år/perioder. Systemet har forhåndsdefinert 22 forskjellige nivåer av data som lagres på salgstatistikken. Brukeren velger selv hvilke nivåer man ønsker å rapportere på og i hvilken rekkefølge man ønsker å plassere de. Dette kan brukes i kombinasjon med Visma Globals filterfunksjoner. Dette er også beskrevet under modulen ordre/faturering. Befrakteregister  I befrakter registeret føres befraktere som igjen kan kobles mot kunde. Med denne rutinen kan du skrive ut fraktbrev med opplysninger om en del faste opplysninger som transportør (befrakter), artikkelens lagringstype(f.eks. kjøle-/fryse-/ferskvare), kolliantall og fraktbrev med spesifikasjon av varelinjer osv.   Befrakter nummeret på kunden flyttes videre til ordren ved registrering av ordre til kunden. Hvis det er ønskelig å overstyre befrakter under ordreregistering, kan dette gjøres via ordrehode informasjon. Lagringstype som angis på artikkelen flyttes til ordrelinjer ved registrering av ordre. Befrakter fraktbrev kan skrives ut ved avslutning av ordre (via kombinasjonsboksen  Annet.). Dette fraktbrevet skriver ut en side pr. lagringstype og for hver lagringstype skrives det ut totalt antall kolli og total vekt for alle varer som har denne lagringstypen.  Bonusavregning  I Visma Global kan det beregnes og remitteres bonus som kunden har opparbeidet. I bonusprofilen settes det om bonusen skal avregnes på måneds-, kvartals- eller tertialvis. Her må det også settes hvilken periode bonusordningen skal gjelde for. Bonusen kan enten regnes prosentvis eller et fast kronebeløp hvis omsetningen overstiger fastsatte nivåer. Under forespørsel alternativene har vi kundebonus oversikt som gir deg oversikt over bonuser dine kunder har oppnådd. Fra denne oversikten kan det også skrives ut (ev. sendes på mail) bonusbrev til kunden med melding om utbetaling av oppnådd bonus. På lik linje som man kan beregne og utbetale bonus enkeltvis på kunder kan man også kjøre bonusavregning/utbetaling kjedevis.   Valuta Valutamodulen gir mulighet for å bruke valuta i tilbud, ordre/faktura, innkjøp, regnskap, reskontro og remitteringsrutinen. Grunnlaget for valutarutinen er valutaregisteret hvor man registrer kjøp, salg og gjenomsnittskurser. Man kan også registrere kurs mot Euro. Standard valutaregister ligger ferdig i Visma Global. Man har også muligheten for å operere med valutahistorikk slik at alle registrerte kurser lagres automatisk. Ved bruke av valuta i tilbud, ordre og fakturering vil systemet automatisk regne om norske priser til valutapriser utifra kundens/ordrens valutakode og aktuell kurs. Man kan på ordrelinjen også overstyre valutaprisen/kursen som så på nytt vil omregnes til norske kr. Fakturerte beløp bokføres da i både NOK og valuta. Ved føring av inn-/utbetalinger samt via remitteringsrutinen har man automatisk føring av agio/disagio. Remitteringsrutinen håndterer valuta med rene valutakontoer og omregning til Euro. I kontoforespørsel, lister og rapportering er også valuta integrert. TILLEGGSMODULER LOGISTIKK:    Kassemodul. – (Modul) Visma Global kasse er en logistikk/ordrebasert kasseløsning. Den er utviklet i samarbeid med kunder for og gi best mulig brukeropplevelse og rask tilgang til nyttig informasjon for kassepersonalet. Kassemodulen gir følgende funksjonalitet: Riktige kundepriser. Registreres salget på en kunde med prisavtaler så slår disse til. Mulighet for ”Bytt kunde”. Er kassesalget registrert på f.eks ”kassekunden” og i det kunden skal betale så opplyser de om de er kunde ”x”. Da kan man kjøre rutinen ”Bytt kunde” og kasseordren rekalkuleres hvis kunden har prisavtaler. All salgshistorikk på kundene. Med enkelt taststetrykk så åpnes hele fakturaarkivet på aktiv kunde. Lagerstatus. Ser antall på lager, disponibelt, i ordre, i bestilling etc på alle lagersteder. Gavekort og tilgodelapp funksjonalitet. Bankterminal integrasjon. Selvfølgelig også mulighet for kassedispley, kasseskuff, håndterminaler etc. Mulighet for og betal kreditt fakturaer i kassepunktet. Dette er veldig vanlig i fag handel som byggevare f.eks . Det vil si at kunden kommer til kassepunktet med en faktura i hånden og ønsker og betale denne. Mulighet for og overføre ”kasse ordren” til en ”salgs ordre”. Dette gjøres ofte med kreditt kunder som ønsker faktura i stedet for og betal kontant. Kasseløsningen er en del av Visma Global. Dvs si at det benyttes samme kunderegister, artikkelregister, medarbeider register etc.  Mulighet til og skrive ut ordrebekreftelse og pakkseddel fra kassen. Også mulighet for og legge kasse ordre på ”vent” hvis kunden har glemt noe og går for og hente dette. Avtaleordre/abonnement. – (Modul) Denne rutinen gjør det mulig å generere ordre fra forhåndsdefinerte ordreprofiler som er registrert i Global. Hver ordreprofil inneholder de produktene som skal benyttes ved generering av ny ordre.  Ordreprofilen knyttes mot en kunde, dette utgjør selve avtalen. Her defineres datointervaller etc. som bestemmer når ordre/faktura skal genereres. Modulen passer til de fleste som har gjentagende fakturering av varer/tjenester med faste eller temporære tidsangivelser. Hele Visma Global pris/rabattavtale struktur kan også benyttes mot abonnementsrutinen. Dette gjør at man kan ha en abonnementsmal knyttet mot mange kunder og allikevel gi forskjellige priser på en abonnementstjeneste.    Utlån. – (Modul) Utlånsordre brukes i de tilfeller der varer lånes ut innenfor et tidsintervall. Du kan pr. utlånsordrelinje registrere tiden for utlånet. Varene vil i utlånsperioden ikke være tilgjengelig på lager. Man kan på lik linje som salgsordre følge opp utlånsordren i forhold til stopp dato for utlånet, utestående osv. Som salgsordre har fakturaarkiv, har vi utlånsarkiv for utlånsordre som viser all utlånshistorikk. Utlånsordre kan overføres til salgsordre.   Avtalegiro. – (Modul) For bedrifter som ønsker og belaste kundens konto direkte via BBS har vi i Visma Global avtalegiro som alternativer i behandlingsprofilen på kunden. Avtalegiro så vel som autogiro egner seg for betaling av faste regninger. Forskjellen mellom avtalegiro og autogiro er at avtalegiro gir flere rettigheter til kunden. Ved avtalegiro kan kunden stanse betalingen. Samtidig har kunden krav på at belastningen varsles senest 7 dager før betaling forfall (ved sending av faktura).   Serienummer. – (Modul)  I Visma Global er det full serienummer håndtering  på både ordre og innkjøpssiden. Serienr. registreres ved utlevering eller mottak av varer. Når ordren er fakturert kan du i lagerbevegelser finne ut til hvem du har solgt et bestemt serienummer, og hvilken faktura dette var. Serienummer arkiv knappen gir mulighet for å se på serienummer pr. ordrelinje. Denne knappen vil kun være aktiv når det  er registrert serienummer på artikkelen. Ved bruk av serienummer kan du på en enkel måte holde oversikt over eksakt hvilke eksemplarer av en artikkel en kunde har mottatt. Det er også egne spørrerutiner for spørring på serienr. for salg/innkjøp. Det er også mulig og sette på funksjonaltet for ”serienummer styring”.   Partihåndtering/FIFO. – (Modul) Visma Global har standard FIFO automatikk hvor eldste parti blir først foreslått av systemet. Hvis flere artikler registreres i ordren enn det som er tilgjengelig på lager, vil ordrelinjen bli splittet på flere linjer etter disponibelt antall pr. parti. Dette gir bedriften korrekt lagerverdi og dekning pr. ordrelinje. Ved registrering av ordre finnes det et felt som heter parti. Ved registrering av ordre kan brukeren overstyre FIFO valget ved å hente opp oversikt over alle partiene og velge det partiet man ønsker. I rutinen for lagerbevegelser kan man med utvalgsverktøyet se alle lagerbevegelser pr artikkel/parti. Modulen brukes også i kombinasjon med varer som krever særskilt behandling med holdbarhetsdato/sporingsmuligheter.   Struktur- og reseptvare/komponent. – (Modul) En artikkel kan bestå av en eller flere andre artikler for på den måten å bli et samlet produkt. Ved hjelp av artikkelstrukturen kan du ordne kjøp, prising og salg av sammensatte artikler på en dynamisk måte. Slik kan også lagerstyring og rapportering av komponenter og sammensatte artikler gjennomføres enkeltvis og samlet.  Eks. på strukturvare: En datamaskin kan bestå bl.a. av harddisk, prosessor, tastatur, skjerm osv. De ulike bestanddelene kan bygges opp i artikkelstrukturer. I utgangspunktet består en slik struktur av en hovedkomponent – en sammensatt artikkel. Hovedkomponenten består av en eller flere artikler, som igjen kan bestå av flere artikler. Hvis komponentene som inngår i hovedkomponenten også har en artikkelstruktur blir de igjen hovedkomponenter for sine underkomponenter osv. Man kan ha ubegrenset antall nivåer i en struktur. Rutinen har også detaljerte muligheter for å velge hvordan den enkelte linje i en struktur skal fremkomme i registreringsbilder og på blanketter.   Flerlagermodul (Modul) Hvis man har mer enn et lagersted må denne modulen benyttes. Man har  full lagerstyring av alle lagere. Man kan enkelt overføre varer fra det ene lageret til det andre med internoverføring i lagerrutinen. Alle spørre og registreringsbilder er tilpasset flere lagersteder.   EDI (Modul) Gir mulighet for å sende og motta ordremeldingtyper i XML format. Meldingstyper som støttes: Ut- og inngående ordre Ut- og inngående ordrebekreftelse Ut- og inngående kreditnotaer Ut- og inngående fakturaer Utgående rentenota Utlån – (Modul)  Utlånsordre brukes i de tilfeller der varer lånes ut innenfor et tidsintervall. Du kan pr. utlånsordrelinje registrere tiden for utlånet. Varene vil i utlånsperioden ikke være tilgjengelig på lager. Man kan på lik linje som salgsordre følge opp utlånsordren i forhold til stopp dato for utlånet, utestående osv. Som salgsordre har fakturaarkiv, har vi utlånsarkiv for utlånsordre som viser all utlånshistorikk. Utlånsordre kan overføres til salgsordre.   Visma Global SDK Runtime – (Modul) Denne modulen gir selve adgangsnøkkelen for å logge eksterne applikasjoner på Visma Global.. Denne modulen brukes også til integrasjon med Excel. Den er først og fremst beregnet på de som bare skal bruke ferdige løsninger mot Visma Global og ikke selv utvikle løsninger. Adgangsnøkkelen åpner for bruk av all funksjonalitet som ligger i Visma Global fra eksterne applikasjoner. På forespørsel følger det med ferdige eksempler for rapportering og budsjettering i Excel. SDK Runtime inneholder ingen videre dokumentasjon.   TIME/PROSJEKT. - (Modul) Visma Global Time er et verktøy for time- og prosjektstyring som gir full oversikt over tids- og kostnadsbruk i det enkelte prosjekt og totalt i bedriften. Modulen er utviklet spesielt for konsulent- og prosjektorienterte bedrifter.   Funksjoner i Visma Global Time   Prosjektoppfølging og prosjektregnskap med nøkkeltall Timeregistrering med saldering til lønnsarter Håndtering av eksterne kjøp Rapportering Fleksibel fakturering av timer og materialforbruk Prisregulering   Inntil fem nivåer i prosjektinndeling En del av økonomisystemet Visma Global Time er en modul i økonomisystemet Visma Global, og gir fri flyt av informasjon mellom økonomi- og prosjektstyringsregnskapet. Et felles kunde-, prosjekt-, avdelings-, ansatt- og produktregister gir vesentlige tids og kostnadsbesparelser for bedriften. Prishåndtering Priser kan gis overordnet på hele prosjektet, eventuelt helt ned på detaljnivå som timepris på konsulent eller på type aktivitet. Prosjektet kan faktureres a-konto og avregnes i forhold til brukte timer. Kunden får da en oversiktlig faktura som viser hva som er forhåndsinnbetalt og eventuell differanse i forhold til forbrukte timer. Full oversikt På prosjektets «hjemmeside» har du en fullstendig oversikt over prosjektet. Her har vi samlet informasjon om prosjektdata, aktiviteter som skal utføres, deltagere, budsjett, nøkkeltall osv. Dette gir en unik oversikt for oppfølging av prosjektet. Timeregistrering Ved hjelp av et enkelt brukergrensesnitt i Windows eller på web er det raskt å registrere timer som er brukt på et prosjekt. Du vil kun få opp de prosjektene du er medlem av. Automatisk klargjøring for fakturering Alle fakturerbare størrelser, som timer, reiser, utlegg og materiell, samles automatisk og klargjøres for fakturering. I tillegg til standard fakturaoppsett kan også andre oppsett benyttes, med ulikt detaljnivå pr. prosjekt eller kunde. Før endelig godkjenning av fakturagrunnlaget kan informasjonen overstyres for å korrigere faste opplysninger: fakturabeløp for opp- og nedskrivinger av prosjektet m.m.I tillegg finnes mulighet for fakturering av fastpris etter egendefinert faktura. Prosjekthierarki Ved behov kan ulike prosjekter deles inn i flere valgfrie nivåer: Hovedprosjekt Prosjekt Aktivitet Aktivitetskategori Medarbeider I tillegg finnes flere nivåer og dimensjoner for å samle transaksjonene. Timer kan da knyttes til relevant nivå for videre oppfølging.  

Etter flere henvendelser om spesifikasjoner på ulike moduler i Visma Global, legger vi på kundesenteret ut en enkel oversikt: Du kan også finne informasjon om modulene i F1 hjelpen i Visma Global.  Kostnadsbærere. – (Modul) (Produkt og ekstra 1-4 er tilleggsmoduler. Resten er i standard) Visma Global kan håndtere inntil 8 kostnadsbærere(dimensjoner/kontostreng). Hvor mange man skal ha tilgjengelig styres av hvor mange man har kjøpt lisens for. Kostnadsbærerstrukturen er gjennomgående for hele systemet og hver bærer vil være tilgjengelig i alle aktuelle rutiner. For eksempel er avdelingsbegrepet tilgjengelig i alle registreringsrutiner som tilbud, ordre, fakturering, regnskap og selvfølgelig for selektering i alle lister og rapporter. De ferdig definerte bærerne er avdeling, prosjekt, produkt, medarbeider og ekstra1-4. Navn på kostnadsbærerne kan enkelt endres og endringer vil fremkomme i hele systemet for alle brukere. Kostnadsbærerne avdeling, prosjekt, medarbeider, bilagsart og konto ligger standard i systemet.  Adgangskontroll  Ved hjelp av adgangsbegrensinger kan man effektivt begrense medarbeidernes tilgang til ulike rutiner i Visma Global. Hver enkelt bruker knyttes til en adgangsgruppe. For hver enkelt adgangsgruppe kan man for de ulike funksjonene definere full tilgang, lesetilgang eller ingen tilgang. I tillegg til adgangskontroll har man en utvidet adgangskontroll hvor man har en unik mulighet til ytterligere å begrense tilgangen til de ulike funksjonene i Visma Global. Man kan f.eks gi en brukergruppe tilgang til et begrenset antall kunder. På denne måten har man unike muligheter til å gi hver enkelt bruker kun tilgang til de kundene han er ansvarlig for. Adgangskontrollrutinene i Visma Global bygger på NT-Security. Selve brukeren må defineres i windows nettverket(domene) og kobles videre til en adgangsgruppe i Visma Global. Man trenger da ikke å ha et eget brukernavn og passord for å logge seg på Visma Global.  Designstudio - Design Editor  Design Editor gir deg mulighet til å redigere eller lage nye, lister, rapporter og blanketter i standardsystemet. Man kan enkelt hente inn nye datafelter innenfor samme oppgave til eksisterende lister, rapporter og blanketter. Man kan endre på utseende, legge på logo, lage streker og bokser, endre ledetekster, legge inn andre språk osv. Et godt utvalg av ferdige lister, rapporter og blanketter ligger ferdig i systemet. Disse kan man evnt. bruke som grunnlag for de man ønsker å definere selv. Design Editor kan også brukes til å gjøre justeringer i skjermbildene. Man kan flytte, ta bort eller legge til felter. Man kan også bruke Design Editor til å endre på systemets rollebaserte menystruktur. Man man også legge til egne menyvalg som peker til skjermbilder i systemet eller eksterne applikasjoner. Brukerdokumentasjon Brukerdokumentasjonen er elektronisk og direkte tilgjengelig fra Visma Global ved hjelp av F1 tasten. REGNSKAP (Ligger i regnskapsbrukeren) Driftsregnskap inneholder de grunnleggende regnskapsrutiner som bilagsregistrering, kontoforespørsel, mva. oppgave, registervedlikehold og flere rapporteringsverktøy. I driftsregnskapsmodulen ligger kostnadsbærerne konto, bilagsart, avdeling, prosjekt og medarbeider. Det er her mulig å supplere med inntil 5 kostnadsbærere etter behov. Rutinene som inngår i driftsregnskap er beskrevet nedenfor.   Bilagsregistrering Bilagsregistreringsrutinen er en fleskibel registreringsrutine og danner grunnlaget for all manuell føring av bilag inn mot regnskap og reskontro i Visma Global. Noen av funksjonene er:   Føring på flere perioder/år i samme bunt Debet/kredit på en eller flere linjer, valgfritt Ubegrenset antall bilagsnummer serier Posteringsmaler for forhåndsdefinering av bilagstyper Delsummering for bilagsnr. som går over flere linjer Valgfritt tabelloppsett i forhold til ønsket bruk av kostnadsbærere Automatiske %vise fordelingsnøkler  Full søk mot alle underliggende registre(debet, kredit, avdeling osv) Valutahåndtering Full tilgang for vedlikehold på alle underliggende registre Motpostautomatikk med søk ved manuell føring av inn-/utbetalinger Mulighet for mellomlagring av bunter før oppdatering Papirløs arkivering. Alle bunter kan hentes opp på skjerm eller skrives ut på nytt etter oppdatering   Kontoforespørsel En felles rutine for spørring mot kunde, leverandør og hovedbok. All historikk er tilgjengelig til i et oversiktlig skjermbilde. Noen av funksjonene er:   Flere forespørsler oppe på en gang Spørring på flere konti på en gang(intervalller) Kraftig filterfunksjon for raskere gjennfinning av data Søk på beløp og fritekst på konto eller kontogrupper Tabellsortering på alle kolonner i søkebildet Enkel rutine for automatisk korreksjonsføring Mulighet for manuell kjeding/oppheving av kjede  Mulighet for å endre div. opplysninger som forfallsdato, renteberegning, purrekoder mm. på oppdaterte transer. Direkte link fra transaksjon til fakturaarkiv og innkjøpsarkiv Mulighet for å se hele føringen pr. bilagsnr. Direkte utskrift av kontoutdrag på papir, fax eller e-mail.   Det er også mulighet for å kjøre batchrutiner for automatisk kjeding av åpne poster og øredifferanser.   Rapporteringsverktøy Visma Global inneholder flere rapporteringsvektøy for forskjellige behov. Felles for alle rapporteringsverktøyene er full drilldown mulighet, slik at man alltid enkelt kan grave seg ned til de underliggende tallene i rapportene. Alle rapportene kjøres rett på skjerm, men kan også skrives ut til papir eller e-post.   Dynamisk rapportering er et rapporteringsverktøy først og fremst for resultat og balanserapporter. Her bygger man opp rapporten med de kontoer/kontoklasser/delsummer/delsummeringer man ønsker, og kan straks hente den frem på skjermen. Med utgangspunkt i rapporten man har laget kan man velge den periodiseringen man ønsker. Man har tilgang til inntil 10 år samtidig og har også mulighet for avanserte filtere for å kjøre rapportene på avdeling, prosjekt og alle andre kostnadsbærere. Man har selvfølgelig mulighet for sammenstilling mot budsjett og kan lage egne formler i rapportkolonnene.   StatisTicker er et svært dynamisk spørre/rapportverktøy som kan brukes mot ordreregister, salgstatistikk, innkjøpsstatistikk, lagerstatistikk og regnskap. Her kan man for de forskjellige datagruppene velge mellom en rekke detaljnivåer, som kan slåes av og på og uavhengig av hverandre bytte om på rekkefølgen. Eksempelvis kan man på salgstatistikk velge mellom 15 nivåer. Dette gir flere millioner kombinasjoner bare på salgstatistikker. Man kan fritt velge periodisering helt ned på ukenivå, sammenligne over flere år, lage egne formler osv. På regnskapssiden er Statis-Ticker spesielt godt egnet til råblanse/gruppesummering på tvers av kostnadsbærere, feks. prosjektregnskap.   Elektronisk journalarkiv Visma Global er tilpasset det papirløse kontor. Man har til en hver tid full oversikt over alle uoppdaterte og oppdaterte journaler. Alle fakturajournaler og buntjournaler lagres elektronisk og kan når som helst skrives ut eller vises på skjerm. Oppdaterte journaler kan også reverseres for korreksjonsføringer. Alle korreksjonsføringer taes vare på i egne journaler. Budsjett  Budsjettmodulen gir mulighet for å registere budsjett på konto, avdelingsnivå eller på de andre kostnadsbærerne man bruker  i systemet. I Visma Global kan du registrere 3 budsjetter: opprinnelig, revidert og alternativt budsjett. Budsjettfordelingsgrupper gjør det enkelt å definere maler for budsjettering med flere muligheter for fordeling mellom de ulike periodene. Man kan også sammenligne budsjetter med tidligere års historikk og bruke dette som grunnlag for de nye. Dette kan gjøres automatisk med oppjustering i % eller manuelt. Man har også mulighet for opprette rene salgs-/innkjøpsbudsjetter som i utgangspunktet ikke berører regnskapsdelen av systemet. Her kan man blant annet budsjettere ned på varenivå. Salgbudsjetter på varenivå kan overføres til regnskapsbudsjetter utifra hvilke kontoer(posteringsmaler) de enkelte varene er koblet mot. Budsjettering kan også gjøres via Excel med direkte link mot Visma Global. Dette krever modulen Visma Global SDK Runtime. Purre-/Inkasso  Inkassomodulen inneholder purre- og renterutiner. Purre og renteforslag kan genereres automatisk og redigeres før den endelige purringen sendes kunden. Man har også her en kraftig filterfunksjon for å genere purre-/renteforslag for kun en del av reskontroen.  Parametre som styrer betalingsvarsler, rentefot osv. settes opp på kundens inkassoprofil. Man kan her valgfritt velge hvordan kunden skal motta sine purringer, pr. post eller pr. e-mail. Rentenota og purringen sendes automatisk til kunden via e-mail hvis dette er valgt.     Full justeringsmulighet av purre-/renteforslag på skjerm Direkte link fra transaksjon til fakturaarkiv Direkte mulighet for kjeding/oppheving av kjeder fra justeringsrutinen Valgfri utskrift av blanketter Mulighet for automatisk utsendelse av blanketter pr. mail Oversikt over poster til inkasso Integrasjon med inkassobyrå Beregning av renter for hele måneder Overføring av purregebyr og renter til ordre Elektronisk remittering  Elektronisk remittering automatiserer prosessen rundt utbetalinger til leverandører og kunder. Rutinen er laget rundt samme konsept som inkassorutinen og har samme type funksjonalitet. Man kan enkelt generere et remitteringsforslag som kan redigeres på skjerm før filen sendes elektronisk til banken. Avregnings- og betalingsretur leses inn i Visma Global slik at de åpne postene lukkes automatisk. Visma Global støtter blant annet telepay og BBS som standarder for elektronisk betaling. Remitteringsrutinen kan også brukes mot kunder for remittering av kreditnotaer. Remitteringsrutinen har støtte for valuta og automatisk føring av agio/disagio.   Full justeringsmulighet av remitteringsforslag på skjerm Direkte link fra transaksjon til innkjøpsarkiv/dokumentarkiv. Direkte mulighet for kjeding/oppheving av kjeder fra justeringsrutinen Mulighet for endring av enkelttransaksjoner(delbetaling, forfallsdato mm.) Oversikt over poster til godkjenning/attestasjon Håndtering av kreditnotater Remittering mot kunder Valutahåndtering Støtte for rene valutakonti Støtter remittering fra flere kontier(samme avtale)   Kundereskontro  Kundereskontro gir en komplett oversikt over kunderegister og fleksible oppfølgingsmuligheter på reskontronivå. Automatisk motpostføring og aldersfordelte lister gir fleksible løsninger for vedlikehold av reskontroen. Spørrerutiner etc. er beskrevet under modulen driftsregnskap. Modulen inneholder også en skjermbasert alderfordelt saldoliste. Her her kan man selv spesifisere alderfordelingen, kalkulere tilbake i tid, foreta drilldown og velge forskjellige brudd mm. Det er også mulighet for å generere nøkkeltall på reskontrohistorikk med tanke på gjennomsnittelig kreditt tid mm. Leverandørreskontro  Leverandørreskontro gir en komplett oversikt over kunderegister og fleksible oppfølgingsmuligheter på reskontronivå. Automatisk motpostføring og aldersfordelte lister gir fleksible løsninger for vedlikehold av reskontroen. Spørrerutiner etc. er beskrevet under modulen driftsregnskap. Modulen inneholder også en skjermbasert alderfordelt saldoliste. Her her kan man selv spesifisere alderfordelingen, kalkulere tilbake i tid, foreta drilldown og velge forskjellige brudd mm.   Valuta Valutamodulen gir mulighet for å bruke valuta i regnskap, reskontro og remitteringsrutinen. Grunnlaget for valutarutinen er valutaregisteret hvor man registrer kjøp, salg og gjenomsnittskurser. Man kan også registrere kurs mot Euro. Standard valutaregister ligger ferdig i Visma Global. Man har også muligheten for å operere med valutahistorikk slik at alle registrerte kurser lagres automatisk. Ved føring av inn-/utbetalinger samt via remitteringsrutinen har man automatisk føring av agio/disagio. Remitteringsrutinen håndterer valuta med rene valutakontoer og omregning til Euro. I kontoforespørsel, lister og rapportering er også valuta integrert. Valutakurser kan settes opp til nattlige oppdateringer. Kursene som importeres kommer fra Norges Bank. TILLEGGSMODULER REGNSKAP:   Utvidet mva-håndtering, produktnr. – (Modul) Utvidet mva-håndtering er en modul for håndtering av blandet/avvikende merverdiavgift. Med fullstendig håndtering menes: Bilagsregistrering med flere MVA-satser, automatisk håndtering av fradragsberettighet MVA ved føring av inngående fakturaer samt fullstendig mva-oppgave pr. avgiftsklasse. I Visma Global finnes det et avgiftsklasse-register som knyttes til hovedbokskonto. Dette registeret benyttes for å definere kontoer for mva-behandling, samt avgrense kontointervall for salg og kjøp. Her kan det også settes opp hvilke kontointervall som faller utenfor mva-området. Det er mulig å sette opp egne avgiftsklasser bl.a. for bedrifter som har avtale med fylkesskattekontoret om avvik fra standardreglene. Man trenger ikke denne modulen for å oppfylle standardkrav som 8% , 14% og 25% mva.   Attestasjon, produktnr. – (Modul) Attestasjonsrutinen inneholder komplette funksjoner for forhåndsregistrering og godkjenning av registrerte bilag. Inngående fakturaer registrereres som attesteringsbilag via vanlig bilagsregistrering og oppdateres direkte mot resultatregnskapet. Man kan så i en egen attestasjonsrutine anvise fakturaene når de er godkjent. Enten kan man godkjenne en transaksjon som den er, eller man kan gjøre de endringer man ønsker før anvisning.    Man har også en rutine for attesjonsoversikt med følgende muligher:   Oversikt over poster som ikke er attestert, viser alle poster som ligger til attestering. Oversikt over attesterte poster, viser alle poster for alle leverandører som er attestert. Leverandørvis ikke attestert, viser en sum pr leverandør med poster til attestering. Medarbeidervis ikke attestert, viser en sum pr. medarbeider med poster til attestering. Mulighet for automatisk påminnelse pr. mail til attestasjonsansvarlig   NB! Det er sjelden bruk for denne modulen hvis kunden benytter Visma Dokument Senter.   Enhetsregnskap. - (Modul) Enhetsregnskap gjør det mulig å registrere mengde/antall på alle kostnadsbærere man benytter i systemet. Dette brukes av og til i forbindelse med timeregnskap og i spesielle næringer som feks. skogbruk og landbruk.    Gyldighetskontroll. – (Modul) Gyldighetskontrollmodulen skal sikre riktig føring av regnskapet. I gyldighetskontroll opprettes ulike kombinasjoner av kontoer og kostnadsbærere, som kan være lovlige eller ulovlige. Det er mulig å velge om ulovlige kombinasjoner skal kunne overstyres i bilagsregistreringen. Gyldighetskombinasjoner kan føres på kontogrupper og kostnadsbærergrupper.   Automatposteringer. – (Modul) Rutine for å sette opp automatposteringer som skal foretaes når bestemte kombinasjoner av kontoer og kostnadsbærere inngår i en bunt. Automatposteringer kan oppdateres batchvis på grunnlag av allerede oppdaterte bunter eller direkte ved oppdatering av bunten. Posteringene kan også genereres til flere klienter/firmaer på en gang. I motsetning til fordelingsnøkler som brukes ved bilagsregistrering pr. transaksjon som gjøres automatposteringene på grunnlag av saldoen i hele bunten.  

Noen kunder kommer opp med ! Varsel 1 istedenfor bare Varsel 1.

Du har kanskje kommet i gang med elektronisk faktura? Da er det viktig å informere leverandørene og kundene dine om elektronisk faktura. Vi har lagd epost-maler på norsk og engelsk som du kan sende til dine leverandører og kunder. Norske versjoner:  Epost som ber leverandører om å sende fakturaer elektronisk Epost som oppfordrer kunder til å kunne motta fakturaer fra deg elektronisk Engelske versjoner: Epost som ber leverandører om å sende fakturaer elektronisk Epost som oppfordrer kunder til å kunne motta fakturaer fra deg elektronisk Sender du fakturaer til privatpersoner? Informer dem om hvordan de starter med eFaktura: Nå kan du motta fakturaene fra oss direkte i nettbanken

Her er oppskrift på hvordan man kommer i gang med å motta elektroniske fakturaer via Visma AutoInvoice (AI) og rett inn i Visma Document Center (VDC) For å kunne motta elektroniske fakturer via AI må du først ha registrert deg i AI. Se her for hvordan. Aktivere mottak i AI (hvis du ikke gjorde dette da du opprettet kontoen) Logg inn i AI-portalen.  Klikk på Innstillinger oppe til høyre og deretter på  “Motta fakturaer” i menyen til venstre.   Huk av for “Motta fakturaer” og trykk Lagre.  Innmelding i ELMA: Klikk  på [Oppdater] under ELMA-registrering. Hvis du får meldingen “Ikke registrert i ELMA”, så kan du trykke på [Registrert].   Koble AI-bruker til VDC For deg med VDC versjon 8.01 eller 9.x Logg deg inn i VDC Klikk på menyen System | AutoInvoice Kontroller at Visma XML er valgt som VXML-format øverst i venstre hjørne. Klikk på øverste "Legg til"-knappen. Velg tjeneste "Production", og angi ditt brukernavn og passord som du bruker til AI-portalen (autoinvoice.visma.com) Du har nå opprettet kontakt mellom AI og VDC. Videre må du koble bedriftene som er opprettet i AutoInvoice (kanskje har du flere enn en?) mot klientene i ditt økonomisystem. Dette gjør du slik: Klikk på den nederste "Legg til"-knappen. Velg "Firma" (Bedrift fra AutoInvoice) og koble denne med ERP-klient (klienter fra økonomisystemet). Velg deretter dato for når du ønsker å starte å hente faktuaer fra (Datoen kan settes tilbake i tid og fakturaene vil da importeres fra denne datoen inn i VDC.). Velg så "dokumentprofil" for inngående faktura Sett også kryss for "Automatisk tolkning", slik at alle fakturaer blir automatisk "punchet". Alle fakturaer som blir sent til AutoInvoice, kommer nå automatisk inn i VDC og er ferdig "punchet". VDC vil ved faste intervaller sjekke om det er nye fakturaer til deg i AI. Nye fakturaer lastes ned fortløpende og presenteres i dokumentlisten. 

Visma Global genererer automatisk inngående og utgående balanse mellom år/perioder. Du kan derfor ha flere regnskapsår aktive, og noen tradisjonell årsavslutning er derfor ikke nødvendig. Men det er likevel en del ting å huske på. Du må selvsagt disponere og bokføre åretsresultatet. Deretter anbefales det at du kjører ut råbalanse, hovedboksutskrift, aldersfordelt saldoliste på reskontro og åpne poster på reskontro pr 31.12. Så kjøres 6.termin av momsoppgjøret. Når disponering av resultat og oppdatering av mva for 6.termin er ferdig, kan du velge å sperre regnskapsåret for videre føring. Sperring av periode og utskrift av diverse lister i forbindelse med årsoppgjøret, kan du starte via Rutiner / Diverse regnskap / Periode-/Årsavslutning.   Markér hvilke lister du skal skrive ut, hvilken skriver de skal til, og velg Utskrift av merkede lister. Deretter sperrer du perioden for videre føring. I feltet Sperring av periode (Kalendermåned) legger du inn 9-2019 og klikker på knappen Sperr periode.   Hvis det viser seg at du likevel må foreta føringer på foregående år, kan du velge Opphev periode. Være klar over at IB/UB endrer seg og du da bør ta ut nye lister. Eksportere årsoppgjør Ønsker du å eksportere data til et årsavslutningsprogram for videre behandling av årsoppgjør, kan dette gjøres via menyen Verktøy / Eksporter data / Systemdata. Markér hvilke dataformat du skal eksportere til. I feltet Dataområde og fil foreslås filnavn. Endrer du ikke noe her vil filen legge seg på område C:\Documents and Settings\Mine dokumenter\Brukerxx\Visma Global\. Dette kan du overstyre. I feltet Utvalg kan du gjøre utvalg på diverse felt. Hvilke utvalg avhenger av hvilke format du velger. Det gis informasjon om hvilke valg du har på de forskjellige formatene.

Når man arbeider med bilagsregistrering i Visma Global er det veldig lurt å ha både feltet for post.dato og dato fremme i registreringsbildet.

For å endre rentesatsen på rentenotaene dine eller gebyrer på betalingsvarsler, gå inn på Grunndata → Kunde relatert og velg en kunde.

Det er mange som opplever at man ved utkjøring av en råbalanse pr. 311212, ikke har differanse på rapporten. Hvis man nå i 2013 kjører ut en råbalanse, så har det plutselig blitt en differanse.

Hva er Visma AutoCollect og hvordan komme igang?